SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS PR-SGA-RS-02 Versión 04

2 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Lic. Edith Ávila Romo Titular Unidad de Innovación, Productividad y Transparencia ( ) Revisó Revisó C.P. Nicolás Hernández Gama Director de Recursos Financieros Lic. Francisco T. Lara Hirschberg Director de Recursos Materiales Revisó Revisó Lic. Gabriel Orduña Cano Director de Recursos Humanos Ing. Roberto Velázquez González Director de Mercadeo Personalizado e Internet Aprobó Lic. Jorge Castañón Lara Subdirector General de Administración PR-SGA-RS-02 1 de 11 Versión 04

3 Revisión Página (s) Modificada (s) 01 Hoja de autorización SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Por cambio de personal se actualiza la hoja de autorización (No cambia de versión) Fecha de Emisión 01/11/2005 PR-SGA-RS-02 2 de 11 Versión 04

4 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 9 8 Registros 11 9 Anexos 11 PR-SGA-RS-02 3 de 11 Versión 04

5 1. OBJETIVO Establecer la metodología para el control de los documentos del Sistema de Gestión Calidad dentro General de Administración. Dicho control incluye entre otros: la revisión, aprobación, distribución, registro y actualización de los documentos del Sistema de Gestión Calidad, así como, los de origen externo, especificaciones del cliente y otras Instituciones regulatorias. 2. ALCANCE Este Procedimiento aplica a todas las áreas que se encuentran en el alcance del Sistema de Gestión Calidad General de Administración. 3. REFERENCIAS 3.1 Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito 4.2.3, Control de los Documentos. 3.2 Manual Calidad General de Administración, sección 4, Sistema de Gestión Calidad. 3.3 Procedimiento para la Elaboración de Documentos (PR-SGA-RS-01). 4. POLITICAS 4.1 Todo el personal que elabore documentos dentro del Sistema de Gestión Calidad deberá aplicar los lineamientos establecidos en este documento. 4.2 Todas las minutas generadas como resultado de actividades relacionadas con el Sistema de Gestión Calidad deberán contener los elementos indicados en la política 4.6 de este Procedimiento. 4.3 Todos los documentos, incluyendo este Procedimiento deberán revisarse anualmente a partir de su fecha de emisión, o antes si existiera algún cambio importante. 4.4 Si como resultado revisión anual un documento no requiriera cambios, no será necesario actualizar su número de versión ni la fecha de emisión. 4.5 Se pueden realizar impresiones de los documentos contenidos en la red. Sin embargo, estos documentos solo deben ser considerados de carácter informativo. 4.6 Se deberá impartir una capacitación / difusión sobre los documentos cuando se trate de un nuevo documento, o bien, cuando se hayan realizado modificaciones tales que alteren sustancialmente los lineamientos establecidos (cambios de fondo). PR-SGA-RS-02 4 de 11 Versión 04

6 Como evidencia de esta capacitación se deberá generar una minuta que incluya los siguientes conceptos: Asunto. Fecha. Lugar. Asistentes (nombre y firma). Temas tratados en la reunión. Compromisos (indicando para cada compromiso: responsables y fechas de conclusión). 4.7 El control de los Documentos de origen externo se realiza a través del listado maestro de control de documentos de origen externo y del propio nombre del documento. 4.8 En cada área el responsable del proceso custodia los documentos externos originales de su responsabilidad según se indique en las Instrucciones de Trabajo correspondientes, cuando se requiera conservar un documento interno obsoleto deberá identificarse con la leyenda obsoleto; cuando desee conservar un documento de origen externo original (en papel) obsoleto, se deberá identificar su estatus a través de alguno de los mecanismos siguientes: Colocarle en la primera hoja la leyenda de documento obsoleto; o, Resaltando la fecha de vigencia declarada en el documento. En caso de los documentos vigentes externos no se aplicarán los dos puntos antes mencionados. 4.9 Se considera como documento obsoleto aquel afectado por una modificación, actualización o tiempo de retención. Cuando se requiere conservar para fines legales o de consulta se le coloca la leyenda de obsoleto. 5 RESPONSABILIDADES Del Subdirector General de Administración. 5.1 Aprobar este Procedimiento. Del. 5.2 Revisar este Procedimiento. 5.3 Elaborar y mantener actualizado este Procedimiento. 5.4 Elaborar, controlar y/o coordinar los cambios o actualización del Manual Calidad, planes calidad, procedimientos, y demás documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad. 5.5 Elaborar y mantener actualizado el Listado Maestro de Control de Documentos Internos y el Listado Maestro de Control de Documentos de Origen Externo. 5.6 Vigilar que los documentos vigentes estén disponibles en los lugares y puestos asignados y necesarios para su aplicación y que se mantengan legibles. PR-SGA-RS-02 5 de 11 Versión 04

7 De los Directores de Area. 5.7 Asegurar la implementación de este Procedimiento. 5.8 Verificar que los documentos necesarios para el desarrollo efectivo s actividades de su área de responsabilidad se encuentren disponibles y accesibles. De todo el Personal General de Administración. 5.9 Apegarse a las disposiciones de control de documentos, tanto internos como externos al Sistema de Gestión Calidad, establecidas en este Procedimiento Desarrollar sus actividades de acuerdo con los documentos vigentes. 6 DEFINICIONES * Las definiciones aquí contenidas son de acuerdo con la Norma ISO-9000:2000 Sistemas de Gestión Calidad Fundamentos y Vocabulario. 6.1 Documento. *Información y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificación, procedimiento documentado, plan, informe, norma, entre otros. Nota: Incluye las declaraciones documentadas política y objetivos calidad. Para efectos del Sistema de Gestión Calidad, existen dos tipos de documentos: Internos: Manual Calidad, Planes Calidad, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y todos aquellos desarrollados en el ámbito interno para la implantación efectiva del Sistema de Gestión Calidad. Externos: Documentos utilizados en el Sistema de Gestión Calidad, tales como manuales, especificaciones, normas, leyes, entre otros, que se emiten por áreas o entidades externas a la General de Administración y sirven de referencia para las actividades que afectan la calidad del servicio proporcionado. 6.2 Documento Controlado. Es el documento que está sujeto en su emisión, aprobación, distribución y cambios a las disposiciones de este Procedimiento. 6.3 Documento Original. Es el documento que se caracteriza por tener las firmas de elaboró, revisó y aprobó en original, así mismo, no tiene sello de copia controlada. 6.4 Copia Controlada. Es el documento que se caracteriza por tener un sello en tinta color verde con la leyenda copia controlada; todo documento que no tenga el sello en original es considerada copia no controlada por lo que no esta sujeta al control indicado en este procedimiento y no existe la garantía de que sea el más actual PR-SGA-RS-02 6 de 11 Versión 04

8 Toda copia controlada asignada, debe ser actualizada cuando el documento tenga cambios. 6.5 Copia No Controlada. Es el documento que se imprime o fotocopia y que no se encuentra sujeto al control de actualización y cambios establecidos en este Procedimiento. Su utilización es con fines informativos. Todo documento impreso o copias que no tengan el sello en original son consideradas como No Control PR-SGA-RS-02 7 de 11 Versión 04

9 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el control de documentos. Para mayores detalles ver el punto DIAGRAMA DE FLUJO A INICIO 1 Responsable del Area Emisora 1. Entrega el documento al. 2. Registra el documento en el Listado Maestro de Control de Documentos. Procedimiento Elaboración de Documentos. Listado Maestro de Control de Documentos Internos Anexo 1 Listado Maestro de Control de Documentos de Origen Externo Anexo 2 5. Distribuye copias del documento según Listado Maestro de Control de Documentos. Responsable del Area Emisora 6. Capacita a los involucrados en el uso y aplicación del documento distribuido. Listado Maestro de Control de Documentos Internos Anexo 1 Entrega de Documento Anexo 4 Anexo 5 Listado Maestro de Control de Documentos de Origen Interno Anexo 2 Minuta 3. Fotocopia el documento que va a ser distribuido. Anexo 3 Lista de Puestos Requiere cambios el documento? No 7. Conserva original de documentos. Si FIN Sí Responsable del área emisora 4. Determina si es Copia Controlada o No Controlada. 8. Solicita cambios. Procedimiento Elaboración Documentos. de de Solicitud de Cambios Anexo 6 A 1 PR-SGA-RS-02 8 de 11 Versión 04

10 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad 1. Entrega el documento al. Documento de Trabajo Responsable del Área Emisora 1.1 Entrega al el documento previamente elaborado o en su caso el documento de origen externo. 1.2 Entrega una relación de los puestos, a quienes se distribuirá. Procedimiento de Elaboración de Documentos 2. Registra el documento en el Listado Maestro de Control de Documentos. 2.1 Registra el documento en el Listado Maestro de Control de Documentos Internos o en el Listado Maestro de Control de Documentos de Origen Externo. 2.2 Registra su distribución con base en la Lista de Puestos. 3. Fotocopia el documento que va a ser distribuido. Anexo 1 Anexo 2 Anexo Fotocopia el documento de acuerdo con el número de copias solicitado por el responsable del área emisora (asegurar de que sea visible y clara). Entrega las copias con acuse de recibo en el formato entrega de documentos. 4. Determina si es Copia Controlada o No Controlada. 4.1 Determina si la copia es controlada o no. 4.2 Los documentos controlados sujetos a actualización o modificación son sellados en cada una s hojas con la leyenda Copia Controlada en tinta verde. 4.3 Si la copia a distribuir no es documento controlado, no está sujeto a la actualización. PR-SGA-RS-02 9 de 11 Versión 04

11 Responsable Paso Responsable del Área Emisora Actividad 5. Distribuye copias del documento según Listado Maestro de Control de Documentos. 5.1 Distribuye las copias del documento y entrega al interesado recabando la firma de recibido en el formato correspondiente lo resguarda y controla. En caso de haber modificación: 5.2 Retira la copia revisión anterior y las destruye. El original revisión anterior lo identifica con la leyenda Obsoleto en cada una s hojas. 6. Capacita a los involucrados en el uso y aplicación del documento distribuido. 6.1 Capacita a los involucrados en el uso y aplicación del documento distribuido para asegurar su implantación efectiva, registrando la capacitación en una Minuta. Documento de Trabajo Anexo 1 Anexo 2 Anexo 4 Anexo Entrega copia minuta al y este la archiva como evidencia capacitación. Requiere cambios el documento? Responsable del Área Emisora Determina si el Documento requiere ser modificado, en caso negativo continua en el paso 8. En caso afirmativo pasar a la actividad Conserva original de documentos. 7.1 Conserva el original del documento según lo indicado en este documento. 8. Solicita cambios. 8.1 Si se requiere modificar el documento llena la solicitud de cambios. 8.2 Realiza los cambios al documento según el Procedimiento y lo entrega al. Nota: Los cambios son resultado de auditorías internas, revisiones al Sistema, aportaciones del personal o cambios en documentos externos. Todos los cambios para que procedan deben ser aprobados por los mismos que aprobaron el original y según lo indicado en el procedimiento de elaboración de documentos. Procedimiento de Elaboración de Documentos Anexo 6 PR-SGA-RS de 11 Versión 04

12 8. REGISTROS No. de Control FO-SGA-RS-01 FO-SGA-RS-02 FO-SGA-RS-03 FO-SGA-RS-04 FO-SGA-RS-05 FO-SGA-RS-06 Nombre Listado Maestro de Control de Documentos Internos Listado Maestro de Control de Documentos de Origen Externo Lista de Puestos Entrega de Documentos Minuta Solicitud de Cambios Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición 1 año / archivo muerto 1 año / archivo muerto 1 año / archivo muerto 1 año / archivo muerto 1 año / archivo muerto 1 año / archivo muerto 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Listado Maestro de Control de Documentos Internos FO-SGA-RS-01 2 Listado Maestro de Control de Documentos de Origen Externo FO-SGA-RS-02 3 Lista de Puestos FO-SGA-RS-03 4 Entrega de Documentos FO-SGA-RS-04 5 Minuta FO-SGA-RS-05 6 Solicitud de Cambios FO-SGA-RS-06 PR-SGA-RS de 11 Versión 04