PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Transcripción

1 GD-DR-001/V2 Página 1 de 1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. OBJETIVO: Controlar adecuadamente el manejo de información y documentación que requiere la institución, para generar una comunicación clara, oportuna y un servicio eficiente y eficaz a la comunidad en general. 2. ALCANCE: Comprende el control sobre la elaboración, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento, protección, comunicación y disposición de los documentos de origen interno y externo, y los registros del Sistema de Gestión de Calidad del Colegio Luís Amigó. 3. DEFINICIONES: - Copia controlada: Documento no original que es distribuido bajo condiciones de uso restringidas. - Copia no controlada: Documento no original que puede circular libremente (sin restricciones). - Documento: Información y su medio de soporte. - Documento obsoleto: Documento que está fuera de vigencia. - Listado maestro: Formato que relaciona todos los documentos pertenecientes al Sistema de Calidad. - Registro: Documento no modificable que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencia de actividades desempeñadas. - S.G.I.: Sistema de Gestión Institucional. 4. REQUISITOS: (Norma, Ley, Institución) -Norma: 4.2.1/4.2.3./4.2.4./8.2.3./ Institución: Guía de Elaboración de Documentos 5. CONDICIONES GENERALES: - Todos los registros se deben llenar a tinta en forma clara y sin enmendaduras. - Cuando los documentos se encuentren en formato electrónico se debe establecer la ruta exacta para acceder a ellos. - Los formatos llevan en cada hoja la versión. - Para facilitar la interacción entre los y su correcta comunicación se cuenta con: - Buzón de sugerencias interno - Formatos de: - Acta, solicitud, circulares, documentos propios de cada proceso. - Cartelera de calidad

2 GD-DR-001/V2 Página 2 de 1 - Otros: - Tablero en sala de profesores - Entrevista - Charlas - Reuniones - Impresos - - Teléfonos - Radios de comunicación - Sistema Saga - El respaldo electrónico de los documentos de S.G.C. se encuentra en: Lugar: Oficina de Calidad Responsable: Coordinador de calidad Ruta de acceso: C:/Mis documentos Gestión de calidad Sgc año: - Se realiza una copia de seguridad (back up) cada 3 meses de todos los documentos del S.G.I y de los registros electrónicos de los diferentes. Dicha copia de seguridad se encuentra en la coordinación de calidad. - Los documentos se archivan de la siguiente manera: Archivo Original/obsoleto dropbox Asignado Coordinador de calidad Coordinación de calidad Lugar Of. Coordinación de calidad Sgcluisamigo.blogspot.com Acceso Coordinador de calidad Pc. Los documentos de origen externo, tales como actas, circulares, resoluciones se archivan en secretaria o rectoría según sea su aplicación. 6. Flujograma (Control de documentos de origen interno y externo)

3 GD-DR-001/V2 Página 3 de 1 INICIO Planear el tipo de documentos y su presentación. Detectar necesidad de elaborar, modificar, anular un documento frente a una situación. Solicitar la creación, modificación, o anulación de un documento. Elaborar el documento 1 Revisar documentos Aprobar los documentos Incluir en el Listado maestro Sacar copias y distribuir el documento Recoger y archivar obsoletos Capacitar y comunicar el documento Se generan cambios en el documento? 1 Hacer seguimiento al proceso FIN

4 GD-DR-001/V2 Página 4 de 1 7. Cuadro descriptivo (CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y EXTERNO) Nº Actividad Responsable Descripción y documento 1P Planear el tipo de documentos y su presentación Personal involucrado en el S.G.I. De acuerdo a los obligatorios de la norma, a los de ley y a los del mapa de, se planifican los documentos del S.G.I. 2P Detectar necesidad de elaborar, modificar, anular un documento frente a una situación. Personal involucrado en el S.G.I. En la GD-DR-002 Guía para la elaboración de documentos, se establecen los documentos del S.G.I y su presentación. 3H 4H 5PHV 6PHV Solicitar la creación, modificación, o anulación de un documento. Elaborar el documento Revisar el documento Aprobar los documentos Persona Interesada. Rector. Líderes de los Coordinador de calidad Rector Desde cada uno de los se detecta la necesidad de crear, anular o modificar un documento para garantizar una buena gestión. Se envía correo a coordinación de calidad si se requiere creación, modificación o de documentos. Se da respuesta en forma electrónica, con su respectiva justificación de la aceptación o no de la solicitud. La persona encargada de revisar el documento, garantiza que cumple lo establecido en la GD-DR-002 Guía para la elaboración de documentos. La persona que aprueba el documento, garantiza que este es acorde con la política de la institución y suministra los recursos. Nota: Cuando es un documento de origen externo el rector revisa su aplicación frente al S.G.I. y establece si es un documento actualizado y que requiere ser controlado. 7PH Incluir en el listado Coordinador de calidad Cada líder de proceso debe notificar a coordinación de calidad que incluya, retire o modifique la versión del documento en el Listado maestro de control de documentos. Si es un documento de origen externo, se identifica y también es incluido en este listado. 8 Sacar copias y distribuir el documento 9 Recoger y archivar obsoletos 10 Capacitar y comunicar el documento Se generan Coordinador de calidad Coordinador de calidad Coordinador de calidad Se entrega el documento a las personas responsables de este, se deja registro en el Control de Distribución de Documentos. Se recogen las copias obsoletas y se coloca el sello de documento obsoleto a todas las hojas originales, se deja registro en el, Control y Distribución de Documentos. Los documentos obsoletos se archivan por un periodo de 2 meses. Para la comunicación se tiene en cuenta la GD-DR-003 Comunicación interna. Nota: La Guía de Comunicación interna establece los medios para garantizar la eficacia en la interacción de los. Si se generan cambios en el documento se hace una

5 GD-DR-001/V2 Página 5 de 1 cambios en el documento? Hacer seguimiento al proceso FIN Secretaría Académica Académica solicitud (ver actividad 3H). Si no se generan cambios se continúa. El líder de cada proceso es responsable de mantener la documentación actualizada y de comunicar al líder de Gestión de información para realizar los respectivos cambios. Se hace seguimiento al proceso, teniendo en cuenta las actividades de seguimiento y control establecidas en la caracterización. Cuando no se cumplen se detecta una No Conformidad y se procede según GD-MC-01 Gestión de Mejora.

6 GD-DR-001/V2 Página 6 de 1 6. Flujograma (Control de registros) INICIO Planificar los registros del SGC del Colegio Luis Amigó Elaborar el diseño del registro 1 Recolectar registros Almacenar registros Definir acceso Preservación Establecer disposición final Se generan cambios en los registros? 1 Hacer seguimiento al proceso FIN

7 GD-DR-001/V2 Página 7 de 1 7. Cuadro descriptivo (CONTROL DE REGISTROS) Nº Actividad Responsable Descripción y documento 1P Planificar los registros del SGC del Colegio Luís Amigó Personal involucrado en el S.G.C. De acuerdo con los requisitos de la norma, de la institución, de ley y las necesidades de los se planean los registros del S.G.C. 2H Elaborar el diseño del registro Persona interesada Teniendo en cuenta la GD-DR-GU-01 Guía para la elaboración de documentos, se elabora el diseño del formato. También se cuenta con registros que van sobre documentos diferentes a los formatos. Los registros se identifican ya sea por el nombre del formato o la naturaleza del registro. Ver numeral 5 de cada procedimiento, ítem identificación (código y nombre). Recolectar registros Responsable de archivo Ver N º5 Control de registros de cada uno de los procedimientos en el ítem de Responsable. En este numeral se define la persona que es responsable de recolectar los registros. La información establecida como registro sirve como evidencia del cumplimiento o no de requisitos y debe ser utilizada para la detección de no conformidades o acciones de mejora. Almacenar registros Responsable de archivo Ver N º5 Control de registros. Se establece la forma de almacenamiento de los registros ( o electrónico), teniendo en cuenta el lugar y la forma específica como se ordena ese registro. Ejemplo: Archivo, oficina de Secretaría, en carpeta identificada Seguimiento de diario, organizada en orden alfabético según nombre del estudiante (o por fecha, o consecutivo, etc). Definir acceso Líderes de Ver Nº 5 Control de registros. Se define que cargos están autorizados para acceder a los registros. Preservación Líderes de El lugar de archivo debe garantizar que los registros sean protegidos del deterioro o pérdida. Para los registros electrónicos se realiza back up cada 2 meses, ver Establecer disposición final Se generan cambios en los registros? Hacer seguimiento al proceso Líderes de Líderes de numeral 3 de este procedimiento. Ver Nº 5 Control de registros de cada procedimiento. La disposición final determina el tiempo y forma de manejar el fin del registro. En el caso de los registros de uso común, son los líderes los encargados de difundir su disposición final y tiempo de archivo. Nota: Solo se generan cambios en el diseño del formato o en la forma de diligenciamiento de un registro. Se hace seguimiento al proceso, teniendo en cuenta las actividades de seguimiento y control establecidas en la caracterización. Cuando no se cumplen se detecta una No Conformidad y se procede según GD-MC-FO-01 Gestión de Mejora.

8 GD-DR-001/V2 Página 8 de 1 8. INDICADORES Y/O SEGUIMIENTO: No aplica. 9. CONTROL DE REGISTROS: Código: GD-DR-009 GD-DR-008 GD-DR-003 GD-DR-004 GD-DR-005 IDENTIFICACIÓN ACTA Nombre: Responsable archivo: CIRCULAR Comunicación Interna y/o Externa CONTROL BACK UP CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Acceso: Coordinador calidad de Lugar y Forma de Archivo: Oficina de secretaría, archivo, en el archivador secretaria, en la gaveta 02, en la carpeta marcada como SA016 Gestión de información. Archivo de cada Tiempo de Archivo y disposición final Indefinido GD-DR-010 GD-DR-002 GD-DR-007 GD-DR-012 GD-DR-011 GD-DR-001 GD-DR-006 ENCUESTA Guía para la Elaboración de Documentos INVENTARIO LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS LLAMADAS TELEFONICAS Y MENSAJES Procedimiento de control de documentos y registros SOLICITUD Líder del proceso Líder del proceso. Oficina de secretaría, archivo, en el archivador secretaria, en la gaveta 02, en la carpeta marcada como SA016 Gestión de información. Archivo de cada Archivo de cada Archivo de cada Archivo de cada Indefinido

9 GD-DR-001/V2 Página 9 de ANEXOS