MANUAL DE PROCESOS DE GERENCIALES GESTIÓN ESTRATEGICA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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1 Página 1 de 5 CONTROL DE CAMBIOS RAZÓN DEL CAMBIO 01/0/05 1 Versión Original 15/04/08 2 Segunda Versión, Integración proceso MECI CALIDAD Unificación del procedimiento de control y elaboración de documentos, con los siguientes documentos: procedimiento de elaboración y control de documentos, guía para la administración de los listados maestros de documentos y registros, procedimientos para elaboración y control de documentos y elaboración y control de registros del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio Ambiental de CORPONOR con el fin de integrarlos en uno solo, por tratarse de actividades relacionadas. Ubicación del procedimiento en el proceso Gerencial / Estratégico: Gestión Estratégica. Así mismo se realizaron ajustes a las actividades para hacer más detallado el desarrollo del procedimiento en sí. ELABORÓ: Janeth Lucia Zuñiga Lázaro Universitario Subd. De Desarrollo Sectorial Sostenible Hilda Cristina Torres Castellanos especializado Subd. de Fronteras 1. OBJETIVO: Establecer los parámetros para la elaboración, revisión, aprobación, publicación y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental CORPONOR. 2. ALCANCE: Comprende desde la identificación de necesidades de elaboración, modificación ó eliminación de los documentos del Sistema de Gestión hasta su aprobación y publicación en la página web.. DEFINICIONES: REVISÓ: Hilda Cristina Torres Castellanos especializado Subd. de Fronteras APROBÓ: Luis Lizcano Contreras Director General Aprobación: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente. Codificación: asignación alfanumérica que corresponde a un documento para su respectiva y única identificación. Divulgación: utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión. : información y su medio de soporte que además hace referencia a formatos, manuales instructivos, guías, procedimientos, documentos descriptivos, fichas técnicas. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. controlado: se denominan así a los documentos de origen interno aprobados y controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en este procedimiento y cuya reproducción y uso inadecuado por parte del personal se considera como una copia no controlada. obsoleto: documento que fue revisado, modificado o cambiado por una nueva versión o Manual: documento que recopila información, documentos y criterios organizacionales sobre un tema específico. Modificación: es cualquier cambio fundamental que se considere necesario realizar en un documento del sistema de gestión de la Corporación PDF: (del Inglés Portable Document Format, Formato de Portátil) es una forma de almacenamiento de documentos, digitalizados que pueden consultarse con una aplicación de Acrobat.

2 Página 2 de 5 Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, para la prestación de los servicios, satisfaciendo las necesidades de los clientes y/o usuarios. Procedimiento: describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o servicio. Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido. Registro: formato diligenciado que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Sistema de Gestión de Calidad: herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Versión: número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado formalmente el La primera edición del documento corresponde a la versión REALIZACIÓN: Persona Identifica la necesidad de acuerdo a las (responsable o 1. actividades que realiza de elaborar, modificar encargada de IDENTIFICACION y/o eliminar un documento del proceso al cual ejecutar la actividad, NECESIDADES pertenece. procedimiento o No hay proceso) 2. ELABORACIÓN DE BORRADOR. APROBACIÓN DEL BORRADOR Elabora un borrador del documento, escribiendo los pasos que se siguen en el desarrollo de las actividades propias del proceso que se va a crear o modificar. Siguiendo las instrucciones para elaboración de documentos (Ver Instructivo MPG-06-I-01-1 Diseño y Estructura de s del Sistema de Gestión) Envía el borrador del documento elaborado en medio físico o magnético al líder del proceso para su aprobación. Aclaración: Las modificaciones del documento deben hacerse sobre la última versión de los documentos publicados, los cuales deben ser solicitados a la persona encargada de la administración de los documentos del Sistema de Gestión ( Fronteras), exceptuándose el Laboratorio Ambiental, porque allí se controlan los documentos y se tienen las versiones actualizadas. Determina si el documento es aplicable, cumple el objetivo para el cual fue diseñado, aporta los datos suficientes o no. En caso que no sea pertinente, devuelve para su edición y ajuste. Envía el borrador aprobado al Planeación y Fronteras responsable de la verificación del cumplimiento de los requisitos, anexando el documento por correo electrónico a Persona interesada (responsable o encargada de ejecutar la actividad, procedimiento o proceso) Líder del Proceso aprobado

3 Página de 5 Aclaración: la revisión de los documentos relacionados con el laboratorio ambiental, proceso de apoyo Medición y Análisis Ambiental será realizada por el profesional universitario a cargo del Laboratorio. Estos documentos mantendrán su codificación hasta tanto no sufran cambios de fondo y se actualicen de acuerdo al presente procedimiento. 4. REVISION Y CODIFICACION DEL DOCUMENTO Revisa la adecuación del Si el documento cumple con los requisitos procede a codificarlo, si es necesario ajusta el documento a los estándares establecidos. (Ver Instructivo MPG-06-I-01-1 Diseño y Estructura de s del Sistema de Gestión). Si no cumple lo devuelve para su respectivo ajuste, anexando las respectivas observaciones. Fronteras Inclusión de nuevos documentos: Cada vez que sea aprobado un nuevo documento del Sistema de Gestión, se debe incluir dentro del Listado maestro de documentos del manual al cual pertenece. Actualización de versiones: cada vez que un documento ya existente cambie de versión, se debe actualizar el listado maestro de documentos del manual al cual pertenece, con el fin de llevar un adecuado control de las versiones que se encuentran vigentes de cada Eliminación de documentos: Cuando se decida excluir un documento del Sistema de Gestión por obsolescencia o por cualquier otra razón, se elimina del Listado maestro de documentos del respectivo manual, ya que 5. REGISTRO Y éstos sólo deben contener los documentos de ACTUALIZACIÓN aplicación actual con versiones actualizadas. DEL LISTADO Solicita el retiro de los documentos obsoletos MAESTRO DE Fronteras - que se encuentran publicados en la página DOCUMENTOS de WEB e informa al Líder del proceso, con el fin apoyo de que eliminen las versiones desactualizadas. Cuando se apruebe una nueva versión, las copias desactualizadas se llevarán a una carpeta en medio magnético denominada s obsoletos. Aclaración: En el caso especifico de registro y actualización de los documentos relacionados con el Laboratorio ambiental en el listado maestro del proceso de apoyo Medición y Análisis Ambiental, estará bajo la responsabilidad directa del profesional universitario a cargo del Laboratorio. Registro de documentos externos: cuando un ente externo genere documentos que afectan el sistema de gestión corresponde a la Oficina Jurídica realizar la actualización del codificado Listado Maestro de s

4 Página 4 de 5 Normograma, de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin. 6. APROBACIÓN Y PUBLICACION DE DOCUMENTOS EN LA PÁGINA WEB Convierte en formato PDF los documentos aprobados del Sistema de Gestión (los formatos no se convierten en PDF para facilitar su diligenciamiento). Entrega en medio magnético el documento a la persona encargado de publicar los documentos en el Portal Corporativo Indicándole las instrucciones inherentes a la publicación. Aclaración: Los documentos y listado maestros del Laboratorio Ambiental, proceso de apoyo Medición y análisis ambiental, no figuraran en la página web, por lo tanto su control se hará a través de las copias en medio magnético las cuales estarán bajo la responsabilidad y custodia del profesional universitario a cargo del Laboratorio. Con el fin de garantizar el uso de las versiones actualizadas se mantendrá una copia impresa de los documentos en carpetas debidamente identificadas y dispuestas en los sitios de trabajo. Luego de la publicación en la página Web y con la finalidad que se garantice la vigencia de los documentos, se verifica el contenido publicado. Reporta vía la aprobación del documento al líder del proceso sobre el nuevo documento o actualización del mismo y su respectiva publicación en la página Web. Aclaraciones: - Los únicos documentos controlados son los que se encuentran publicados en la página Web y las copias en medio magnético que están bajo la custodia del profesional Fronteras, todas la versiones impresas de los documentos del Sistema de Gestión se consideran documentos o copias No Controladas. - Las solicitudes que se reciban para acceder por parte de los usuarios internos interesados a los documentos del Sistema de Gestión, se les hará llegar por vía o grabando una copia del - Es responsabilidad del Líder del proceso o funcionario delegado por este, el realizar la divulgación para la implementación del nuevo documento o nueva versión, a la dependencia y personas correspondientes. - Los registros generados por el sistema de gestión serán archivados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento respectivo y a las tablas de retención documental TRD de cada dependencia. Fronteras de apoyo Solicitud de publicación o edición de información en la página WEB aprobado y publicado

5 Página 5 de 5 5. FLUJOGRAMA: Identificación de necesidades Elaboración de Aprobación del borrador por el Líder del Proceso NO Aprobación del? SI aprobado Remisión al Especializado de Fronteras para revisión NO Cumple con los Requisitos? SI Codificación Registro en el Listado Maestro de documentos Listado maestro de documentos Publicación en la Página Web de la Corporación aprobado

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