MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 1 de 11 MANUAL DE S Y PROCEDIMIENTOS HOSPITAL SAN BLAS II NIVEL ESE Sistema de Gestión de la Calidad Bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 EQUIPO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Oficina de Planeación y Sistemas Resolución 191 del 21 Julio de 2014

2 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. PROPOSITO DEL MANUAL DE S Y PROCEDIMIENTOS 2. ALCANCE 3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 4. MAPA DE S 5. CARACTERIZACION DE LOS S 6. DEFINICIONES 7. S HOSPITAL SAN BLAS 8. RESPONSABLES 9. ANEXOS:

3 3 de PROPOSITO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procesos y Procedimientos tiene como propósito compilar toda la documentación controlada que se genere en el Hospital San Blas II Nivel ESE, (procedimientos, manuales, guías de manejo, guías, instructivos, protocolos, formatos, planes, documentos externos entre otros) para agilizar y facilitar el desarrollo de las diferentes actividades a los funcionarios de la entidad, mediante la adopción de los tipos de procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación, identificados y definidos por las diferentes dependencias del Hospital San Blas II Nivel ESE, cuyo objetivo es normalizar los procedimientos de actuación y garantizar la mejora en la prestación de los servicios. El presente documento permite precisar la aplicabilidad de las funciones, definir responsabilidades, evitar duplicidades, detectar omisiones, contar con un medio de información y en general mejorar la productividad en la dependencia implicada y la calidad de los servicios que ofrece. Así mismo, el Manual busca mejorar la calidad de los servicios administrativos y asistenciales a cargo del Hospital San Blas II Nivel ESE, mediante los lineamientos que permitan integrar los elementos y técnicas necesarias para el desempeño, control, distribución y registro de las actividades de los servicios, con el propósito de homogenizar los métodos de trabajo y atender con eficiencia y eficacia al usuario externo y interno, que en su caso lo requiera. Este documento permitirá: Conocer el funcionamiento interno de las áreas administrativas y asistenciales en relación a la atención de usuarios, mediante la descripción de tareas y ubicación de las dependencias responsables. Describir en forma detallada las tareas de las dependencias administrativas y asistenciales, con relación a las funciones de atención de usuarios del Hospital San Blas II Nivel ESE.

4 4 de 11 Ayudar a los Grupos con las actividades evitando duplicidades Facilitar las labores de auditoria, control interno y evaluación de nuestro servicio. Estandarizar las actividades del Hospital San Blas II Nivel ESE. 2. ALCANCE El presente Manual de Procesos y Procedimientos constituye un instrumento administrativo que establece los lineamientos de carácter general para que los funcionarios del Hospital San Blas II Nivel ESE, realicen sus funciones con eficacia, eficiencia y efectividad, así como con estricto apego a la normatividad establecida en las funciones. El alcance cubre las actividades que se realizan en los procesos definidos en el Hospital San Blas II Nivel ESE. 3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES El Manual de Procedimientos es parte de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad del Hospital San Blas II Nivel ESE. Por lo anterior, entra en vigencia, una vez revisado y aprobado de acuerdo a lo definido en el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos, al igual que se encuentra definido su control y divulgación. El Manual de Procedimientos debe estar disponible en la intranet dentro del módulo del Sistema de Gestión de Calidad, al igual que la página Web del Hospital San Blas II Nivel ESE.

5 5 de MAPA DE S Mapa de Procesos HOSPITALIZACIÓN URGENCIAS CONSULTA EXTERNA EPIDEMIOLOGÍA ESTERILIZA CIÓN APOYO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO UNIDAD QUIRÚRGICA REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS GESTIÓN DEL AMBIENTE FÍSICO GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA SIGC (Sistema Integrado Gestión de la Calidad) DIRECCIONAMIENTO Y PROYECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN GESTIÓN SOCIAL

6 6 de CARACTERIZACIÓN DE LOS S Los procesos identificados en el Hospital San Blas II Nivel E.S.E. se interrelacionan e interactúan entre si actuando como clientes que tienen necesidades, expectativas y proveedores que suministran información y/o recursos basados en los requerimientos de cada unidad. Para la identificación de los procesos institucionales el Hospital San Blas II Nivel se fundará en la siguiente taxonomía de procesos: Procesos Estratégicos: Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición den recursos necesarios y revisiones por la Gerencia. Procesos Misionales: Incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser de la entidad. Procesos de Apoyo: Incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Procesos de Evaluación: Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. 6. DEFINICIONES *Aprobación: Acción mediante la cual un servidor cuyo cargo este autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple en su contenido, para alcanzar los objetivos propuestos.

7 7 de 11 *Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular. *Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. *Copia Controlada: Es el documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. *Copia No Controlada: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones. *Difusión: Es el conjunto de actividades que permiten dar a conocer un documento, divulgar sus cambios y/o comunicar las mejoras realizadas a los documentos. *Documento: información y su medio de soporte. *Documento controlado: son todos los documentos generados que forman parte del Sistema Integral de Calidad, sujetos de actualización cuando el original sufra cambios. *Documentos internos: Son todos los documentos adicionales del Manual de Calidad, procedimientos de calidad y manuales operativos que son requeridos por la organización para asegurar la efectiva planeación, operación y control de sus procesos. *Documentos externos: documentos que pertenecen a entidades externas del Hospital San Blas II Nivel y que marcan directrices *Documento obsoleto: documento que se encuentra en versión anterior a la vigente. *Estructura de la organización: disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.

8 8 de 11 *Instructivo: documento especifico de un servicio, área, producto o proceso que brinda instrucciones de trabajo, de operación o de uso; como guías de atención médicas, protocolos de enfermería, instrucciones de instalación, instrucciones de uso del equipo, instrucciones de registros, manuales de uso, etc. *Listado Maestro de Documentos: Es un listado que indica todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, especificando su código, nombre, fecha de aprobación, versión, soporte del documento, ubicación y protección del documento. *Manual de calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. *No conformidad: incumplimiento de un requisito. *Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con calidad. *Política de calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la organización. *Procedimiento: forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. *Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. *Producto/servicio: Resultado de un proceso o de un conjunto de procesos. *Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. *Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria.

9 9 de 11 *Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia, y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. *Sistema de Gestión de la calidad: Herramienta de gestión sistémica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. *Subproceso: Son las actividades que por su tamaño e importancia pueden dividir un proceso. 7. S DEL HOSPITAL SAN BLAS II NIVEL ESE El Hospital San Blas, estableció la codificación de todos los documentos para los diferentes macro procesos, procesos, tipos documentos de la organización, mediante el procedimiento Control y elaboración de documentos SG SGC-PR-001 V6 y mediante el Instructivo Control de Documentos SG-SGC-IN-001 V2. MACRO S INSTITUCIONALES CÓDIGO ME MM MA ME MACRO Estratégico Misional Apoyo Evaluación

10 10 de 11 S INSTITUCIONALES CÓDIGO DP SG GS S ESTRATEGICOS Gestión de Dirección y Proyección de la Organización Gestión del Sistema Integrado de Calidad Gestión Social CÓDIGO CE HS UQ AD UR ES EP RC S MISIONALES Unidad de Consulta Externa Unidad de Hospitalización Unidad Quirúrgica Unidad de Apoyo Diagnostico y Terapéutico Unidad Urgencias Unidad de Esterilización Unidad de Epidemiología Unidad de Referencia y Contrarreferencia CÓDIGO GR GI GJ S APOYO Gestión de Recursos Humanos Gestión de la Información Gestión Jurídica

11 11 de 11 GF GA GT Gestión Financiera Gestión del Ambiente Físico Gestión de la Tecnología CÓDIGO MC S EVALUACION Gestión de Mejoramiento Continuo 8. RESPONSABLES: Para llevar a cabo la implementación del Sistema Integrado de Gestión y el Manual de Procesos y Procedimientos y su posterior mantenimiento, el Hospital San Blas II Nivel ESE, a expedido Resoluciones por medio de las cuales se estableció la organización para el Sistema Integrado de Gestión, estos niveles de autoridad están reflejados en el organigrama institucional. De igual forma es responsabilidad de los líderes de procesos y del representante de la dirección llevar a feliz término las actividades dentro del Manual de Procesos y Procedimientos del Hospital San Blas II Nivel ESE El área de Planeación realizara actividades, como facilitador y acompañamiento para el desarrollo del presente manual. Los líderes de proceso realizaran la formulación, divulgación y entendimiento de los procedimientos de sus áreas. 9. ANEXOS.: Procedimiento Control y elaboración de documentos SG SGC-PR-001 V6. Instructivo Control de Documentos SG-SGC-IN-001 V2. Listado Maestro de Documentos Hospital San Blas II Nivel ESE