Universidad Tecnológica Nacional

Transcripción

1 Universidad Tecnológica Nacional Facultad Regional San Nicolás Ingreso EXCEL 2007 Capitulo 1 Conceptos Básicos Ingreso informática Edición y Compaginación: AUS Fernando Rolandelli

2 Cuestiones para tener en cuenta: Vas a encontrar estos signos, te van a ayudar. Símbolos Significado Definición, CUIDADO!! Importante, toma nota Curiosidad Cosas que se van a repetir y debes recordar Consejos Diagrama de contenido Automatización de cálculos Estructura y formato Entorno Inicial Ingreso EXCEL 2007 Página 2

3 Inicio en Entorno de trabajo Principales opciones Operaciones con archivos CAPITULO 1 Conceptos básicos Contenido en temas. Objetivos: Que el alumno se familiarice con los primeros conceptos de una planilla de cálculo Que el alumno conozca las principales opciones de Que el alumno pueda guardar un trabajo en y volver a recuperarlo Introducción Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. (Wikipedia). Como veremos durante todo el apunte, la utilización de una planilla de cálculo tiene como fin facilitarle al operador, la realización de cálculos tratando de automatizar la mayor cantidad posible. Por ello se entiende que la creación de una planilla de cálculo requiere un análisis del problema a solucionar y un diseño y presentación estudiados a fondo para que a la larga se logren los beneficios esperados Inicio del programa Para iniciar el uso del programa y poder realizar las tareas que deseamos hacer, primero nos ubicamos en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla Pulsamos la opción Todos los Programas Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Ingreso EXCEL 2007 Página 3

4 Y aparece nuestra pantalla de Excel lista para trabajar. También podemos acceder a a través de un acceso directo. En el capítulo de Windows vimos como crear accesos directos y como ejecutar programas Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo. Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. Entorno La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. Todas el entorno de trabajo es similar en la mayoría de las herramientas del paquete Office Ingreso EXCEL 2007 Página 4

5 La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones La Cinta de Opciones La Cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Las operaciones se pueden agregar a la Barra De Acceso Rápido haciendo clic derecho sobre la opción a agregar Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podeamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconoceremos porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que nos serán útiles en cada pantalla. Ingreso EXCEL 2007 Página 5

6 El Botón Office Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. Operaciones con archivos Guardar un libro Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como... Ingreso EXCEL 2007 Página 6

7 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: La ventana puede variar dependiendo de la versión de S.O que tengas. En este caso es Windows 7 Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. En caso de que queramos guardarlo con otro nombre, deberemos colocar el mismo en el espacio Nombre de archivo y seleccionar las demás opciones y presionar Guardar Si quieres abrir el archivo en otra PC con un Excel más viejo selecciona el tipo adecuado en la ventana de guardar En la RED DE LA FACU!! Conexión a unidad temporal La unidad TEMPORAL es el lugar donde los Docentes pueden dejar sus archivos, y los alumnos los bajan, mientras trabajan en los labora Torios Si no te aparece en el Explorador de archivos, La conectas desde: Herramientas/conectar a unidad de red Generalmente aparece en el cuadro desplegable Si no es PDC/Temporal Y la asignas a cualquier letra disponible. Ingreso EXCEL 2007 Página 7

8 CUIDADO Hay que tener bien en claro que la opción Guardar, guarda el libro de Excel con el formato, el nombre y la ubicación que posea. En caso de que sea la primera vez que se guarde; la opción Guardar funcionará igual que Guardar Como que permite seleccionar el formato, el nombre y la ubicación. Por defecto guardará los documentos en MIS DOCUMENTOS y con un nombre como Libro1, Libro2, etc. TENEMOS QUE PRESTAR MUCHA ANTENCION DONDE GUARDAMOS LOS ARCHIVOS Y CON QUE NOMBRE LOS GUARDAMOS Cerrar un libro Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no utilizar la memoria de forma inadecuada. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos permitirá decidir si queremos o no guardar los cambios realizados Empezar un nuevo libro Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionamos el Botón Office y elige la opción Nuevo. En el cuadro que aparecerá deberemos seleccionar Libro en Ingreso EXCEL 2007 Página 8

9 blanco y hacer clic en Aceptar Abrir un libro Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente seleccionamos la opción Abrir del Botón Office. Aparecerá un cuadro de diálogo que nos permitirá buscar y seleccionar el archivo correspondiente También podemos abrir un archivo de Excel 2007 a través de un acceso directo o del Explorador de Windows. En el capítulo de Windows vimos como ejecutar o abrir un archivo o programa Una forma de acceder a los últimos trabajos realizados es a través de botón de Office donde s Aparecerán los últimos trabajos realizados o en el INICIO de Windows en la opción Documentos Recientes Con podemos abrir archivos que fueron creados con versiones anteriores. Pero las versiones anteriores no abren los archivos de. Para que podamos abrir un archivo de con las versiones anteriores debemos descargar de internet un paquete de compatibilidad desde el sitio oficial de Microsoft La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Ingreso EXCEL 2007 Página 9

10 Existen dos barras de desplazamiento, una horizontal y otra vertical. Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La Ayuda Haciendo clic en el interrogante que muestra la figura se accede a la ayuda de : La AYUDA es un gran Hipertexto. Esto está explicado en el capítulo de Windows Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión.xlsx para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1. En todas las anteriores versiones de Excel anteriores la extensión es XLS Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Hoja de cálculo Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Ingreso EXCEL 2007 Página 10

11 La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque de dos o más celdas (contiguas o no contiguas) que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ingreso EXCEL 2007 Página 11

12 Actividades de final del capítulo 1. Abre Fin del capítulo : 2. Trata de seleccionar toda una fila y luego toda una columna 3. Utiliza la barra de desplazamiento horizontal para llegar hasta la columna CA 4.. Utiliza la barra de desplazamiento vertical para llegar hasta la fila Guarda el trabajo mediante la opción GUARDAR COMO en Mis Documentos y ponle como nombre EMPEZANDO CON EXCEL Cierra Excel 7. Trata de abrir el trabajo haciendo doble clic sobre el mismo 8. Haz Clic en la celda AZ123 de la HOJA 2 y escribe tu apellido 9. Cierra Excel y si te pregunta si deseas guardar selecciona la opción SI Revisemos nuestros objetivos Al final de este capítulo deberán saber abrir y guardar un archivo de. También deberás saber como moverte por las distintas hojas, celdas u opciones de menú. Preguntitas de atención: 1. Qué cosa debo tener en cuenta al guardar un archivo de? 2. Las filas son verticales y las columnas horizontales o es al revés? 3. Qué diferencia existe entre celda y rango? 4. Qué es un LIBRO en? 5. Qué diferencia existe entre Guardar y Guardar Como..? Ingreso EXCEL 2007 Página 12

13 Recuperamos ideas: Excel permite automatizar cálculos Guardar no es lo mismo que Guardar como Los archivos realizados en no se pueden abrir con versiones más viejas salvo que descarguemos un paquete de compatibilidad Siempre debemos fijarnos donde guardamos nuestros archivos y ser organizados al hacerlo Las filas son horizontales y las columnas verticales Glosario del tema: Celda Fila Rango Hoja Columna Cinta de Opciones Ingreso EXCEL 2007 Página 13

14 DIFERENCIAS ENTRE EXCEL Parece ser que las.diferencias. entre. y Excel 2010 no son tan. significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y. Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones permanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especie de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen. Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible Una mejora es la de compatibilidad de los ficheros xls. Al parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta, será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba problemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades, fórmulas... Ingreso EXCEL 2007 Página 14

15 Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad más que suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas. Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistema operativo y la herramienta Excel Web App. vs Excel 2010 Ventajas Para imprimir en Excel 2010 todo está disponible y se puede visualizar fácilmente ya que todo está al alcance de la vista del usuario, cuántas copias necesitamos imprimir, imprimir página actual, intercaladas, tipo de papel, márgenes y cuántas páginas por trabajo. Permite, una vista previa y configuración de Página todo fusionado en una sola pantalla. Proporciona una nueva forma de visualizar los datos a través de mini gráficas, la segmentación de datos, y las mejoras en las tablas además tienen un complemento con Power Point. Si el ordenador se reinicia mientras tiene abierto un documento de, Excel 2010 se inicia automáticamente en el arranque, y recupera los documentos que se estaban trabajando. Se puede personalizar rápidamente la barra de acceso rápido. Se pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados. Compatibilidad con ecuaciones. Excel 2010 y, son una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a los usuarios a analizar información para tomar decisiones con más fundamentos. Con Excel, puede compartir y administrar los análisis y los conocimientos con los compañeros de trabajo, los clientes y los socios con toda confianza, etc. Desventajas Minimas al momento de utilizarlo Ambas versiones de hoja de cálculo, pueden resultar un poco complejas para las personas que empiezan a familiarizarse con esta herramienta. Es necesario que los usuarios se actualicen, en cada nueva versión para utilizar las recientes opciones y adicciones de Excel 2010 y cuyo objetivo principal del fabricante es la comodidad, agilidad en el momento de utilizarlo y compatibilidad con la Windows 7. Ingreso EXCEL 2007 Página 15

16 INDICE Cuestiones para tener en cuenta:... 2 Diagrama de contenido... 2 CAPITULO 1 Conceptos básicos... 3 Contenido en temas Objetivos:... 3 Introducción... 3 Inicio del programa... 3 Entorno... 4 La barra de título... 4 La barra de acceso rápido... 5 La Cinta de Opciones... 5 El Botón Office... 6 Operaciones con archivos... 6 Guardar un libro... 6 Cerrar un libro... 8 Empezar un nuevo libro... 8 Abrir un libro... 9 La barra de fórmulas... 9 La barra de etiquetas... 9 Las barras de desplazamiento... 9 La Ayuda Libro de trabajo Hoja de cálculo Fin del capítulo : Actividades de final del capítulo Revisemos nuestros objetivos Recuperamos ideas: DIFERENCIAS ENTRE EXCEL vs Excel Ventajas Desventajas INDICE Ingreso EXCEL 2007 Página 16