boletín N EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES HERRAMIENTA CLAVE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NICSP

Transcripción

1 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES HERRAMIENTA CLAVE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NICSP La implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) es un proceso que a nivel del Sector Público Costarricense, iniciamos hace al menos tres años. La Dirección de Contabilidad Nacional ha proporcionado herramientas para la implementación de dicha normativa contable, entre las que están formatos para la elaboración de planes de acción, Guía de Implementación de NICSP (enviada en julio del año 2010), Plan General de Contabilidad Nacional, Formularios de preguntas para presentar informes de avance, etc. El instrumento más importante de todos esos es el Plan General de Contabilidad Nacional, que contiene los capítulos iniciales en donde se expone el contexto nacional e internacional relacionado con la adopción e implementación de las NICSP, la caracterización del Subsistema de Contabilidad Pública de Costa Rica, el Marco Conceptual Contable del Sector Público Costarricense, y el tema de las empresas públicas. Seguidamente contiene los capítulos sobre políticas contables (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Estados Financieros y Consolidación). La primera parte concluye con el Glosario de Términos Contables, los anexos con los modelos de estados financieros y un resumen de normas y políticas contables. La segunda parte está constituida por el Manual Funcional de Cuentas Contables que contiene el catálogo de cuentas y la descripción de cada cuenta. Este Plan General de Contabilidad Nacional es el instrumento que unifica los procesos contables de las instituciones públicas, excepto las empresas públicas que aplicarán las NIIF/NIC, y se consolidarán por el patrimonio neto. Esa unificación de procesos contables con el fin de generar estados financieros consolidados del sector público costarricense, que proporcionen información confiable, comparable, con prácticas uniformes de información financiera y bajo Página N 1

2 estándares internacionales, requiere que el tratamiento contable aplicado a las transacciones sea homogéneo, lo que implica que transacciones iguales, independientemente de la institución en donde se realicen, deben tener el mismo tratamiento contable. Cuando se realizan transacciones que no están contempladas en las políticas contables generales incluidas en el Plan General de Contabilidad Nacional, las instituciones en que ello suceda, deben proponer a la Contabilidad Nacional para su aprobación, Normas Particulares de Contabilidad (NPC), ya que dichas NPC deben ser coherentes con las NICSP y las políticas contables generales relacionadas. Las NICSP y el Plan General de Contabilidad Nacional, con todos sus componentes, son los insumos básicos para elaborar los manuales de procedimientos contables de las instituciones que están implementando las NICSP, como se representa en el siguiente diagrama. A partir de los procedimientos contables es que se generan los requerimientos para los sistemas de información, y los requerimientos para la elaboración de los manuales operativos. Es necesario insistir en que es el personal contable el que establece el tratamiento contable específico para una transacción, por lo que no existen soluciones mágicas a partir de la adquisición de determinado software genérico que sus creadores dicen que está con NICSP. Página N 2

3 El Plan General de Contabilidad Nacional es muy claro en esta primacía de los procedimientos contables sobre los sistemas de información: Los procedimientos contables deben establecerse claramente y quedar por escrito en su respectivo manual para que los mismos sean incorporados al sistema informático, como modelo funcional rector del mismo y que todos los ejecutores puedan aplicarlos en forma homogénea, debiendo ir acompañados de las NPC necesarias a efectos de concretar registros contables, además de estar basados en los criterios internacionales. (Página 57). Los procedimientos contables deben cumplir con un requisito vital que es la unión del Presupuesto con la Contabilidad, generando asientos contables producto de operaciones presupuestarias, a partir de una base de datos institucional únicos, que permita almacenar información para obtener estados financieros, presupuestarios, programáticos y patrimoniales. El Plan General de Contabilidad Nacional lo expone así: El subsistema contable propuesto deberá contar con una matriz de relación presupuesto/contabilidad que permita obtener en forma automática los asientos que surgen de las transacciones presupuestarias y extrapresupuestarias. Dicha base permitirá producir, por agregación de información previamente almacenada los diferentes tipos de estados financieros y presupuestarios que se le requieren a la contabilidad pública. (Página 57). Para establecer esa relación entre el presupuesto y la contabilidad, es necesario definir claramente los momentos de registro, especialmente el momento del devengado, como se muestra en la siguiente diapositiva tomada de la capacitación brindada por la consultora internacional Carmen Giachino. Página N 3

4 Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público Definir CLARAMENTE los momentos de registro Presupuesto Contabilidad Aprobado. Modificado. Comprometido Devengado Mandado a pagar. Pagado. Cont. Carmen Giachino de Palladino El Plan General de Contabilidad Nacional lo plantea en los siguientes términos: El momento clave de registro de las transacciones es el del devengado, dado que interrelaciona automáticamente las cuentas presupuestarias con los planes de cuentas de la contable y permite lograr que las mismas cumplan plenamente sus objetivos. Dicho momento es la unión entre el presupuesto y la contabilidad. El siguiente esquema muestra gráficamente cómo opera la interrelación definida: Plan General de Contabilidad Nacional, página 25). La elaboración del manual de procedimientos contables, que cumpla con esos requisitos y características, es la tarea que a esta altura del proceso de implementación, debieran priorizar todas las instituciones que aún no lo tienen. Página N 4

5 En los próximos días, la Dirección de Contabilidad Nacional emitirá una Directriz que impondrá plazos límites para que las instituciones elaboren ese manual de procedimientos contables y se lo envíen, con el fin de determinar si es consistente con el Plan General de Contabilidad Nacional. Para el periodo contable que concluye en diciembre de 2016, solo se aceptará información financiera con fines de consolidación, de las instituciones cuyos manuales de procedimientos contables han sido revisados y aprobados por la Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional también tiene planeado suministrar otro instrumento de ayuda para el proceso de implementación de la normativa contable internacional, que es la Guía de Implementación Técnico Contable. Este instrumento estaba planeado que estuviera disponible para ser suministrado a las instituciones a finales de setiembre o principios de octubre, tal y como se comunicó en las reuniones que se hicieron con las instituciones a mediados de abril en el Auditorio del Tribunal Supremo de Elecciones; sin embargo debido a la magnitud del trabajo que demandó la actualización del Plan General de Contabilidad Nacional, esa fecha de entrega deberá posponerse por aproximadamente dos meses. Esa guía será ayuda importante en la elaboración del manual de procedimientos contables, pero eso no implica que no pueda comenzarse a trabajar en ese manual sin ella, ya que lo que abordará básicamente es la codificación relacionada con el PGCN, la definición del momento del devengo, el momento del pagado, la unidad de registro primario, los documentos básicos de registro y la normativa relacionada. Se puede ir trabajando en los procedimientos contables y la guía podrá ser utilizada como un instrumento de verificación y control. En la elaboración de esa Guía de Implementación Técnico Contable, es vital el aporte que hagan las instituciones, contestando los cuestionarios que le remite la Contabilidad Nacional. Ya se les había remitido el Cuestionario sobre Activos, en los próximos días se les remitirá el Cuestionario sobre Pasivos, y luego se enviarán los cuestionarios correspondientes a las otras clases contenidas en el Manual Funcional de Cuentas Contables. Página N 5

6 Actualmente un equipo de profesionales de la Contabilidad Nacional está trabajando con alrededor de setenta contadores y contadoras municipales, en un taller para elaborar el Manual de Procedimientos Contables del Sector Municipal. Se está iniciando con la definición de una metodología, una estructura y un formato de procedimientos, una vez que estos elementos estén definidos, los pondremos a disposición de todas las instituciones con el fin de que les sirve de ayuda en la elaboración de sus respectivos manuales de procedimientos contables. SOLICITUD DE COLABORACIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL FUNCIONAL DE CUENTAS CONTABLES Como consecuencia de la publicación en idioma español de las NICSP de la 25 a la 31, la Dirección de Contabilidad Nacional decidió adoptar esas nuevas NICSP publicadas en español, actualizar el Plan General de Contabilidad Nacional con las políticas contables derivadas de esas normas y las nuevas cuentas que se requieran en el Manual Funcional de Cuentas Contables. El trabajo de actualización de las políticas ya está prácticamente concluido, y se va a iniciar el trabajo de revisión y actualización del Manual Funcional de Cuentas Contables, por lo que es el momento oportuno para que aquellas instituciones que consideran que en dicho manual hacen falta cuentas, lo comuniquen a la Dirección de Contabilidad Nacional, con el fin de considerar sus propuestas en este proceso de actualización. Se les solicita que envíen sus propuestas de apertura de cuentas, a más tardar el viernes 5 de octubre, al correo electrónico: contabilidad@hacienda.go.cr Con el fin de que las instituciones tomen en cuentan las políticas contables actualizadas, para sus procesos de implementación institucionales, particularmente en la elaboración del manual de procedimientos contables, se les comunica que los documentos que contienen esas políticas están disponibles en el la página de la Contabilidad Nacional, del sitio WEB del Ministerio de Hacienda Página N 6

7 Esos documentos de políticas contables, todavía no son la versión final oficial, ya que podrían experimentar algunos ajustes como consecuencia de las observaciones que hagan las instituciones en los próximos dos meses. Por lo tanto agradecemos las propuestas de aperturas de cuentas y las observaciones a las políticas contables, que consideren pertinente hacer. RECORDATORIO SOBRE III INFORME DE AVANCE La Dirección de la Contabilidad Nacional, recuerda a las y los jerarcas, jefaturas de contabilidad y jefaturas de auditoría, de las instituciones involucradas en la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), que de acuerdo a la Directriz DCN , se debe remitir a esta Dirección el tercer informe de avance sobre la implementación de las NICSP en su respectiva institución, a más tardar el viernes 5 de octubre del año en curso. Remitir el informe de avance es un proceso relativamente sencillo, ya que es llenar un formulario que en su parte inicial y final, solo cambia si ha existido cambio de jerarcas, auditores o responsables del área contable. La parte intermedia es la que debe cambiar si la institución está realizando avances en la implementación de un trimestre a otro, por eso es que se utiliza el mismo cuestionario para el informe de avance, ya que permite comparar si la institución experimenta avances en los componentes básicos del proceso de implementación. Agradecemos el envío de dicho informe en el plazo establecido, al correo: contabilidad@hacienda.go.cr. Página N 7