Si las sustancias que maneja son de uso masivo (ACPM, gasolina, cemento e hidróxido de sodio) NO REQUIERE certificado de firma digital.

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1 NUEVO PAíS PAZ FQUWAO ECJUCACION Bogotá, febrero de 2015 Señores USUARIOS DE SUSTANCIAS QUÍMICAS CONROLADAS Ciudad Asunto: Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos (SICOQ) Señores Usuarios: El artículo 32 de la Resolución 0001 del 8 de enero de 2015, expedida por el Consejo Nacional de Estupefacientes, creó el Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos -SICOQ-, como una plataforma tecnológica de apoyo al ejercicio del control de sustancias y productos químicos en Colombia; adicionalmente, el artículo 33 estableció la responsabilidad de los sujetos de control por el registro electrónico de la información básica y de los movimientos de las sustancias y productos químicos controlados, observando los protocolos de seguridad establecidos. El documento "SICOQ~ Guía del usuario - empresa", presenta de manera detallada las acciones que debe realizar la empresa para inresar al sistema, registrar la empresa. presentar solicitudes de autorización al Ministeno de Justicia y del Derecho y registrar los movimientos de las sustancias y productos ]químicos. Antes de ingresar a SICOQ debe consultar el capítulo 2, Especificaciones del Sistema, y asegurarse que cuenta con las condiciones técnicas requeridas. Requerimientos para acceso al sistema: El sistema cuenta con tres niveles de seguridad, entre ellos la utilización del certificado de firma digital, por lo que cada empresa debe adquirirlo con una entidad certificadora autorizada por la Organización Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Para mayor información consulte la página web link "Entidades de certificación digital- Ley 527 de 1999". Las tres (3) empresas certificadoras autorizadas son: Servicio de Certificación Digital S.A, Andes.S.A. Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicamara S.A Gestión de Seguridad Electrónica S.A. GSE S.A Si las sustancias que maneja son de uso masivo (ACPM, gasolina, cemento e hidróxido de sodio) NO REQUIERE certificado de firma digital.

2 () MNJUSTICIA PAZ FQUIDAD U(ACO, Cada certificado digital habilita a una (1) persona de la empresa para ingresar al sistema, de tal manera que si la empresa considera tener centralizada la responsabilidad por la información, sólo requiere un certificado, mientras que si va a registrar de manera descentralizada (en el caso de varias sedes en una misma autorización), requiere contar con un certificado para cada sede. Se aclara que solamente se otorga un perfil de empresa por autorización, pero pueden tener varios perfiles de sucursal ver 2.7 Perfiles de los usuarios en la Gui a- Además, el artículo 42 de la Resolución 0001 de 2015 señala que las solicitudes serán tramitadas a través del sistema a partir del 10 de marzo de mientras que el plazo para ingresar al sistema e iniciar los registros de los movimientos vence el 30 de junio del mismo año. Teniendo en cuenta lo anterior, las personas naturales o jurídicas que requieran o tengan Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes se clasifican así: 1. Empresas que cuentan o han tenido alguna vez Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes vigente (CCITE) Estas empresas deben: a) Enviar una comunicación (no un correo electrónico) dirigida a la Subdirección, firmada por el representante legal y acompañada de un documento que acredite su calidad (ej: certificado de existencia y representación legal). En esta comunicación deben estar definidos los perfiles de usuario que necesita para ingresar al sistema y la distribución de las cantidades autorizadas en cada una de las sedes (sí registra más de una sede). Perfiles de usuario. Cuando una emprea ingresa a SICOQ es necesario que tenga definidos los perfiles de usuario bara lo cual debe establecer si va a centralizar o no el manejo de la información: tenga en cuenta las definiciones presentadas en el numeral '2.7 Perfiles de los usuarios' y luego diligencie el siguiente formato: Usuario' CdITE Vigente Serial del certificado de firma digital2 Dirección' Correo electrón Empresa Sucursal 1 Sucursal 2 Sucursal n

3 Pt EÇItDAG 1 Tenga en cuenta que se asigna un único usuario con rol empresa: este usuario puede realizar los trámites de solicitud de autorizaciones ordinarias o extraordinarias y registrar movimientos. El usuario con rol sucursal puede registrar los movimientos. Se puede solicitar un usuario con rol sucursal por cada dirección autorizada en el Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes vigente. Tenga en cuenta las definiciones dadas en la Gula del Usuario Empresa numeral 2.7 Perfiles de Usuario.. 2. Serial del certificado de firma digital o token instalado en su computador. 3. Corresponde a la(s) dirección(es) autorizadas en el CCITE vigente. 4. Este será el correo al que se le notificará la creación de cada uno de los usuarios y las claves de ingreso. Cantidades autorizadas por sede. Dado que el control de las sustancias a través de SI000 se realiza por sede, es necesario que para cada una de las direcciones autorizadas indique las sustancias y cantidades requeridas. Tenga en cuenta que la sumatoria de las cantidades no debe sobrepasar el cupo mensual o anual autorizado en su certificado vigente. Esta información debe ser consignada en el siguiente formato: Dirección Sustancia Cantidad Esta información es incorporada y validada en el sistema por el Administrador de SI000, quien notificará a la empresa. b) Una vez ingrese al sistema es necesario adelantar las siguientes acciones:. Cambiar la contraseña de todos los usuarios (perfiles) autorizados. Actualizar la información general, usar-ido el perfil empresa: dirección de correspondencia, departamento, ciudad, correo electrónico, teléfono y tamaño de la empresa. Diligenciar los campos de metodología de pérdidas y ganancias para cada una de las sustancias si tiene definidos procedimientos para calcular las variaciones en los inventarios de las sustancias debido a las características físico-químicas o a las condiciones ambientales. Completar, para cada una de las sucursales, la información de contacto tal como se indica en el numeral Direcciones donde se manejan las sustancias y productos controlados. Clasificar y completar la información de todas las personas naturales y jurídicas que están en el CCITE; para esto debe seguir el procedimiento indicado en el numeral Actualización de personas de la Guía de Usuario Empresa. Realizar la incorporación del saldo inicial, siguiendo el procedimiento indicado en el numeral 5.1 Cargue de inventario inicial para cada una de las sustancias en

4 OCA MINJUSTCIA todas las sedes autorizadas. Es necesario indicar el saldo inicial, aunque este sea 0, antes de registrar movimientos. Las personas naturales o jurídicas que cuentan con autorización ordinaria vigente y no requieren realizar trámite de sustitución o renovación, pueden ingresar al sistema entre el 1' de marzo y el 30 de junio de 2015 para registrar el inventario inicial y. a partir de éste, los registros de movimientos de las sustancias y productos químicos controlados. Adicionalmente si requiere renovar o sustituil el Certificado de Carencia (CCITE) o realizar una solicitud de Autorización Extraodinaria debe: a) Crear la pre-solicitud siguiendo las instrucciones dadas en el capítulo 4 de la mencionada guía. b) Radicar en la Oficina de Correspondencia del Ministerio de Justicia y del Derecho, dirigida a la Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes (en un plazo máximo de un mes) toda la documentación que evidencie el cumpliminto de los requisitos generales y de la información técnica necesaria como soporte de la solicitud. Observaciones: La actualización de la información contenida en el CCITE requiere de aprobación por parte de la Subdirección, a través de un trámite de sustitución. 2. Empresas que no han tenido Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes (CCITE) Si va a solicitar por primera vez el CCITE debe: a) Realizar el registro de la empresa, tal como se indica en el capítulo 3 de la Guía de Usuario Empresa. b) Crear la pre-solicitud siguiendo las instrucciones dadas en el capitulo 4 de la mencionada guía. c) Radicar en la Oficina de Correspondencia del Ministerio de Justicia y del Derecho, dirigida a la Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes (en un plazo máximo de un mes) toda la documentación que evidencie el cumplimiento de los requisitos generales y de la información técnica necesaria como soporte de la solicitud.

5 TODOSPORUN PAZ PQUIÍ)fl[l,UPd (ACflN Observaciones: La Subdirección sólo registrará y aceptará la solicitud cuando reciba la documentación soporte; en este momento la pre-solicitud se convierte en solicitud y será enviado el número de manera automática por el sistema. Después de cumplido el plazo para recibir los documentos y aceptar la presolicitud, el sistema eliminará automáticamente el registro de la pre-solicitud por lo que la empresa deberá volver a realizarlo si requiere la autorización. Los requisitos generales y la información técnica que debe adjuntar pueden ser consultados en el "Documento Conceptual Aplicación de la Resolución No de 2015" que se encuentra en la página web link "Control para el Manejo de Sustancias Químicas". Con el fin de facilitar el uso de la herramienta tecnológica por parte de las personas naturales o jurídicas que manejan sustancias y productos químicos, los usuarios tienen a su disposición en la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho, link "Contro) para el manejo de sustancias químicas" el documento "SICOQ- Guía del usuario - empresa". Además, puede contar con atención personalizada a través de las líneas telefónicas 57 (1) y 57 (1) además el correo electrónico diran.sicogcpolicia.gov.co, de la Policía Nacional. Cordial saludo, itubla ELENA1í'ÉO GÓMEZ ubdirj"control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes Ministerio de Justicia y del Derecho