LA EMPRESA EN EL AULA. Departamento de Contabilidad

Transcripción

1 LA EMPRESA EN EL AULA Departamento de Contabilidad

2 1. Introducción El departamento de Contabilidad se encarga de registrar y anotar todas las operaciones económicas y financieras realizadas por la empresa, de forma que le permitan tener información sobre la situación de la misma. Su objetivo principal es informar de la gestión empresarial para poder tomar, en consecuencia, las medidas oportunas que le permitan mejorar su funcionamiento. En este departamento, realizaremos las siguientes funciones: Registro de los asientos contables. Elaboración de balances. Comprobación periódica de los saldos contables. Conciliación bancaria. Cálculo del resultado del ejercicio. Liquidación con los organismos oficiales: Hacienda y Seguridad Social. 1

3 2. Conceptos básicos Libros contables obligatorios Libro Diario. Recoge, a través de registros llamados asientos, toda la información económico financiera de la empresa Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se abre con el Balance Inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente saldos. Se realiza un inventario de cierre de ejercicio Las cuentas anuales formuladas a fin de ejercicio son: el Balance, La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto (ECPN), el Estado de Flujos de Efectivo (EFE) y la Memoria. Libro de Actas. Sólo es obligatorio para empresas constituidas como sociedades. El libro Mayor es un libro principal pero no es obligatorio. 2

4 3 2. Conceptos básicos Ciclo contable: fases 1. Inventario o Balance inicial. Relación ordenada, detallada y valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la empresa cuando comienza el ejercicio económico. 2. Asiento de apertura. Reflejo del Balance Inicial en el libro Diario 3. Asientos en el libro Diario y anotaciones en el libro Mayor. 4. Balance de comprobación de Sumas y Saldos. 5. Operaciones de regularización y cierre de ejercicio: a.variación de existencias. b.periodificación contable. c. Amortizaciones. d.declaración-liquidación del IVA e.cálculo del resultado del ejercicio. f. Cálculo y contabilización del impuesto de sociedades. g.asiento de cierre. 6. Cuentas anuales. Que reflejan el estado patrimonial y financiero de la empresa al final del ejercicio económico.

5 2. Conceptos básicos El Plan General de Contabilidad Conjunto de principios y normas que regulan la contabilidad. Hay dos PGC: el de las grandes empresas y el de las Pymes. 4

6 3. Materiales necesarios Archivador de Contabilidad. Sello comercial. Libro diario. Libro mayor. Libro de Inventarios y Cuentas anuales. 5

7 6 4. Simulación del departamento de Contabilidad Puesta en marcha Podemos «crear» nuestro propio Plan General Contable adaptado a nuestras características, codificando las subcuentas a utilizar según unos criterios establecidos: Codificación de subcuentas con 7 dígitos del siguiente modo: Los 3 primeros dígitos se corresponden con el número de cuenta del PGC. En las cuentas de existencias los dos últimos dígitos reflejarán cada una de ellas identificándola: 30000XX. Por ejemplo: Lámpara de mesa modelo Goya R-98 será Las cuentas Compra de mercaderías y Venta de mercaderías se vincularán con las cuentas de existencias: 60000XX y 70000XX. Por ejemplo: Compras de Lámpara de mesa modelo Goya R-98 será y en caso de venta será Proveedores, clientes, acreedores y deudores se identificarán con números correlativos. El resto de cuentas se completarán con ceros hasta los 7 dígitos. Por ejemplo: Capital Social será

8 Operaciones de apertura Para realizar la apertura del ejercicio contable sigue los siguientes pasos: 1. A partir del Balance de situación inicial, realiza la apertura de la contabilidad en el libro Diario con el Asiento de apertura, abriendo las distintas cuentas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto patrimonial. 2. Confecciona el libro Mayor correspondiente al Asiento de apertura, abriendo las cuentas con los importes iniciales. 7

9 8 4. Simulación del departamento de Contabilidad Contabilización de las operaciones del ejercicio Tomaremos los documentos de la bandeja del departamento e iremos registrando todas las operaciones que se efectúen, de forma cronológica a lo largo del ejercicio económico o año. Las registraremos primero en el libro Diario y después en el libro Mayor, siendo necesario que haya concordancia entre ambos. Nos podemos encontrar los siguientes documentos: facturas emitidas, facturas recibidas de proveedores o transportes, facturas de acreedores, gestiones bancarias: justificantes de cobro/pago y resumen de nóminas mensuales. 1. Tomar de la bandeja los documentos y analizarlos detalladamente. 2. Realizar el asiento correspondiente en el Libro Diario 3. Registrar la operación en el Libro Mayor 4. Sellar el/los documentos incluyendo fecha y número de asiento 5. Dependiendo del tipo de documento de que se trate: a) Una factura: debemos pasarla al departamento de tesorería. b) Un justificante de cobro o pago: deben ser archivados grapados a la factura correspondiente. c) Resumen de nóminas mensual: lo archivaremos en el archivador del departamento de contabilidad.

10 Balance de Comprobación de Sumas y Saldos El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos nos permite comprobar la situación del patrimonio de la empresa en un momento dado y la certeza de transcribir correctamente las anotaciones del libro Diario al libro Mayor Se ha de realizar, al menos, una vez al trimestre. 9

11 Conciliación bancaria La conciliación bancaria es un proceso que permite la comparación entre las anotaciones de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta mayor de Bancos correspondiente a la contabilidad de una empresa. La finalidad es identificar las diferencias (si las hubiera) y sus causas para proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones. Debes seguir los siguientes pasos: 1. Toma el registro de la cuenta 572 Bancos c/c de los movimientos realizados hasta la fecha en que se realiza la conciliación y pásala al departamento de Tesorería a través de la bandeja. 2. El departamento de Tesorería comprobará si las anotaciones y saldo coinciden con los apuntes en la cuenta corriente bancaria. Si Tesorería indica que es conforme, la conciliación ha terminado 3. Si Tesorería indica que hay diferencias hemos de analizar y encontrar las causas y realizar las correcciones que corresponda. 10

12 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio (1/6) A. Regularización de existencias. A 31/12 almacén realiza un inventario de existencias y comprueba que coinciden con los datos de las fichas de almacén. Tú debes realizar: 1. Obtener el valor de las existencias finales de los distintos tipos de lámparas en almacén y otras existencias. Recordamos que Marmingo-Luz empezó el ejercicio sin existencias en almacén. 2. Efectuar los asientos contables necesarios. Recuerda que el PGC incluye los subgrupos 61 y 71 para recoger las variaciones de existencias, que luego se regularizarán llevando su saldo a la cuenta 129 Resultado del ejercicio. 11

13 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio (2/6) B. Amortización del inmovilizado. Para poder calcular los gastos producidos por el desgaste del inmovilizado de la empresa, debes conocer que Marmingo Luz ha establecido aplicar los siguientes porcentajes anuales de amortización lineal: a) Mobiliario. Se amortiza en un 10% anual. b) Equipo para proceso de información. Se amortiza un 20% anual. c) Elementos de transporte. Se amortiza un 20% anual. 1. Calcular los importes de amortización. Recuerda que el inmovilizado permanece en la empresa desde 1/11/X0 2. Efectuar los asientos contables correspondientes a la amortización. Recuerda que las cuentas destinadas a ir acumulando las amortizaciones anuales figuran en el subgrupo 28, y que el gasto de cada ejercicio por este concepto se recoge en el subgrupo 68 del PGC. 12

14 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio (3/6) C. Liquidaciones con Hacienda. A 31/12 debemos proceder a la declaración-liquidación trimestral del IVA a la Hacienda Pública. 1. Comprobar que el saldo de las cuentas del libro Mayor de IVA Soportado e IVA Repercutido coincide con las cuotas de IVA que figuran en los libros registros de facturas emitidas y recibidas. 2. Efectuar el registro contable de compensación 3. Cumplimentar el impreso 303 que habrá que presentar en el mes de enero a la Agencia Tributaria. Así como el 110, correspondiente a la liquidación trimestral de retenciones a cuenta. Puedes encontrar los modelos en el CD de tu libro. 13

15 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio (4/6) D. Regularización de gastos e ingresos. Cálculo del resultado. Una vez realizados los pasos anteriores vamos a regularizar los gastos e ingresos para obtener el resultado económico de Marmingo-Luz en este ejercicio económico. 1. Efectuar los asientos de regularización de gastos e ingresos del ejercicio, llevando sus saldos a la cuenta 129 Resultado del ejercicio. 14

16 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio (5/6) E. Cierre de la contabilidad. Una vez terminado el proceso de regularización contable y determinado el resultado del ejercicio procedemos al cierre d elos libros contables. Para ello realizaremos: 1. Elaborar Balance de comprobación de sumas y saldos. Corresponderá a los saldos que indicarán la situación patrimonial de la empresa al finalizar el ejercicio. 2. Asiento de cierre de la contabilidad. Recuerda que lo realizarás anotando en el debe todas las cuentas abiertas con saldo acreedor y en el haber todas las cuentas abiertas con saldo deudor. Al pasar al libro mayor este asiento, quedarán canceladas todas las cuentas de la contabilidad de Marmingo Luz. 15

17 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio (6/6) F. Las Cuentas Anuales. Marmingo Luz debe presentar las cuentas anuales establecidas en el PGC de Pymes. Estos son: Balance, Cuenta de Pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el Patrimonio neto y Memoria, según modelo oficial y normas establecidas para los modelos abreviados del PGC. Si trabajas con la herramienta de gestión Contaplus: el programa puede realizar automáticamente los asientos de regularización de gastos e ingresos, la determinación del resultado y la realización de cierre de libros. En la barra de menús selecciona: Financiera/6.Fin de ejercicio/1.cierre de ejercicio Para ello habrá que crear una nueva empresa, en la ventana que lo permite, para realizar el asiento de apertura del año siguiente. 16