Manual de Usuario IMPORTACIÓN DE DATOS DE LA ADMINISTRACIÓN

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1 Manual de Usuario IMPORTACIÓN DE DATOS DE LA ADMINISTRACIÓN

2 Índice CÓMO EXPORTAR DE SENECA/RAYUELA A PEÑALARA? Exportación desde Séneca: Exportación desde Rayuela: CONSULTA DE ESTRUCTURA DEL CENTRO DESDE QE Exportación desde Séneca: Exportación desde Rayuela: Importación del fichero generado en QE IMPORTACIÓN EN QE DE ÁRBOL LOE /TRABAJADORES/ASIGNATURAS Exportación desde Séneca: Exportación desde Rayuela: Importación en QE del fichero descargado IMPORTACIÓN EN QE DE ALUMNOS Exportación del fichero de Séneca e importación a QE Exportación del fichero de Rayuela e importación a QE

3 OBJETO Y ALCANCE El objeto de este documento consiste en detallar la configuración del gestor horario peñalara y su sincronización con Qualitas Educativa. También atenderemos la configuración inicial del centro para su correcto funcionamiento. CÓMO CONFIGURAR SENECA/RAYUELA ANTES DE LA DESCARGA PARA EL GESTOR HORARIO? 1. Alta de las unidades para el curso escolar 2011/ Alta de evaluaciones para el curso escolar 2011/ Eliminar asignaturas que no se van a impartir de la configuración para el curso escolar 2011/2012. PEÑALARA: 1. Software 2011: a. Es posible que el sistema os incite a la actualización a la versión del No debéis actualizaros ya que esto implica también una factura innecesaria. b. Si tenéis el planificador horario instalado del año anterior no tendréis problema. Si no lo tenéis, podéis descargaros de la web la versión Para entrar en la zona privada se os entregaron en junio del 2010 unas claves. Estas han caducado por LOPD y podéis llamar a la empresa para que os la renueven: Correo electrónico: info@penalara.com Teléfono: Fax:

4 CÓMO EXPORTAR DE SENECA/RAYUELA A PEÑALARA? 1. Exportación desde Séneca: a. Primeramente debe acceder a Séneca para con el perfil de centros. b. Como segundo paso deberá acceder al menú desplegable superior derecha y seleccionar la opción de utilidades: c. En el menú que aparece seleccionamos la opción Importación/Exportación de datos: 4

5 d. En la ventana nos aparecerán dos desplegables, en el primero escogemos Exportar datos desde Séneca: e. Y en el segundo desplegable escogemos exportación hacia generadores de horarios: 5

6 f. Nos aparece la siguiente ventana con la información de todas las exportaciones de este tipo realizadas y nos permite generar nuevas, por lo que pulsamos en nueva exportación: g. Escogemos el curso escolar del que queremos hacer la exportación, por ejemplo 2011/2012: 6

7 h. Y pulsamos en el botón superior derecho de validar, lo cual nos generará el documento solicitado: i. Cuando el sistema nos pregunte si queremos abrir o guardar el archivo, le indicamos que queremos guardarlo en el disco y pulsamos en aceptar: 7

8 j. El sistema nos presentará un ventana para buscar la ruta donde queremos guardar el archivo, buscamos la ruta que deseemos y pulsamos en guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero se aconseja dejarlo como está y sobretodo no cambiar las 4 últimas letras: k. Una vez finalizada la descarga del archivo, se procede a cerrar la ventana de descargas: 8

9 l. Y por último se abandona Séneca: 9

10 2. Exportación desde Rayuela: a. Primeramente debe acceder a Rayuela para con el perfil de centros. b. Como segundo paso deberá acceder al menú superior derecha y seleccionar la opción de utilidades: c. En el menú que aparece seleccionamos la opción Intercambios de información: 10

11 d. En la ventana nos aparecerán dos desplegables, en el primero escogemos Exportar datos desde Gestión de Centros: e. Y el segundo desplegable se rellenará solo, mostrando la única opción a exportar. f. Nos aparece la siguiente ventana con la información de todas las exportaciones de este tipo realizadas y nos permite generar nuevas, por lo que pulsamos en nueva exportación: 11

12 g. Escogemos el curso escolar del que queremos hacer la exportación, por ejemplo 2011/2012: h. Y pulsamos en el botón superior derecho de validar, lo cual nos generará el documento solicitado: 12

13 i. Cuando el sistema nos pregunte si queremos abrir o guardar el archivo, le indicamos que queremos guardarlo en el disco y pulsamos en aceptar: j. El sistema nos presentará un ventana para buscar la ruta donde queremos guardar el archivo, buscamos la ruta que deseemos y pulsamos en guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero se aconseja dejarlo como está y sobretodo no cambiar las 4 últimas letras: 13

14 k. Una vez finalizada la descarga del archivo, se procede a cerrar la ventana de descargas: l. Y por último se abandona Rayuela: 14

15 CONSULTA DE ESTRUCTURA DEL CENTRO DESDE QE. 1. Exportación desde Séneca: a. Primeramente debe acceder a Séneca para con el perfil de centros. b. Como segundo paso deberá acceder al menú desplegable superior derecha y seleccionar la opción de utilidades: c. En el menú que aparece seleccionamos la opción Importación/Exportación de datos: 15

16 d. En la ventana nos aparecerán dos desplegables, en el primero escogemos Exportar datos desde Séneca: e. Y en el segundo desplegable escogemos exportación hacia generadores de horarios: 16

17 f. Nos aparece la siguiente ventana con la información de todas las exportaciones de este tipo realizadas y nos permite generar nuevas, por lo que pulsamos en nueva exportación: g. Escogemos el curso escolar del que queremos hacer la exportación, por ejemplo 2011/2012: 17

18 h. Y pulsamos en el botón superior derecho de validar, lo cual nos generará el documento solicitado: i. Cuando el sistema nos pregunte si queremos abrir o guardar el archivo, le indicamos que queremos guardarlo en el disco y pulsamos en aceptar: 18

19 j. El sistema nos presentará un ventana para buscar la ruta donde queremos guardar el archivo, buscamos la ruta que deseemos y pulsamos en guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero se aconseja dejarlo como está y sobretodo no cambiar las 4 últimas letras: k. Una vez finalizada la descarga del archivo, se procede a cerrar la ventana de descargas: 19

20 l. Y por último se abandona Séneca: 20

21 2. Exportación desde Rayuela: a. Primeramente debe acceder a Rayuela para con el perfil de centros. b. Como segundo paso deberá acceder al menú superior derecha y seleccionar la opción de utilidades: c. En el menú que aparece seleccionamos la opción Intercambios de información: 21

22 d. En la ventana nos aparecerán dos desplegables, en el primero escogemos Exportar datos desde Gestión de Centros: e. Y el segundo desplegable se rellenará solo, mostrando la única opción a exportar. f. Nos aparece la siguiente ventana con la información de todas las exportaciones de este tipo realizadas y nos permite generar nuevas, por lo que pulsamos en nueva exportación: 22

23 g. Escogemos el curso escolar del que queremos hacer la exportación, por ejemplo 2011/2012: h. Y pulsamos en el botón superior derecho de validar, lo cual nos generará el documento solicitado: 23

24 i. Cuando el sistema nos pregunte si queremos abrir o guardar el archivo, le indicamos que queremos guardarlo en el disco y pulsamos en aceptar: j. El sistema nos presentará un ventana para buscar la ruta donde queremos guardar el archivo, buscamos la ruta que deseemos y pulsamos en guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero se aconseja dejarlo como está y sobretodo no cambiar las 4 últimas letras: 24

25 k. Una vez finalizada la descarga del archivo, se procede a cerrar la ventana de descargas: l. Y por último se abandona Rayuela: 25

26 3. Importación del fichero generado en QE. a. Acceda a QE con un usuario con los permisos apropiados. b. Entre en Secretaría Importar Exportar Importar Exportar Séneca/Rayuela: c. Pulse sobre la pestaña Consultar datos adm. : 26

27 d. Pulse sobre buscar archivo para buscar el archivo de la administración que contiene la estructura del centro: e. Busque el archivo y selecciónelo: 27

28 f. Pulse sobre abrir para que se carguen los datos del centro: 28

29 g. Se cargarán todos los datos y mediante la pulsación sobre cada una de las barras cabeceras podrá consultar los distintos datos, es decir, cursos, unidades, asignaturas y trabajadores 29

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31 h. Estos datos pueden ser también impresos mediante la pulsación del botón imprimir y obtener así los listados para la configuración de Peñalara: 31

32 IMPORTACIÓN EN QE DE ÁRBOL LOE /TRABAJADORES/ASIGNATURAS. 1. Exportación desde Séneca: a. Primeramente debe acceder a Séneca para con el perfil de centros. b. Como segundo paso deberá acceder al menú desplegable superior derecha y seleccionar la opción de utilidades: c. En el menú que aparece seleccionamos la opción Importación/Exportación de datos: 32

33 d. En la ventana nos aparecerán dos desplegables, en el primero escogemos Exportar datos desde Séneca: e. Y en el segundo desplegable escogemos exportación hacia generadores de horarios: 33

34 f. Nos aparece la siguiente ventana con la información de todas las exportaciones de este tipo realizadas y nos permite generar nuevas, por lo que pulsamos en nueva exportación: g. Escogemos el curso escolar del que queremos hacer la exportación, por ejemplo 2011/2012: 34

35 h. Y pulsamos en el botón superior derecho de validar, lo cual nos generará el documento solicitado: i. Cuando el sistema nos pregunte si queremos abrir o guardar el archivo, le indicamos que queremos guardarlo en el disco y pulsamos en aceptar: 35

36 j. El sistema nos presentará un ventana para buscar la ruta donde queremos guardar el archivo, buscamos la ruta que deseemos y pulsamos en guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero se aconseja dejarlo como está y sobretodo no cambiar las 4 últimas letras: k. Una vez finalizada la descarga del archivo, se procede a cerrar la ventana de descargas: l. Y por último se abandona Séneca: 36

37 2. Exportación desde Rayuela: a. Primeramente debe acceder a Rayuela para con el perfil de centros. b. Como segundo paso deberá acceder al menú superior derecha y seleccionar la opción de utilidades: c. En el menú que aparece seleccionamos la opción Intercambios de información: 37

38 d. En la ventana nos aparecerán dos desplegables, en el primero escogemos Exportar datos desde Gestión de Centros: e. Y el segundo desplegable se rellenará solo, mostrando la única opción a exportar. f. Nos aparece la siguiente ventana con la información de todas las exportaciones de este tipo realizadas y nos permite generar nuevas, por lo que pulsamos en nueva exportación: 38

39 g. Escogemos el curso escolar del que queremos hacer la exportación, por ejemplo 2011/2012: h. Y pulsamos en el botón superior derecho de validar, lo cual nos generará el documento solicitado: 39

40 i. Cuando el sistema nos pregunte si queremos abrir o guardar el archivo, le indicamos que queremos guardarlo en el disco y pulsamos en aceptar: j. El sistema nos presentará un ventana para buscar la ruta donde queremos guardar el archivo, buscamos la ruta que deseemos y pulsamos en guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero se aconseja dejarlo como está y sobretodo no cambiar las 4 últimas letras: 40

41 k. Una vez finalizada la descarga del archivo, se procede a cerrar la ventana de descargas: l. Y por último se abandona Rayuela: 41

42 3. Importación en QE del fichero descargado. a. Primero entre a la aplicación QE con su usuario y Password. b. Ahora vaya a la opción Secretaría Importar Exportar Importar Exportar Séneca/Rayuela: c. En la pantalla que aparece, permanezca en la primera pestaña: 42

43 d. Pulse en la opción buscar archivo para buscar el fichero que previamente nos hemos descargado: e. En la pantalla que aparece utilice el menú de la izquierda para buscar el archivo que previamente se descargó de la administración: 43

44 f. Cuando encuentre el archivo, selecciónelo y pulse en abrir: g. De vuelta a la ventana inicial, pulse en importar y al cabo de pocos segundos habrá terminado con la importación de cursos, unidades, asignaturas y trabajadores del centro: 44

45 IMPORTACIÓN EN QE DE ALUMNOS. 1. Exportación del fichero de Séneca e importación a QE. a. Inicie sesión en Séneca con configuración de centros. b. En el menú desplegable superior izquierda seleccione la opción Alumnado: c. En el menú que aparece en la parte izquierda, despliegue la opción Alumnado: 45

46 d. Aparece un submenú y en el mismo escogemos Alumnado del centro: e. En la ventana que aparece escogemos el curso escolar que necesitamos, por ejemplo 2011/2012: 46

47 f. Pulsamos el botón de aceptar(botón superior derecha marcado en rojo) para indicar que queremos extraer todos los alumnos matriculados en el curso escolar escogido: g. Nos aparece una tabla con todo el alumnado del centro y pulsamos sobre el botón PDF/XLS para exportar estos datos: 47

48 h. En la nueva ventana aparecen dos desplegables y dos cajas de texto, en el segundo desplegable(exportar los datos al formato) escogemos fichero CSV: i. Se pulsa en el botón de validar para que se genere el archivo: 48

49 j. Tras unos segundos aparece una nueva ventana y un pop-up para el guardado del archivo, seleccionamos guardar el archivo y pulsamos en aceptar: k. Mediante la nueva ventana que aparece, seleccionamos la ruta donde queremos guardar el fichero y le damos a guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero nunca se deben cambiar los 4 últimos caracteres del mismo. 49

50 l. Una vez guardado el fichero, cierre el pop-up de descarga: m. Abandone Séneca: n. Ingrese en QE. o. Pulse en Secretaría Importar Exportar Importar Exportar Séneca/Rayuela: 50

51 p. Pulse en la pestaña Importación de Alumnos: q. Pulse sobre el botón Elegir Archivo: 51

52 r. Busque el archivo descargado desde la administración y selecciónelo: s. Pulse el botón Abrir y en unos segundos se cargará el archivo: 52

53 t. En el desplegable Seleccionar escogemos Séneca: u. Pulsamos en Cargar Datos para insertar estos datos en QE: 53

54 v. Aparece una barra de progreso que tardará un tiempo: w. Pulsamos sobre Paso 3 para proceder a la inserción de los nuevos alumnos: 54

55 x. En la lista de alumnos que nos aparece todos ellos están marcados. Desmarcamos aquellos alumnos que no queramos que se inserten y dejamos marcados aquellos que si queramos insertar. Una vez seleccionados los alumnos, damos a Insertar alumnos: y. El proceso tardará un poco en función del número de alumnos a insertar y podrá seguir la evolución por una barra de progreso y un contador de segundos: 55

56 z. Pulsamos sobre paso 4 para modificar los alumnos que ya fueron previamente insertados y cuyos datos han sido modificados: aa. A la derecha de la pantalla aparecen un listado con los alumnos cuyos datos han sido modificados indicando cuales han sido los cambios mediante el formato Dato modificado: nuevo-xx/anterior-yy. A la izquierda tiene el listado de todos los alumnos cuyos datos van a ser modificados y usted puede, en función de la lista de la derecha, decidir que alumnos no serán modificados desmarcándolos(por defecto todos aparecen marcados). Una vez seleccionados los alumnos, puede pulsar sobre modificar alumnos para llevar a cabo la operación: 56

57 bb. El proceso tardará un poco en función del número de alumnos a modificar y podrá seguir la evolución por una barra de progreso y un contador de segundos: cc. Pulsamos sobre paso 5 para consultar si algún alumno ha sido eliminado del sistema: 57

58 dd. Una vez más aparece un listado de alumnos que pueden ser eliminados. Por defecto todos aparecen seleccionados para su eliminación. Desmarque aquellos que no quiera eliminar y pulse en eliminar alumnos para eliminar todos aquellos alumnos seleccionados: ee. El proceso tardará un poco en función del número de alumnos a eliminar y podrá seguir la evolución por una barra de progreso y un contador de segundos: 58

59 ff. Tras seguir estos pasos ya habrá acabado la importación de alumnos y podrá abandonar Qualitas pulsando en el botón cerrar o bien podrá navegar por el menú para realizar otras operaciones: 59

60 2. Exportación del fichero de Rayuela e importación a QE. a. Inicie sesión en Rayuela con configuración de centros. b. En el menú superior izquierda seleccione la opción Alumnado: c. En el menú que se despliega en la parte izquierda, seleccione la opción Búsquedas: 60

61 d. Aparece un submenú y en el mismo escogemos Alumnado del centro: e. En la ventana que aparece escogemos el curso escolar que necesitamos, por ejemplo 2011/2012: 61

62 f. Pulsamos el botón de aceptar(botón superior derecha marcado en rojo) para indicar que queremos extraer todos los alumnos matriculados en el curso escolar escogido: g. Nos aparece una tabla con todo el alumnado del centro y pulsamos sobre el botón marcado para exportar estos datos: h. En la nueva ventana aparecen dos desplegables y dos cajas de texto, en el segundo desplegable(exportar los datos al formato) escogemos Texto plano: 62

63 i. Se pulsa en el botón de validar para que se genere el archivo: j. Tras unos segundos aparece una nueva ventana y un pop-up para el guardado del archivo, seleccionamos guardar el archivo y pulsamos en aceptar: k. Mediante la nueva ventana que aparece, seleccionamos la ruta donde queremos guardar el fichero y le damos a guardar. Es posible cambiar el nombre del fichero, pero nunca se deben cambiar los 4 últimos caracteres del mismo. 63

64 l. Una vez guardado el fichero, cierre el pop-up de descarga: m. Y por último abandone Rayuela: n. Ingrese en QE. o. Pulse en Secretaría Importar Exportar Importar Exportar Séneca/Rayuela: 64

65 p. Pulse en la pestaña Importación de Alumnos: q. Pulse sobre el botón Elegir Archivo: 65

66 r. Busque el archivo descargado desde la administración y selecciónelo: s. Pulse el botón Abrir y en unos segundos se cargará el archivo: 66

67 t. En el desplegable Seleccionar escogemos Rayuela: u. Pulsamos en Cargar Datos para insertar estos datos en QE: 67

68 v. Aparece una barra de progreso que tardará un tiempo: w. Pulsamos sobre Paso 3 para proceder a la inserción de los nuevos alumnos: 68

69 x. En la lista de alumnos que nos aparece todos ellos están marcados. Desmarcamos aquellos alumnos que no queramos que se inserten y dejamos marcados aquellos que si queramos insertar. Una vez seleccionados los alumnos, damos a Insertar alumnos: y. El proceso tardará un poco en función del número de alumnos a insertar y podrá seguir la evolución por una barra de progreso y un contador de segundos: 69

70 z. Pulsamos sobre paso 4 para modificar los alumnos que ya fueron previamente insertados y cuyos datos han sido modificados: aa. A la derecha de la pantalla aparecen un listado con los alumnos cuyos datos han sido modificados indicando cuales han sido los cambios mediante el formato Dato modificado: nuevo-xx/anterior-yy. A la izquierda tiene el listado de todos los alumnos cuyos datos van a ser modificados y usted puede, en función de la lista de la derecha, decidir que alumnos no serán modificados desmarcándolos(por defecto todos aparecen marcados). Una vez seleccionados los alumnos, puede pulsar sobre modificar alumnos para llevar a cabo la operación: 70

71 bb. El proceso tardará un poco en función del número de alumnos a modificar y podrá seguir la evolución por una barra de progreso y un contador de segundos: cc. Pulsamos sobre paso 5 para consultar si algún alumno ha sido eliminado del sistema: 71

72 dd. Una vez más aparece un listado de alumnos que pueden ser eliminados. Por defecto todos aparecen seleccionados para su eliminación. Desmarque aquellos que no quiera eliminar y pulse en eliminar alumnos para eliminar todos aquellos alumnos seleccionados: ee. El proceso tardará un poco en función del número de alumnos a eliminar y podrá seguir la evolución por una barra de progreso y un contador de segundos: 72

73 ff. Tras seguir estos pasos ya habrá acabado la importación de alumnos y podrá abandonar Qualitas pulsando en el botón cerrar o bien podrá navegar por el menú para realizar otras operaciones: 73