PASOS PARA CONSTITUIR LA EMPRESA

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1 PASOS PARA CONSTITUIR LA EMPRESA VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL. En el puest de infrmación de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Cmerci, puede slicitar un vlante para la cnsulta de nmbres. Diligencie el frmulari cn ls nmbres que desea cnsultar y la actividad a la que se va a dedicar. Cancele el valr de la cnsulta la cual cuesta $ Presente el frmulari diligenciad en las ventanillas de Cámara de Cmerci y el emplead le indicará cuand reclamarl, cn el fin de saber si puede usar dich nmbre n debid a que ya existe hay algun similar. Una vez aprbad el nmbre pase a hacer l siguiente: ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BÁSICO: Ls dats de ls scis cnstituyentes: nmbres cmplets, cédulas, nacinalidad, estad civil y dmicili. La clase tip de sciedad que se cnstituye y el nmbre de la misma. El dmicili de la sciedad y de las sucursales que se establezcan. El negci de la sciedad (bjet scial), enunciand en frma clara y cmpleta las actividades principales. El capital scial pagad pr cada sci. Si es una sciedad pr accines se deberá expresar el capital suscrit y pagad, la frma cm se cancelarán las cutas y el valr nminal de las accines representativas del capital. (ver pas un). Se debe expresar cm se administrará la sciedad, las facultades de ls administradres, las asambleas y juntas de ls scis, según l establecid legalmente para cada tip de sciedad (para mayr infrmación vea el códig de cmerci). Ls días y la frma de cnvcar y cnstituir la asamblea junta de scis ya sea de manera rdinaria extrardinaria, y la frma cm se decidirá en un determinad asunt. Las fechas en que se deben hacer ls balances generales y cm se distribuirán las utilidades, así cm también la reserva legal. La duración de la empresa y sus causales para dislverla, y la frma de liquidarla.

2 Establecer el representante legal de la sciedad cn su dmicili, sus facultades y bligacines. Mdel de minuta de una sciedad limitada: En la ciudad de Armenia, departament del Quindí, República de Clmbia, a primer de juli de mil ds mil, el señr Juan Pérez y Jrge López, mayres de edad, cn dmicili en Armenia, identificads cn las cédulas de ciudadanía númers..., brand en nmbre prpi, manifestarn que cnstituirán una sciedad de respnsabilidad. la cual se regirá pr las nrmas establecidas en el códig de cmerci y en especial pr ls siguientes estatuts: Artícul 1: Nmbre razón scial: la sciedad se denminará XY Limitada. Artícul 2: Dmicili: el dmicili principal será en la ciudad de Departament de, República de Clmbia, sin embarg la sciedad puede establecer sucursales, en tras ciudades del país cm en el exterir. Artícul 3: Objet scial: la cmpañía tiene pr bjet scial: diseñ, prducción y cmercialización de prducts y servicis de publicidad gráfica y cmpra y venta de materias primas. En el desarrll y cumplimient de tal bjet puede hacer en su prpi nmbre pr cuenta de tercers cn participación de ells, tda clase de peracines cmercial, sbre bienes muebles inmuebles y cnstruir cualquier clase de gravamen, celebrar cntrats cn persnas naturales jurídicas, efectuar peracines de préstams, cambi, descuent, cuentas crrientes, dar recibir garantías y endsar, adquirir y negciar títuls valres. Artícul 4: Duración de la sciedad: se fija en 10 añs, cntads desde la fecha de trgamient de la escritura. La junta de scis pdrá mediante refrma, prlngar dich términ dislver extrardinariamente la sciedad, antes de que dich términ expire. Artícul 5: el capital de la sciedad es la suma de $ Artícul 6: cutas: El capital scial se divide en diez cutas accines de un valr nminal de un millón de pess, capital y cutas que se encuentran pagadas en su ttalidad de la siguiente frma: El sci Juan Martínez Rbled, suscribe el chenta pr cient en ch cutas de valr nminal y paga en efectiv el valr de $ El sci Oscar Rueda Osri suscribe el veinte pr cient y paga en efectiv el valr de $ así ls aprtes han sid pagads íntegramente a la sciedad. Artícul 7: Respnsabilidades: la respnsabilidad de cada un de ls scis se limita al mnt de sus aprtes.

3 Artícul 8: Aument del capital: el capital de ls scis puede ser aumentand pr nuevs aprtes de ls scis, pr la admisión de nuevs scis pr la acumulación que se hiciern de utilidades pr determinación de cmún acuerd de ls scis. Artícul 9: Cesión de cutas: las cutas crrespndientes al interés scial de cada un de ls scis n están representadas pr títuls, ni sn negciables en el mercad, per sí pueden cederse. La cesión implicará una refrma estatutaria y la crrespndiente escritura será trgada pr el representante legal, el cedente y el cesinari. Artícul 10: Administración: la administración de la sciedad crrespnde pr derech a ls scis, per ests cnvienen en delegarla en un gerente, cn facultades para representar la sciedad. Esta delegación n impide que la administración y representación de la sciedad, así cm el us de la razón scial se smeta al gerente, cuand ls estatuts así l exijan, según la vluntad de ls scis. Requiere para su validez el cnsentimient de tds ls scis, la ejecución ejercici de ls siguientes acts funcines: 1. Dispner de una parte de las utilidades líquidas cn destin a ensanchamient de la empresa de cualquier tr bjet distint de la distribución de utilidades. Artícul 11: Reunines: la junta de scis se reunirá rdinariamente una vez pr añ, el primer día de Marz a las 10:00 de la mañana en las ficinas del dmicili de la cmpañía. Artícul 12: Vts: en tdas las reunines de la junta de scis, cada sci tendrá tants vts cm cutas tenga en la cmpañía. Las decisines se tmaran pr númer plural de scis que represente la mayría absluta de las cutas en que se halla dividid el capital de la sciedad, salv que de acuerd cn ests estatuts se requiera unanimidad. Artícul 13: La sciedad tendrá un gerente y un subgerente que l reemplazará en sus faltas abslutas temprales. Ambs elegids pr la junta de scis para períds de un añ, per pdrán ser reelegids indefinidamente y remvids a vluntad de ls scis en cualquier tiemp. Le crrespnde al gerente en frma especial la administración y representación de la sciedad, así cm el us de la razón scial cn las limitacines cntempladas en ests estatuts. En particular tendrá las siguientes funcines (enumere tdas aquellas que cnsidere pertinente)...

4 Artícul 14: Inventaris y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sciedad. Cada añ a 31 de Diciembre se crtarán las cuentas, se hará un inventari y se frmará el Balance de la junta de scis. Artícul 15: Reserva Legal: aprbad el Balance y demás dcuments, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un 10% de reserva legal... Articul 16: La sciedad se dislverá pr: 1. La expedición del plaz señalad para su duración. 2. La pérdida de un 50% del capital aprtad. 3. Pr acuerd unánime de ls scis. 4. Cuand el númer de scis exceda de veinticinc. 5. Pr demás causales señaladas en la ley. Artícul 17: Liquidación: disuelta la sciedad se prcederá a su liquidación pr el gerente salv que la junta de scis resuelva designar un más liquidadres cn sus respectivs suplentes, cuys nmbramients deberán registrarse en la Cámara de Cmerci del dmicili de la ciudad. De esta manera se debe detallar tda la infrmación referente a la sciedad cn da un de ls aspects mencinads en el cntenid básic. Nta: Ls artículs de ls estatuts, deben ser nrmas de carácter permanente y general, deben cnstituir reglas estables que N requieran de ajustes. En cuant al diseñ de ls estatuts puede redactarse tds ls artículs que le cnvengan a la rganización, per teniend presente n establecer artículs para ls estatuts que se cnviertan en un limitante para el desarrll de la empresa en l relativ a peracines cmerciales administrativas. IR A LA NOTARÍA: Para nuestr ejempl el valr que se debe pagar en la Ntaría para un capital de $ , es de $ , allí prcederán a hacerle l siguiente: Le transcribirán su minuta cnfrmand así la Escritura Pública, firmada pr el ntari cn ls sells respectivs y adicinalmente pr ls scis cn la cédula y sus huellas. REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA:

5 Realizar el pag del impuest de registr sbre la escritura de cnstitución en la ficina de Rentas Departamentales. ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRÍCULA MERCANTIL: Adquirir en la Cámara de Cmerci el frmulari de Matrícula Mercantil Sciedades Cmerciales, el cual tiene un cst de $2.000, psterirmente debe presentar en la ventanilla de la Cámara de Cmerci l siguiente: El frmulari de matrícula mercantil diligenciand, junt cn el vlante de cnsulta de nmbres aprbad. Ds cpias autenticadas de la escritura pública de cnstitución de la sciedad, en la que debe aparecer el nmbramient del representante legal. En el cas de ser empresa unipersnal, el dcument privad sin se cnstituyó pr escritura pública. Recib de pag del impuest de Registr expedid pr Rentas Departamentales. Carta de cada una de las persnas nmbradas, cm: representantes legales, junta directiva y revisr fiscal cuand sea el cas. Dcument de identificación del representante legal. Permis de funcinamient de la sciedad, en cas de hallarse sujeta a vigilancia estatal. En cas de aprte de inmuebles al capital scial, acreditar el pag del impuest de antación y registr (bleta de rentas). Slicitar en la taquilla de la Cámara de Cmerci el valr de la liquidación de ls derechs de matrícula. Cancelar ls derechs de matrícula. Al mment del pag le entregarán un recib cn el cual pdrá reclamar el certificad de su matrícula, así cm las cpias de ls frmularis, las escrituras y las cartas de aceptación. Según nuestr ejempl para un capital de $ se debe cancelar $ Obtener cpia del certificad de existencia y representación legal de la sciedad. Lueg de haber realizad la inscripción, usted pdrá slicitar a la Cámara de Cmerci, el certificad de existencia y representación, es un dcument que le permite al cmerciante sciedad realizar alguns trámites (inscripción ante la administración de impuests, industria y cmerci, etc.) simplemente acreditar su matrícula en el registr mercantil. REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO:

6 Están cmpuests pr ls librs de cntabilidad, librs de actas, librs de registr de aprtes, cmprbantes de las cuentas, ls sprtes de cntabilidad y la crrespndencia relacinada cn sus peracines. Una vez matriculada la sciedad empresa, el prpietari de esta el representante legal debe presentar y slicitar el registr de ls librs de cmerci, cn carta dirigida a la Cámara de Cmerci y diligenciar el frmulari de slicitud respectiv. Ls librs sn ls siguientes: Libr auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en rden crnlógic las cuentas principales, ttalizand débits, crédits y sald que pasa al final de cada períd al libr diari y al libr mayr, este libr n requiere ser registrad en la Cámara de Cmerci. Libr caja diari: en este libr se pasan las peracines cntables en rden crnlógic, en frma individual pr resúmenes que n excedan de un mes. Libr mayr: en este libr se pasan las peracines pr cuentas utilizand el sistema de partida dble; permitiend establecer el resumen mensual de tdas las peracines para cada cuenta. Libr inventari y balance: se debe hacer un inventari y un balance general al iniciar sus actividades y pr l mens una vez cada añ para cncer en frma clara y cmpleta la situación del patrimni. Libr de accinistas: en el se escriben las accines, antand el títul, el númer y la fecha de inscripción, al igual que ls cambis de prpietari. Libr de actas: ls librs de actas pueden ser de ds clases: librs de actas de asamblea de scis y libr de acta de junta directiva. El primer l deben llevar tdas las sciedades, el segund sl en las que psean junta directiva. En ls librs de actas, deben antarse en rden crnlógic las actas de las reunines, las cuales deberán ser firmadas pr el secretari y presidente de la reunión. La primera hja de cada libr debe presentarse rtulads (marcads) a lápiz en la parte superir cn el nmbre de la sciedad y la destinación que se dará a cada libr, así cm numerarse cnsecutivamente y n tener ningún registr cntable. Ls pass a seguir en la Cámara de Cmerci: Llevar el frmat, la carta y ls librs en cualquier taquilla de la Cámara de Cmerci. Pagar ls derechs de inscripción de ls librs. Al mment de cancelar le entregarán el recib de pag cn el cual pdrá reclamar ls librs

7 registrads, en la fecha que allí se indica. Actualmente cada libr tiene un cst de $ Cuand le entreguen ls librs, verifique que la primera página de cada libr registrad este sellad pr la Cámara de Cmerci y rubricadas tdas las demás. IR A LA DIAN: Ir a la Administración de Impuests y Aduanas Nacinales (DIAN), para que btenga el númer de identificación tributaria (NIT), el cual es necesari para identificarse en el desarrll de las actividades cmerciales. Para este númer de identificación, el cual es expedid en una tarjeta, se debe realizar el trámite crrespndiente en la DIAN, que se encuentre en el municipi dnde se está dmiciliad. Pass a seguir: Cn el certificad de existencia y representación que slicite en la Cámara de Cmerci, diríjase a la DIAN y slicite el frmulari de RUT (registr únic tributari), pr medi del cual se puede realizar ls siguientes trámites, entre trs: Asignación de NIT Inscripción en el registr de vendedres si es respnsable de IVA. Una vez adquirid y diligenciad el frmulari, preséntese ante la DIAN, cn ls siguientes dcuments: Frmulari de RUT diligenciad en riginal y ds cpias. Cpia de la escritura pública de cnstitución. Certificad de existencia y representación, expedid pr la Cámara de Cmerci, cn fecha n mayr a tres meses antes de su presentación. Ftcpia de la cédula del representante legal. El registr de Impuests sbre las ventas (IVA), se puede hacer en el mment de realizar la slicitud del NIT. Ls respnsables del régimen simplificad n tienen bligación de declarar el IVA, ls respnsables del régimen cmún deben hacerl bimestralmente en las fechas que indique el calendari tributari, el cual puede adquirir directamente en la DIAN. Simultáneamente cn la slicitud del frmulari RUT, usted puede slicitar el frmulari para que la DIAN le autrice la numeración para las facturas que usará en su negci. AFILIACIÓN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP):

8 Algunas de ellas sn: el ISS, Clmena, Suratep, entre trs. Ls pass a seguir sn: Una vez elegida la ARP, el empleadr debe llenar una slicitud de vinculación de la empresa al sistema general de riesgs pr5fesinales, la cual es suministrada sin ningún cst pr la ARP, dependiend el grad y la clase de riesg de las actividades de la empresa, ells establecen la tarifa de riesg la cual es un prcentaje ttal de la nómina y debe ser asumida pr el empleadr, dich valr se debe pagar cada mes. Adicinalmente debe vincular a cada trabajadr, llenand la slicitud de vinculación del trabajadr al sistema general de riesgs prfesinales. RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL: Usted deberá inscribir a alguna entidad prmtra de salud (EPS) a tds sus trabajadres, ls empleads pdrán elegir libremente a que entidad desean vincularse (Cmeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre tras). Una vez elegida el empleadr deberá adelantar el prces de afiliación tant de la empresa cm para el trabajadr, mediante la diligenciación de ls frmularis, ls cuales sn suministrads en la EPS elegida. El frmulari de afiliación del trabajadr deberá diligenciarse en riginal y ds cpias, el riginal es para la EPS, una cpia para el empleadr y la tra para el trabajadr. El prcentaje ttal de aprtes a salud es de un 12% del salari devengad pr el trabajadr. El valr resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajadr debe pagar una y el empleadr las ds restantes. FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS: El empleadr debe afiliar a tds ls miembrs de la empresa al fnd de pensines, el cual el trabajadr pdrá elegir. Una vez elegid se llena la slicitud de vinculación, la cual se la suministra el fnd. Ya vinculad se debe pagar mensualmente el 13.5% del salari devengad pr el trabajadr, dich valr se divide en cuatr y de estas el empleadr paga tres y una el trabajadr. APORTES PARAFISCALES

9 Sn pags a que está bligad td empleadr a cancelar sbre el valr de la nómina mensual a través de las cajas de cmpensación familiar para: Subsidi familiar, Institut Clmbian de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA. Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un frmulari en la Caja dnde desea afiliarse (Cmfama Cnfenalc), dnde le entregarán adjunt el frmulari de afiliación al ICBF y al SENA. Ls pass para la afiliación de la empresa sn: Presentar slicitud escrita, suministrada pr la Caja de Cmpensación Familiar, dnde cnste: dmicili, NIT, infrmación sbre si estaba afiliad n a alguna caja de cmpensación familiar. A la slicitud se le debe anexar l siguiente: Ftcpia de la cédula si es persna natural Certificad de existencia y representación legal vigente si es persna jurídica. Relación de trabajadres indicand para cada un: númer de cédula, nmbre cmplet y salari actual. Frmulari diligenciad de afiliación a la empresa. Frmulari de afiliación del trabajadr y de las persnas a carg. Para afiliar al trabajadr debe: Presentar el frmulari de inscripción del trabajadr debidamente diligenciad. Adjuntar ls dcuments necesaris para inscribir las persnas que tengan a carg trabajadres. Una vez esté en la Caja de Cmpensación Familiar elegida, debe pagar durante ls primers diez días del mes, el valr crrespndiente al 9% del ttal devengad en la nómina mensual, ls cuales deberán ser asumids pr el empleadr. La distribución del 9% es la siguiente: 2% para el SENA. 3% para el Institut Clmbian de Bienestar Familiar. 4% para la Caja de Cmpensación Familiar.