CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GAF-CP-001 VERSIÓN: 00 GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. FECHA: Oct/14 Página 1 de 6

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1 OBJETIVO: RESPONSABLE: PARTICIPANTES: POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO: CARACTERIZACION PROCESO CÓDIGO: GAF-CP-001 Página 1 de 6 Garantizar la ejecución, suministro y uso óptimo de los recursos necesarios en los diferentes procesos de la Entidad, para el cumplimiento de su objeto social. JEFE DIVISION FINANCIERA Y TESORERIA JEFE DIVISION FINANCIERA CONTADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL UNIVERSITARIO Las actuaciones administrativas estarán supeditadas a no exceder o desbordar los recursos asignados a los gastos de funcionamiento de la Entidad. Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente en la ejecución de los recursos. Respetar los lineamientos normativos e institucionales frente al manejo adecuado de los recursos físicos de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL Optimizar los recursos físicos, velando por el adecuado funcionamiento de la entidad. Se debe realizar como mínimo un inventario físico, una vez al año. REQUISITOS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Decreto 2246 de 2012 Constitución política de Colombia Ordenanza 025 Decreto 369/2001 Decreto de 111/96 Ley 617de 2000 Ley 741/1994 Ley 756/2002 Decreto 1222 de 1986 Ley 1059 de 2006 Ley 666 Ley 715 Manual de Contratación de la empresa. Manual de inventario y almacen. (Ver Normograma del Proceso)

2 Página 2 de 6 REQUISITOS DEL CLIENTE: Oportunidad, Confiabilidad, Veracidad, Eficiencia, Eficacia y Transparencia PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Plan Anual estratégico y de ELABORAR PLANEACION Todos los Procesos inversiones (PAEI) FINANCIERA del SGC Planeación Estratégica Control Interno Mejora Continua Procesos Misionales Gestión Humana Plan General Estratégico y de Inversiones (PGEI) Manual operativo del PAP PDA Resultados de Auditorias, recomendaciones para la mejora. Acciones de Mejora para los procesos Resultados de Auditorías Mapa Riesgos Necesidades de Bienes y Servicios Personal Competente GESTION DE PRESUPUESTO Proceso Gestión Contractual Adquisición Bienes y Servicios Cuentas de cobro Políticas de funcionamiento, deuda, inversión, pagos, endeudamiento, rentas e ingresos. PAC Flujo de ingresos Vs compromisos Necesidades de Recursos humanos, físicos y financieros Certificados de Disponibilidad presupuestal Registros presupuestales Informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos Obligaciones presupuestales Giros presupuestales Reservas presupuestales Cierre presupuestal

3 Página 3 de 6 Proceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Gestión Documental debidamente legalizadas Disponibilidad de Recursos Suministro Bienes y Servicios Políticas Manejo y organización de documentos de la Entidad. GESTION DE CONTABILIDAD GESTION DE TESORERIA Estados financieros consolidados Análisis financiero Informes contables Libros contables Cierre contable Planilla de pago de obligaciones Cheques Planilla de giro electrónico Informes de seguimiento a las inversiones y cuentas bancarias. Documentos de soportes de pago para archivo. Conciliaciones bancarias GESTION DE INVENTARIO Inventario actualizado de bienes muebles e inmuebles. Ejercer control permanente a través de registro documental o base de datos que relacione fechas de entrada, salida

4 Página 4 de 6 elemento, estado del elemento y responsable, sobre los elementos devolutivos en servicio por cada uno de los funcionarios y/o contratistas de las dependencias, para establecer responsabilidades por pérdida o mal manejo. Pólizas de seguros Actas de asignación de bienes por dependencias Actas de donación, de baja de bienes Realizar seguimiento mensual y proponer acciones para el desarrollo del Plan de Mejoramiento Continuo en lo relacionado con el proceso de Gestión Administrativa y contable. Proyectar los actos administrativos para efecto de dar alta y GENERACION DE INFORMES baja los elementos y bienes que se determinen en

5 Página 5 de 6 SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO SISTEMAS DE INFORMACIÓN DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO disposiciones legales. Certificados de retención en la fuente Declaración de Renta Informes trimestrales a organismos de control Liquidación prestaciones sociales Reporte de caja menor Informe de gestión y resultados Copias Seguridad Publicaciones Mantenimientos realizados Análisis de indicadores Acciones Correctivas Acciones Preventivas Planes de mejoramiento REQUISITOS MECI 1000:2014 DOCUMENTOS REQUISITOS NTCGP 1000:2009 GAF-MA-001 manual de control de 1.2 inventarios y manejo de almacen GAF-PR-001 pagos GAF-PR-002 expedicion de cdp y rp 6.1 Eje Transversal GAF-PR-003 elaboracion de conciliaciones 6.3 bancarias GAF-PR-004 procesos copia de seguridad 8.4 GAF-PR-005 asistencia a usuarios y mantenimiento equipos de computo 8.5

6 Página 6 de 6 GAF-PR-006 procesos publicacion inf pagina web y redes sociales GAF-FO-001 GAF-FO-015 RECURSOS PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION PUNTOS DE CONTROL Hardware Cumplimiento presupuesto ingresos Auditorias Software Cumplimiento presupuesto gastos Revisión por la Dirección Infraestructura Conciliaciones bancarias Seguimiento y evaluación del plan de acción Recursos Físicos Presentación informes Efectuar seguimiento a las políticas de operación Talento Humano Oportunidad en entrega de bienes Revisar los objetivos, metas e indicadores Mantenimiento de bienes e infraestructura RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO: Ver Mapa de Riesgos IDENTIFICACION DE CAMBIOS Version Página Descripción del cambio