Guía. Primera cohorte

Transcripción

1 A la coordinación PEACE, ubicada tanto en la Universidad de Uppsala como en la Universidad de Buenos Aires, nos da mucho gusto que Usted haya recibido esta beca. A continuación podrá encontrar toda la información necesaria para poder preparar su viaje a Europa. Le pedimos que lea toda la información atentamente. Cualquier duda que llega a tener, favor de enviarnos un correo a peace@uadm.uu.se, con mucho gusto le ayudamos y respondemos correos tanto en español como en inglés. TRÁMITES A SEGUIR UNA VEZ SELECCIONADO Una vez que el becario ha enviado la declaración de aceptación de la beca, dentro del plazo establecido, es considerado formalmente becario del Programa PEACE y la Universidad de Uppsala, como coordinadora del Programa, le enviará la carta de concesión de beca. Las universidades europeas de acogida ya han sido informadas de los becarios que van a recibir, por tanto los pasos a seguir ahora son los siguientes: Fecha de Incorporación: Lo primero que debe hacer el becario es fijar la fecha de incorporación a la universidad europea de destino con la persona de contacto en cada universidad y cuyo aparece en la última página de este documento. Aunque el becario ya tenga contactos previos con algún profesor o Departamento, es muy importante que la primera comunicación la realice con la persona de contacto, ya que es la responsable de la movilidad en la universidad de destino. Las fechas aproximadas de comienzo son las siguientes: Pregrado: agosto/septiembre de Doctorado completo: junio septiembre de 2013 Personal universitario (académico y administrativo): en cualquier momento durante el proyecto y antes de junio del Una vez fijada la fecha de incorporación el becario debe comunicárselo por a la Coordinación peace@uadm.uu.se poniendo con copia a la persona de contacto de la universidad de origen y de la universidad de acogida. Gestión del viaje: La Universidad de Uppsala, como coordinadora del proyecto, reservará y comprará los billetes de avión de todos los becarios PEACE; en ningún caso se admitirá ni se abonarán los billetes de avión reservados directamente por los becarios. El becario debe ponerse de acuerdo con la universidad de destino sobre las fechas exactas de la movilidad. A continuación, la Universidad de Uppsala hará las reservaciones para los vuelos 1

2 del becario buscando una alternativa económica. El objetivo del equipo PEACE será asegurar que cada becario llegue a Europa por la mañana para así tener tiempo suficiente para preparar diferentes asuntos prácticos. No se reservarán vuelos pasando por los Estados Unidos. Se le preguntará a cada becario si tiene algunas preferencias en cuento al viaje a Europa, como, por ejemplo, alergias de comida o si desean viajar junto con un compañero. Sin embargo, el proyecto no puede garantizar que las preferencias se cumplirán. Respecto a los gastos de viaje, se ha de tener en cuenta que se cubrirán los costes de viaje para: Candidatos de una de las 13 universidades socias de PEACE: desde la universidad de origen a universidad de destino y viceversa. Candidatos de otras universidades: desde la localidad de residencia del becario a universidad de destino y viceversa. Una vez emitidos los billetes, cualquier alteración en los mismos será de total responsabilidad del propio becario. Si se produjeran gastos adicionales en el viaje de venida a Europa que los becarios puedan tener en sus desplazamientos (por ejemplo: tren, metro, autobús) y siempre que estén debidamente justificados (con factura o ticket original), estos gastos serán cubiertos hasta el límite máximo establecido por la Comisión Europea; para ello el becario deberá guardar los recibos/facturas originales del viaje y entregarlos a la persona de contacto en la universidad de destino. Favor de notar, que viajes en taxi no serán cubiertos. Estos gastos adicionales serán abonados por el Coordinador (Uppsala) en la cuenta europea que el becario indique. TARJETAS DE EMBARQUE: Las tarjetas de embarque de ida deberán obligatoriamente entregarse a la persona de contacto de la universidad de destino. El Coordinador informará al becario acerca de a quién tiene que entregar las tarjetas de embarque cuando vuelva a su país. Los costes de tramitación del visado serán cubiertos por el proyecto hasta el límite máximo establecido por la Comisión Europea; para poder reclamar dichos gastos al coordinador, se deberá presentar factura o ticket original justificativo del gasto junto a la copia del visado. En ningún caso se cubrirán los gastos de exceso de equipaje. Visado Una vez concedida la beca, es importante que el becario contacte con la Embajada o Consulado Europeo más próximos a su residencia para saber los documentos y requisitos que le van a exigir para concederle el visado. El becario debe tener en cuenta que los requisitos pueden variar de un Consulado a otro aunque sean del mismo país. Favor de notar que este 2

3 proceso puede tomar mucho tiempo por lo cual es importante iniciar el proceso de aplicación tan pronto posible. Para acelerar los trámites del visado, cada universidad europea de acogida se va a poner en contacto con sus respectivas Embajadas, así como con las respectivas Delegaciones de la Unión Europea, facilitándoles el listado de becarios. Es importante que el becario facilite a la persona de contacto, tanto de la Universidad de Uppsala como coordinador del proyecto, como a la de su universidad de destino, la dirección exacta del Consulado donde va a tramitar su visado. Para la tramitación del visado, entre otras cosas, el becario deberá presentar: Carta de concesión de la beca en la que se manifieste que ha sido becado por la Comisión Europea. Esta carta la envía el Coordinador (Universidad de Uppsala), primero escaneada por a la dirección de correo del becario y el original por correo urgente a la persona de contacto de la universidad de origen (en el caso de que la universidad de origen sea una de las universidades socias) o a la dirección postal del becario. Carta de aceptación formal de la Universidad Europea de destino. Esta carta la envía la universidad de acogida, por lo que se recomienda que el becario la solicite a la persona de contacto. Para poder realizar esta carta se necesita previamente haber acordado la fecha de incorporación en la universidad, ya que obligatoriamente ha de ir señalada la fecha de comienzo y fin de la misma. Póliza del Seguro. El Coordinador se pondrá en contacto con los becarios para facilitarles este documento. En algunos casos, pueden exigir la reserva de los billetes de avión. El Coordinador se pondrá en contacto con los becarios para facilitarles este documento. Alojamiento: La universidad de acogida ayudará al becario con información sobre la Universidad y la ciudad de destino así como lo referente a la búsqueda de alojamiento facilitándole información, antes de la llegada, sobre colegios mayores, residencias, alquiler de pisos, etc.; aunque la búsqueda de alojamiento será responsabilidad del becario. Para ello el becario deberá mandar un correo a la persona de contacto en cada universidad indicada en la última página de este documento. 3

4 DOTACIÓN DE LAS BECAS: 1. Seguro de cobertura completa: La Universidad de Uppsala, como coordinadora del proyecto PEACE, es la encargada de contratar la póliza global del seguro de todos los becarios. Los becarios tendrán cobertura completa (seguro de viaje, seguro médico y seguro en caso de accidente) durante la duración de su beca de movilidad. El seguro estará proporcionado por Kammarkollegiet y cumple con los requisitos mínimos establecidos por el Programa ERASMUS MUNDUS. urance El Coordinador contactará con el Becario antes del comienzo de la movilidad para darle información completa sobre las condiciones del seguro. 2. Gastos de viaje: Como mencionado anteriormente, se cubrirán los costes de viaje de ida y vuelta (Ver página 1. Gestión del viaje) 3. Dotación mensual para gastos de alojamiento y manutención: Todos los becarios PEACE tienen derecho a una dotación mensual para gastos de alojamiento y manutención, que según la tabla abajo indicada varía de acuerdo al tipo de movilidad: Tipo Beca Mensual Pregrado Doctorado Completo ( meses) Staff La universidad de destino pagará las becas directamente, mediante transferencia a una cuenta abierta por el becario a su llegada al país europeo de acogida de acuerdo con el siguiente procedimiento: Todos los becarios recibirán a su llegada a la universidad europea de destino un adelanto en concepto de gastos de instalación. Dicho adelanto corresponderá a los dos primeros meses de beca y lo recibirán en cheque o en dinero efectivo. El siguiente pago será el correspondiente al tercer mes y lo recibirán al finalizar el tercer mes. Todos los demás pagos se realizarán mensualmente al final de cada mes. En el caso de la movilidad de un mes (staff académico o administrativo) el becario lo recibirá a su llegada a la universidad de acogida, ya sea en cheque o en dinero efectivo. 4

5 La asignación mensual cubre cada mes completo de movilidad, según criterios académicos. Si una porción del mes es superior a 15 días, se pagará la asignación completa de un mes. Si la porción del mes es de 15 días o inferior, no se pagará dicho mes. 4. Costes de participación: La Universidad europea de destino no podrá cobrar concepto alguno por derechos de tasas de matrícula a los becarios que reciba: para las movilidades inferiores a 10 meses, la Universidad de acogida aplicará la exención de tasas; para movilidades de 10 o más meses, el Coordinador pagará directamente a las universidades europeas el importe de dichas tasas anuales por cada uno de los becarios. CONDICIONES DEL DISFRUTE DE LA BECA La beca se concede para realizar estudios, investigación o actividades académicas (dependiendo del tipo de beca) en la Universidad de destino y durante el número de meses indicado en el contrato. El becario deberá informar al Coordinador y a la Universidad de origen y de destino sobre cualquier circunstancia que pueda alterar la beca. El Coordinador, la Universidad de origen y de destino deberán acordar por escrito cualquier cambio o interrupción del programa de estudios acordado, cambio de lugar de dónde el programa de estudios se vaya a realizar, cambio de supervisores académicos, así como cambios en las fechas de los viajes. El disfrute de la beca en la universidad de destino no se puede reducir o fraccionar; los meses de duración de la beca han de ser continuos y tendrán la duración que para cada tipo de movilidad establece el proyecto. El becario no podrá dejar la Universidad de destino, bajo ninguna circunstancia, sin haber recibido autorización escrita por parte del Coordinador, para lo cual, el becario escribirá con la suficiente antelación a peace@uadm.uu.se solicitando autorización. En caso de que el becario sea autorizado a viajar, recibirá información detallada sobre la reorganización de su beca. Los becarios cuyas movilidades sean de una duración superior a los 12 meses tendrán derecho a un máximo de 30 días de vacaciones por año académico, siempre y cuando no interfieran con su rendimiento académico y en el periodo estival de ausencia de actividad académica fijado en la universidad de destino. El becario solicitará autorización por escrito, con la suficiente antelación, a peace@uadm.uu.se, adjuntando un escrito con la aprobación de su tutor académico. Los becarios cuyas movilidades sean de una duración inferior a los 12 meses no tendrán derecho a vacaciones. El Consorcio puede poner término a la beca y detener el pago de las mensualidades si el informe de progreso del trabajo del becario no da evidencia de que el rendimiento académico del becario sea adecuado, así como en caso de que el becario no cumpla con lo estipulado en 5

6 el contrato, haya proporcionado información falsa o errónea en la solicitud de beca, o lleve a cabo alguna acción que afecte a la reputación de la Comunidad Europea o de las Universidades del Consorcio. El hecho de que se ponga término a la beca, no exime al becario de su obligación de entregar la documentación requerida (Ver a continuación DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR LOS BECARIOS ) Mientras esté disfrutando de una beca del Programa PEACE el becario no podrá aceptar ninguna otra beca sin haber recibido autorización por parte del Coordinador. Si el becario se encuentra en esa situación deberá informar y solicitar autorización al Coordinador al siguiente correo electrónico: peace@uadm.uu.se. En caso de no hacerlo, el Consorcio podría poner término a la beca y pedir el reembolso de la misma. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR LOS BECARIOS Antes de comenzar la movilidad: Todos los becarios: Carta de aceptación de la beca Estudiantes de licenciatura: Programa de estudios (Learning Agreement). Este documento deberá ser rellenado por el becario una vez definido el programa de trabajo a realizar en la institución de acogida y firmado. El documento debidamente firmado se enviará por a la persona de contacto de la universidad de acogida para obtener su acuerdo y firma. Una vez el documento este debidamente firmado por ambas partes, se remitirá una copia por e mail a la Universidad de Uppsala. Doctorados y personal laboral: Los doctorados deben entregar un plan de investigación con información sobre las actividades planeadas para la movilidad y los resultados a los cuales se espera llegar. El personal académico/administrativo debe entregar un plan de actividades con información sobre las actividades planeadas para la movilidad y los resultados a los cuales se espera llegar. Cualquier documentación que la universidad de acogida requiera para la inscripción, matriculación, etc, para lo cual el becario contactará con la persona de contacto de la universidad de acogida A su llegada a la universidad de acogida entregará a la persona de contacto: Facturas originales (tarjetas de embarque, billetes de avión, otros costes de viajes o visados) Contrato de beca firmado, donde se establecen los derechos y obligaciones del becario 6

7 Durante el periodo de duración de su beca: El Coordinador proporcionará al Becario todos los formularios para realizar los informes. El Becario se compromete a enviar todos los informes requeridos a tiempo: Un informe de progreso cada seis meses o el expediente académico/certificado de notas en el caso de los estudiantes a nivel licenciatura Al finalizar su beca: Un informe final o el expediente académico/certificado de notas en el caso de los estudiantes a nivel licenciatura Las tarjetas de embarque originales del vuelo de vuelta (el Coordinador informará al becario acerca de a quién tiene que entregar las tarjetas de embarque cuando vuelva a su país) El coordinador puede requerir otros documentos del Becario. 7

8 LISTA DE TRÁMITES A HACER ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE LA BECA (Por favor, compruebe que ha ido cumpliendo todos estos pasos) Durante la preparación de la movilidad 1. Escribir a la persona de contacto de la universidad de acogida para: a. Fijar la fecha de comienzo b. Solicitar alojamiento c. Facilitar documentación que la Universidad de acogida pueda requerir 2. Informar al Coordinador sobre la fecha de comienzo para que el Coordinador pueda: a. Gestionar el seguro médico b. Comprar los boletos de avión 3. Solicitar el visado e informar al Coordinador y a la universidad de acogida cuando lo tenga 4. Rellenar y enviar el Programa de estudios/trabajo (Learning Agreement/Research plan/ Activity Plan) Al llegar a la Universidad de acogida 1. Presentarse a la persona de contacto de la Universidad de acogida, donde recibirá información sobre: a. Trámites a realizar en la universidad: inscripción; matriculación; etc b. Trámites legales: apertura de cuenta bancaria; permiso de residencia; etc c. Alojamiento d. Cursos de idiomas e. Otras actividades u otras informaciones de interés 2. Firmar el contrato de beca y entregárselo a la persona de contacto de la Universidad de acogida 3. Entregar a la persona de contacto de la Universidad de acogida las facturas originales (tarjetas de embarque, billetes de avión, otros costes de viajes o visados) Durante el periodo de su beca en la Universidad de acogida 1. Rellenar un informe de progreso cada 6 meses (el Coordinador le facilitará el impreso) 2. Asistir a todas las reuniones de seguimiento organizadas por la Universidad de acogida 3. Informar al Coordinador peace@uadm.uu.se y a las personas de contacto de la Universidad de acogida y de la Universidad de origen sobre cualquier circunstancia que pueda alterar la beca, tal y como se indica en el Contrato de beca. Al finalizar su beca 1. Entregar el informe final/expediente académico 2. Entregar las tarjetas de embarque del vuelo de vuelta 8

9 LISTA DE CONTACTOS EN LAS UNIVERSIDADES SOCIAS Partners Contact person Uppsala University Gustaf Cars / Wenche Gros peace@uadm.uu.se Universidad de Buenos Aires Cecilia Ortmann ce.ortmann@gmail.com Universidad Central de Chile Leonardo Salinas leonardo.salinas@ucentral.cl Universidad de Costa Rica Yorleni Aguilar yorleni.aguilar@ucr.ac.cr Universidad Nacional Costa Rica Grettel Brenes grettel.brenes@gmail.com Universidad Católica del Uruguay Virginia Alvarez relinter@ucu.edu.uy Bernarda Monestier BMONESTI@ucu.edu.uy Universidad Nacional de San Luis Jaquelina Edith Noriega jenoriega@unsl.edu.ar Universidad Nacional de Jujuy Laura Tomé relaciones_institucionales@unju.edu.ar Gabriela Siufi gsiufi@gmail.com Universidad Nacional del Nordeste Gustavo Tripaldi cooperacioninternacional@unne.edu.ar Universidad Nacional Agraria Bryan G. Mendieta mendieta@una.edu.ni Guillermo Reyes guillermo.reyes.castro@una.edu.ni Uni. Pedagógica Nacional Francisco Morazán Emma Matute emma.matute@gmail.com Universidad Católica de El Salvador (Unicaes) Marco Marroquin marco.marroquin@catolica.edu.sv Universidad del valle de Guatemala Lorena Flores Moscoso oflores@uvg.edu.gt Universidad Tecnologica de Panama (UTP) Juana Aparicio juana.aparicio@utp.ac.pa Göttingen University Vitali Altholz vitali.altholz@zvw.uni goettingen.de Groningen University Joyce Fongers msd@rug.nl Gent University Barbara Claeys Barbara.Claeys@UGent.be Masaryk University Violeta Osouchova osouchova@czs.muni.cz University of Valladolid Marian Calvo mariaangeles.calvo@uva.es University of Montpellier 2 Audrey Guittard peace@univ montp2.fr 9