INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Martha Cecilia Mora Correa

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Martha Cecilia Mora Correa Período evaluado: NOVIEMBRE 2011 FEBRERO DE 2012 Fecha de elaboración: 12 MARZO 2012 Dificultades Subsistema de Control Estratégico No se han presentado dificultades en el desarrollo de éste subsistema. Avances 1.- AMBIENTE DE CONTROL La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, permanece ofreciendo los servicios y productos a los consumidores financieros de manera oportuna y eficiente, con el fin de continuar desarrollando el objeto social de la Entidad. Se ha establecido y promulgado de manera efectiva, los principios, valores y conductas orientadas hacia el control, dentro de las cuales se encuentran: El Código de Ética y Conducta y El Código de Buen Gobierno Corporativo como guía de los principios y valores que deben observar en todas sus actuaciones los miembros de la Junta Directiva, el Gerente General, funcionarios y contratistas de la Entidad, basados en la honestidad, la transparencia, una conducta ética y el respeto por los demás en el cumplimiento de la Misión Institucional. La Entidad continúa realizando actividades de socialización e interiorización a todos los funcionarios y contratistas, propiciando un entorno favorable en el ambiente de control en todos los procesos de la Caja. En la administración del Talento Humano se han determinado políticas y prácticas de gestión relacionados con los procedimientos de selección, inducción formación, capacitación, sistemas de compensación o remuneración y de evaluación del desempeño. Así mismo, se cuenta con estándares documentados de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los servidores públicos. De igual manera, la Gerencia General como proceso permanente sigue promoviendo, impulsado y motivando todas las actividades necesarias para garantizar el funcionamiento eficiente del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad. 2.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Como parte del proceso de Planeación Estratégica, anualmente la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, a la luz de los factores internos y externos bajo los cuales desarrolla sus actividades, ha revisado y verificado la vigencia de su direccionamiento estratégico, el cual ha sido el eje para el cumplimiento del objeto que le ha sido asignado, para facilitar a sus afiliados la adquisición de vivienda propia, acorde con sus condiciones económicas, necesidades y

2 preferencias, a fin de brindarles bienestar a ellos y a sus familias, estableciendo como guía para su proyección a largo plazo, la visión que refleja el compromiso de la Alta Gerencia y la participación de todos sus funcionarios, aspecto fundamental para el cumplimiento de los objetivos propuestos, demostrado principalmente en el número de soluciones de vivienda otorgadas y el adecuado manejo de sus aportes, los que le han permitido destacarse y tener el reconocimiento y satisfacción de sus afiliados. Dado lo anterior, a continuación se presenta el Direccionamiento Estratégico de la Empresa definido en el Plan Estratégico , cuya formulación se realizó de forma participativa con los funcionarios de la Entidad. MEGA Promover y desarrollar efectivamente los modelos de atención para que al 2014 se entreguen soluciones de vivienda a los miembros de la Fuerza Pública y sus beneficiarios, afiliados a CAPROVIMPO. MISIÓN CAPROVIMPO a través de sus modelos de atención, facilita a sus afiliados en el territorio nacional, soluciones de vivienda, mediante la efectiva administración de los diferentes recursos, con talento humano que busca la excelencia en el servicio, aplicando estándares de calidad, bajo principios corporativos y conforme a su marco normativo. VISIÓN CAPROVIMPO a 2014 mantendrá su reconocimiento en el territorio nacional como una empresa que cumple su objeto social, sostenible financieramente, contribuyendo al logro de las metas del Gobierno Nacional en el marco de desarrollo de la política de vivienda, a través del mejoramiento de la calidad de vida de sus afiliados y mediante la consolidación de sus modelos de atención de vivienda. El Direccionamiento Estratégico trazado por la Entidad, ha contribuido de forma importante con el cumplimiento de las metas establecidas para solución de vivienda, a través de nuestras líneas de negocio (Siete modelos de atención). Lo anterior, de forma continua ha fortalecido nuestra imagen corporativa y buen servicio a nuestros afiliados. 3.- ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Con respecto a este componente es de resaltar el Sistema Integral de Administración de Riesgos de la Entidad, el cual permite, gestionar sus procesos mediante la identificación y tratamiento de sus riesgos, fortaleciendo con esto el Sistema de Control Interno; dentro del desarrollo de todos sus procesos estratégicos, misionales y de apoyo. La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía CAPROVIMPO, se ha integrado al conglomerado de entidades a nivel mundial con estándares de control del riesgo con el fin de salvaguardar los intereses de sus afiliados. Es así como ha dado cumplimiento a las exigencias en materia de

3 riesgos impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y el Departamento Administrativo de la Función Pública a través del MECI, en su componente de riesgo. La Oficina Asesora de Gestión del Riesgo, frente a la administración de los riesgos ha desarrollado programas de formación y capacitación que garantizan que todos los funcionarios obtengan el conocimiento suficiente para evitar que se materialicen los riesgos, fomentando una cultura de la Administración del riesgo, como herramienta de gestión para lograr buenas prácticas, que logren resolver con calidad las necesidades de nuestros afiliados y propende de identificar, medir, controlar, mitigar y monitorear los riesgos en todos los procesos y su entorno con el propósito de reducir el nivel de incertidumbre que pueda afectar las operaciones de la Entidad y asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales. En cuanto a las políticas de administración de riesgo, la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo es la responsable de realizar el seguimiento y cuando se presenta algún incumplimiento a estas políticas es la encargada de informarlo a la Gerencia General. Así mismo, la Entidad cuenta con un mapa de riesgo Institucional, los cuales son revisados y actualizados de acuerdo a los cambios y requerimientos de los diferentes procesos en coordinación con la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo, con el fin de verificar su efectividad y control del riesgo para realizar cambios, reclasificaciones o nuevos controles a los riesgos. Igualmente la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo para el monitoreo permanente de las causas moderadas altas o extremas, son monitoreadas periódicamente a través de un plan de acción, para lo cual esta oficina cuenta con un aplicativo llamado VIGIA. La Oficina de Control Interno, realiza la evaluación a los procesos a través de las auditorías internas, con el fin de determinar la efectividad de los controles a los diferentes riesgos e identifica si existen nuevos riesgos inherentes a los procesos, con el fin de que se analicen y se controlen debidamente, para la mitigación de los mismos. Dificultades Subsistema de Control de Gestión No se han presentado dificultades en el desarrollo de éste subsistema. Avances 1.- ACTIVIDADES DE CONTROL La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cuenta con un modelo de operación fundamentado en procesos interrelacionados que facilitan a la organización su aplicación; adicionalmente, permite mantener un Sistema Integrado de Gestión, implementado y documentado de conformidad con la norma NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Para dar cumplimiento a los requisitos del afiliado, la entidad ha definido catorce procesos y tres sub-procesos, los cuales se interrelacionan entre sí mediante los elementos de entrada y salida necesarios para cumplir con los requerimientos ofrecidos a los afiliados. Dichos procesos se diagraman en el Mapa de Procesos. Como herramienta de control la Caja cuenta con el aplicativo Suite Visión Empresarial solución software configurada bajo la metodología Balanced Score Card BSC- que permite medir y hacer seguimiento a la información de cada proceso, reflejada en cada uno de los indicadores

4 propuestos con el fin de determinar la gestión realizada para el logro de los objetivos y metas trazadas en cada vigencia. Estos instrumentos han facilitado y agilizado el seguimiento y control por parte de la Oficina de Control Interno para ejecución de las auditorias de la vigencia 2011 y las programadas para la vigencia Finalmente como herramienta de consulta para los servidores de la Entidad, estas herramientas de control y sus respectivos manuales se encuentran a través de la intranet de la Caja promotora de Vivienda Militar y de Policía. 2.- INFORMACIÓN Frente al componente de Información, CAPROVIMPO, mantiene un sistema de información de gestión documental denominado FOLIUM el cual se encarga de manejar toda la documentación y el registro de las solicitudes que ingresan a la Caja de una manera adecuada y oportuna, con lo cual el Grupo de Gestión Documental y la Subgerencia Administrativa pueden garantizar la correcta disposición de los documentos tanto físicos como digitales necesarios para el funcionamiento de la Caja. En cuanto a los sistemas de información, cabe destacar que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía ha hecho un gran esfuerzo en el manejo del archivo de la Entidad evidenciándose en la aprobación de las Tablas de Valoración Documental, según Resolución No 0333 del 04 de octubre de 2010 del Archivo General de la Nación. Como mecanismo para la satisfacción de nuestro afiliados, usuarios o partes interesadas la organización hace seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto a las necesidades y expectativas a través de auditorías internas, encuestas, estadísticas y seguimientos que lleva el GSAC Grupo de Atención al Consumidor Financiero. El seguimiento y análisis de esta información, permiten demostrar la conformidad del servicio y conocer las opiniones de los consumidores financieros, o partes interesadas, para su mejoramiento. Cualquier desinformación es detectada oportunamente para realizar las acciones correctivas a que haya a lugar, asegurando de esta forma la conformidad del servicio y la mejora continua de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión Para la comunicación secundaria, se emplea el Correo Electrónico, Outlook, Intranet, Página Web, carteleras e impresos, folletos, que la Entidad, ha dispuesto para tal fin. Además, toda comunicación por escrito forma parte de los mecanismos de comunicación. De igual manera, todas las comunicaciones que son generadas por la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, se encuentran reglamentadas por medio de resoluciones. 3.- COMUNICACIÓN PÚBLICA La Caja Promotora de Vivienda Militar, continua realizando encuentros con los afiliados a través de las rendiciones de cuentas para divulgar los resultados de la gestión, igualmente para brindar información de nuestras líneas de negocio, convenios con entidades financieras a nuestros afiliados periódicamente publica la revista Notivivienda, Boletín afiliado al día, Impresos (Pauta y Publicaciones), Pauta Radial en emisoras comerciales y de las fuerzas militares y de policía,

5 Internet (Portal WEB) Pautas en páginas WEB, Participación y contacto con el afiliado a través de las Redes Sociales Institucionales (Facebook, Youtube y Twitter) Con el fin de fortalecer el acercamiento con los afiliados, brindándoles orientación y asesoría en el Portafolio de Servicios de nuestra Entidad, continuamos con el Programa de Extensión de Servicios (PES), el cual nos ha permitido llegar a nuestros afiliados en forma inmediata, informándoles sobre nuestros nuevos servicios y garantizándoles su satisfacción respecto a los servicios que estamos prestando. Para la vigencia 2012, los PES, programaron visitas a unidades ejecutoras en diferentes puntos del país, para lo cual se estableció un cronograma de visitas. Subsistema de Control de Evaluación Dificultades No se han presentado dificultades en el desarrollo de éste subsistema. Avances 1.- AUTOEVALUACIÓN La Entidad ha implementado la cultura del autocontrol a través del aplicativo ISOLUCION, entendido como la herramienta que permite hacer seguimiento, evaluación y mantenimiento a los componentes del Sistema Integrado de Gestión (SIG), realizando periódicamente la correspondiente verificación de toda la documentación que conforma el listado maestro de documentos con los líderes de los procesos, con la finalidad de mantenerlos estandarizados, controlados, actualizados para facilitar el uso correcto de los mismos. De igual manera, se registran en el aplicativo, los resultados de las auditorías internas de calidad y sus acciones correspondientes con sus debidos seguimientos. Así mismo y de manera permanentemente se vienen realizando y actualizando los indicadores, caracterizaciones, procedimientos, matrices de comunicación y riesgos y el manual del Sistema Integrado de Gestión. Como resultado de la renovación de Certificación por parte de ICONTEC, realizada con base en los criterios de la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 y los documentos establecidos por la Entidad para cada proceso, se programó la realización de las Auditorias Internas de Calidad para la vigencia 2012, con el fin mantener la certificación del Sistema de Gestión. Esta herramienta ha permitido que el autocontrol se desarrolle en la Entidad con base en el seguimiento del cumplimiento de la planeación en cuanto a la gestión institucional entre los líderes de los procesos y la Oficina Asesora de Planeación de manera periódica, permitiendo la toma decisiones de manera oportuna. 2.- EVALUACIÓN INDEPENDIENTE La Entidad a través de la Oficina de Control Interno dio cumplimiento al programa de auditoría aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y presentado al Comité de Auditoría, lo cual permitió formular las acciones de mejora a cada uno de los procesos auditados.

6 Para la vigencia 2012, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, aprobó el programa de auditorias, el cual actualmente se encuentra en desarrollo. 3.- PLANES DE MEJORAMIENTO La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cuenta con los siguientes Planes de Mejoramiento: Plan de Mejoramiento Institucional: El cual es suscrito por la Entidad, de acuerdo con los hallazgos formulados por la Contraloría General de la República (Auditoria Fiscal). Actualmente, la Entidad cuenta con un Plan de Mejoramiento Suscrito con la Contraloría General de la República, como resultado de la Auditoría Gubernamental realizada a la vigencia 2010 las cuales se encuentran en ejecución. Plan de Mejoramiento por Procesos: Estos Planes de Mejoramiento, se determinan a través de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, que son objeto de gestión y seguimiento hasta su consecución final, con asignación de responsables, fechas, actividades a desarrollar y porcentajes de avance, con el fin de garantizar el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del Sistema de Control Interno. Por otra parte, como resultado de las auditorias de calidad, se han dejado acciones a través del aplicativo ISOLUCIÓN, quedando registradas y consolidadas para el seguimiento y consulta. Estos planes se suscriben como resultado de: La autoevaluación de control y de gestión realizadas por los mismos procesos, el resultado de las Encuestas de satisfacción, resultado de peticiones, deficiencias detectadas al interior de cada proceso en desarrollo de sus procedimientos. Como resultado de las Auditorías Independientes, realizadas por la Oficina de Control Interno a la gestión y el MECI, y otros órganos de control (Revisoría Fiscal.) Resultado de la Auditorías Interna de Calidad, realizadas por los Auditores Internos al Sistema de Gestión de Calidad o Auditorías Externas realizadas por el Ente Certificador (ICONTEC). Plan de Mejoramiento Individual: Estos Planes de Mejoramiento, se determinan a través de las evaluaciones de desempeño realizadas por los responsables de cada dependencia a los funcionarios que están bajo su cargo, como resultado, se generan los planes de mejoramiento, con el fin de fortalecer las debilidades presentadas durante el semestre evaluado. Estado General del Sistema de Control Interno La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, se permite presentar el estado general del Sistema de Control Interno de la Entidad, el cual está basado en la evaluación del mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el resultado de las auditorías desarrolladas por la Oficina de Control Interno, observando las normas de auditorías generalmente aceptadas y los procedimientos establecidos por la Entidad, así como las Auditorías Internas de Calidad. Se informa que en el mes de septiembre de 2011, se suscribió el plan de mejoramiento, resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, vigencia 2010, realizada por la Contraloría General de la Republica, al cual la Oficina de Control Interno ha realizado el respectivo seguimiento para el cumplimiento de las metas propuestas por la Entidad.

7 Microsoft destacó el portal institucional de la Entidad como de éxito en implantación de tecnologías Microsoft y resaltó la capacidad para integrar desarrollos utilizando tecnologías de punta, permitiendo así que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía se encuentre dotada de las herramientas tecnológicas que le permitan afrontar con éxito el reto de atender los modelos de atención establecidos en la reglamentación de la Ley 1305 de 2009 y brindando a los afiliados respuesta oportuna y eficiente a sus solicitudes de solución de vivienda. En la ampliación de la infraestructura tecnológica, se encuentra implementado el PCN PLAN DE Continuidad del Negocio, asegurando así la continuidad del negocio en caso de una falla total o parcial. Finalmente, la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, está a la vanguardia de los avances tecnológicos, y para el período se formulará un nuevo plan estratégico de tecnología informática, encaminado a brindar sostenibilidad y mantenimiento a la actual plataforma tecnológica, como soporte al cumplimiento de la misión de la Entidad. Por otra parte se ha fortalecido el Sistema de Control Interno de la Entidad, con la implementación y ajuste del Sistema de Control Interno, en los términos de la Circular Externa 014 de 2009, modificada por la Circular Externa 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia y de manera complementaria con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, establecido en el Decreto 1599 de 2005, para las entidades del Estado Colombiano. Durante el año 2011, la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía realizo la capacitación a los grupos que lideran y afectan la información financiera de la entidad, en normas internacionales de contabilidad e información financiera, toda vez que el cambio a la convergencia internacional hacia estas normas es una realidad, tras la expedición de la Ley 1314 de De otra parte, la Entidad ha venido fomentando una cultura de administración de riesgos, en cabeza de los diferentes líderes y equipos de trabajo de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, bajo principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, desde las directrices consignadas en el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética y Conducta. Una vez realizada la evaluación al Sistema de Control Interno - MECI, de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía de acuerdo a la metodología determinada por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, se obtuvo como resultado un 99,9%, el cual determina que la Entidad se encuentra en un Rango de cumplimiento del Sistema. Recomendaciones Con el fin de fortalecer la mejora continua de los Procesos, una vez realizada la evaluación del Sistema de Control Interno, se presentan las siguientes recomendaciones: Concientizar permanentemente, a los servidores públicos y sus colaboradores de la importancia del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de mantener la cultura del compromiso del servidor público de la Caja frente al mejoramiento continuo de la Entidad. Se recomienda como gestión permanente, fortalecer la cultura de autocontrol, autoevaluación y autorregulación, en aras del mantenimiento del Sistema de Control Interno y la administración de riesgos, a través de los programas de capacitación y retroalimentación en la evaluación individual de desempeño. Seguir atendiendo las recomendaciones de las auditorías realizadas por los diferentes órganos de control externos e internos, tendientes al mejoramiento continuo del Sistema. Respecto de las

8 acciones correctivas, preventivas y de mejora, establecidas por los líderes de los proceso, auditorías de Control Interno, auditorias por parte de los diferentes Entes de Control y vigilancia y auditorías Internas de Calidad y del Ente Certificador, se recomienda a los responsables de los procesos continuar con la gestión y seguimiento a los planes de mejoramiento hasta su ejecución final. Mantener actualizados y ajustados los procesos y procedimientos acordes con las necesidades y nuevos proyectos que implemente la Entidad, para la optimización de los mismos, en cumplimiento de los objetivos institucionales. Continuar fortaleciendo una cultura de administración de riesgos, en cabeza de los diferentes líderes y equipos de trabajo de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, bajo principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, desde las directrices consignadas en el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética y Conducta. MARTHA CECILIA MORA CORREA Profesional Especializado Oficina de Control Interno