MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB

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1 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB INDICE CLASES DE REGISTRO... 1 CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES:... 3 Las clases de registro contables, por su forma de registro pueden clasificarse en:... 3 Los asientos contables por su origen presupuestario se pueden clasificar en:... 4 Los asientos contables, por su objetivo se clasifican:... 4 Listado de Tipos De Comprobantes De Contabilidad Por Su Objetivo... 6 DINÁMICA DE LAS CLASES DE REGISTRO CONTABLES DE ACUERDO A SU a) Generados Automáticamente desde la Ejecución del Presupuesto: b) Reclasificaciones Contables c) Instrucciones de Pago Contables: d) Fondo Rotativo: e) Bancarios: f) Operaciones de Tesorería: i

2 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB CLASES DE REGISTRO Dentro del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, se diferencian los registros contables por su origen y su objetivo. De acuerdo a su finalidad, todos los registros contables sean originados desde la ejecución presupuestaria, desde tesorería o los registros propios de la contabilidad patrimonial, reciben nombres específicos y dentro del sistema pueden visualizarse por sus abreviaturas, para facilitar su ubicación y diferenciación en el sistema. Esta clasificación se denomina CLASES DE REGISTRO CONTABLES. Las clases de registro contables identifican todas las posibles formas de registro contable en el sistema. Inicialmente la finalidad de esta clasificación respondía únicamente a la necesidad de identificar grandes grupos de transacciones con igual origen u objetivo, pero a nivel muy general. Por ejemplo, se precisaba saber las operaciones cuya procedencia surgía de la ejecución presupuestaria, o si se trataba de ajustes o reclasificaciones contables. Aunque esta clasificación no tenía mayor importancia, por lo que existían pocas clases de registro contables.

3 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB Hoy en día, esta clasificación tiene un interés mayor, ya que no solamente permite identificar dentro del sistema las clases de registro contables de forma detallada, sino también permite limitar la utilización de las cuentas contables dependiendo de la clase de registro (a través de la matriz de operaciones), evitando así la utilización del criterio personal en el registro contable, evitando a la vez cometer errores humanos al digitar en el sistema la partida doble. Por otro lado, en los casos necesarios, permite a nivel informático, agregar validaciones internas, dependiendo de la clase de registro. Y finalmente, esta clasificación permite realizar algunos procesos automáticos como el de la conciliación bancaria, diferenciando las clases de registro que afectan bancos, y utilizándolas para compararlas con las operaciones que realizan los bancos. La emisión del presente Manual de Clases de Registro Contables en el SICOIN WEB, surge como una necesidad de contar con un documento que explique la utilidad de cada clase de registro y las cuentas contables permitidas para cada una de ellas; con la finalidad que las clases de registro sean utilizadas adecuadamente. 2

4 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES: Las clases de registro contables, por su forma de registro pueden clasificarse en: Asientos Contables Manuales Los asientos contables manuales son aquellos que deben digitarse en el modulo de contabilidad patrimonial. La digitación consiste en ingresar los datos generales, documentación soporte y las cuentas contables en forma de partida doble, a afectarse en el sistema. Estas cuentas contables deben ser digitadas por el usuario. De cualquier manera, las cuentas contables se encuentran limitadas por la matriz de operaciones, que es una herramienta del SICOIN WEB, que permite pre-definir las cuentas contables de acuerdo a la clase de registro. Asientos Contables Automáticos Los asientos contables automáticos son generados en la contabilidad patrimonial, como su nombre lo indica, de forma automática al realizar una transacción en cualquier modulo del SICOIN WEB, que tenga efectos contables. 3

5 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB Para que se realice un asiento contable de forma automática, el sistema identifica el origen de la transacción y las variables que intervienen en el proceso de registro, ya que el efecto contable debe ser predefinido. Como ejemplo, pueden citarse los asientos contables automáticos generados desde la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. Es decir, los asientos contables serán reflejo de la ejecución del presupuesto en la contabilidad. Así como también, lo serán la ejecución de cobros y pagos en tesorería, la gestión de fondos rotativos, etc. Los asientos contables por su origen presupuestario se pueden clasificar en: Asientos contables presupuestarios: los que se originan desde la ejecución del presupuesto. Asientos contables extra presupuestarios: los que nacen desde la propia contabilidad patrimonial. Otra clasificación permite distinguir los asientos contables por su objetivo. Esta clasificación será la utilizada a lo largo de éste Manual, ya que es más detallada. Los asientos contables, por su objetivo se clasifican: a) Generados Automáticamente desde la Ejecución del Presupuesto. 4

6 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB b) Reclasificaciones Contables c) Instrucciones de Pago Contables c) Fondo Rotativo d) Bancarios e) Operaciones de Tesorería 5

7 Listado de Tipos De Comprobantes De Contabilidad Por Su Objetivo a) Generados Automáticamente desde el Modulo Presupuestario DAG Devengado Automático de Gasto PAR Pagado Automático de Regularización CDG DAI PAI CDI Corrección de Estructuras del Devengado de Gastos Devengado Automático de Ingresos Percibido Automático de Ingresos Corrección de Estructuras del Devengado de Ingresos b) Reclasificaciones RRS Reclasificación de reintegros de sueldos RAG Regularización Agua EIE Extra presupuestario IVA Exportadores RSA Reclasificación Sub cuentas y /o auxiliares RAS Resultados Acumulados sobre la línea RAB Resultados Acumulados bajo la línea RGS Reclasificación Grupo de Cuentas CCO Comprobante Cuentas de Orden 6

8 VPD Variación Patrimonio Descentralizadas CAS Contra Asiento Automático c) Instrucciones De Pago d) Fondos Rotativos DPR Depreciaciones AMO Amortizaciones RBF Reclasificación Bajo la Línea Fidecomisos antes 1999, APE Apertura Contable CIE Cierre Contable RASI Resultados Acumulados Sobre la Línea Inventarios de activo fijo. EIP Extra presupuestario instrucción de Pago EIR Extra presupuestario Instrucción de Pago Resultados Ejercicios Anteriores EIA Extra presupuestario instrucción de Anticipos EIF Extra presupuestario Instrucción de Pago Fondos de Terceros EIC Extra presupuestario Instrucción de Pago por Reposición de Cheque. FRC Fondo Rotativo Constitución FRA Fondo Rotativo Ampliación FRR Fondo Rotativo Reposición FRF Fondo Rotativo Rendición Final FRD Fondo Rotativo Disminución 7

9 e) Operaciones Bancarias f) Operaciones De Tesorería NCB Nota de Crédito con Boleta física del banco NCD Nota de Crédito Contable deuda interna NDB Nota de Débito con Boleta física del banco NDD Nota de Débito Contable deuda interna DIR Depósitos de Ingresos de recaudo DEP Deposito Monetario con Boleta Física del Banco DRS Deposito de Reintegro de Sueldos de Años Anteriores. DEA Depósito aduanal DPA Depósito anticipos CHR Reintegro con Cheque Físico PAG Pago Automático de Gastos PAT Pago Automático de Tesorería PFR Pago Automático de Fondo Rotativo PCO Pago Automático de Contabilidad PAP Pago Automático de Anticipos APA Anulación Pago de Acreedores APB Anulación Pago de Beneficiarios APC Anulación Pago de Contabilidad 8

10 ADA ADB ADC TTB Anulación Documentos de Acreedores Anulación Documentos de Beneficiarios Anulación Documento de Contabilidad Transacción de Tesorería Bancaria 9

11 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB DINÁMICA DE LAS CLASES DE REGISTRO CONTABLES DE ACUERDO A SU A continuación se detallan las clases de registro contables de acuerdo a su objetivo: a) Generados Automáticamente desde la Ejecución del Presupuesto: Dentro de esta clasificación se encuentran los registros contables originados desde la ejecución presupuestaria en el momento del devengado de ingresos y gastos y sus correspondientes comprobantes de corrección. Además encontramos los percibidos y pagados en los que no interviene el pago por parte de la Tesorería. A continuación se enumera la dinámica de las clases de registro de esta categoría: 10

12 DAG DESCRIPCION DEVENGADO AUTOMÁTICO DEL GASTO Identificar los comprobantes contables que se originan automáticamente del registro presupuestario del devengado del gasto. En este tipo de comprobante se utilizan las siguientes cuentas contables en el debito: Registro de gasto: cualquier cuenta del grupo Registro de adquisición de activos fijos, cuentas derivadas de la cuenta Registro de compra de inversiones financieras y prestamos otorgados, cuentas contables derivadas 1120 y Amortización de deuda, cuentas derivadas de 2130 ó Registro de gastos originados por proyectos de inversión física cuenta contable Registro de gastos de los gastos en proyectos de inversión social Para el registro de los créditos en este tipo de comprobante podrán ser: Para el registro de las cuentas por pagar comerciales cuenta 2111 ó Para gastos del personal a pagar Para cuentas por pagar originadas por intereses Para el registro de las otras cuentas por pagar Esta clase de registro contable por su forma de registro es automático, las cuentas contables a utilizarse están determinadas en la matriz de presupuesto a contabilidad. 11

13 P A R DESCRIPCION PAGADO AUTOMÁTICO DE REGULARIZACIÓN Este tipo de comprobante permite identificar la instancia de pago de un comprobante automático de gasto de regularización, en etapa de registro de REG o RDP. Esto significa que no procede pago en Contabilidad. Para el registro de los débitos en este tipo de comprobante las cuentas contables pueden ser: Para el registro de las cuentas 2111, 2112 ó Para gastos del personal a pagar Para cuentas por pagar originadas por intereses Dependiendo de la forma de pago utilizado, las cuentas contables podrán ser: Para pagos a través de bancos cuenta contable 1112 Para pagos por medio de fondos rotativos Para pagos con fondos en fideicomisos Para pagos con fondos provenientes de fondos préstamos o donaciones manejados en el exterior, cuenta Para pagos con títulos o valores cuenta Para pagos con fondos manejados por organismos financiadores cuenta Para pagos en especie cuenta Y otras dependiendo de la forma de pago. La instancia de pago se deriva de la utilización del origen de la cuenta monetaria y de la matriz correspondiente. 12

14 DESCRIPCION C D G CORRECCIÓN DEL DEVENGADO DE GASTO Este tipo de comprobante identificará el asiento contable que se genera al elaborar un comprobante presupuestario de corrección de gasto. Este tipo de comprobante tiene la finalidad de cambiar algún dato de la estructura presupuestaria afectada en un registro previo. En este tipo de comprobante podrán utilizarse las siguientes cuentas contables en el débito. Registro de gasto: cualquier cuenta del grupo Registro de adquisición de activos fijos, cuentas derivadas de la cuenta Registro de compra de inversiones financieras y prestamos otorgados, cuentas contables derivadas 1120 y Amortización de deuda, cuentas derivadas de 2130 ó Registro de gastos originados por proyectos de inversión cuenta contable Registro de gastos de los gastos en proyectos de inversión social La cuenta contable crédito deberá ser la que corresponda en la matriz presupuestaria al renglón corregido. Podría ser cualquier cuenta contable de las mencionadas en el débito. De acuerdo a su forma de registro este tipo de comprobante es automático, ya que se genera desde la ejecución presupuestaria de gasto. 13

15 D A I DESCRIPCION DEVENGADO AUTOMÁTICO DEL INGRESO Identificar los asientos contables que se generan automáticamente derivados de un registro presupuestario del devengado de ingresos. La cuenta contable que se usa en el debito de cualquier asiento DAI será la Por la recaudación de impuestos tributarios y no tributarios, por contribuciones a la seguridad y por formación de capital y transferencias corrientes recibidas, la cuenta contable utilizada al haber será una cuenta del grupo Por transferencias de capital recibidas cuentas del grupo Por el desembolso de prestamos o emisión de deuda cuentas del grupo Por la venta o desincorporación de activos cuentas derivadas de la Este tipo de registro contable se genera automáticamente al aprobar el CUR de ingresos presupuestarios. Las cuentas contables débito y crédito están predeterminadas en la matriz de presupuesto a contabilidad. 14

16 P A I DESCRIPCION PERCIBIDO AUTOMÁTICO DE INGRESOS Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que se genera en la instancia de percibido de un registro presupuestario de ingresos. Dependiendo de la forma de cobro utilizado, las cuentas contables podrán ser: Para cobros a través de bancos cuenta contable 1112 Para cobros con fondos provenientes de fondos préstamos o donaciones manejados en el exterior, cuenta Para cobros en especie cuenta Y otras dependiendo de la forma de cobro. La cuenta contable que se usa en el débito de cualquier asiento DAI será la Este tipo de asiento contable se genera automáticamente al aprobar un CUR de ingresos presupuestarios. Las cuentas contables débito y crédito están predeterminadas en la matriz de presupuesto. 15

17 DESCRIPCION C D I CORRECCION DEL DEVENGADO DE INGRESOS Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable originado de un comprobante de corrección de estructura presupuestaria de ingresos. Por la corrección de recaudación de impuestos tributarios y no tributarios, por contribuciones a la seguridad y por formación de capital y transferencias corrientes recibidas, la cuenta contable a utilizarse en el debe será una cuenta del grupo Por transferencias de capital recibidas cuentas del grupo Por el desembolso de prestamos o emisión de deuda cuentas del grupo La cuenta contable crédito deberá ser la que corresponda en la matriz presupuestaria al nuevo rubro asignado en la corrección. Podría ser cualquier cuenta contable de las mencionadas en el débito. Por la venta o desincorporación de activos cuentas derivadas de la Este tipo de comprobante por su forma de registro es automático ya que se emite desde el modulo de presupuesto. 16

18 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB b) Reclasificaciones Contables Dentro de las reclasificaciones contables encontramos aquellas clases de registro que tienen como objetivo ordenar, distribuir y modificar saldos de una cuenta contable determinada, para definir saldos reales de la misma. Además encontramos en esta clasificación los registros de las depreciaciones, amortizaciones, registro de cuentas de orden y regularizaciones de fideicomisos. Dentro de ésta clasificación encontramos las siguientes clases de registro: 17

19 R R S DESCRIPCIÓN RECLASIFICACION DE REINTEGRO DE SUELDOS Este tipo de comprobante tiene como objetivo, identificar y registrar las transacciones de reintegros de sueldos, que hacen parte de los pasivos clasificados como Fondos de Salarios, dentro de los Depósitos de Terceros y que se encuentren pendientes de aplicar. Se debita la cuentas 2151, específicamente la sub cuenta de primer grado 02 y las sub cuentas de segundo grado 01,02 y 03. Se acredita la cuenta

20 DESCRIPCIÓN R A G REGULARIZACION AGUA Este tipo de comprobante tiene como objetivo, registrar la regularización del saldo adeudado por la Municipalidad de Guatemala al Gobierno Central, y que lo amortiza en concepto del servicio de agua potable, que consumen las dependencias públicas del Gobierno Central. Se debita la cuenta Se acredita la cuenta

21 E I E DESCRIPCION EXTRAPRESUPUESTARIO IVA EXPORTADORES Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se utiliza para regularizar el saldo de la cuenta de recaudos por devolver y el fondo para devoluciones del crédito fiscal, conforme el Banco de Guatemala lo devuelve. Cuenta Cuenta Este tipo de asiento contable es elaborado manualmente en el modulo de contabilidad. 20

22 R S A DESCRIPCION RECLASIFICACIÓN DE SUBCUENTAS Y/O AUXILIARES Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se utiliza para reclasificar una misma cuenta de mayor en el debito y crédito, cambiando únicamente las sub cuentas o auxiliares contable. Puede ser cualquier cuenta contable incluida en el plan de cuentas. Debe utilizarse la misma cuenta de mayor que se utilizó en el debito del asiento contable. Pueden cambiar las sub cuentas o auxiliares. Este tipo de asiento contable es elaborado manualmente en el modulo de contabilidad. 21

23 DESCRIPCIÓN R A S RESULTADOS ACUMULADOS SOBRE LA LÍNEA Es la incorporación o desincorporación de un activo ó pasivo registrado en un ejercicio contable posterior a la fecha de su realización. Puede utilizarse una cuenta de activo (grupo 1),, pasivo (grupo 2) cuyo origen sea presupuestario o sobre la línea y la cuenta de resultados acumulados (Cuenta 3122,ó 3212). Puede utilizarse una cuenta de activo (grupo 1),, pasivo (grupo 2) cuyo origen sea presupuestario o sobre la línea y la cuenta de resultados acumulados (Cuenta 3122,3212). Este tipo de comprobante se genera manualmente desde el modulo de contabilidad, sin embargo, de registrarse oportunamente ésta transacción, habría nacido como un comprobante presupuestario. 22

24 DESCRIPCIÓN R A B RESULTADOS ACUMULADOS BAJO LA LINEA Este comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que se genera cuando una de las cuentas es de resultados acumulados y la otra es una cuenta bajo la línea. Cuenta 3122, 3212 o cualquier cuenta de activo o pasivo que su origen sea bajo la línea. Cuenta 3122, 3212 o cualquier cuenta de activo o pasivo que su origen sea bajo la línea. Este tipo de comprobante es emitido manualmente desde el modulo de contabilidad. 23

25 R G S DESCRIPCIÓN RECLASIFICACIÓN GRUPO DE CUENTAS Este tipo de comprobante se utiliza para identificar las reclasificaciones contables que se realizan entre distintos grupos de cuentas. Cualquier cuenta de activo, pasivo o patrimonio. Exceptuando las cuentas regularizadoras de activo o pasivo. Debe utilizarse una cuenta contable del mismo grupo o de distinto grupo de la utilizada en el debe de este comprobante. Este tipo de comprobante es elaborado manualmente desde el modulo de contabilidad. 24

26 C C O DESCRIPCIÓN COMPROBANTE DE CUENTAS DE ORDEN Este tipo de comprobante será utilizado cuando se van a utilizar cuentas de orden en ambos lados del asiento. Se podrá utilizar las cuentas 4141 ó Se podrá utilizar las cuentas 4141 ó Se podrá utilizar cualquier cuenta del grupo 4. 25

27 VPD DESCRIPCIÓN VARIACIÓN PATRIMONIO DESCENTRALIZADAS Se utiliza para registrar la incorporación de la variación en el patrimonio de cada descentralizada al patrimonio del gobierno. Se debita la cuenta 1212 Se acredita la cuenta Se utilizará mientras no se efectúe una consolidación de Estados financieros completa. 26

28 C A S DESCRIPCIÓN CONTRA ASIENTO AUTOMÁTICO Este tipo de comprobante es la reversión automática de un comprobante contable. Las restricciones para este tipo de comprobante son diversas, como por ejemplo, el comprobante a revertir debe estar en estado de aprobado y no debe haber sido pagado. Este solamente aplica para comprobantes extrapresupuestarios. Las cuentas contables que se utilizarán en el debe de este comprobante serán las cuentas crédito del comprobante original. Las cuentas contables que se utilizarán en el haber de este comprobante serán las cuentas débito del comprobante original. Para poder efectuar el contra asiento automático, deberán observarse ciertas condiciones, como ejemplo, que el comprobante a reversar este aprobado, que no tenga un pago relacionado, o que no tenga otro CAS asociado. 27

29 D P R DESCRIPCIÓN DEPRECIACIONES Este tipo de comprobante es elaborado manualmente en la contabilidad patrimonial, sirve para identificar el registro destinado para el registro de depreciaciones de activos fijos. En la cuenta debito de esta clase de registro, se utiliza la cuenta 6113 Depreciación de Activo Fijo. Si se trata de una reversión de un registro DPR anterior, deberá utilizarse la cuenta 2271 Depreciaciones acumuladas. En la cuenta crédito de esta clase de registro, se utiliza la cuenta 2271 Depreciación Acumulada de Activo Fijo. Si se trata de una reversión de un registro DPR anterior, deberá utilizarse la cuenta 6113 Depreciaciones de Activo Fijo. 28

30 A M O DESCRIPCIÓN AMORTIZACIONES Este tipo de comprobante es elaborado manualmente en el modulo de contabilidad patrimonial. Sirve para registrar contablemente, el gasto correspondiente a la amortización de activos intangibles. La cuenta debito para esta clase de registro es: 6113 Amortización de Activo Intangible. Si se trata de una reversión de un comprobante AMO de reversión de otro previo se utilizará la cuenta 2272 Amortización Acumulada. La cuenta crédito para esta clase de registro es: 2272 Amortización Acumulada. Si se trata de una reversión de un comprobante AMO de reversión de otro previo se utilizará la cuenta 6113 Amortización de Activo Intangible. 29

31 R B F DESCRIPCIÓN REGULARIZACIÓN BAJO LA LINEA DE FIDEICOMISOS HASTA 1999 Este tipo se asiento contable, se utiliza en la Contabilidad del Estado para regularizar o corregir operaciones de años anteriores en la cuenta 1214 Fondos en Fideicomisos antes de En la cuenta debito de éste tipo de registros, debe utilizarse indistintamente la cuenta Fondos en Fideicomisos antes de 1999 o la cuenta Resultados Acumulados de los Ejercicios anteriores. En la cuenta crédito de éste tipo de registros, debe utilizarse indistintamente la cuenta Fondos en Fideicomisos antes de 1999 o la cuenta Resultados Acumulados de los Ejercicios anteriores.. Este tipo de asiento se realiza manualmente en el modulo de contabilidad patrimonial. Y tiene la particularidad de que a pesar de que la cuenta contable Fondos en fideicomiso antes de 1999 utiliza en uno de los auxiliares contables una cuenta monetaria, ésta clase de registro no afecta el libro de bancos. 30

32 DESCRIPCIÓN A P E APERTURA CONTABLE Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento de apertura en el sistema o en el año. Las cuentas que podrán utilizarse en el debe de este tipo de comprobante podrán ser todas las de activo y cuentas de orden. Las cuentas que podrán utilizarse en el haber de éste tipo de comprobante serán las de pasivo y patrimonio. También podrán considerase cuentas de orden. El primer asiento de apertura en el sistema, se genera manualmente desde el modulo de contabilidad. La apertura de los años subsiguientes se generará automáticamente en el sistema, sin la necesidad de un asiento contable, tomando como base los datos del cierre del ejercicio anterior. 31

33 DESCRIPCIÓN C I E CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE Este tipo de comprobante se genera para diferenciar los asientos de cierre del ejercicio. En el cierre del ejercicio se deben generar cuatro (4) asientos contables. En el crédito del primer asiento contable: Cualquier cuenta del grupo 5 (Ingresos) En el crédito del segundo asiento contable 7100 Resumen de ingresos y gastos En el débito del tercer asiento: 7100 si hubo ahorro en la gestión. Y la 7300 si hubo desahorro en la misma En el débito del cuarto asiento contable: La cuenta 7200 si hubo ahorro en la gestión y la cuenta 3122 ó 3212 si hubo desahorro en la misma. En el débito del primer asiento contable: 7100 Resumen de ingresos y gastos En el débito del segundo asiento contable Cualquier cuenta del grupo 6 (gastos) En el crédito del tercer asiento: La cuenta 7200 si hubo ahorro en la gestión. Y la 7100 si hubo desahorro en la misma. En el crédito del cuarto asiento contable se utiliza la cuenta 3122ó la 3212 si hubo ahorro en la gestión y la 7300 si hubo desahorro. Estos asientos contables se generan automáticamente desde el modulo de utilitarios, y sirven de base para efectuar la apertura en el siguiente ejercicio. 32

34 DESCRIPCIÓN R A S I RESULTADOS ACUMULADOS SOBRE LA LÍNEA PARA BAJA DE INVENTARIO ACTIVO FIJO Es la desincorporación patrimonial de un activo fijo. Se utiliza para registrar la baja de un activo fijo La cuenta de resultados acumulados (Cuenta 3122,ó 3212). Puede utilizarse una cuenta de activo (grupo 1), Sub-grupo 1230) cuyo origen es presupuestario o sobre la línea. Este tipo de comprobante se genera automáticamente desde el modulo de inventarios, al dar de baja un activo fijo. 33

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36 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB c) Instrucciones de Pago Contables: Esta clasificación se refiere a las clases de registro contables que además de ser un registro contable, da una orden de pago expresa a tesorería. Este tipo de orden de pago, es originada por transacciones puramente contables, y por no ser originada desde Presupuesto, se les denomina Extra Presupuestarios. 35

37 DESCRIPCION E I P EXTRAPRESUPUESTARIO INSTRUCCIÓN DE PAGO Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que a la vez es un instructivo de pago a la Tesorería y que aplica conceptos distintos a los de Fondo Rotativos, anticipos o fondos de terceros. Se puede utilizar las siguientes cuentas: 1112,1131,1132,1134,1214, 2111,2112,2113,2116 En el haber de la cuenta siempre se utiliza la cuenta Este tipo de comprobante es elaborado manualmente en el modulo de contabilidad y representa además la orden expresa de pago a la Tesorería. 36

38 DESCRIPCION E I R EXTRAPRESUPUESTARIO INSTRUCCIÓN DE PAGO DE RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que a la vez es un instructivo de pago específicamente creado para ser utilizado con la cuenta de resultados acumulados. Deberá utilizarse la cuenta (para entidades de Gobierno Central o (para entidades descentralizadas o autónomas). En el haber de la cuenta siempre se utiliza la cuenta Este tipo de comprobante es elaborado manualmente en el modulo de contabilidad y representa además la orden expresa de pago a la Tesorería. 37

39 E I A DESCRIPCIÓN EXTRAPRESUPUESTARIO INSTRUCCIÓN DE PAGO DE ANTICIPOS Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se genera al específicamente para el otorgamiento de un anticipo a proveedores y contratistas. La cuenta debito de este tipo de comprobante será la cuenta La cuenta del haber será la Este tipo de comprobante es a la vez un instructivo de pago a la Tesorería, y es elaborado manualmente desde el modulo de contabilidad. 38

40 E I F DESCRIPCIÓN EXTRAPRESUPUESTARIO INSTRUCCIÓN DE PAGO DE FONDOS DE TERCEROS Este Tipo de comprobante identifica un asiento contable originado por la instrucción de pago a la Tesorería de un fondo de terceros, pasivo diferido o fondos en garantía. Las cuentas contables que pueden utilizarse en el debe de este tipo de comprobante son: 2141, 2151 ó La cuenta del Haber será en todo caso la Este tipo de comprobante es elaborado manualmente desde el modulo de contabilidad y es a la vez un instructivo de pago a la tesorería. 39

41 E I C DESCRIPCIÓN EXTRAPRESUPUESTARIO INSTRUCCIÓN DE PAGO POR REPOSICIÓN DE CHEQUE Este Tipo de comprobante identifica un asiento contable originado por la instrucción de pago a la Tesorería de un cheque a reponer, ya sea por vencimiento legal o deterioro físico. Las cuentas contables que pueden utilizarse en el debe de este tipo de comprobante son: La cuenta del Haber será en todo caso la Este tipo de comprobante es elaborado manualmente desde el modulo de contabilidad y es a la vez un instructivo de pago a la tesorería. 40

42 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB d) Fondo Rotativo: En el SICOIN WEB se separan las clases de registro contables provenientes del modulo de fondo rotativo. El modulo de fondo rotativo es un modulo de gestión, en el que una vez es aprobada la transacción, permite generar automáticamente los asientos contables en el modulo de contabilidad patrimonial. Las clases de registro están relacionadas con el proceso de gestión que va de la siguiente manera: Constitución del Fondo Ampliación del monto constituido Disminución del monto constituido Rendición del gasto Reposición del monto gastado (si de acuerdo a la clase de fondo se requiere) Rendición final. 41

43 DESCRIPCION F R C FONDO ROTATIVO CONSTITUCIÓN Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se realiza para la constitución de un fondo en avance de una entidad, a la vez que se emite la orden de pago a la tesorería. En la cuenta débito se debe utilizar la cuenta Las sub cuentas son definidas por la clase de fondo rotativo que se constituya y los auxiliares de cuenta son definidos de acuerdo criterio de cada entidad, aunque normalmente se requiere entidad y nit. En el haber de la cuenta siempre se utiliza la cuenta Este tipo de comprobante es generado automáticamente desde el modulo de gestión de fondo rotativo. También representa la orden expresa de pago a la Tesorería. 42

44 DESCRIPCION F R A FONDO ROTATIVO DE AMPLIACIÓN Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se realiza para la ampliación de un fondo en avance de una entidad, a la vez que se emite la orden de pago a la tesorería En la cuenta débito se debe utilizar la cuenta Las sub cuentas son definidas por la clase de fondo rotativo que se constituya y los auxiliares de cuenta son definidos de acuerdo criterio de cada entidad, aunque normalmente se requiere entidad y nit. En el haber de la cuenta siempre se utiliza la cuenta Este tipo de comprobante es generado automáticamente desde el modulo de gestión de fondo rotativo. También representa la orden expresa de pago a la Tesorería. 43

45 DESCRIPCION F R D FONDO ROTATIVO DE DISMINUCIÓN Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se realiza para la disminución de un fondo en avance de una entidad, a la vez que se emite la orden de pago a la tesorería En el haber de la cuenta siempre se utiliza la cuenta En la cuenta crédito se debe utilizar la cuenta Las sub cuentas son definidas por la clase de fondo rotativo que se constituya y los auxiliares de cuenta son definidos de acuerdo criterio de cada entidad, aunque normalmente se requiere entidad y nit. Este tipo de comprobante es generado automáticamente desde el modulo de gestión de fondo rotativo. También representa la orden expresa de pago a la Tesorería. 44

46 DESCRIPCION F R R FONDO ROTATIVO REPOSICIÓN Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se genera en la reposición de un gasto realizado a través de fondos en avance, a la vez que se emite la orden de pago a la tesorería. Para que este tipo de asiento pueda realizarse, tuvo que generarse previamente un gasto y derivado de éste gasto los fondos monetarios deben ser reintegrados para mantener un fondo fijo disponible. Los tipos de comprobantes utilizados para el registro de dicho gasto son: un DAG y un PAR, que se encuentran en la clasificación de devengados, percibidos y pagados automáticos. En la cuenta débito se debe utilizar la cuenta Los auxiliares de cuenta de entidad y NIT del funcionario responsable. En el haber de la cuenta siempre se utiliza la cuenta Este tipo de comprobante es elaborado manualmente en el modulo de contabilidad y representa además la orden expresa de pago a la Tesorería. Se vincula con el CUR de constitución del fondo rotativo, y con el CUR de gasto. 45

47 DESCRIPCIÓN F R F FONDO ROTATIVO RENDICIÓN FINAL Este tipo de comprobante se utiliza para registrar la devolución del saldo en efectivo de un fondo rotativo al final del ejercicio. La cuenta a utilizarse será la cuenta 1112 Bancos. La cuenta a utilizarse será la cuenta Este tipo de comprobante deberá tener las mismas validaciones informáticas que un DEP, un DEA, un DPA. Este comprobante debe estar relacionado con los comprobantes de constitución, ampliación y Reposición de fondo rotativo (FRC, FRA Y FRR) y CUR de gastos relacionados. 46

48 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB e) Bancarios: Esta clasificación permite diferenciar los asientos contables extrapresupuestarios o manuales que afectan la cuenta contable de bancos, sea al debito o al crédito. 47

49 DESCRIPCION N C B NOTA DE CRÉDITO CON BOLETA FÍSICA DEL BANCO Este tipo de comprobante sirve para registrar ingresos monetarios a una cuenta bancaria, cuando el documento de respaldo es una boleta de nota de crédito emitida por una entidad bancaria, y la transacción es extrapresupuestaria. La cuenta del debito será la cuenta Las cuentas contables que podrían utilizarse en el crédito es este comprobante serán: 1131, 2116, 3122, Este tipo de comprobante se elabora desde el modulo de contabilidad de forma manual. 48

50 N C D DESCRIPCIÓN NOTA DE CRÉDITO CONTABLE DEUDA INTERNA Este asiento contable sirve para registrar un ingreso monetario a una cuenta bancaria, cuando proviene de la colocación de deuda interna, y el documento de soporte es una nota de crédito emitida por una entidad bancaria. La cuenta del debito será la cuenta La cuenta al haber será la cuenta Este tipo de comprobante es generado de forma manual desde el modulo de contabilidad patrimonial. 49

51 N D B DESCRIPCIÓN NOTA DE DEBITO CON BOLETA FÍSICA DEL BANCO Sirve para registrar la salida monetaria de una cuenta bancaria cuando ésta respaldada con una boleta física emitida por la entidad bancaria. Es una transacción extrapresupuestaria. En el debe de éste tipo de comprobante se podrá utilizar las cuentas contables siguientes: 1132, 1134, 1136, 1214, La cuenta del debito será la cuenta Este comprobante es emitido manualmente desde el modulo de contabilidad. 50

52 N D D DESCRIPCIÓN NOTA DE DEBITO CONTABLE DEUDA INTERNA Sirve para registrar una salida monetaria de una cuenta bancaria cuando se origina por la cancelación de deuda interna, y cuyo documento de respaldo es una boleta emitida por una entidad bancaria. La cuenta al debe será la cuenta La cuenta del debito será la cuenta Este tipo de comprobante es generado de forma manual desde el modulo de contabilidad. 51

53 D I R DESCRIPCIÓN DEPOSITOS POR INGRESOS DE RECAUDO Identificar el asiento contable que se genera por el traslado monetario de cuentas de recaudo a la cuenta de fondo común. Estos valores son recaudos son los efectuados por los bancos del sistema por intermediación de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Cuenta Bancos, Fondo Común, Cuenta Bancos Recaudadores. Este tipo de comprobante se realiza de forma manual, con el respaldo del documento 52

54 D E P DESCRIPCIÓN DEPOSITO MONETARIO Se utiliza para registrar el depósito a una cuenta monetaria de la entidad, cuando el origen de la transacción es extrapresupuestaria. Este tipo de comprobante se utiliza cuando su origen es distinto a reintegro de sueldos, depósito aduanal o devolución de anticipos. La cuenta del debito será la cuenta Las cuentas contables que podrían utilizarse en el crédito es este comprobante serán: 1131, 1134, 2231, 1112,1132,2241, 2116, 3122, ú otras dependiendo del origen de la transacción. Este tipo de comprobante es elaborado manualmente desde el modulo de contabilidad. Se debe utilizar como documento de respaldo la boleta de depósito física del banco. 53

55 D R S DESCRIPCIÓN DEPOSITO DE REINTEGRO DE SUELDOS DE AÑOS ANTERIORES Este tipo de comprobante se utiliza para registrar un reintegro de sueldo de años anteriores cuando la forma de reintegro esta respaldada por una boleta de depósito bancario. En el debito de este tipo de comprobante se deberá utilizar la cuenta contable También se puede utilizar la cuenta La cuenta que deberá utilizarse en el crédito de este tipo de comprobante será la cuenta Este tipo de comprobante es elaborado manualmente desde el modulo de contabilidad. 54

56 DESCRIPCIÓN D E A DEPOSITO ADUANAL Se utiliza para identificar el registro correspondiente a un depósito a una cuenta bancaria, cuando la transacción sea originada por un depósito aduanal. Se utiliza como documento de respaldo la boleta de depósito bancario. La cuenta de debito es la 1112 Bancos. La cuenta al haber será la Este tipo de comprobante es generado manualmente desde el modulo de contabilidad. 55

57 DESCRIPCIÓN D P A DEPÓSITO DE ANTICIPOS Se utiliza para registrar un depósito monetario a una cuenta bancaria, cuando la transacción es originada por la devolución de un anticipo. La cuenta será la 1112 Bancos. La cuenta que deberá acreditarse será la 1133 anticipos. Este tipo de comprobante se vincula a 3 comprobantes diferentes: Cur de gasto de compromiso (elaborado previo a otorgar el anticipo), al EIA (Extrapresupuestario instrucción de pago de anticipos) y al PAP (pago de anticipos) 56

58 C H R DESCRIPCIÓN REINTEGRO CON CHEQUE FISICO Se utiliza para registrar la devolución de un cheque emitido pero no cobrado, independientemente del concepto. La cuenta a utilizarse será la cuenta 1112 y Las cuentas podrán ser 3122, 3212, 2116, 2111, Este tipo de comprobante utiliza como tipo de documento de respaldo un cheque emitido por la misma entidad. Para realizar éste tipo de comprobante se deberá cumplir con el procedimiento administrativo correspondiente. 57

59 MANUAL DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SICOIN WEB f) Operaciones de Tesorería: Dentro de ésta clasificación se encontrarán todas aquellas clases de registro contables que sean emitidas automáticamente desde el modulo de tesorería. Dentro de ellas se encuentran: 58

60 PAG DESCRIPCION PAGO AUTOMÁTICO DEL GASTO Identificar los comprobantes contables que se generan automáticamente al registrar la instancia de pago de un registro presupuestario. Para el registro de los débitos en este tipo de comprobante las cuentas contables pueden ser: Para el registro de las cuentas 2111, 2112 ó Para gastos del personal a pagar Para cuentas por pagar originadas por intereses Dependiendo de la forma de pago utilizado, las cuentas contables podrán ser: Para pagos a través de bancos cuenta contable 1112 La instancia de pago se deriva de la utilización del origen de la cuenta monetaria y de la matriz correspondiente. 59

61 P A T DESCRIPCION PAGO ACREEDORES DE TESORERÍA Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que genera el pago de un acreedor desde el modulo de tesorería. La cuenta que se debitará será la cuenta o La cuenta contable que deberá utilizarse será: la cuenta de bancos Este tipo de comprobante se genera de forma automática desde el modulo de tesorería. 60

62 P F R DESCRIPCION PAGO DE FONDO ROTATIVO Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se genera al efectuar el pago de Fondo Rotativo, ya sea de constitución, ampliación o reposición. En el debe de la cuenta siempre se utiliza la cuenta La cuenta contable que deberá utilizarse será: la cuenta de bancos Este tipo de comprobante se genera de forma automática desde el modulo de tesorería. 61

63 DESCRIPCION P C O PAGO DE CONTABILIDAD Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que se genera automáticamente cuando la Tesorería realiza la orden de pago de los tipos de comprobantes EIP, EIR ó un EIF. En el debe de la cuenta siempre se utiliza la cuenta La cuenta contable que deberá utilizarse será: la cuenta de bancos Este tipo de comprobante se genera de forma automática desde el modulo de tesorería. 62

64 DESCRIPCION P A P PAGO DE ANTICIPO Este tipo de comprobante identifica el asiento contable que se origina al efectuar el pago de un anticipo. En el debe de la cuenta siempre se utiliza la cuenta La cuenta contable que deberá utilizarse será: la cuenta de bancos Este tipo de comprobante se genera de manera automática desde el momento en que se genera el pago en el módulo de tesorería. Se vincula al Comprobante EIA. 63

65 A P A DESCRIPCIÓN ANULACIÓN DE PAGO DE ACREEDORES Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que se genera por la anulación de un pago de acreedor. Este tipo de comprobante se genera cuando el pago no debe volverse a realizar, por lo que debe anularse la operación completa. En el debe de este asiento debe utilizarse la cuenta 1112 Bancos. La cuenta que debe utilizarse ah haber será la cuenta del acreedor, 2113 ó Este tipo de comprobante se genera de forma automática desde el modulo de tesorería. 64

66 A P B DESCRIPCIÓN ANULACIÓN DE PAGO DE BENEFICIARIOS Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que se genera por la anulación de un pago de beneficiarios. Este tipo de comprobante se genera cuando el pago no debe volverse a realizar, por lo que debe anularse la operación completa. Esta anulación corresponde a un CUR de Gastos. La cuenta será la cuenta 1112 Bancos. La cuenta crédito a utilizarse será la cuenta 2111, 2112,2113,2115 ó Este tipo de comprobante se genera de forma automática desde el modulo de tesorería. 65

67 A P C DESCRIPCIÓN ANULACION DE PAGO CONTABILIDAD Este tipo de comprobante tiene como objetivo identificar el asiento contable que se genera por la anulación de un pago. Este tipo de comprobante se genera cuando el pago no debe volverse a realizar, por lo que debe anularse la operación completa. Esta anulación corresponde a un CUR elaborado manualmente en el modulo de contabilidad. La cuenta crédito a utilizarse será la cuenta La cuenta será la cuenta 1112 Bancos. Este tipo de comprobante se genera de forma automática desde el modulo de tesorería. 66

68 A D A DESCRIPCIÓN ANULACIÓN DE DOCUMENTO DE ACREEDORES Es la anulación de un cheque de pago a un acreedor, por un error de impresión. El pago si procede nuevamente. La cuenta a utilizarse en el haber es la La cuenta del debe es la 1112 Es un pago que si procede y que se volverá a efectuar. 67

69 A D B DESCRIPCIÓN ANULACIÓN DE DOCUMENTO DE BENEFICIARIOS Es la anulación del cheque de un beneficiario por un error de impresión. La cuenta es la 1112 La cuenta en el haber puede ser la El pago se volverá a efectuarse ya que si procede. 68

70 A D C DESCRIPCIÓN ANULACIÓN DOCUMENTO DE CONTABILIDAD Es la anulación del cheque emitido, generado como resultado de una instrucción de pago contable. Esta anulación es resultado de un error de impresión. La cuenta en el debe es la La cuenta en el haber es la Se volverá a emitir el pago. 69

71 T T B DESCRIPCIÓN TRANSACCIÓN DE TESORERÍA BANCARIA Es el asiento contable que se genera al efectuar una transferencia de una cuenta bancaria a otra, del mismo o de otro banco del sistema. La cuenta que deberá utilizar será la 1112 Bancos. La cuenta que deberá utilizar será la 1112 Bancos. Este tipo de comprobante se genera automáticamente desde el modulo de tesorería. 70