REUBICACION E INSTALACION DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS TIPO MINI SPLIT.

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1 1 ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA COMPRA REUBICACION E INSTALACION DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS TIPO MINI SPLIT. Villavicencio, Diciembre 18 de La Contraloría Municipal de Villavicencio, adelanta el presente ESTUDIO PREVIO, sujeto a lo reglamentado por el art. 3º del Decreto 2474 de 2008 y artículo 1º del Decreto 3576 de 2009, a fin de realizar el proceso de Contratación de Adquisición de Bienes y/o Servicios de igual o inferior al 10% de la menor cuantía y la consecuente celebración del contrato requerido: I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD 1. Mediante el Acuerdo 038 de junio 5 de 1986, el Concejo Municipal de Villavicencio creó La Contraloría Municipal. 2. De conformidad con el art. 65 de la Ley 42 de 1993, la Contraloría municipal de Villavicencio, debe realizar la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la presente ley. 3. Que la Contraloría Municipal cuenta con un auditorio amplio y confortable que requiere ser dotado de aires acondicionados que contribuyan al mejoramiento del ambiente y permita brindar a los funcionarios y comunidad, un bienestar en las labores administrativas y misionales y a la comunidad un espacio agradable para el desarrollo de las capacitaciones. 4. Que la Contraloría Municipal de Villavicencio se encuentra ubicada en una región donde la temperatura puede alcanzar los 33.3 grados centígrados, ocasionando exceso de calor, por lo que se requieren espacios con ambiente confortable para el desarrollo de las actividades normales de la entidad. 5. Que las funcionarias de la Contraloría Municipal, SANDRA MILENA RIOS, Auxiliar Administrativa y CLAUDIA FERNANDA MARTÍNEZ, Profesional Universitario, presentaron ante este Despacho oficio de fecha Diciembre 04 de 2009 solicitando la siguiente necesidad así: Como es de su conocimiento la Contraloria Municipal de Villavicencio cuenta con un auditorio amplio y confortable para el desarrollo de las acciones de formación y actividades relacionadas con el normal desarrollo y calidad en la ejecución de los procesos de la entidad, este auditorio se encuentra dotado por dos aires acondicionados los cuales con el normal deterioro y cumplimiento de vida útil, no se encuentran en optimas condiciones para expulsar el suficiente aire a fin de que refresque completamente el auditorio por lo que se presenta exceso de calor, ocasionando incomodidad a los asistentes.por tal razón se hace necesario la adquisición de dos aires acondicionados con mayor capacidad de refrigeración para el auditorio de la Contraloría Municipal de Villavicencio, que contribuyan a la comodidad de los funcionarios y la comunidad quienes son los que hacen uso de este recinto. Así mismo se sugiere reubicar uno de los aires acondicionados que se encuentran en el auditorio a una oficina más pequeña a fin de que con su capacidad de enfriamiento refresque a los funcionarios que laboren en la misma. 6. Debido a la necesidad requerida por la Contraloría Municipal de Villavicencio la mejor forma y la más conveniente para satisfacerla es realizar una invitación pública a fin de celebrar un contrato para la compra, reubicación e instalación de equipos de aires acondicionados tipo mini Split, con una persona natural o jurídica que ofrezca las condiciones óptimas requeridas y que presente la oferta más favorable para los intereses de la entidad cumpliendo con los requisitos habilitantes exigidos para llevar a cabo el objeto de la presente contratación. 1

2 2 11. Que existen recursos en el rubro presupuestal , COMPRA DE EQUIPO, según Certificado de Disponibilidad 211 de fecha Diciembre 18 de 2009 por valor de NUEVE MILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL PESOS MCTE ($ oo) de los cuales se puede establecer que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad para realizar la presente invitación pública y la consecuente celebración del contrato. II. DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO, ESPECIFICIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÒN DEL CONTRATO OBJETO: compra reubicación e instalación de equipos de aires acondicionados tipo mini Split para uso de la Contraloría Municipal de Villavicencio de acuerdo a las siguientes especificaciones: ITEM CANTIDAD CUBS DESCRIPCION Aires acondicionados tipo mini Split de BTU a 220 V con control remoto inalámbrico, NEO PLASMA (antibacterial). Incluye: Accesorios de refrigeración, soportes metálicos, aislamientos térmicos e instalación. Se debe especificar marca, referencia; garantía de 10 año por defectos de fabricación Reubicación de aire acondicionado de BTU, marca York del auditorio a la oficina del Contralor, con suministro de control remoto universal. Incluye: Accesorios de refrigeración, soportes metálicos, aislamiento térmicos. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El futuro contratista se obligará a: 1.) Cumplir con el objeto del Contrato, en los términos pactados de conformidad con la propuesta presentada. 2.) Entregar en la CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO ubicado en la calle 41 No 29-97, el bien objeto de este contrato, debidamente instalado y reubicado el aire acondicionado de la oficina del Contralor Municipal de Villavicencio. 3.) Presentar factura por la compra y servicio ofrecido, los valores de la oferta deberán expresarse en pesos colombianos, a precios fijos e inmodificables durante la ejecución del contrato y deberán incluir los impuestos y demás costos en que incurra con ocasión de la ejecución del contrato. 4) Cumplir con las obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social, estableciendo una correcta relación entre sus ingresos reales y las sumas cotizadas. (Art. 50 de la Ley 789 de 2002) 5) Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del mismo. 6) Permitir al supervisor delegado realizar la inspección durante la entrega reubicación e instalación de los aires acondicionados. 7) De presentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en el elemento entregado o especificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de los mismos. 8) Presentar los documentos necesarios para la legalización y perfeccionamiento del contrato. 9) Cumplir con las garantías solicitadas en la invitación pública que serán las mismas de la oferta económica. 10) Las demás propias del objeto del contrato y las contenidas en la propuesta. 2

3 3 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: Teniendo en cuenta la necesidad de adquirir dos aires acondicionados tipo mini Split de BTU a 220 V con control remoto inalámbrico, NEO PLASMA (antibacterial) para la contraloría Municipal de Villavicencio, el contrato a celebrarse no supera el 10% de la menor cuantía por lo que se establece como una contratación para la adquisición de bienes de características técnicas y uniformes de común utilización inferior al 10% de la menor cuantía. II. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y tal como lo dispone el artículo 1 del Decreto Reglamentario 3576 de 2009, se justifica la escogencia de la presente modalidad de selección en que el valor del Contrato a celebrarse no excede el 10% de la Menor Cuantía. Además de las normas particularmente señaladas en el párrafo anterior, son aplicables a la presente modalidad de selección la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2009 y el Decreto 3576 de 2009 en su articulo 1, así como las demás normas complementarias y reglamentarias. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en la invitación pública. En consecuencia, el presente proceso se adelantará mediante el PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS CUYO VALOR NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD. IV. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. VARIABLES CONSIDERADAS: Estudio de precios del mercado: Se realizó CONSULTA AL SICE, que arroja la información: 1. Bienes 1.21 Equipo para refrigeración, aire acondicionado y circulación de aire Equipo de aire acondicionado Equipo de aire acondicionado tipo mini Split Equipo de aire acondicionado tipo mini Split, se llevan a este nivel ya que no se encontraron las especificaciones solicitadas. 2. Servicio 2.24 Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo Muebles de oficina Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo, a este nivel ya que no se encontraron las especificaciones solicitadas. 3

4 4 Ofertas Presentadas Estudio de mercado: A efectos de conocer y establecer un valor proyectado para la presente contratación y como punto de referencia, los funcionarios encargados de realizar el estudio previo tuvieron en cuenta la necesidad y solicitaron cotizaciones a establecimientos de comercio dedicados a esta actividad comercial y se estableció el costo de mercado para la realización de esta compra y reparación, teniendo como punto de referencia la de menor precio. DETALLE VALOR ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN VALOR PROPUESTA $ oo Variables consideradas: Por ser una Contratación para la adquisición de bienes y/o servicios inferior al 10% de la menor cuantía, el procedimiento de selección se llevará a cabo mediante una subasta inversa, por lo que la escogencia corresponderá al mejor postor, es decir a quien presente la oferta con el precio más bajo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3576 de 2009, siempre y cuando la respectiva oferta cumpla con las condiciones del objeto y se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Monto del presupuesto: De acuerdo a la consulta realizada en el SICE y de acuerdo a cotización solicitada para el estudio de la necesidad de contratar la compra e instalación de dos aires acondicionados tipo mini Split de BTU a 220 V con control remoto inalámbrico, NEO PLASMA (antibacterial) para la contraloría Municipal de Villavicencio y la reubicación de aire acondicionado de BTU, marca York del auditorio a la oficina del Contralor, con suministro de control remoto universal, se tiene en cuenta como costo estimativo del Contrato la suma de NUEVE MILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL PESOS M/CTE ($ ), del presupuesto de la presente vigencia. Disponibilidad e Imputación Presupuestal: La Contraloría Municipal cuenta con un presupuesto oficial máximo establecido y aprobado para la vigencia 2009, para lo cual el Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero, mediante Certificado de Disponibilidad No 211 de fecha Diciembre 18 de 2009 existe en el rubro presupuestal , COMPRA DE EQUIPO por valor de NUEVE MILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL PESOS MCTE ($ oo) certificando lo siguiente: Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad para llevar a cabo la presente contratación. V. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios inferior al 10% de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico, de conformidad con lo establecido en el Decreto 3576 de VI. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: 4

5 5 En este tipo de contratos y atendiendo la naturaleza e implicación de las condiciones que se acordaran y que se han detallado existe el riego de incumplimiento del contratista y mala calidad de los aires. Por esta razón se le exigirá que constituya a favor de la Contraloría Municipal de Villavicencio garantía única que ampare la obligación de cumplimiento del contrato y calidad y correcto funcionamiento del equipo comprado. INDEMNIDAD: El futuro CONTRATISTA, se obliga a Mantener indemne a la Contraloría Municipal de Villavicencio de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato, de conformidad con el Decreto 931 de marzo 18 de 2009 VII. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES Por ser un contrato para la adquisición de dos (2) aires acondicionados, es necesario exigir del contratista, el otorgamiento a favor de LA CONTRALORÍA la siguiente garantía expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, la cual amparará: 1) El cumplimiento de las obligaciones por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, cuya vigencia sea igual a la duración del presente Contrato y cuatro meses más. 2) La calidad del bien por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por un término igual a la duración del presente Contrato y cuatro meses más. El pago de la garantía debe ser constituida dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato, comprometiéndose en todo caso el contratista a prorrogarla en caso que la ejecución del mismo se extendiere por un término superior. VIII. DOCUMENTOS ANEXOS. 1. Certificado de disponibilidad presupuestal. 2. Certificados de precio indicativo. 3. Cotización. SANDRA MILENA RIOS TORRES Auxiliar Administrativa Almacenista CLAUDIA FERNANDA MARTINEZ Profesional Universitario 5

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