H. CONGRESO DEL ESTADO DE CHIHUAHUA COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE CALIDAD

Transcripción

1 Página 1 de 6 I. OBJETIVO Identificar, controlar y resguardar de todos los bienes muebles propiedad del H. Congreso del Estado de Chihuahua. II. ALCANCE A todo el personal que labora en el H. Congreso del Estado de Chihuahua que tenga bajo su resguardo un bien mueble o que utilice para la realización de sus funciones, afecto a un servicio público. III. POLÍTICAS 1. Formular y aplicar normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes de los que dispone el H. Congreso del Estado de Chihuahua. 2. Cada año en los meses de Enero a Mayo se efectúa el inventario Físico de Bienes en el Formato de Inventario Físico FR 01/05/02/05 así como el registro, control, actualización patrimonial, cotejar con los inventarios y resguardos anteriores. 3. Cada vez que se obtenga un activo fijo ya sea por adquisición o donación se debe registrar en el software sistema control de inventarios para la codificación y etiquetado de los bienes muebles. 4. En caso de ingresar por adquisición o sacar por reparación o garantía, un bien del edificio, el Área de Adquisiciones debe notificar de manera verbal para realizar el procedimiento que le corresponda, al Área de Bienes Patrimoniales. 5. Los bienes se clasifican en las cuentas de Bienes informáticos, Mobiliario y Equipo y Telecomunicaciones. 6. Solo se podrá ingresar un bien que no pertenezca al H. Congreso del Estado de Chihuahua, con previa autorización del titular de la Secretaría de Servicios Administrativos. 7. El Departamento de Seguridad y Vigilancia deberá permitir el acceso o salida de un bien del edificio, con previa autorización por medio de oficio y para la salida con el Formato Pase de Salida FR 01/05/02/ El control de las altas de los bienes del activo fijo se debe efectuar en el software sistema control de inventarios. 9. Es responsabilidad de los empleados, funcionarios y Diputados el mantener en buen estado los bienes muebles a su cargo. 10. Los Diputados, funcionarios o personal podrán cambiar o transferir mobiliario del H. Congreso del Estado, solo con previa autorización del Área de Bienes Patrimoniales. 11. Para los bienes que son transferidos de área únicamente se modifica en el software sistema control de inventario asignándolo en el nuevo usuario. 12. Los bienes que le sean donados al H. Congreso del Estado de Chihuahua se darán de alta en el software sistema control de inventarios. 13. Al final de cada legislatura se trabajará en coordinación con el Área de Vigilancia para verificar las salidas de artículos personales de cada diputado y funcionario. 14. Cuando haya cambio de personal la Dirección de Recursos Humanos deberá informar para que se realice las modificaciones en el sistema de inventarios y coteje con resguardos firmados, en caso de algún faltante se pasará el costo a la Dirección de Finanzas y Contabilidad para que haga el ajuste correspondiente en su liquidación. 15. Se notificará al Departamento de Seguridad y Vigilancia por medio de oficio, las adquisiciones autorizadas y los bienes que ingresarán al H. Congreso del Estado de Chihuahua. 16. El Formato División de Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/02 y el Formato Informe FR 01/05/02/03, se utilizan para cotejar o consultar los inventarios por área, oficina, Diputado y/o Funcionario. Se imprimen del Sistema Software Control de Inventarios.

2 Página 2 de El Formato de Resguardo Interno FR 01/05/02/06,, se utiliza para accesorios (cafeteras, memorias USB, etc.) que no se dan de alta en el sistema control de Inventarios 18. Las actualizaciones del inventario que se realizarán periódicamente solicitando a las áreas involucradas: Adquisiciones, Tecnologías de la Información, Mantenimiento, Intendencia, informar los primeros 3 días al Área de Bienes Patrimoniales de realizado un cambio en Mobiliario o y Equipo, Bienes Informáticos, y/o Telecomunicaciones. 19. En las compras que se realizan por medio de caja chica no llevan orden de compra.

3 Página 3 de 6 IV. DIAGRAMA DE PROCESO

4 V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Página 4 de 6 ÁREA RESPONSABLE Área de Adquisiciones Área de Bienes Patrimoniales Área Bienes Patrimoniales No. DE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Envía copia de la Orden de Compra FR 01/05/01/06 de la adquisición al Área de Bienes Patrimoniales, donde se informa la descripción del bien, tiempo de entrega y a la persona que se le debe de asignar. Recibe el bien, la factura, y se envía copia de factura y el bien a Bienes Patrimoniales Da de alta el bien el software sistema control de inventario, lo clasifica en la cuenta correspondiente realiza su etiqueta con su número de inventario y llena el Formato Resguardo FR 01/05/02/01. Verifica si se trata de una instalación. Avisa por medio de un oficio al área que corresponde para que estos realicen la instalación. Hace entrega al área solicitante del bien y Formato Resguardo FR 01/05/02/01. Recibe el bien y firma de conformidad el Formato Resguardo FR 01/05/02/01. 4 Archiva el Formato Resguardo FR 01/05/02/01. Fin del procedimiento. VI. GLOSARIO Bienes Patrimoniales: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina Inventario: Relación ordenada de bienes y existencias del H. Congreso del Estado, a una fecha determinada. Activo fijo: Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características: a) Ser físicamente tangible. b) Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor). c) Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos (útiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del año o ciclo operativo de la empresa. Registro: Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. Resguardo: Es el conjunto de normas y procedimientos de seguridad de observancia obligatoria, aplicadas a la salvaguarda de la integridad física C.C. Diputados, Funcionarios, Personal Administrativo, y custodia de los bienes muebles e inmuebles propiedad o en uso del H. Congreso del estado de Chihuahua. Inventario físico.- Verificación periódica de las existencias de los bienes muebles, con que cuenta una dependencia o entidad. Bienes informáticos.- Es el conjunto de equipo de cómputo. (Computadoras personales PC, lap top, impresora, scanner, disco duro externo). Mobiliario y equipo.- Es el conjunto de muebles; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas.

5 Página 5 de 6 Telecomunicaciones.- Son todos Radios transmisores y los fax. Software Sistema Control de Inventario.- Sistema en el cual se lleva el control de los bienes muebles propiedad del H. Congreso del Estado de Chihuahua. VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001: 2008 Manual de calidad Manual de organización Manual de procedimientos VIII. CONTROL DE REGISTROS DOCUMENTOS CÒDIGO S/C MC 01/01/01 MO 01/00/01 MA 01/01/01 Formato Resguardo REGISTROS Formato División Bienes Patrimoniales 1 año Área Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/02 Formato Informe Formato Pase de Salida Formato Inventario Físico Formato de Orden de Compra Formato de Resguardo Interno IX. CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN R1 R2 FECHA 15/Enero/ /Febrero/2010 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se agregó Formato de Orden de Compra FR 01/05/01/06 en el CONTROL DE REGISTROS. Se agregó en la sección IV. Diagrama de Proceso un cuadro de proceso en la columna de Adquisiciones. En la sección V. Descripción de procedimiento se agregó el punto número 2 R3 21/Octubre/2010 Se agregó Formato de Resguardo Interno FR 01/05/02/06 y se agrego política 17. R4 16/Mayo/2011 Se modificó política 2 y agregaron las políticas 18 y política 19. R5 TIEMPÓ MINIMO DE CONSERVACION RESPONSABLE DE CONSERVARLO 3 años Área Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/01 1 año Área Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/03 1 año Área Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/04 1 año Área Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/05 1 año Asistencia del Director de Adquisiciones y Servicios CODIGO FR 01/05/01/06 3 años Área Bienes Patrimoniales FR 01/05/02/06 05/Noviembre/2013 Se elimino la palabra de en todas las ocasiones donde se mencionaba el formato resguardo FR 01/05/02/01.

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