MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTIÓN CALIDAD PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DEL RIESGO
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- Natividad Barbero de la Fuente
- hace 8 años
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1 PAGINA: 1 de 7 OBJETIVO Identificar los riesgos, realizar el análisis y valoración de los mismos, con el fin de determinar las acciones de mitigación, que permitan intervenir los eventos internos y externos, para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los procesos y contribuir al cumplimiento de las metas institucionales. ALCANCE Inicia con la identificación del macroproceso, proceso, objetivo y gestor del proceso, continua con la identificación, análisis y valoración del riesgo y termina con la consolidación y publicación de resultados : Es toda aquella posibilidad de ocurrencia de un evento que puede afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales CAUSAS (FACTORES INTERNOS O EXTERNOS): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cinco categorías: personas, materiales, comités, instalaciones y entorno. DESCRIPCION: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. EFECTOS (CONSECUENCIAS): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental. ADMINISTRACION DEL : Conjunto de acciones llevadas a cabo en forma estructurada e integral, que permite a las organizaciones identificar y evaluar el riesgo que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. IDENTIFICACION DEL : Elementos de Control que posibilitan conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la organización que ponen en peligro el cumplimiento de su misión y visión institucional ANALISIS DEL : Identificación y evaluación sistémica de factores de riesgos y peligros.
2 PAGINA: 2 de 7 VALORACION DE S: Elementos de la administración de riesgos que determinan el nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. MAPA DE S: Herramienta metodológica que permite hacer inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos y haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias. POLITICA DE ADMINISTRACION DEL : Elementos de control que permiten estructurar los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de las decisiones CONTEXTO ESTRATÉGICO: Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de la institución. ESTRATÉGICO: se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. S DE IMÁGEN: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la Ciudadanía hacia la institución. S OPERATIVOS: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la Entidad, de la articulación entre dependencias. S FINANCIEROS: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes. S DE CUMPLIMIENTO: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. S DE TECNOLOGÍA: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión. IMPACTO: las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.
3 PAGINA: 3 de 7 PROBABILIDAD: Es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: número de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya materializado. CALIFICACIÓN DEL : se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. EVALUACIÓN DEL : permite comparar los resultados de la calificación del riesgo, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad. VALORACIÓN DEL : es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas. CONTROL PREVENTIVO: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización. CONTROL CORRECTIVO: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad, después de ser detectado un evento no deseable; también la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. EVITAR EL : tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. REDUCIR EL : implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. COMPARTIR O TRANSFERIR EL : reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido.
4 PAGINA: 4 de 7 ASUMIR EL : luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso, el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo MAPA DE S: es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL : identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad. MONITOREAR: Comprobar, Supervisar, observar, o registrar la forma en que se lleva a cabo una actividad con el fin de identificar sus posibles cambios. PÉRDIDA: Consecuencia negativa que trae consigo un evento.
5 PAGINA: 5 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1.Identificar Macroproceso 1. Identifica el macroproceso, proceso, objetivo y gestor del proceso 2. Identificar y describir el Riesgo 2. Identifica y describe los eventos potenciales que afecten el cumplimiento del objetivo del proceso, así como las causas y consecuencias. 3. Analizar el Riesgo 3. Analiza la probabilidad de ocurrencia, el impacto de sus consecuencias, la calificación de la zona de riesgo y las medidas a tomar 4.Identificar 4. Identifica controles existentes si los hay, si está documentado (D), si es preventivo (P) o correctivo (C) 5. Definir y cuantificar 5. Define el tipo de control, (probabilidad ó impacto), si está implementado, documentado y si es o no efectivo y cuantifique el nivel de probabilidad y de impacto 6. Decidir 6. Decide opción de tratamiento, las acciones a seguir, el gestor y la fecha de implementación 7. Controlar registro 7. Controla el registro 1 de Proceso ACAr024 ACAP02 Sistema Control de Registros - SICR
6 PAGINA: 6 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 8. Reportar 8. Reporta la información en los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, de acuerdo a la periodicidad establecida al Proceso Gestión Calidad, con copia al Proceso Gestión Control Interno para efectos de seguimiento ACAr024 Correo Electrónico 9. Consolidar y publicar 9. Consolida y publica información para los fines pertinentes en los términos establecidos Gestión Calidad ACAr024 Portal Institucional FIN
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