Guía de Usuario (Outlook)

Transcripción

1 Guía de Usuario (Outlook) (AEMET) Preparado Ana Romero Verificado N/A Código GMVSGI--GU-003 Aprobado Carlos Cabañas Fecha 0/2/2009 Autorizado Carlos Cabañas GMV SOLUCIONES GLOBALES INTERNET S.A. Isaac Newton P.T.M. Tres Cantos Madrid. Tel , Fax Secure e-solutions. Código Interno Reservados todos los derechos. GMV, 200. GMVSGI 2285/09 V/09 El presente documento ha sido clasificado como "Información Confidencial" dentro del marco del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) de GMV-SGI. Dicha clasificación habilita a su receptor al uso de la información contenida en el documento para los fines para los que GMV-SGI la ha facilitado o a lo acordado contractualmente con relación al intercambio de información, en su caso, entre las partes, y ello sin perjuicio del cumplimiento de la normativa sobre propiedad intelectual y sobre protección de datos de carácter personal.

2 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 2 de 30 ESTA PÁGINA SE HA DEJADO EN BLANCO INTENCIONADAMENTE.

3 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 3 de 30 HOJA DE ESTADO DEL DOCUMENTO Fecha Págs. Procesador Cambios 0/2/ Word 2007 español Primera versión del documento

4 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 4 de 30 ÍNDICE. INTRODUCCIÓN PROPÓSITO ALCANCE DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS DEFINICIONES ACRÓNIMOS REFERENCIAS DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA CARACTERÍSTICAS DEL LECTOR ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CONFIGURACIÓN INICIAL MICROSOFT OFFICE OUTLOOK MICROSOFT OFFICE OUTLOOK USO DE OUTLOOK... 29

5 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 5 de 30 LISTA DE TABLAS Y FIGURAS Ilustración. Nueva Cuenta de Correo Electrónico... 9 Ilustración 2.Agregar Nueva Cuenta de Correo Electrónico... 0 Ilustración 3. Seleccionar Tipo de Servidor... Ilustración 4. Configuración de Correo Electrónico de Internet IMAP... 3 Ilustración 5. Configuración Cuenta de Correo General... 4 Ilustración 6. Configuración Cuenta de Correo Servidor de Salida... 5 Ilustración 7. Configuración Cuenta de Correo Avanzadas... 6 Ilustración 8. Fin de Configuración... 7 Ilustración 9. Configuración de la cuenta Outlook Ilustración 0.Nueva Cuenta de Correo Electrónico... 9 Ilustración. Elegir Servicio de Correo Electrónico Ilustración 2. Configuración Automática de la Cuenta... 2 Ilustración 3. Elegir Servicio de Correo Electrónico Ilustración 4. Configuración de Correo Electrónico de Internet Ilustración 5. Configuración General Ilustración 6. Configuración Servidor Salida Ilustración 7.Configuración de Puertos de Servidor Ilustración 8. Comprobar Configuración de la Cuenta Ilustración 9. Fin de la Configuración Ilustración 20. Correo Eliminado... 30

6 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 6 de 30. INTRODUCCIÓN.. PROPÓSITO El propósito del presente documento es servir como guía para los usuarios de la Agencia Estatal de Meteorología (en adelante AEMET) de la aplicación de correo electrónico corporativo a través del cliente de correo Thunderbird..2. ALCANCE El alcance del presente documento consiste en indicar la configuración que deben realizar los usuarios de AEMET de su cliente Thunderbird para poder acceder al sistema de correo electrónico..3. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS.3.. DEFINICIONES IMAP SMTP Concepto Definición Protocolo de red de acceso de acceso a mensajes electrónicos almacenados en un servidor Protocolo de red basado en texto utilizado para el intercambio de mensajes de correo electrónico.3... Acrónimos AEMET IMAP SMTP Acrónimo Agencia Estatal de Meteorología Internet Message Access Protocol Simple Mail Transfer Protocol Concepto

7 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 7 de REFERENCIAS Los siguientes documentos son aplicables en la medida que tengan carácter contractual o hayan sido aprobados por el Cliente, correspondiéndose sus versiones y fechas con las vigentes en el momento de publicación del presente; el resto se han usado simplemente a modo de soporte. Código Documento

8 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 8 de DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA 3.. CARACTERÍSTICAS DEL LECTOR Este manual está dirigido a todos los usuarios de la plataforma de correo de la AEMET. Pretende dar unas pautas de configuración y uso diario de la plataforma de correo ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA La presente guía de usuario está estructurada en los siguientes capítulos - Capitulo Introducción proporciona información sobre el contenido del presente documento. - Capitulo 2 Referencias informa sobre los documentos referenciados. - Capitulo 3 Descripción de la guía proporciona información sobre la estructura del documento. - Capitulo 4 Descripción del producto ofrece información sobre la configuración del cliente Outlook.

9 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 9 de DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO El sistema de correo electrónico implantado en AEMET ofrece el acceso a los buzones de correo mediante el protocolo IMAP. Esto permite que se pueda acceder a este sistema de correo mediante clientes pesados como Outlook. En la siguiente guía se indicará como realizar la configuración de las siguientes versiones de Outlook Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office Outlook CONFIGURACIÓN INICIAL 4... MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 Para poder configurar Outlook 2003 contra el sistema de correo electrónico, se deberán seguir los pasos. Abrir Outlook 2003 y acceder al menú Herramientas Configuración de la cuenta Ilustración. Nueva Cuenta de Correo Electrónico

10 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 0 de Cuando se abra el nuevo menú, seleccionar la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico Ilustración 2.Agregar Nueva Cuenta de Correo Electrónico

11 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página de Seleccionar como tipo de servidor IMAP. Ilustración 3. Seleccionar Tipo de Servidor

12 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 2 de Indicar la información de usuario, es decir, el nombre que aparecerá en los correos enviados y la dirección de correo electrónico de AEMET. En la información del servidor, indicar que el servidor de correo entrante es correo.aemet.es y el de correo saliente es smtpinterno.aemet.es. Por último, indicar la información de inicio de sesión en el sistema de correo. Si no se marca la opción Recordar contraseña, el servidor solicitará la password cada vez que se inicie el Outlook.

13 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 3 de 30 Ilustración 4. Configuración de Correo Electrónico de Internet IMAP 5. Una vez realizada esta configuración, seleccionar el botón Más configuraciones. Indicar el nombre que se le asignará a la cuenta de correo para su identificación en la pestaña General.

14 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 4 de 30 Ilustración 5. Configuración Cuenta de Correo General

15 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 5 de Seleccionar la pestaña Servidor de salida e indicar que Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación y que se debe Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada. Ilustración 6. Configuración Cuenta de Correo Servidor de Salida

16 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 6 de En la pestaña Avanzadas indicar que tanto el servidor de entrada como el de salida requieren una conexión cifrada (SSL). Los puertos TCP asociados a cada uno de los servidores serán el 993 para el servidor IMAP y el 587 para el servidor SMTP. Ilustración 7. Configuración Cuenta de Correo Avanzadas

17 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 7 de Una vez finalizada la configuración, aparecerá una pantalla de fin, tras la cual, aparecerá la cuenta de correo creada en el panel lateral izquierdo del Outlook. Ilustración 8. Fin de Configuración

18 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 8 de MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 Para poder configurar Outlook 2007 contra el sistema de correo electrónico, se deberán seguir los pasos. Abrir Outlook 2007 y acceder al menú Herramientas Configuración de la cuenta Ilustración 9. Configuración de la cuenta Outlook 2007

19 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 9 de Seleccionar la opción Nuevo para comenzar con la creación de una nueva cuenta de correo electrónico. Ilustración 0.Nueva Cuenta de Correo Electrónico

20 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 20 de Seleccionar la opción Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP. Ilustración. Elegir Servicio de Correo Electrónico

21 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 2 de El administrador para la configuración permitirá configurar la cuenta automáticamente, pero en nuestro caso será necesario realizar la instalación de forma manual. Por esta razón hay que seleccionar la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales. Ilustración 2. Configuración Automática de la Cuenta

22 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 22 de Seleccionar la opción de Correo electrónico de Internet. Ilustración 3. Elegir Servicio de Correo Electrónico

23 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 23 de Una vez seleccionado el tipo de cuenta, pasaremos a realizar la configuración de la misma. Para ello habrá que indicar el nombre del usuario (nombre que se mostrará cuando envíe los correos), la dirección de correo electrónico. El tipo de cuenta que se configura es IMAP, el servidor de correo entrante es correo.aemet.es y el servidor de correo saliente es smtpinterno.aemet.es. La información de inicio de sesión es su usuario y contraseña para acceder al servidor de correo. Se puede Recordar contraseña. Si no selecciona esta opción, Outlook le pedirá su password cada vez que se inicie.

24 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 24 de 30 Ilustración 4. Configuración de Correo Electrónico de Internet 7. Una vez configurada la información básica, seleccionar la opción Más configuraciones. 8. Dentro de esta opción, dar un nombre que tendrá asociada la cuenta, por ejemplo Cuenta AEMET.

25 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 25 de 30 Ilustración 5. Configuración General 9. En la pestaña de Servidor de salida, indicar que Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación y que se va a Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada.

26 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 26 de 30 Ilustración 6. Configuración Servidor Salida

27 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 27 de En la pestaña de Avanzadas, indicar que tanto el servidor de entrada como el de salida tendrá como tipo de conexión cifrada TLS, y que los puertos de conexión a ambos servidores será el TCP 993 en el caso de IMAP, y el TCP 587 en el caso de SMTP. Ilustración 7.Configuración de Puertos de Servidor. Una vez finalizada la configuración, se puede realizar una prueba para comprobar que la configuración que se ha realizado es correcta. Para ello, pulsar el botón Comprobar configuración

28 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 28 de 30 Ilustración 8. Comprobar Configuración de la Cuenta 2. Una vez finalizada la comprobación de la configuración, y viendo que está todo correcto, se pasará a finalizar la configuración

29 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 29 de 30 Ilustración 9. Fin de la Configuración 4.2. USO DE OUTLOOK Al enviar un correo por primera vez aparecerá un mensaje indicando que no se ha elegido una carpeta para guardar copia de los correos enviados con esta cuenta de correo electrónico. Pulsamos elegir carpeta y seleccionamos la carpeta con el nombre Enviados, si dicha carpeta no existiese la creamos pulsando sobre nueva carpeta. Al eliminar un mensaje en Outlook, este no será enviado a la papelera de reciclaje, sino que se mantendrá en la carpeta origen pero aparecerá tachado. Este comportamiento es el esperado en la integración de Outlook con el sistema de correo electrónico.

30 Código GMVSGI--GU-0033 Fecha 0/2/2009 Página 30 de 30 Ilustración 20. Correo Eliminado