Combinación de documentos de Word con bases de datos de Excel

Transcripción

1 Optimice sus informes personalizados usando datos de Excel Combinación de documentos de Word con bases de datos de Excel 1.- ALGUNAS DEFINICIONES IMPORTANTES PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA FUNCIÓN SI ENTONCES SINO EJECUTAR LA COMBINACIÓN VER LOS DOCUMENTOS COMBINADOS... 7 Red de Profesores Innovadores 1

2 Combinación de documentos de Word con bases de datos de Excel 1.- Algunas definiciones importantes 2.- Pasos para combinar correspondencia I.- Seleccionar desde el menú Herramientas la opción Combinar correspondencia. Red de Profesores Innovadores 2

3 II.- La acción anterior llama el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, que te ofrece un método para combinar correspondencia en 3 pasos: Paso 1. Documento principal Haz clic en Crear y selecciona Cartas modelo. Se desplegará un nuevo cuadro de diálogo. Haga clic en ventana activa, si tiene el documento principal de combinación escrito en la ventana, sino puede indicar nuevo documento principal para comenzar a escribir el documento. La última acción le devuelve a Combinar correspondencia. Red de Profesores Innovadores 3

4 Paso 2. Origen de datos Haz clic en Obtener datos y selecciona Abrir origen e datos si la base de datos ya está creada. Para poder utilizar una planilla de Excel como base de datos para combinar se debe indicar en Tipo de archivo: la opción Hojas de cálculo MS Excel o Todos los archivos. Si es una planilla de Excel aparece el siguiente cuadro de diálogo, hay que decir Aceptar. Es conveniente que la hoja que contiene los datos para realizar la combinación esté ubicada de las primeras en el libro. Red de Profesores Innovadores 4

5 Se desplegará un nuevo cuadro de diálogo. Haga clic en Modificar documento principal, lo que significa que va a insertar campos de la base de datos (origen de datos) en el documento principal de combinación. Ahora tiene que completar los datos del informe con los campos de la base de datos. Para ello ubique el curso en el lugar que tienes que insertar el dato, en este caso en la celda que llevará el nombre del alumno. Haga un clic en Insertar campo de combinación y luego seleccione APELLIDO. 2. Insertar campo de combinación 3. Seleccionar campo 1. Ubicar el punto de inserción Después de realizar el paso anterior, debería observar lo siguiente en tu documento Red de Profesores Innovadores 5

6 3.- Función Sí Entonces Sino Esta función le permite personalizar palabras dentro del documento, por ejemplo que dependiendo del sexo de la persona aparezca Señora, Señor, alumna, alumno, estimada, estimado...etc. Es necesario para usar esta función contar en la base de datos con un campo que indique el sexo de manera de poder discriminar. Para usar esta función debe: 1. Presionar el borón Insertar campo de Word de la Barra de herramientas: Use este botón para insertar la opción Si...Entonces...Sino personalizar los textos de la carta 2. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. En el debe indicar los siguientes datos: Indicar campo que usará para discriminar Indicar criterio de comparación Insertar texto si el criterio no se cumple Insertar texto si el criterio se cumple En este ejemplo el criterio de comparación es que el campo Sexo tenga una M, si se cumple este criterio escribe Señor y si no se cumple Señora. 4.- Ejecutar la combinación Para ejecutar la combinación haga clic en Combinar en la Barra de herramientas de combinar correspondencia. Aparecerá un cuadro de dialogo en el que debe hacer clic en Combinar Red de Profesores Innovadores 6

7 1. Clic en Combinar 2. Clic en Combinar 5.- Ver los documentos combinandos Desde el menú Ver seleccione la opción Zoom y escoja Varias páginas. Podrá observar la totalidad de los documentos generados. Red de Profesores Innovadores 7