Manual de Políticas del Área de Apoyo Técnico Dirección General de Recursos Humanos y Materiales. Procuraduría Federal del Consumidor

Transcripción

1 del Área de Apoyo Técnico Dirección General de Recursos Humanos y Materiales Procuraduría Federal del Consumidor

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3 APOYO TECNICO Manual de Políticas

4 LIMPIEZA Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales: El cumplimiento del contrato del Servicio de Limpieza que se instaló en todos y cada uno de los inmuebles de PROFECO del área metropolitana, el personal portará gafete y vestirá uniforme asignado por la empresa ganadora de la Licitación Pública Nacional. La supervisión y control de asistencia de todos los trabajadores que prestan su servicios en los inmuebles de PROFECO del área metropolitana. La supervisión en todos los inmuebles de PROFECO en el área metropolitana del desempeño de los trabajos de limpieza realizados en dichos inmuebles. La supervisión del control de materiales que ofertó la empresa de limpieza para los diferentes inmuebles de PROFECO. Programación conforme al orden consecutivo de las solicitudes de servicio para: Pulido de pisos Lavado de alfombras Lavado de Ventanas Lavado de salas y sillones Lavado de rampas y estacionamientos Cumplimiento del convenio con la Delegación Política en Cuauhtémoc (Servicio de limpia del Gobierno del D.F.), para el retiro de basura, escombro y todos aquellos productos que son desechados por esta Institución. Recorridos por los Inmuebles de PROFECO en el área metropolitana, para la supervisión y mejoramiento del servicio de limpieza. EVENTOS La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales, autoriza los apoyos y requerimientos para la coordinación, supervisión y logística de todos y cada uno de los eventos que la PROFECO realiza en sus diferentes etapas y programas de trabajo.

5 MANTENIMIENTO DE EQUIPO Y MOBILIARIO DE OFICINA El servicio de mantenimiento a equipo y mobiliario de oficinas lo proporcionarán exclusivamente tanto el personal de PROFECO habilitado para ello, como las empresas contratadas exprofeso. El personal tanto de PROFECO como de las empresas contratistas deberán capacitar a los usuarios del equipo, sobre la mejor manera de conservarlo en óptimas condiciones de funcionamiento. Las reparaciones de mobiliario se realizarán preferentemente con recursos propios de la Entidad; para ello se deberá disponer de equipo, herramienta, artículos y refacciones de uso común. En caso de no contarse en almacén con los bienes necesarios para efectuar las reparaciones, se tramitará su compra a través del Departamento de Adquisiciones. Para que el personal de las empresas contratadas para dar mantenimiento al equipo y mobiliario de oficina se presente a proporcionar el servicio, se deberá hacer la solicitud correspondiente al Departamento de Apoyo Técnico. Los servicios se suministrarán de acuerdo al orden de presentación de las solicitudes. Los casos excepcionales se atenderán conforme a indicaciones del Jefe del Departamento de Apoyo Técnico. La contratación de servicios externos de mantenimiento se realizará cada año mediante licitación pública o invitación restringida a tres o más proveedores, dependiendo del monto del contrato, siguiendo en ambos casos los requisitos y procedimientos indicados por la normatividad vigente. Cuando se requiera llevar el mobiliario y equipo a los talleres de la empresa contratista, se deberá elaborar un pase de salida describiendo el bien que sale, el motivo y el período que aproximadamente permanecerá fuera. Este pase será firmado por el Jefe del Departamento de Apoyo Técnico o el titular del área de adscripción del bien. El pase de salida de los bienes propiedad de PROFECO será requerido y verificado por el personal de vigilancia. Ningún bien podrá salir sin la presentación de dicho pase.

6 El pago de los servicios de mantenimiento se efectuará de acuerdo con el procedimiento establecido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, una vez que reciba el aviso de que el área esta conforme con el servicio. Todos los trabajos de mantenimiento que realicen las empresas contratistas deberán tener garantía, la cual se hará del conocimiento del área de adscripción del bien. Será conveniente que el Departamento de Apoyo Técnico lleve una Bitácora de servicios y reparaciones de cada bien, con la finalidad de prever su vida útil o determinar si es preferible, por el alto costo de los servicios y el tiempo que pasa inactivo, darlo de baja y sustituirlo. Si el monto de reparación rebasa el 50% del costo de reposición, motivará la baja del bien y su sustitución de acuerdo con los procedimientos respectivos. Las áreas administrativas no podrán contratar directamente el servicio de mantenimiento o reparación del equipo y mobiliario que se les ha asignado para el cumplimiento de sus funciones; cuando se requiera, deberán solicitarlo a través del Departamento de Apoyo Técnico. El Departamento de Apoyo Técnico debe integrar y actualizar estadísticas sobre los trabajos de mantenimiento y reparaciones efectuadas directamente o por conducto de las empresas contratistas.

7 De los Trabajos de Adaptación de Inmuebles Las obras de acondicionamiento o remodelación que deban realizarse en los inmuebles se apegarán a los respectivos presupuestos de cada unidad administrativa. Las adaptaciones de oficinas se sujetarán a la superficie y normas técnicas de acuerdo a los niveles, áreas de circulación o de trabajo establecidas por la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales. Los trabajos de adaptación de inmuebles, cuando sean de cuantía y en beneficio al propio inmueble, pueden ser descontados de la renta si así se pacta. De la Enajenación de Inmuebles Los inmuebles propiedad de la Entidad son inembargables e imprescriptibles y prioritariamente se destinarán al servicio de sus distintas unidades administrativas, mientras no varíe su situación jurídica. La disposición y enajenación de los bienes inmuebles de la Entidad deberán sujetarse a la normatividad vigente. Con los antecedentes de propiedad, planos, dictamen de uso de suelo y la opinión de la Coordinación General de Reordenación Urbana y Vivienda y de la Delegación Política correspondiente, la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales iniciará el procedimiento de enajenación, y solicitará a Servicios Metropolitanos, S.A. de C.V. (SERVIMET) que continúe con el proceso administrativo para la consecución de la transmisión del dominio, previo acuerdo del Comité del Patrimonio Inmobiliario. La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales como administradora de los bienes inmuebles de la Entidad, es la facultada para recibir de los Organismos Descentralizados, de las Entidades Sociales y de los particulares la solicitud de enajenación a título oneroso. Los bienes inmuebles de la Entidad son susceptibles de enajenación fuera de subasta pública, cuando lo determinen expresamente las leyes, o lo acuerde el C. Presidente de la República.

8 Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Inmuebles El Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Oficinas, de todos y cada uno de los inmuebles que alojan oficinas de la Entidad, será elaborado por la Dirección General de Recursos Humanos y Materiales. La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales deberá prever todo lo necesario para la elaboración y ejecución del programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el contar con los planos arquitectónicos y planos de las instalaciones eléctricas, sanitarias, hidráulicas, airea acondicionado, detección y extinción de fuego e instalaciones especiales de los inmuebles que alojan las oficinas. Con base al Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo se deberán elaborar en su oportunidad las requisiciones de material para llevar a cabo este programa, asimismo se deberá contar con el personal mínimo necesario para proporcionar el mantenimiento. La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales deberá elaborar el Programa de Ahorro de Energía tomando en cuenta las recomendaciones de la Comisión Nacional para el Ahorro de Energía, dictada por la Subcomisión de Ahorro de Energía en Inmuebles del Gobierno Federal, respecto de sustituir su equipamiento actual por uno nuevo y colocando dispositivos que permitan ahorrar agua y energía eléctrica. La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales podrá contratar, cuando así lo requiera el caso por la magnitud y la urgencia, trabajos de mantenimiento, con terceras personas por medio de órdenes de trabajo respetando los montos establecidos en el presupuesto de egresos para el ejercicio fiscal respectivo. La Dirección General de Recursos Humanos y Materiales será responsable de verificar que se lleve a cabo el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo y el Programa de Ahorro de Energía.

9 FOTOCOPIADO Es responsabilidad de las áreas solicitantes vigilar que sólo se fotocopien documentos oficiales. El servicio de fotocopiado se prestará siempre y cuando se presente la solicitud en el formato oficial, debidamente requisitado y firmado por el personal autorizado. Se deberá evitar la reproducción total o parcial de libros, revistas, diarios oficiales y otros tipos de publicaciones similares. Los trabajos de fotocopiado se atenderán en el orden en que se reciban las solicitudes. La prioridad para atender trabajos urgentes, la establecerá el Jefe del Departamento de Apoyo Técnico. La reproducción de formatos se realizará con offset exclusivamente en los talleres ubicados en Perugino 18, en el Departamento de Servicios Técnicos y de Apoyo y en la Dirección General de Verificación y Vigilancia. En cada área con servicio de fotocopiado deberá existir un responsable que tendrá las funciones de vigilar que el servicio se proporcione con apego a la normatividad, con eficiencia y que el equipo se opere adecuadamente para evitar descomposturas que interrumpan la atención de las solicitudes. Diariamente se deberá registrar el total de fotocopias obtenidas. Preferentemente y con fines de ubicar consumos, se obtendrán subtotales por áreas solicitantes. Las áreas de fotocopiado, para atender las órdenes de trabajo, deberán contar con el Catálogo de Firmas Autorizadas y exhibirlo en lugar visible. Antes de proporcionar el servicio, se comprobará que la firma que aparece en la orden de servicio esté incluida en el Catálogo. El Departamento de Apoyo Técnico, proporcionará a las áreas ubicadas en el edificio central de la PROFECO que no cuenten con equipo de fotocopiado, el apoyo necesario que requieran. El servicio de fotocopiado se proporcionará en los días y horarios de labores. Sólo en casos excepcionales y previa autorización del Director General de Recursos Humanos y Materiales se dará en días de descanso o festivos.

10 ENTRADA DE BIENES PROPIEDAD DE PROFECO POR PRÉSTAMO Y/O MANTENIMIENTO Para la entrada de bienes que hayan salido en forma temporal, el personal de vigilancia deberá solicitar invariablemente la prestación del Vale de Salida correspondiente y verificará que los datos coincidan con los bienes presentados. El Personal de Vigilancia deberá registrar en su Reporte Diario todas las entradas y/o salidas de bienes propiedad de PROFECO, anotando el número de folio del Vale de Salida correspondiente, el tipo de bien del que se trata y el número de inventario del mismo. Todo bien que haya sido retirado temporalmente de las instalaciones deberá ser verificado (físicamente y en su funcionamiento) por el Departamento de Apoyo Técnico para la liberación de responsabilidades. Cuando los bienes que hayan salido temporalmente presenten avería o fallas en su funcionamiento al momento de ser entregados, el Departamento de Apoyo Técnico deberá investigar las causas del daño y notificar al respecto al servidor público que autorizó la salida. En los casos en que las averías y/o fallas del bien ocurran por mal uso o negligencia del servidor público solicitante, éste deberá cubrir el importe de la reparación. Cuando la reparación del bien sea a cargo del servidor público solicitante, el Departamento de Apoyo Técnico deberá notificarle el importe a cubrir por la reparación. Cuando se reporte la pérdida o robo de bienes propiedad de PROFECO que hayan salido temporalmente, su reposición correrá por cuenta del servidor público que solicitó la salida. En los casos en que el servidor público solicitante se comprometa a reponer el bien, deberá entregar al Departamento de Apoyo Técnico, un nuevo bien con las mismas características del originalmente retirado. Cuando el servidor público solicitante opte por pagar el bien extraviado, el pago se efectuará por el importe correspondiente al costo de reposición a la fecha en que haya ocurrido el incidente.

11 En los casos en que el servidor público opte por pagar la reparación o reposición de algún bien el Departamento de Apoyo Técnico deberá verificar que se haya realizado el pago total correspondiente, previo a liberarlo de la responsabilidad sobre el bien. Cuando se opte por pagar algún bien extraviado, el Departamento de Apoyo Técnico deberá generar inmediatamente una Requisición de Compra por dicho bien, indicando en la misma que se trata de una reposición, así como el motivo de la misma. Para toda reposición por robo o extravío de algún bien propiedad del Organismo, el Departamento de Apoyo Técnico deberá generar los movimientos de alta y baja que correspondan. El Departamento de Apoyo Técnico deberá contar con un expediente en el cual archive la documentación que genera la entrada y/o salida de los bienes propiedad de la Entidad. Todos los bienes propiedad del funcionario o servidor público deberán ser notificados por escrito al Departamento de Apoyo Técnico para su control y posterior salida de éstos.