INVITACION PÚBLICA N DE 2010 A PRESENTAR OFERTA PROCESO DE SELECCIÓN - SUBASTA INVERSA 10% DE LA MENOR CUANTIA INFORMACIÓN GENERAL

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1 INVITACION PÚBLICA N DE 2010 A PRESENTAR OFERTA PROCESO DE SELECCIÓN - SUBASTA INVERSA 10% DE LA MENOR CUANTIA INFORMACIÓN GENERAL 1. JUSTIFICACION El Departamento de Cundinamarca Secretaria General, conforme a lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, esta interesado en recibir ofertas, para la presente invitación, mediante el Proceso de Selección de Subasta Inversa, cuyo valor no exceda del 10% de la Menor Cuantía, por ser un servicio de características técnicas uniformes de común utilización en la Gobernación de Cundinamarca. El servicio a prestar, es relacionado con la asesoría en publicidad y mercadeo, que contribuya a atender las necesidades y oportunidades de comunicación que se presenten, a fin de mantener la buena imagen institucional de la Gobernación de Cundinamarca, mediante mayor divulgación, mejor cubrimiento e impacto de los mensajes que se quieren transmitir. 2. OBJETO. Contratar los servicios de asesoría en publicidad y mercadeo especializado, que contribuya a la planeación y ejecución de estrategias y piezas de publicidad y mercadeo requeridas por la Administración Departamental para dar respuesta a las necesidades y oportunidades de comunicación presentadas por las diferentes dependencias, en cumplimiento del Plan Departamental de Desarrollo Cundinamarca, corazón de Colombia. ALCANCE DEL OBJETO: En desarrollo del objeto el contratista debe cumplir las siguientes actividades: 1. Designar un ejecutivo de cuenta, que brinde atención y contacto permanente a la Administración Departamental, con soporte de un grupo creativo y de planeación. 2. Realizar un análisis para identificar las oportunidades de comunicación con el objetivo de consolidar la imagen del Departamento. 3. Cooperar en la planeación y desarrollo de estrategias de comunicación, orientación creativa y mercadeo, que se requieran en el Departamento. 4. Asesorar a las diferentes entidades del Departamento en los objetivos de comunicación y estrategias de campaña que se deban dirigir en cumplimiento de sus objetivos y metas. 5. Evaluar y recomendar los medios necesarios para la difusión de los mensajes publicitarios del Departamento, con el fin de obtener el impacto esperado. 6. Entregar los artes finales en los formatos requeridos por el productor de las piezas publicitarias, las cuales deben contar con la aprobación del interventor o persona autorizada por la Gobernación de Cundinamarca.

2 Página 2 de 7 7. Hacer seguimiento y evaluación a los planes de comunicación propuestos y la ejecución de los mismos, haciendo las recomendaciones a que haya lugar ESPECIFICACIONES O CARACTERISTICAS TECNICAS: El proponente debe ofrecer como mínimo para garantizar la prestación del servicio, el siguiente personal: Un director creativo que se encargue de la planeación estratégica, para diseñar el plan de comunicaciones, partiendo de las experiencias y necesidades en comunicación y publicidad que presenten las diferentes dependencias de la Administración Departamental. Reunirse mínimo una vez al mes, con el interventor para evaluar la ejecución de los planes de comunicación y sugerir los ajustes si es necesario. Formación académica: profesional en publicidad, comunicación social o mercadeo, con experiencia mínima de cinco años en las actividades de asesoría publicitaria y de mercadeo. Un ejecutivo de cuenta, quien deberá encargarse de estar en contacto permanente con la Gobernación de Cundinamarca Secretaría de Prensa y Comunicaciones, para garantizar la ejecución de las estrategias y planes de comunicación, el cumplimiento oportuno de las solicitudes y evaluar la calidad del servicio que se está prestando. Formación académica: profesional en publicidad, comunicación social o mercadeo, con experiencia mínima de tres años en las actividades atención al cliente como ejecutivo de cuenta. Un director de arte, será el encargado de conceptualizar y dirigir gráficamente las piezas de comunicación, desde las propuesta inicial, hasta la finalización de artes para producción. Recibir las observaciones, sugerencias y ajustes que se hagan por parte del interventor o persona autorizada por la Gobernación de Cundinamarca, para trasmitirlas al ejecutor del diseño y asegurarse de que se cumplan las especificaciones requeridas. Formación académica: profesional en publicidad o diseño gráfico, con experiencia mínima de tres años en actividades relacionado con las artes gráficas. Copy - Creativo, quien se encargará de crear los conceptos y redactar textos o copys. Formación académica: profesional en publicidad o diseño gráfico, con experiencia mínima de tres años en actividades relacionado con las artes gráficas. El proponente para demostrarla formación académica de cada profesional, debe allegar fotocopia del diploma y acta de grado. Para demostrar la experiencia de cada uno debe allegar certificación de la experiencia mínima requerida para cada uno, con posterioridad a la fecha del Acta de Grado. 3. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR Podrán participar: Persona Jurídicas; Persona Naturales; Uniones Temporales; Consorcios. 4. PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto oficial asignado es hasta por la suma de CUARENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($ ) Moneda Corriente, incluido IVA y demás emolumentos a que

3 Página 3 de 7 haya lugar, de acuerdo al certificado de disponibilidad presupuestal expedido por el Director de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. 5 VALOR DE LA PROPUESTA ECONOMICA: El valor de la propuesta, incluido todos los factores, IVA y descuentos en general, no podrá ser superior al presupuesto oficial y debe presentarse por escrito. 6. FACTORES PARA TENER EN CUENTA EN LA PROPUESTA ECONOMICA. Para efectos de presentar la propuesta económica se deberá tener en cuenta los impuestos, tasas, contribuciones, nacionales y territoriales y especialmente las siguientes: PRODESARROLLLO 2.2 % FORMULARIO $ PROCULTURA 1 % PROHOSPITALES 2.0 % PROELECTRIFICACION $ PRODESARROLLO UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA 2 UVT 7. PUBLICACION Y PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LA OFERTA CRONOGRAMA La presente invitación se publica en la página Web del Departamento de Cundinamarca. PUBLICACION: Página Web, Contratación, Menor Cuantía, Secretaría General FECHA PUBLICACION: 04 de octubre de 2010 FECHA CIERRE: 05 de octubre de 2010, hasta las 4:00 P:M:. PLAZO PRESENTACION PROPUESTA: El plazo para la presentación de la oferta será hasta las 4:00 p.m., del día 05 de octubre de 2010, hora y fecha en que se cerrara el recibo de propuestas. TRASLADO: 06 de octubre LUGAR: La Oferta debe presentarse con los documentos requeridos en la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría General, ubicada en el piso 8 Torre Central en la calle 26 N 53-51, Teléfono , Bogotá, D. C. ADJUDICACION: Dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha del traslado de la evaluación, se adjudicará el presente proceso de selección al oferente que haya sido escogido y se suscribirá el respectivo contrato. 8.- CONDICIONES ESENCIALES DEL FUTURO CONTRATO. A. LUGAR DE EJECUCIÓN: Bogotá, B. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución es de (8) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. C. FORMA DE PAGO: La Secretaría General pagará el valor del respectivo contrato, en 12 mensualidades vencidas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, recibo a satisfacción de la ejecución del contrato, previa certificación expedida por el interventor del contrato y certificación de pago de los aportes a Seguridad Social Integral y pago de parafiscales. D. TIPO DE CONTRATO: Prestación de Servicios. E. GARANTIA: Debe constituir garantía Unica de Cumplimiento, que cubra los siguientes riesgos: Cumplimiento, en cuantía equivalente al 10% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución y seis meses más. Calidad del servicio, en cuantía equivalente al 10% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución y seis meses más salarios y prestaciones, en cuantía equivalente al 5% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución y tres años más. 9.- REQUISITOS HABILITANTES: REQUISITOS JURÍDICOS HABILITANTES. El proponente deberá adjuntar los siguientes documentos vigentes con su propuesta y según su naturaleza jurídica.

4 Página 4 de 7 A). Certificado de existencia y representación legal, (personas Jurídicas) con fecha de expedición no superior a 60 días a la fecha de recepción de la propuesta, en el objeto social debe constar la actividad a contratar. B). Constancia de estar a paz y salvo con el pago de aportes parafiscales, suscrita por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal, según el caso. Si es persona natural deberá adjuntar certificación en el mismo sentido. C). Antecedentes Disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación;(del contratista) D). Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría General de la República; E). Registro Único Tributario; F). Certificado Judicial vigente del contratista. G). Diligenciamiento del Formato Único de Hoja de Vida (formato función pública persona jurídica, o persona natural, según corresponda). H). Fotocopia de la cédula de ciudadanía del contratista. I). Los documentos soporte establecidos en el numeral 2.1. J). Certificación de contratos ejecutados REQUISITOS TECNICOS HABILITANTES: El proponente deberá adjuntar los siguientes documentos con su propuesta, acreditando la profesión de cada uno, conforme a lo descrito en el numeral 2.1 de ésta invitación: A.-. Fotocopia del diploma. B.-. Fotocopia del Acta de Grado. C.-. Certificación (es) de experiencia de cada profesional, en la que conste la actividad de cada profesional y relacionada con la exigida para cada uno en ésta invitación. Además el tiempo servido. D.-. Hoja de Vida de cada profesional ofrecido, anexando los siguientes documentos: Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía, fotocopia de la Libreta Militar, Fotocopia del Pasado Judicial, Certificado antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General, Certificado antecedentes fiscales de la Contraloría de la República; vigentes y actualizados. E.-. El proponente deberá anexar tres certificaciones de contratos ejecutados que correspondan al objeto de la presente invitación y cuya sumatoria sea igual o superior a tres veces el presupuesto oficial OFERTA ECONOMICA El proponente debe presentar propuesta económica, la cual debe contener las exigencias jurídicas, numerales 9.1 y 9.2; los documentos exigidos en el numeral 2.1 y demás aspectos señalados en la presente invitación pública, indicando el valor unitario, el IVA, el valor total, sin que supere el valor del presupuesto oficial DOCUMENTOS DE LA OFERTA. La oferta debe presentarse por escrito, la cual contiene los siguientes documentos: A.-. Requisitos habilitantes (numeral 9.1, 9.2 y 2.1 de la invitación) B.-. La propuesta económica, (numeral 5 y 10 de la invitación) SELECCIÓN DE LA OFERTA. La entidad escogerá la oferta que tenga el menor precio, siempre que se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. Los requisitos habilitantes jurídicos y técnicos serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes jurídicos y técnicos exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio, previa verificación de sus calidades habilitantes jurídicos y técnicos, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. De no lograrse lo anterior se repetirá el proceso de selección.

5 13. ADJUDICACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA OFERTA. Página 5 de 7 Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al traslado, se adjudicará el presente proceso de selección, al proponente que haya sido escogido, conforme a los requerimientos establecidos en esta invitación. El proponente con la presentación de la propuesta acepta todas las condiciones técnicas establecidas en la invitación y en el estudio previo, por tanto debe dar estricto cumplimiento. 14. REPETICION DEL PROCESO. En el caso, que las propuestas presentadas, no cumplan con las condiciones del mercado y satisfagan las necesidades de la entidad, se repetirá el proceso de selección. SECRETARIO GENERAL Departamento de Cundinamarca.

6 Página 6 de 7 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1. Entre los suscritos, identificado con la cédula de ciudadanía N.,, en su calidad de Secretario General del Departamento de Cundinamarca, debidamente facultado por el Decreto Departamental N de marzo 19 del 2010, quien en adelante se denominará EL DEPARTAMENTO y de la otra,identificado con la cédula de ciudadanía N. quien obra en nombre y representación legal de la,.. con Nit. quien para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios, previas las siguientes consideraciones: A.-.) Que la Secretaria de Prensa y Comunicaciones, suscribe los Estudios y Documentos previos, en los que justifica la necesidad de contratar la Asesoría en publicidad y mercadeo especializado, señalando las razones y justificando la necesidad de contratar los servicios en cumplimiento de las metas trazadas en el plan de Desarrollo. B.-.) Que se adelanto Proceso de Selección Abreviada Subasta inversa inferior al 10% de la menor cuantía, establecida en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, mediante Invitación Pública N 041 de 2010, la cual fue publicada en la página web de la Gobernación de Cundinamarca. Con base en estas consideraciones, las partes acuerdan: 1- OBJETO: Contratar los servicios de asesoría en publicidad y mercadeo especializado que contribuya a la planeación y ejecución de estrategias y piezas de publicidad y mercadeo requeridas por la Administración Departamental para dar respuesta a las necesidades y oportunidades de comunicación presentadas por las diferentes dependencias del nivel central y descentralizado, en cumplimiento del Plan Departamental de Desarrollo Cundinamarca, corazón de Colombia. 2-VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del presente contrato, es de PESOS ($ ) M. L., valor que El Departamento Secretaría General, pagará en ocho (08) mensualidades vencidas, cada una por PESOS ($ ) M. L., previa presentación de la factura y/o cuenta de cobro, de las certificaciones de pago de parafiscales y Seguridad Social Integral salud y pensión de conformidad al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el interventor del contrato. El último pago se efectuará condicionado a la suscripción del Acta de liquidación del contrato, de conformidad a lo establecido en el numeral 4.5 de la cláusula décima séptima del Decreto N. 032 de En todo caso, el pago se sujeta al Plan Anual Mensualizado de Caja PAC. El sistema de pago utilizado por el Departamento es la consignación en una cuenta corriente o de ahorros de las instituciones financieras que el contratista registre en el formato titulado información de proveedores. 3-PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA: El plazo de ejecución de este contrato es de ocho (8) meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución y su vigencia contendrá el plazo de ejecución y seis (6) meses más. 4-APROPIACION PRESUPUESTAL: El valor que genera el presente contrato, se imputará con cargo al certificado de disponibilidad Presupuestal No , del presupuesto de la vigencia fiscal del año 2010, suscrito por el Director de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca. 5-OBLIGACIONES: Del Departamento: a. Ejercer la Interventoría y seguimiento de la ejecución de este contrato. b. Expedir y tramitar los certificados de cumplimento del objeto contractual. c. Pagar el valor de este contrato en los términos pactados. d. Suministrar al Contratista la información necesaria para el desarrollo del objeto contractual. Del Contratista: 1. Cumplir con el objeto contractual dentro de las especificaciones técnicas, jurídicas, económicas, financieras y condiciones contractuales requeridas por el Departamento y aceptadas en la propuesta presentada por el contratista. 2. Atender las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la Secretaría General por conducto del interventor. 3. Cumplir con el equipo de trabajo exigido en la invitación y ofrecido en la propuesta. 4. Cumplir con las Actividades generales a realizar entre otras las siguientes: A.-.) Designar un ejecutivo de cuenta, que brinde atención y contacto permanente a la Administración Departamental, con soporte de un grupo creativo y de planeación. B.-.) Realizar un análisis para identificar las oportunidades de comunicación con el objetivo de consolidar la imagen del Departamento. C.-.) Cooperar en la planeación y desarrollo de estrategias de comunicación, orientación creativa y mercadeo, que se requieran en el Departamento. D.-.) Asesorar a las diferentes entidades del Departamento en los objetivos de comunicación y estrategias de campaña que se deban dirigir en cumplimiento de sus objetivos y metas. E.-.) Evaluar y recomendar los medios necesarios para la difusión de los mensajes publicitarios del Departamento, con el fin de obtener el impacto esperado. F.-.) Entregar los artes finales en los formatos requeridos por el productor de las piezas publicitarias, las cuales deben contar con la aprobación del interventor o persona autorizada por la Gobernación de Cundinamarca. G.-.) Hacer seguimiento y evaluación a los planes de comunicación propuestos y la ejecución de los mismos, haciendo las recomendaciones a que haya lugar, conforme a la propuesta, Estudios y documentos previos, los cuales hacen parte

7 Página 7 de 7 integral del presente contrato. 5. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud y pensiones, pago de parafiscales, de conformidad a lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150m de 2007, presentando los documentos respectivos que así lo acrediten. 6. Las demás obligaciones que se deriven de la actividad a desarrollar de acuerdo a la naturaleza del contrato. 6- CLAUSULA PENAL: En caso de incumplimiento injustificado definitivo o parcial del objeto del contrato o definitivo de cualquiera de las obligaciones contraídas o declaratoria de caducidad, el Contratista conviene en pagar al Departamento una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, suma que el Departamento hará efectiva mediante el cobro, de los saldos que adeude al Contratista, si los hubiere, para lo cual se entiende expresamente autorizado con la suscripción de este contrato; si esto no fuere posible, se cobrará por vía judicial. La aplicación de la cláusula penal no excluye la indemnización de perjuicios causados y no cubiertos en su totalidad por el monto establecido como tasación anticipada de los mismos. Igualmente, la aplicación de la cláusula penal no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal. 7- INTERVENTORIA: La Interventoría del presente contrato será ejercida por ANGELA MARIA CALDERON, Secretaria de Prensa y Comunicaciones, o quien haga sus veces, quien desarrollará sus funciones y responsabilidades en los términos consagrados en la Ley 80 de 1993, y en el Decreto 032 de REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes. Para su ejecución se requiere la expedición del Registro presupuestal y aprobación de la Garantía. 9-INDEMNIDAD: El contratista se obliga a mantener a la entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subalternos o dependientes, de conformidad a lo establecido en el artículo 6 del Decreto 4828 de 2008, concordante con el Decreto 931 de marzo 18 de GARANTIAS: De conformidad con lo establecido en el Decreto 4828/2008 y Decreto 2493 de 2009, el contratista debe constituir garantía que ampare los siguientes riesgos: A.-.) Cumplimiento: en cuantía equivalente al 10% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. B.-.) Calidad del Servicio: equivalente al 10% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. C.-.) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: equivalente al 5% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres años más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato LIQUIDACION: El presente contrato se liquidará de común acuerdo entre las partes, al cumplimiento de su objeto o a más tardar dentro de los seis meses siguientes, contados a partir de la fecha del vencimiento del contrato o de la expedición del acto administrativo que ordene su terminación, según lo establecido en el artículo 61 de la Ley 80 de 1993 y artículo 11 de la Ley 1150 de PARAGRAFO: Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegaren a ningún acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por el Departamento mediante acto administrativo motivado, susceptible de recurso de reposición; de acuerdo a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto Departamental 032 de DOMICILIO: Para todos los efectos legales y judiciales, se fija la ciudad de Bogotá D. C. Para constancia se firma en Bogotá D. C., a los Por la Secretaría General, XXXXXXXXXXXXXXXXXX Por el Contratista, XXXXXXXXXXXXXXX