UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad

Transcripción

1 LA ALCALDIA DEL MUNCIPIO DE TARSO ADELANTA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, y controlado El programa a de gestión documental está contemplado en el artículo 21 de la ley 594 de 2000 que establece que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderá los principios archivísticos. Responsabilidad de la gestión de documentos. El decreto 2609 de 2012 en su capítulo 1 artículo 3. La gestión de documentos está asociada a la actividad Administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado, por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación JORGE PALACIOS PRECIADO. En procura de cumplir con los objetivos esenciales de los archivos, que es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. La actual Administración en cabeza del señor alcalde HUGO ALEXANDER OCAMPO RIOS se dio a la tarea desde que formulo el Plan de desarrollo , de incluir dentro de este el programa de gestión documental de la alcaidía de Tarso.

2 El siguiente diagnóstico y la norma archivística motivo al alcalde a dar orden a los archivos de la alcaldía del Municipio de Tarso ASPECTO CRITICO No existe archivo central Archivo de gestión desorganizados No se hacen transferencia primarias RIESGO los documentos no pueden cumplir con el segundo ciclo vital El no encontrar un documento en el momento requerido, la consulta se hace difícil Pérdida y acumulación de los documentos en los archivos de gestión, estos son traslada hacia otros lugares sin ninguna mediada de conservación No existe personal que coordine la función archivista de la alcaldía No existe control con las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas Los documentos presentan grande deterioros Los expedientes no están conformados con sus tipos documentales Historias laborales incompletas Existen documentos guardados en oficinas que no son de su origen La falta de procesos que normalicen la gestión documental Las comunicaciones que ingresan y salen de la alcaldía muchas de ellas no se radican Perdida de información Dificultad en detectar que documento hace falta en el expediente No se puede brindar información a un usuario que haya pertenecido a la entidad Existe confusión para distinguir la unidad productora

3 Los archivos de gestión no cuentan con los elementos necesarios para conservar los documentos No existen TRD No existe CCD No se puede organizar como lo indica la norma Los archivos de gestión saturados de documentos no se clasifica por series ni sub series Los funcionarios de alto nivel no conocen la norma archivística Existe comité y no cumplen funciones Existe fondo acumulado desorganizado No existe inventario No hay aplicabilidad en las normas establecidas por el AGN, existe el riesgo de sanciones No se dan procesos archivísticos Perdida de documentos, no se cumple con el objeto esencial de los archivos Desconocimiento del patrimonio documental Perteneciente a la alcaldía. Fondo acumulado depósito de basura No existen programas archivísticos Los funcionarios no han recibido capacitación en el campo de archivística Documentos deteriorados El no adelantar ningún proceso archivístico Archivos de gestión desorganizados y perdida de documentos, demora en las solicitudes de información Situación del fondo acumulado

4

5

6 ACTIVIDADES QUE SE HAN VENIDO DESARROLLANDO 1. Se contrató personal para organizar fondo acumulado.

7 2. Creación de la unidad de archivo y correspondencia: Mediante acuerdo No. 009 de 2014 la alcaldía del municipio cuenta con la Unidad de Archivo y correspondencia, esta está encargada de dirigir, controlar y administrar el control de la correspondencia, el Archivo Central y Archivo Histórico de la alcaldía cada uno con sus respectivas funciones. (Ley 594 del 2000).

8 3. En cumplimiento al acuerdo 060 de 2001, se acondicionó espacio para Taquilla Única, con el objetivo de radicar las comunicaciones oficiales que ingresen y salgan

9 de la Administración llevando control de registro y velando por la transparencia de la actuación administrativa.

10 4. Ahora la alcaldía cuenta con espacio dotado de estanterías metálicas nuevas y diseñadas siguiendo las recomendaciones hechas en el acuerdo 037 de 2002 del AGN, se adquirieron cajas y carpetas con sus ganchos plásticos, con el fin de centralizar la documentación y dar comienzo a la trasferencia primarias que por norma son de carácter obligatorio realizarlas.

11 5. Se ha realizado diagnóstico integral de archivos, con el fin de diseñar un sistema de conservación documental. Registros fotográficos Archivos de Gestión.

12

13 6. Para solucionar el problema registrado en las anteriores fotos, la actual Administración ha contratado la actualización de las TRD y elaboración del CCD, herramientas indispensables para la organización de los Archivos de Gestión. 7. Uno de los requerimientos en la planeación del programa de gestión documental fue la creación de un cargo para dirigir, controlar y administrar el control de la correspondencia, el Archivo Central y Archivo Histórico, este requerimiento ha sido cumplido mediante el decreto No. 016 de 2015 donde se hace nombramiento del funcionario encargado para cumplir con dichas funciones. UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

14 UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ALCALDIA MUNICIPIO DE TARSO Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico y cultural. Inventario documental. Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación, que conforman las series o asuntos de un fondo documental. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

15 Archivo General de la Nación. Es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental. Archivos de Gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. El acuerdo 042 de 2002 del AGN establece la obligatoriedad de organizar dicho archivos. Archivos Centrales. En el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de gestión, cuya consulta no es frecuente pero siguen teniendo vigencia y son de objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. De acuerdo al artículo 10 del título III de la ley General de Archivos es obligatoriedad la creación de estos. Tablas de Retención Documental (TRD). Constituyen un elemento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental. Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de las series y sub series documentales con su respectiva codificación. Transferencias primarias. Es el traslado de la documentación de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales después de haber cumplido con su primer ciclo vital.