INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO Resolución Nov. 30 de 2011 CODIGO DANE: NIT:

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1 INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO Resolución Nov. 30 de 2011 CODIGO DANE: NIT: PROFESORA: SANDRA YULIETH PACHECO P. ASIGNATURA: CONTABILIDAD ESPECIALIDAD TECNICA: CONTABILIDAD UNIDAD 2: LAS CUENTAS GRADO: DECIMO TEMAS: ESQUEMA Y REGISTROS DE LA CUENTAS T CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS PLAN UNICO DE CUENTAS ESTANDAR: Interpretar aplicar los fundamentos contables según los principios de la contabilidad. Manejar correctamente el plan único de cuentas para el sector de comercio y servicios. LOGROS: Responder cuestionarios sobre clasificación y dinámica de manejo de las cuentas. Diferenciar entre activos, pasivos y patrimonios, e ingresos, costos y gastos. Aplicar los principios y normas contables para resolver el caso plantado. Resolver el caso planteado sobre la clasificación y dinámica de manejo de las cuentas. INDICADORES DE DESEMPEÑO Reconoce el concepto y el movimiento de una cuenta. Clasifica las cuentas de acuerdo a su naturaleza. Identifica la estructura del PUC para comerciantes. Precisa la dinámica del manejo de cada clase de cuentas. Asigna de manera correcta el código contable a cada cuenta en las diversas transacciones. Valora la importancia de las cuentas para el registro de las operaciones mercantiles.. ACTIVIDADES Se desarrollara la siguiente base teórica. LAS CUENTAS La cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, forma ordenada, las operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, este debe ser tan claro, explicito y completo, que con el solo nombre se identifique lo que representa la cuenta. Sus partes son: 1. Nombre completo de la cuenta. 2. El debe va al lado izquierdo y se usa para registrar los débitos. 3. El haber va al lado derecho y sirve para registrar los créditos. Las cuentas se clasifican en: Reales o de balance: se denominan reales porque existen. Las cuentas reales son los activos, pasivos y patrimonio. CUENTAS REALES O DE BALANCE ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

2 ACTIVOS: Bienes y derechos, tangibles e intangibles de propiedad del ente económico (empresa), generalmente son fuente de beneficios. Ejemplo: el efectivo, el valor en las cuentas de ahorro, las cuentas por cobrar, los muebles entre otros PASIVOS: Comprenden la obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad. Podemos decir que todas los valores por pagar, o sea aquellas cuentas sobre las cuales recaen compromisos. PATRIMONIO: Generalmente el patrimonio se considera como la diferencia entre el valor del activo menos el pasivo. También podemos decir que el patrimonio es lo que pertenece a los propietarios de la empresa. Ejemplo: el señor Raúl Sánchez tiene una casa por $ de los cuales tiene una hipoteca por pagar por valor de $ , si analizamos lo que realmente es del dueño son $ CASA POR SER UN BIEN ES ACTIVO HIPOTECA POR SER UNA OBLICACION ES UN PASIVO DUEÑO POR DIFERENCIA ES EL PATRIMONIO De este análisis se origina la ecuación contable: PATRIMONIO = ACTIVO MENOS PASIVO Y también se desprenden las siguientes formulas: ACTIVOS = PATRIMONIO MAS PASIVO PASIVOS = ACTIVOS MENOS PATRIMONIO NOMINALES O DE RESULTADO: Se clasifican con este nombre porque solo sirven para nombrarlas, nunca se ve una compra o una venta. Y además porque son las que reflejan las consecuencias de las operaciones (ganancias o perdidas) CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO INGRESOS GASTOS COSTOS INGRESOS: Representan los beneficios operativos y financieros que recibe un ente económico en el desarrollo normal de los negocios. Se puede decir que son las entradas de dinero que incluyen ganancias las cuales sirven para aumentar el patrimonio. Con el ejemplo del señor Raúl Sánchez, si el vende la casa por $ , este valor se convierte en un ingreso ya que el patrimonio se le estaría aumentando en $ GASTOS: Representan las cargas operativas o financieras en que incurre un ente económico para generar ingresos. Si el señor Sánchez paga a un tercero una comisión por la venta de la casa este será un gasto. Se debe tener en cuenta que los gastos deben tener relación de causalidad con el ingreso. Ejemplo: sueldo de empleados, el arriendo de las instalaciones, los pagos de servicios públicos. COSTOS: Se dicen que son valores que inicialmente han sido activos. En el ejemplo del señor Sánchez, cuando él vendió la casa los $ que tenía como activo se convirtió en costo. Corresponde a los valores que se acumulan en la fabricación de productos o prestación de servicios. 2.3 PLAN UNICO DE CUENTAS Antes de 1993 las cuentas, tenían libre albedrío para su denominación, por ejemplo el efectivo podía ser denominado caja, efectivo o cualquier nombre que se le quisiera dar por parte del contador o auxiliar. Con el decreto 2649 de 1993 marco legal de la contabilidad, estableció que toda empresa debe tener un plan de cuentas. Con base en lo anterior salió el decreto 2650 de 1993 el cual estructuró El plan de cuentas para comerciantes. Este plan de cuentas se estructuró con base en clases, las clases se dividen en grupos, los grupos en cuentas y las cuentas en subcuentas Clase: El primer dígito. Grupo: Los dos primeros dígitos. Cuenta: Los cuatro primeros dígitos. Subcuenta: Los seis primeros dígitos. Las clases que identifica el primer dígito son: Clase 1: Activo

3 Clase 2: Pasivo Clase 3: Patrimonio Clase 4: Ingresos. Clase 5: Gastos. Clase 6: Costos de Ventas. Clase 7: Costos de Producción o de Operación. Clase 8: CUENTAS de Orden Deudoras. Clase 9: CUENTAS de Orden Acreedoras clase Grupo Cuenta subcuenta Auxiliar 1 activo 11 disponible 1105 caja caja general pasivo 25 obligaciones laborales 2505 salarios por pagar 3 patrimonio 33 reservas 4 ingresos 42 no operacionales 5 gastos 52 operacionales de ventas 6 costos de ventas 62 compras 7 costos de producción. Los grupos tienen dos dígitos de los cuales el primer digito corresponde a la clase. Las cuentas tienen cuatro dígitos de los cuales los dos primeros corresponden al grupo que pertenecen y las subcuentas cuenta con seis dígitos de los cuales los cuatro primeros corresponden a la cuenta. Así por ejemplo la subcuenta Muebles y enseres nos muestra que pertenece a la cuenta 1524 Equipo de oficina, y esta es del grupo 15 propiedad planta y equipo y que el grupo es de la clase 1 activos. LOS GRUPOS: 1 ACTIVOS: en estos grupos se clasifican los bienes así: 11 DISPONIBLE: Bienes de liquidez inmediata, ejemplo: el efectivo, las cuentas de ahorro, las cuentas corrientes en los bancos. 12 INVERSIONES: Documentos que generan beneficios para el ente económico. Ejemplo las acciones, los Certificados de Depósito a Término (CDT). 13 DEUDORES: Cuentas a cargo de terceros y a favor de la empresa. Ejemplo: clientes, cuentas por cobrar a trabajadores. Cuentas por cobrar a socios. 14 INVENTARIOS: Bienes para la transformación o venta. Ejemplo mercancías, materias primas, productos terminados 15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Bienes para el uso de la empresa no están para la venta y tienen una vida útil más de un año. Ejemplo: los computadores, los muebles la maquinaria. 16 INTANGIBLES: bienes inmateriales (sin características físicas) pero que representan beneficios para la empresa. Ejemplo: las marcas, los derechos de autor. 17. DIFERIDOS: representan los gastos pagados por anticipado. Ejemplo: arriendo pagado por anticipado, seguros pagados por anticipado. 18 OTROS ACTIVOS: bienes que no tienen clasificación especial. Ejemplo: las obras de arte, los mausoleos, entre otros 19 VALORIZACIONES: corresponde a la diferencia entre el valor en libros y el valor comercial. Ejemplo: las acciones se compran a un valor y si sube su precio ese mayor valor corresponde a una valorización. 2 PASIVOS: Clasificación de las obligaciones o deudas a cargo del ente económico 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS: deudas por concepto de préstamos. Ejemplo deudas con bancos o con particulares 22 PROVEEDORES. Deudas por concepto de suministro de bienes. 23 CUENTAS POR PAGAR: Deudas a favor de terceros por conceptos diferentes a préstamos o proveedores. Ejemplo: costos y gastos por pagar, retención en la fuente por pagar.

4 24 IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS: Deudas a favor del Estado, por concepto de impuestos. Ejemplo: impuesto a la ventas por pagar. 25 OBLIGACIONES LABORALES: deudas a favor de los trabajadores o ex trabajadores. Ejemplos: salarios por pagar, cesantías consolidadas. 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES: Deudas que no se conoce su valor exacto. Ejemplo: provisión para prestaciones sociales, para contingencias (algo que puede suceder) 27 DIFERIDOS: Ingresos recibidos por anticipado. Ejemplo: arriendo recibido por anticipado, intereses recibidos por anticipado. NOTA. En los activos también existen 17 diferidos pero son gastos pagados mientas que este son ingresos, un valor que se recibe por anticipado pero no se considera ingreso porque realmente no ha ganado. 28 OTROS PASIVOS: Deudas que no tiene clasificación especial. Ejemplo: Depósitos recibidos, ingresos recibidos para terceros. 29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES: Son deudas con documentos de contenido crediticio que requieren trámites especiales. Ejemplos los bonos, para que una empresa los emita (venda) debe tener autorización del Estado. 3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL: Corresponde a los aportes de los socios iniciales en la constitución de la empresa o posteriores 32 SUPERAVIT DE CAPITAL: Incremento del patrimonio diferente a aportes. Ejemplos donaciones que reciba el ente económico 33 RESERVAS: Ahorros de las utilidades. Ejemplo: reservas obligatorias, reservas estatutarias 35 DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADAS EN ACCIONES O CUOTAS DE PARTICIPACION: Este grupo es transitorio, cuando una sociedad decreta repartir utilidades en forma de acciones (para las sociedades anónimas) o cuotas de participación (para las otras sociedades) como se debe modificar la escritura, estas utilidades se trasladan a este grupo mientras se hacen los trámites correspondientes. 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO: Ganancias o pérdidas del periodo o año en el cual se están presentando los estados financieros 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES: Ganancias o perdidas de años anteriores 38 SUPERAVIT POR VALORIZACION: Es la contrapartida del grupo 19, porque en contabilidad existe la partida doble. Cuando se valoriza una acción por el grupo 19 recibe y la cuenta que entrega es del grupo INGRESOS 41 OPERACIONALES: Corresponde a los valores recibidos por concepto a la actividad principal de la empresa. Ejemplo: en una papelería la venta de libros y útiles 42 NO OPERACIONALES: Comprende ingresos provenientes a transacciones diferentes a la actividad principal de la empresa. Ejemplo: la papelería que vende helados, o minutos. 5 GASTOS 51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN: Gastos ocasionados por el objeto social de la empresa que tiene relación con la gestión administrativa. Ejemplo: sueldos del gerente, honorarios, arriendos de oficinas 52 OPERACIONALES DE VENTAS: Gastos relacionados con la gestión de ventas. Ejemplo: pago por comisiones, gastos de publicidad 53 NO OPERACIONALES: Gastos ocasionados no relacionados con el objeto social de la empresa. Ejemplo: las multas, los intereses pagados 54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS: Todas las empresas deben pagar impuestos al Estado por las utilidades. Cuando la empresa causa este gasto lo registra en este grupo.

5 59 GANANCIAS O PÉRDIDAS: Este es un grupo transitorio que recoge las cuentas nominales (ingresos, gastos y costos), para trasladarlas luego al grupo 36 resultados del ejercicio. 6 COSTOS: Existen dos sistemas de inventarios el sistema de inventario permanente y el sistema de inventario periódico. Según se utilice la empresa utiliza el grupo correspondiente 61 COSTOS DE VENTAS: Es el valor asignado por la empresa a los productos vendidos en un sistema de inventario permanente. 62 COMPRAS: Es el valor pagado por los productos que se comercializan o por las materias primas. REPRESENTACION GRAFICA DE LAS CUENTAS Las cuentas se representan en forma de T NOMBRE DE LA CUENTA Debe haber DEBITAR CARGAR RECIBIR ACREDITAR ABONAR ENTREGAR El lado izquierdo corresponde al debe, cuando se registra un valor al lado izquierdo, se puede decir que se esta debitando, cargando o recibiendo. Y el lado derecho es el haber o se dice que se está acreditando, abonando o entregando. En este curso utilizaremos el verbo recibir para debitar y entregar para acreditar. Ejemplo: Ejemplo: Debitar en la cuenta caja: $ , $ Acreditar en la cuenta bancos $ , $ Caja Debe haber Bancos Debe Haber LA PARTIDA DOBLE Para entender la partida doble veamos algunos conceptos: Dato contable: Es toda información dada en términos de dinero. Ejemplo: se compran pares de zapatos a $ cada par. Se vende una casa en $ Transacción: Cuando se hace una compra se entrega un dinero y a cambio se recibe un bien que a nuestro concepto es el valor que corresponde. Entonces Una transacción es un intercambio de bienes Asiento contable: Es el registro de las transacciones en los libros de contabilidad En todo asiento contable deben existir por lo menos dos cuentas una que recibe y otra que entrega. Los asientos contables se clasifican en asientos simples y asientos compuestos. Asientos simples con dos cuentas y asientos compuestos con tres cuentas o más.

6 Partida doble: Es el principio de contabilidad en el cual en todo asiento contable la suma del debe es igual a la suma del haber. Como decimos que en una transacción es un intercambio de bienes el valor que se recibe debe ser igual al valor que se entrega. Ejemplos de asientos contables: Se compra de contado una camioneta para repartir la mercancías por valor $ Análisis para la cuenta que recibe: 1. la camioneta es un bien, luego es de la clase 1 activos, 2. se analiza en la clase 1 activos, cual es el grupo relacionados con los bienes para uso de la empresa, y corresponde al grupo 15 propiedad planta y equipo, 3. se busca en el plan de cuentas, cual es la cuenta del grupo 15 que corresponde a camionetas, y aparece la 1540 flota y equipo de transporte. 4. como se compra se recibe la camioneta. 5. Se registra al debe de la cuenta T Análisis para la cuenta que entrega 1. el dinero por ser un bien, es de la clase 1 activos 2. se analiza de la clase 1 cual el grupo que se relaciona con efectivo y 11 disponible 3. se busca en el plan de cuentas y aparece 1105 caja 4. Como se compra, el dinero se entrega: luego la cuenta 1105 caja, se acredita 1540 flota y equipo de transporte 1105 caja debe haber Debe Haber 15,000, ,000, REGISTRO CONTABLE ASIENTOS CONTABLE HORIZONTAL Otra forma de elaborar asientos contables es en representación horizontal, se tienen en cuenta cuatro columnas, para el código de la cuenta, nombre de la cuenta, el valor que se debita y otra para el valor que se acredita. Ejemplo se consigna en el banco Bogotá la suma de $ Moneda nacional Caja general SUMAS IGUALES Los asientos contables que solo tiene dos cuentas se denomina simples y los asientos que tienen tres o más cuentas se denominan compuestos REGISTRO DE CUENTAS T Como la contabilidad recoge la información y la procesa para expedir los estados financieros, al elaborar los asientos contables solamente, no podríamos saber cuál es el estado de cada cuenta. Para ello los valores de cada cuenta se trasladan a una cuenta T, pero se le agrega una columna denominada saldo. nombre de la cuenta Debe haber saldo

7 Para determinar el saldo se consideran los valores débitos cifras con signo positivo, los valores registrados en el haber con signo negativo, ahora consideremos lo siguiente: 1. el primer valor se traslada al saldo conservando su signo 2. para sacar el siguiente saldo se tiene en cuenta el saldo anterior y se hace una suma algebraica. Conservando el signo que corresponda al mayor valor. Ejemplo = -2 Si el saldo es positivo deja igual, pero si es negativo se coloca entre paréntesis, o se le coloca el signo negativo para especificar que el saldo es crédito. BALANCE DE PRUEBA Una vez se han trasladado todas las cuentas a CUENTAS T, se elabora el balance de prueba, o balance de comprobación. El balance de prueba tiene tres partes importantes: Encabezamiento Cuerpo y Firmas EL ENCABEZAMIENTO corresponde al nombre del ente económico o empresa, el nombre del estado que estamos presentando que en este caso es el BALANCE DE PRUEBA, y la fecha que corresponde a la fecha del último asiento contable. EL CUERPO consta de cuatro columnas: Primera columna: Código de la cuenta, Segunda columna: Nombre de la cuenta, Tercera Columna: valores débitos las cuentas con signo positivo Cuarta Columna: valores créditos o con signo negativo Al finalizar las columnas debito y crédito se suman y deben dar sumas iguales, confirmando que existe partida doble (la suma de los débitos igual a la suma de los créditos). Algunas veces se presentan inconvenientes que se cumple la partida doble, se deben revisar los procesos de traslado de cuentas, calculo de saldos. Algunas veces el error es que se coloca una cuenta del debe al haber, una manera rápida de determinar el error es sumar las dos columnas, hallar la diferencia y dividirla por dos. FIRMAS: se colocan los nombres y firmas de quienes elaboraron y responden por la información. EJEMPLO DESARROLLADO A continuación se presentan unas transacciones comerciales a las cuales se les hizo el asiento contable, se traslado a cuentas T y se elaboró el Balance de prueba; analícelo como se desarrolló. 1. Enero 2 La empresa LA ECONOMICA de propiedad Juan Pérez inicia actividades de comprar y vender calzado en cuero, para lo cual le asignaron el NIT , dirección avenida 4 No Centro, con $ en efectivo 2. 2 de enero Compra crédito 2 estantes para uso de la empresa por valor de $ cada uno 3. 5 de enero Compra crédito según CALZADO TIZIANO 500 pares de botas caballero a $ cada par 4. 6 enero Compra contado según CALZADO MON AMI LTDA 100 pares de botas caballero a $ cada par enero Vende al contado a ALMACÉN GASOLINA EXTRA LTDA 400 pares de botas para caballero a $ cada par de enero Paga tres meses por anticipado de arriendo del local por $ cada mes de enero Vende a crédito a CALZADO LAS MARIAS 20 pares de botas para caballero $ cada par.

8 8. 15 de enero Se recibe cheque por $ de Calzado LAS MARIAS, como abono de la deuda de enero Se cancela el saldo de la deuda del 2 de enero por los estantes ASIENTOS CONTABLES ENERO Caja general Capital de personas naturales SUMAS IGUALES ENERO Muebles y enseres Nacionales SUMAS IGUALES ENERO De mercancías Nacionales SUMAS IGUALES ENERO De mercancías Caja general SUMAS IGUALES ENERO Caja general Venta de textiles de vestir de cuero y calzado SUMAS IGUALES ENERO Arrendamientos Caja SUMAS IGUALES ENERO Nacionales Venta de textiles de vestir de cuero y calzado SUMAS IGUALES ENERO Caja Nacionales SUMAS IGUALES

9 ENERO Nacionales Caja SUMAS IGUALES BALANCE DE PRUEBA JUAN PEREZ BALANCE DE PRUEBA 20 DE ENERO DE 2010 CODIGO CUENTA DEBITOS CREDITOS 1105 CAJA CLIENTES EQUIPO DE OFICINA GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO NACIONALES CAPITAL DE PERSONAS NATURALES COMERCIO POR MAYOR Y MENOR DE MERCANCIAS SUMAS IGUALES $ $ ELABORÓ Samuel Moreno