13 - PÁGINA WEB DE GARANTÍAS

Transcripción

1 DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 13 - PÁGINA WEB DE GARANTÍAS El departamento informático de, para cubrir las demandas realizadas por sus clientes, ha desarrollado un nuevo sistema de gestión de GARANTÍAS. El nuevo proceso se ha desarrollado para facilitar la labor del cliente a la hora de tramitar sus garantías, y, sobre todo, para que sus clientes tengan en todo momento información del estado en que se encuentran sus solicitudes sin tener que realizar llamadas telefónicas, que ahora se sustituyen por una simple consulta a través de la página web. Cómo se accede al servicio? El acceso se realiza a través de la página web de Valeo Service España ( mediante una clave de usuario y un password o contraseña, que nos dirige a un área exclusiva de cliente. 1

2 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS Cómo me puedo dar de alta en el servicio WEB? Todo usuario que no este dado de alta en este servicio, puede hacerlo rellenando todos los campos del formulario que aparece en la página web ( Es requisito indispensable, que el formulario, debidamente sellado y firmado por el responsable de la empresa, se remita por fax a Valeo Service España ( ). Una vez recibido el documento en nuestras instalaciones, en un plazo de 24 horas, el cliente será dado de alta con el nombre de usuario y contraseña que él mismo nos haya indicado en la solicitud. 2

3 DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS Qué ventajas obtengo como usuario de este servicio? El sistema de garantías en la Web se crea para distinguir a Valeo de sus competidores, haciéndola una empresa cercana al cliente, comprendiendo sus problemas y poniendo los medios necesarios para facilitar el trabajo de sus clientes. La tramitación y gestión de garantías mediante este sistema, ofrece a los usuarios del mismo una serie de ventajas frente a los clientes que utilizan el sistema de envío y gestión de garantías tradicional. Conocer, desde el principio hasta el final del proceso, el estado de su tramitación. Esto supone que, en todo momento, el usuario puede saber en que fase del proceso se encuentra su solicitud, mediante una simple consulta a través de la página web. Acceso, directo, simple y cómodo, a datos estadísticos sobre sus solicitudes de garantía. Nuestros clientes pueden ver datos sobre las piezas dictaminadas, el número de abonos, el número de aceptaciones, porcentajes de todas las piezas enviadas... Estadística precisa de sus garantías con seguimiento tanto de sus solicitudes como de piezas tratadas por mes, año, 3

4 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS Búsqueda de una solicitud o del dictamen de una pieza determinada. Puede buscar una pieza por referencia, por fecha y por número de solicitud. Todo ello de una forma sencilla, sin necesidad de llamadas telefónicas, con una simple consulta mediante la página web. Conectar con varios usuarios. Se puede acceder a la web desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet, utilizando el usuario y contraseña. Esto puede facilitar el trabajo entre departamentos, dado que se puede conectar la persona que gestiona las garantías en la empresa, la persona responsable del departamento de contabilidad para ver los abonos u otros datos de interés Se trata de que varios departamentos interrelacionados pueden compartir datos de utilidad para todos ellos. Detallar el problema. Se dispone de espacio suficiente para detallar en profundidad el problema de la pieza enviada en garantía. Esto ayuda de forma determinante a realizar un dictamen exacto por parte del departamento de garantías de. En algunos casos concretos, el desconocer el problema que afecta a la pieza enviada, debido a que el cliente no lo indica en la solicitud, da lugar a discrepancias en el dictamen. Datos del vehículo. Existe la posibilidad de incluir datos de montaje y desmontaje (fecha, kilómetros recorridos, ), así como la marca y el modelo del vehículo en el que se montó la pieza. Impresión de toda la documentación de envío. El sistema ofrece la posibilidad de imprimir las pegatinas de envío, rellenas con todos los datos necesarios, (estas pegatinas se piden a Valeo Service con la referencia de forma gratuita), e imprimir tantas solicitudes como el cliente necesite. 4

5 DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS Se dispone de un listado de piezas rechazadas con la fecha límite para solicitar su envío (10 días desde el dictamen). A partir de dicha fecha se procede a su chatarrización y eliminación. Consulta directa del histórico de garantías del cliente, consulta de un determinado dictamen e, incluso, volver a imprimirlo. Comprobar el nº de abono o ver el motivo de rechazo. Información completa y al detalle del abono de todas las piezas aceptadas, con las condiciones de pago, fecha de vencimiento, detalle del precio, descuento e importe de referencia. Posibilidad de imprimir una solicitud ya dictaminada e incluso tener dictamen detallado de las piezas rechazadas. 5

6 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS DETALLE DEL PROCESO 1. Crear una solicitud de garantía, con la información de siempre actualizada y además: - Se puede detallar mejor el problema que presenta la pieza enviada, dado que hay un mayor espacio destinado a este fin. Esto ayudará a los técnicos de garantías a determinar, con mayor precisión, el problema de la pieza y evitará incomodas reclamaciones posteriores. - Siempre que tenga la posibilidad, debe incluir datos de montaje y desmontaje (fecha, kilómetros recorridos, ), así como el modelo de vehículo en el que se montó la pieza. 6

7 DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 2. Imprimir automáticamente toda la documentación de envío. - Solicitud de garantía (tantas copias como sean necesarias). Se debe tener en cuenta que una de las solicitudes se deberá, siempre, adjuntar en el envío. - Pegatinas de envío. El sistema rellena de forma automática todos los datos necesarios. Estas pegatinas azules se piden, de forma gratuita, a Valeo Service con la referencia

8 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 3. Comprobar el estado de una solicitud de garantía. - El sistema permite realizar el seguimiento completo del envío, viendo fecha de envío, fecha de recepción en Valeo Service y el estado actual de la solicitud. Existen tres posibilidades: Enviado y pendiente de recepción. El cliente ha enviado el material, pero aún no se ha recibido en Valeo Service. Recepcionado en Valeo y pendiente de dictaminar. Valeo Service ha recibido el material, pero el personal técnico del departamento de garantías aún no lo ha dictaminado. Dictaminado. El proceso ha concluido. 8

9 DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 4. Buscar una solicitud por fecha o por referencia de la pieza. 9

10 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 5. Se dispone del listado de piezas rechazadas disponibles para su devolución en un límite máximo de 10 días después de ser dictaminadas. Después de este plazo de tiempo las piezas serán chatarrizadas y eliminadas, por lo que no se podrán solicitar. 10

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12 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 6. Consulta del histórico de las garantías que ya han sido tramitadas. El número de garantía con el encabezamiento permanece durante más de un año y el detalle de la garantía durante 6 meses. 7.- Visualizar el dictamen de una garantía e imprimirlo 8.- Comprobar el número de abono y el motivo de rechazo 12

13 DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS 9.- Posibilidad de imprimir los documentos. Dictamen completo de la solicitud Dictamen detallado a la pieza para todos los rechazados. 13

14 s DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS Información completa y al detalle del abono para todas las piezas aceptadas. Con las condiciones de pago, fecha de vencimiento, detalle de precio, descuento e importe por referencia. 14