CAPACITACIÓN EN MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 CAPACITACIÓN EN MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Area de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Tel: Mail: planeacion@univalle.edu.co

2 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS ESTANDARIZACIÓN DOCUMENTACIÓN

3 3 PROCESO POR EL CUAL LAS ACTIVIDADES SON MOLDEADAS, SEGÚN UN PATRÓN COMÚN.

4 4 IDENTIFICAR QUIÉNES SON LOS USUARIOS SER LO MÁS SIMPLES POSIBLES. POSIBILIDAD DE SER CUMPLIDOS CONCRETO Y NO ABSTRACTO.

5 5 DEFINICIÓN RECOPILACIÓN DE DATOS SOBRE ACTIVIDADES, CON EL FIN DE FACILITAR LA BÚSQUEDA Y LA CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN.

6 6 DEFINICIÓN DE MANUALES ACTIVIDAD QUE CONSISTE EN ESTABLECER Y DOCUMENTAR PROCESOS DE USO COMÚN Y REPETITIVO, CON EL FIN DE ALCANZAR UN ALTO GRADO DE ORDEN DE LOS MISMOS.

7 7 TODOS LOS TRABAJADORES DE LA UNIVERSIDAD, CON LA ASESORÍA DEL ÁREA CALIDAD Y MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL.

8 8 POR MEDIO DE UN ACUERDO ENTRE TODOS LOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO, OPERACIÓN O ACTIVIDAD A DOCUMENTAR.

9 9 QUE CADA PERSONA DOCUMENTE TODAS SUS ACTIVIDADES EN SU PUESTO DE TRABAJO, PARA LUEGO CONFRONTARLA CON TODOS LOS QUE REALIZAN LA MISMA LABOR Y EN COMÚN ACUERDO ESTABLECER LA NORMA.

10 INSTRUCCIONES PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y DADA DE BAJA DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

11 11 Mapa de Subsistemas Promoción Lineamientos Estratégicos Mecanismos de Comunicación Requerimiento Servicio Validación Requerimientos Suministros

12 12 Mapa de Procesos Promoción PROCESOS DE DIRECCIÓN GESTIÓN DEL CONTROL GESTIÓN DE LA ASESORÍA Lineamientos Estratégicos Mecanismos de Comunicación Requerimiento PROCESOS MISIONALES DOCENCIA INVESTIG. EXTENSIÓN Servicio Validación Requerimientos Suministros PROCESOS DE SOPORTE GESTIÓN SERV. COMUNIDAD GESTIÓN ADMINIST. GESTIÓN ACAD.-ADTVA MACROPROCESOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS IDENTIFICADOS

13 L O G R O S MEJORA- MIENTO CONTINUO APLICACIÓN Y CONTROL Fortalecimiento institucional APROBACIÓN DESPLIEGUE Autocontrol LEVANTA- MIENTO Y ANÁLISIS PROPUESTA Deber ser Formalización Difusión Conocimiento y evaluación T I E M P O

14 Pasos para la elaboración de procedimientos Pag 1 de 2 FUNCIONARIO PROFESIONAL AREA CALIDAD Y MEJORAMIENTO EQUIPO DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE APLICACIÓN PERIODO DE PRUEBA RECTOR - VICERRECTOR- JEFE DE AREA JEFE DE AREA INICIO Diligenciar solicitud Instalar equipo de mejoramiento Elaborar el Procedim. 5 4 Revisar conformidad con norma fundamental Realizar consenso 6 7 Transcribir el manual Llevar a periodo de prueba A

15 Pag 2 de 2 FUNCIONARIO PROFESIONAL AREA CALIDAD Y MEJORAMIENTO EQUIPO DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE APLICACIÓN PERIODO DE PRUEBA RECTOR - VICERRECTOR- JEFE DE AREA JEFE DE AREA A 8 9 Transcribir definitivamente el manual 10 Distribuir El manual Aprobar El manual 11 Difundir El manual 12 Controlar la rotación y archivar 13 Realizar mantenimiento con usuario FIN

16 16 La elaboración o actualización de manuales de procesos o procedimientos en la debe realizarse bajo los siguientes métodos de operación: Método de Equipo (conformación de un equipo de mejoramiento): Cuando los usuarios directos elaboran los manuales con la asesoría del Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional y en los formatos establecidos para tal fin. Método de Consulta: Cuando el personal del Área de Calidad y Mejoramiento realiza entrevistas a los usuarios directos.

17 17 Método y Forma de Elaboración Para la revisión o actualización de los manuales de procesos o procedimientos se debe asegurar que se involucren los cargos o las áreas que participaron en la elaboración y aprobación del manual vigente. El consenso de los manuales debe llevarse a cabo con todo el personal involucrado en su elaboración.

18 18 Método y Forma de Elaboración Todo manual de proceso o procedimiento se debe elaborar teniendo como base la normatividad vigente en la como mecanismo para operativización de la misma y para mayor comprensión de los involucrados.

19 19 Forma de Escritura La redacción de los manuales debe realizarse en tiempo presente indicativo. El contenido de éstos debe ser breve, claro y preciso; incluyendo las explicaciones estrictamente necesarias. Para la descripción de los procesos y procedimientos administrativos, se utiliza la simbología de diagramas de flujo como método de análisis. Todos los manuales de procesos y procedimientos deben redactarse en idioma español, exceptuando los términos no traducidos o de mucho arraigo, con signos de puntuación adecuados, márgenes establecidas en la NTC 1486, letra arial tamaño 12, negrilla y tipo oración para los títulos y nomenclatura numérica, con espacio interlineado sencillo y doble para la separación de los capítulos contenidos en ellas. Documentación: Formato Tramite de Procedimientos para Divulgación

20 20 Documentación El Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional revisará el formato entregado y transcribirá el proceso o procedimiento en el formato Manual de Procesos y Procedimientos. Para aquellas que se encuentran en etapa de borrador se les debe colocar en la parte inferior del formato una nota indicando la frase Favor destruir una vez reciba el manual en período de prueba u oficial y un aviso que indique borrador ; y un aviso que indique período de prueba para aquellas que se encuentren en esa etapa. Manual de Proceso

21 21 Aprobación Solicitud de Elaboración La solicitud para la elaborar, actualizar o dar de baja los Manuales de Procesos o Procedimientos Institucionales, en caso de que estos sean de aplicación general para toda la Institución, debe ser aprobada por el Rector / Vicerrector / Decano / Director de Instituto Académico. Para aquellos casos en que el manual de procesos o procedimientos sea de aplicación específica, debe ser aprobada por el Jefe de la Unidad en la cual se lleva a cabo, según la descripción en el manual. Aprobación de los Manuales de Procesos y Procedimientos Una vez los Manuales de Procesos y Procedimientos han sido revisados por los entes involucrados se hacen autorizar con la firma autografa del Jefe de la Unidad Académico-Administrativa y si es del caso del Ordenador de Gastos de la Unidad.

22 22 Control Edición y Aprobación La aprobación de los manuales de procesos y procedimientos es responsabilidad del Rector, quién expide una resolución aprobatoria. La edición de los manuales es responsabilidad del Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.

23 23 Control Cambios Los cambios que se presenten en los manuales de procesos y procedimientos Institucionales deben ser revisados y aprobados por los mismos funcionarios encargados de las aprobaciones originalmente, salvo que se indique lo contrario por el jefe de la dependencia.

24 24 Distribución y Difusión Los manuales de procesos y procedimientos Institucionales deben distribuirse y difundirse en todas las dependencias en donde son esenciales para el adecuado funcionamiento del proceso o procedimiento descrito. Todas los manuales deben estar disponibles para todo el personal de la Institución a través de la Red y siguiendo con las políticas de seguridad establecidas; y podrían ser consultadas una vez se haya definido la autorización para su acceso. Todo el personal que tenga responsabilidad en la elaboración y manejo de los manuales de procesos y procedimientos debe ser capacitado y entrenado por el personal del Área de Calidad y Mejoramiento conjuntamente con el Área de Capacitación de la División de Recursos Humanos de la Vicerrectoría Administrativa. El Jefe de la dependencia a la que pertenece el manual es el responsable de su difusión. Se debe dejar registro del mismo.

25 25 Archivo de los Manuales Los originales de los manuales de procesos y procedimientos Institucionales deben archivarse únicamente en el Área de Calidad y Mejoramiento. Se hace necesario que todo el personal de la Institución revise la página de procesos del Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional por lo menos una vez al mes para informarse de los cambios que han sufrido los manuales. El Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional debe realizar inspección por lo menos una vez al año al inventario físico y/o lógico de los manuales Institucionales.

26 26 Mantenimiento de los Manuales El mantenimiento (Actualización) de los manuales de procesos y procedimientos Institucionales debe solicitarse al Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional por medio del formato Solicitud para Elaborar, Actualizar o Dar de Baja Documentos. Todos los manuales de procesos y procedimientos Institucionales que no hayan tenido actualizaciones en un período de dos años, deben tener una revisión automática por el responsable de la dependencia de aplicación, conjuntamente con el Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.

27 27 ANOTACIONES

28 28 Las grandes obras son hechas no con la fuerza, sino con la perseverancia. Samuel Johnson Cartilla elaborada por: Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional 2006