NÓMINA Y PRESTACIONES

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1 NÓMINA Y PRESTACIONES ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Jorge Elías Quiceno Jafet Flórez Penagos Osbaldo Morales Robi Cargo: Administrativo Cargo: Asesor Contador Cargo: Secretario de Despacho E.

2 Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto revelar adecuadamente el monto y pago de la nómina de servidores públicos y pensionados; la revisión de liquidación de las prestaciones sociales económicas al retiro de un funcionario y la provisión periódica de las mismas a efectos de lograr un adecuado registro de la información económica del Departamento. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los servidores públicos activos y jubilados de la Administración Central, incluye la participación directa del proceso de asuntos s las Direcciones de Talento Humano y Dirección Financiera. 3. DEFINICIONES 3.1 REGISTRO CONTABLE Asiento o anotación que debe ser realizada para reconocer una transacción, una operación o un hecho económico, que afecta la situación financiera, económica, social y patrimonial del Departamento del Quindío utilizando el modelo de la partida doble y la ecuación patrimonial, teniendo presente la aplicación de los principios, postulados y normas que rigen y orientan el quehacer de la técnica contable. 3.2 NÓMINA Relación quincenal o mensual de todos los empleados de planta, diputados, supernumerarios, temporales, jubilados, sustitutos y especiales con sus respectivos salarios devengados y prestaciones en el periodo o mesadas liquidadas con sus respectivos descuentos de ley y autorizados por el trabajador o jubilado 3.3 AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES

4 Página 4 de 7 Liquidación y pago de los aportes de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales que hace la Gobernación, con base en el ingreso base de cotización reglamentados para el fin. 3.4 PRESTACIONES SOCIALES ECONÓMICAS Reconocimiento de derechos establecidos en la ley por tiempo de servicios a cada uno de los servidores públicos activos de la Gobernación, como son: cesantías, primas de vacaciones y de navidad, intereses a las cesantías, bonificación por recreación, vacaciones, auxilio funerario, dotación y calzado de labor. 3.5 PROVISIONES Registro de la liquidación estimada de prestaciones sociales del personal activo del Departamento con arreglo a la técnica contable para revelar en los estados financieros las obligaciones del Departamento surgidas de la relación laboral y reglamentaria con sus funcionarios activos. 4. NORMATIVIDAD - Constitución Política, artículo Estatuto Tributario Nacional decreto 624 de marzo 30 de Ley 298 de Decreto 1045 de Resolución 356 de 2007, Régimen de Contabilidad Pública. - Resolución 357 de Adopción del procedimiento de control interno contable. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera. SUBPROCESO: Gestión Financiera. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Interno: Proceso de asuntos s y Dirección Financiera

5 Página 5 de 7 CLIENTE: Interno: servidores públicos, diputados, Externo: Jubilados y sustitutos y jubilados especiales. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos - Reconocimiento de salarios y/ o prestaciones por encima o por debajo de lo realmente ganado. - Registros contables erróneos - Saldos de partidas de autoliquidaciones no ajustadas Puntos de control - Revisión y confrontación de salarios y prestaciones sociales devengados (Actividad 2-3) - Verificación imputaciones presupuestales y contables. (Actividad 4). - Reclasificaciones y ajustes (Actividad 5-6)

6 Página 6 de 7 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 1 Recibir de órdenes de pago: nómina, reporte de autoliquidaciones. Liquidación de prestaciones sociales definitivas con anexos Cuadro de liquidación provisional de prestaciones del personal activo Nómina, O.P y reporte de autoliquidaciones y liquidación prestaciones Contador General 2 días 2 Verificar integración de pagos de nómina y autoliquidaciones Nómina y autoliquidaciones integradas 1 día 3 Verificar los cálculos de liquidaciones 4 Confrontar las partidas con los registros presupuestales y contables 5 Proyectar registros contables de ajustes y reclasificaciones Pasivos verificados Partidas confrontadas Registros proyectados 6 Afectar el sistema de información Registros contabilizados Contador General 7 días 3 días 2 días 5 horas

7 Página 7 de 7 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica Nómina registrada en libros auxiliares Base de datos Administrativo del módulo de Contabilidad de PCT-G No aplica Orden de pago Administrativo Base de datos del módulo de Contabilidad de PCT-G No aplica Comprobante de registros varios Base de datos Administrativo del módulo de Contabilidad de PCT-G Cronológico - Consecutivo Cronológico - Consecutivo Cronológico - Consecutivo Personal Autorizado Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico Administrativo - Asesor Contador - Director Técnico Tiempo de Retención Permanente Permanente Permanente Método Archivo Magnético Archivo Magnético Archivo Magnético 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Manual de usuario PCT. 8.2 Reporte de autoliquidación de aportes de seguridad social y parafiscales 8.3 Registros presupuestales 8.4 Nóminas de sueldos y mesadas 8.5 Cuadro de liquidación proyectada de prestaciones sociales personal activo 9. ANEXOS No aplica.