PROCEDIMIENTO. PAGO A PROVEEDORES PÁGINA 1 de 5

Transcripción

1 PAGO A PROVEEDORES PÁGINA 1 de 5 1. OBJETIVO Es el control de las cuentas por pagar a los proveedores, identificando las prioridades de los pagos, para aprovechar eficientemente todos los recursos líquidos que tiene la organización y ejecutar su objeto social a la perfección. 2. RESPONSABLE Coordinador de Tesorería 3. FINICIONES DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la garantía de la existencia de los recursos económicos disponibles para el pago de las obligaciones. TÍTULOS VALORES: Los títulos Valores son documentos mercantiles en los que está incorporado un derecho privado patrimonial. Documento sobre un derecho de crédito, cuyo ejercicio y transmisión están condicionados a la posesión del documento. TRANSFERENCIA ELECTRONICA es la manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien tenemos cuenta y claves de acceso. RADICACION CUENTAS: Es registrar y controlar con un numero consecutivo y fecha los documentos que ingresan a la institución. 4. CONSIRACIONES GENERALES Fechas y horarios de radicación de facturas de servicios, compras outsourcing, mantenimiento, del 1 al 25 de cada mes La radicación de servicios públicos es diaria La radicación de sociedades médicas son los 5 primeros días del siguiente mes a la prestación del servicio y la factura debe corresponder al mes inmediatamente anterior Las facturas de medicamentos, honorarios médicos por evento, soat Deben estar firmadas y revisadas previamente por facturación para su proceso de pago. Para radicar facturas de material de osteosíntesis deberá tener el Vo.Bo de facturación Las facturas de los básicos de la prestación de servicios médicos de cualquier especialidad, soat, seguros. son firmadas por subdirección. Las facturas de los servicios públicos deberán llevar Vo.Bo del interventor del servicio y adicionalmente el de la subdirección Administrativa y Financiera Las facturas de mantenimiento, compras, sistemas, laboratorios, cooperativas y servicios médicos por evento, sociedades médicas etc. deberán tener la firma la dirección general. Las facturas de compra deberán llevar anexa la orden de compra y la entrada de almacén con su respectiva firma del jefe del área. Las Facturas de mantenimiento deberán tener orden de servicio y firmada por la jefe de área. Todas las órdenes de pago deben pasar por auditoria interna para su revisión.

2 PAGO A PROVEEDORES PÁGINA 2 de 5 Se genera el pago según una programación de pagos autorizada por la dirección general o subdirección financiera La documentación soporte que se presente para realizar pagos a terceros (facturas, comprobantes de egreso, cheque y cuentas de cobro) deberán contar con los requisitos necesarios que para efectos fiscales y contables que establece la ley. Todas las facturas de compras de bienes y servicios, así como las cuentas por pagar deben estar autorizados por la Subdirección Administrativa Financiera y/o Dirección General. Todos los pagos (órdenes de pago, cheques, transferencias electrónicas) deben tener dos firmas autorizadas. Los pagos enviados a la fiduciaria deben tener sus soportes y anexos completos y actualizados. Las facturas de materiales especiales deben venir autorizadas por instrumentación quirúrgica, por optimizar si es el caso o por el revisor de terceros de facturación. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Orden de pago. Relación de factura(s) y liquidación a pagar. Factura de pago o cuenta de cobro de pago. Relación de documentos radicados

3 PAGO A PROVEEDORES PÁGINA 3 de 5 6. CONTENIDO QUÉ QUIÉN CUÁNDO PARA QUÉ CÓMO FACTURAS ESPECIALES FACTURAS VERIFICACIÓN SUMINISTRO CAUSACIÓN CONTABLE FACTURA A FIDUCIARIA ELABORAR LISTADO PAGOS - Instrumentaci òn quirùrgica. - Optimizar o Revisor de terceros facturaciòn. Recepcionista Jefe de compras, mantenimiento, sistemas, contabilidad, tesorería, recursos humanos, nutrición, representante de traumasoat y revisor de terceros de facturación. Antes de radicar la factura en recepción. Del 1 al 25 de cada mes y 1 al 5 del sigueinte mes los prestadores de servicios medicos(socied ades, medicos outsorcing y u Una vez sean entregadas por recepción. Para verificar el ingreso de materiales y a su vez verificar el cobro de los mismos al paciente. Para darle ingreso a la factura al hospital y generar un número de radicación Para comprobar la veracidad de los datos y cifras de la factura. Instrumentación quirúrgica realiza revisión física Vs. Factura y optimizar o Revisor de terceros facturaciòn verifica en el sistema el cobro al paciente. Se revisan las facturas y/ó cuentas de cobro de acuerdo a la normatividad vigente y se relacionan tanto manual como electrónicamente con el objeto de evitar duplicidad, para realizar seguimiento de ubicación de la misma y las copias se distribuyen así: 1. Original recibida para verificación de suministro y pago. 2. Copia causación contable. 3. Copia causación contable fiduciaria. De manera manual comparando contra órdenes de compra, remisiones, obras, inventarios, recursos tècnicos, facturas del hospital y otros datos en el sistema, etc. Para registrarla en De manera nuestro módulo de diaria, recibida Se causa la fuente 36 en el aplicativo cuentas por pagar la copia de cuentas por pagar y la fuente 35 tesoreria y generar causación (compras) se revisa. contabilidad de la contable. misma. Para que la Las facturas recibidas el dia anterior se recepcionista fiduciaria realice envian a la fiduciaria con carta de su causación relación firmada por el jefe de tesoreria. Una vez estè listo el cierre del módulo Para conocer el de cuentas por pagar, se genera el saldo de cada Mensualmente proceso y se entrega copia electrónica e tesorería proveedor y las impresa del listado de pagos al facturas a pagar. coordinador administrativo y financiero.

4 PAGO A PROVEEDORES PÁGINA 4 de 5 QUÉ QUIÉN CUÁNDO PARA QUÉ CÓMO COMITÉ PAGOS APROBACIÓ N LA FACTURA GENERAR ORN PAGO REVISIÓN auditoria interna ENVÍO A FIDUCIARIA PARA PAGO ARCHIVAR COPIA FACTURA Y PAGO SEGUIMIENT O PAGO Dirección general y coordinación y financiera. Dirección general o subdirección y financiera Cajero mayor Auditoría Interna Tesorería Tesorería Jefe de tesorería y coordinación y financiera Mensualmente Cada que se genere órdenes de pago. Cuando esten revisadas por auditoria interna. Una vez se envien originales a la fiduciaria. Para programar los pagos en el transcurso del mes Para aprobar su trámite de pago Para descargar el pago en nuestro aplicativo y enviar soportes a la fiduciaria para pago efectivo. Para analizar el correcto proceso de pago. Para su respectivo pago Para evidenciar el pago. Para controlar las fechas planeadas de los pagos. Se realiza comité de pagos apoyados en listado de cuentas por pagar. Se firma la factura verificando vistos buenos de diferentes áreas (si se requieren)y se devuelven a recepción. Se elabora orden de pago,, con original de la factura de pago adjunta y se firman las planillas por la direccion general, subdirección y tesoreria. Se llevan las órdenes de pago al àrea de auditoria interna para su revisión. Se envia las órdenes de pago a mensajería para radicación y pago en la fiduciaria. Se deja fotocopia de factura, soportes, copia de la O.P. anexa a carta de aprobación de pago según el consecutivo de orden de pago en AZs. Se verifican cargos en el extracto del fondo para comprobar el proceso de pago o con llamada a la fiduciaria.

5 PAGO A PROVEEDORES PÁGINA 5 de 5 7. FLUJOGRAMA INICIO INSTR. QUIRÚRGICA Y TRAUMASOAT Ó REVISOR TERCEROS FACTURACIÓN. Radicación de facturas especiales RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA Radicación de facturas y clasificación (Hasta el 25 de cada / mes) Factura verificada y dos copias (3 documentos) Original pago, Causación HISJ, Causación Fiduciaria. Copia de causación HISJ CAJERO MAYOR Causación contable de factura JEFATURAS, REPRESENTANTE TRAUMASOAT Y REVISOR TERCEROS verificación de suministro Factura original Información en base de datos DIRECCIÓN GENERAL Ó SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Aprobación de la factura Elaborar listado de pagos fin de mes Generar orden de pago Orden de pago. Revisión control interno DIR. GENERAL Y COORDINACIÓN ADMÓN. Y FINANCIERA. Comité de pagos Listado de pagos proyectado Copia de factura causación fiduciaria Envío a fiduciaria - archivo Orden de pago, carta con sello de radicación. Radicación a fiduciaria JEFE TESORERÍA Y COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Seguimiento de pago FIN