MANUAL DE USUARIO GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Transcripción

1 Directiva N ED Normas para el uso del Sistema de Información de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo SINAD Anexo N II SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO MANUAL DE USUARIO GESTIÓN DE EXPEDIENTES FLUJO DE EXPEDIENTE EXTERNO VERSIÓN 3.5

2 CONTENIDO OBJETIVOS DEL SISTEMA... 3 ALCANCE DEL SISTEMA... 3 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA... 4 DEFINICIONES Y ABREVIACIONES... 5 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA... 6 MODULO GESTIÓN DE EXPEDIENTES FLUJO DE EXPEDIENTE INTERNO... 6 ACCESO AL SISTEMA... 7 MÓDULOS GESTION DE EXPEDIENTES GENERALIDADES REGISTRO DE EXPEDIENTE REGISTRO DE PROGRAMACION DE RUTA DOCUMENTOS ANEXOS, ADJUNTOS Y/O ADJUNTOS REGISTRAR REQUISITOS A) EXPEDIENTES POR DERIVAR B) EXPEDIENTES EN PROCESO C) ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

3 OBJETIVOS DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo SINAD tiene como objetivo principal apoyar a la gestión documental del Ministerio de Educación y sus dependencias donde sea implementando, permitiendo acceder a la información de tiempo real para usuarios y el público a través de un portal web. ALCANCE DEL SISTEMA A nivel general, el sistema SINAD " Sistema de Información de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo SINAD, comprenderá los siguientes módulos funcionales dependiendo del tipo de usuario: MODULO DE GESTION DE EXPEDIENTES FLUJO DE EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXTERNO 3

4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA El Sistema de Información Nacional de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo brinda información oportuna de las transacciones realizadas en MINEDU, también contiene información de las entidades involucradas en estas operaciones así como acceso rápido y sencillo a esta información, dividido en los siguientes módulos de acuerdo a los privilegios asignados: Módulo de Gestión: El módulo de gestión, permitirá soportar los procesos correspondientes a la administración documental, desde el registro del expediente o solicitud y su derivación a la oficina destino hasta el registro de la respuesta respectiva y las interacciones con el área de Archivo Central y el área de Actas y Certificados. Expedientes: Permitirá gestionar el registro de los expedientes tanto internos como externos, la recepción y atención de los expediente en las oficinas destino, así como el registro de la respuesta respectiva. Archivo Central: Permitirá gestionar las solicitudes sobre lectura, búsqueda o copia de resoluciones y/o antecedentes al Área del Archivo Central. También permitirá asignar a los responsables (técnicos archiveros) para dar atención y respuesta a las solicitudes. Actas y Certificados: Permitirá gestionar las solicitudes de visación y expedición de certificados de estudios, convalidación y revalidación de estudios, expedición de constancias y copias de actas promocionales al Archivo de Actas y Certificados. También permitirá asignar a los responsables (técnicos archiveros) para dar atención y respuesta a las solicitudes. Consultas y Búsquedas: Permitirá obtener la información de la situación actual del expediente consultado. También permitirá visualizar el seguimiento del expediente. Control y Monitoreo: Permitirá realizar labores de supervisión del proceso que siguen los expedientes dentro de las oficinas, así como las acciones realizadas por los diferentes usuarios involucrados. También permitirá generar reportes de consulta y estadísticos. Módulo De Administración: Este módulo permite la configuración de usuarios, mantenimiento de tablas maestras, permisos, roles, privilegios. 4

5 DEFINICIONES Y ABREVIACIONES La terminología y abreviaciones utilizadas en el documento se detallan en el documento anexo Glosario de Términos. SINAD: Sistema de Información Nacional de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo. MINEDU: Ministerio de Educación. ICERNA: Usuario Mesa de Partes. JPENA: Usuario de Oficina de Informática. ADMSINAD: Administrador 5

6 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA MODULO GESTIÓN DE EXPEDIENTES FLUJO DE EXPEDIENTE ENTERNO MÓDULO DESCRIPCIÓN Flujo de Expediente Externo - Registro de Expediente. - Programación Ruta. - Adjuntar Documentos - Registrar Requisitos. - Registro de Expediente Externo Parcial - Consulta Planillas. GESTIÓN DE EXPEDIENTE EXTERNO Bandeja de Expediente - Expediente por Derivar. Envío de Correspondencia - Bandeja de Fichas Courier - A Recibir (De Oficinas). - A Enviar (A Courier). - A Recibir (De Courier). - A Derivar (A Oficinas). - A recibir de OTD. - Consulta General Oficina. - Consulta General Fichas. 6

7 ACCESO AL SISTEMA Paso 1: Ingreso al Portal de Intranets de SINAD. Ingresa Nombre de Usuario Ingresa Password Click aquí para Iniciar la Sesión 7

8 MÓDULOS GESTION DE EXPEDIENTES 1.1 GENERALIDADES El sistema está dividido por módulos y cada módulo por diferentes opciones, que abrirán las páginas o formularios para el registro de datos respectivo dependiente del tipo de usuario que inicie la sesión. El Modulo de Gestión de Expedientes comprende el flujo de expediente lo que incluye el Registro de Expediente como tal y su flujo correspondiente. También se detallará la Bandeja de Expedientes y las consultas de expedientes. Pantalla Principal del Sistema 8

9 1.2 REGISTRO DE EXPEDIENTE. Registro de Expediente Externo Paso 1: El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: USEROFIN. Se selecciona la pestaña Ingreso de Expedientes y se da click en Registro de Expediente Externo. Formulario principal de Registro de Expediente Externo. Paso 2: El usuario ingresa los datos en los campos solicitados en el formulario, dándole click en el botón. Este botón nos servirá para registrar un nuevo expediente. Paso 3. Registro de Expediente. - Se visualiza el Número de Expediente generado. - Se visualiza la Fecha y Hora. 9

10 Paso 4. Origen - Seleccionar el Tipo de Persona: Natural, Jurídica o Instituciones Públicas. - Ingresar el número de documento o Sector: Número de DNI, si se ha seleccionado al tipo de persona Natural. Número de RUC, si se ha seleccionado al tipo de persona Jurídica. Nombre de Sector, si se ha seleccionado al tipo de persona instituciones públicas. Paso 5. Luego de haber seleccionado el tipo de persona y haber ingresado su descripción se da click en el botón de búsqueda. Editar la descripción del Tipo de persona de acuerdo a lo que se ha seleccionado. Paso 5.1 Se muestra el formulario de Persona Natural con los datos de la persona a la que deseamos actualizar sus datos y se da click en el botón Grabar. Se muestra el formulario principal de Registro de Persona Natural, se cargan los datos de la persona al que se desean actualizar los datos. Tales como Apellidos, Nombres, DNI, Etc. 10

11 Paso 5.2. Se muestra el siguiente mensaje de conformidad, se da click en el botón Aceptar. Paso 6. Descripción. Seleccionar el Tipo de Documento de una lista desplegable. Ingresar el Número de Documento. Ingresar el Asunto. Paso 7. Descripción del Trámite. Seleccionar el Tipo de Trámite. Paso 8. Asignaciones Ingresar el total de folios. Seleccionar la prioridad. Paso 9. Observaciones Seleccionar las observaciones si fuese necesario. Ingresar una observación adicional. 11

12 Paso 10. Luego de haber ingresado los datos solicitados por el formulario, se da click en el botón Grabar. Click aquí para guardar el expediente Paso 11. Se muestra el mensaje de conformidad, se da click en el botón Aceptar. 12

13 Registro de Expediente Externo Parcial Registro Parcial de Expediente Externo. Para poder registrar un expediente de manera parcial, se selecciona la pestaña. Paso 1. Cuando se desee registrar un nuevo expediente se da click en el botón Nuevo. Click aquí luego en el botón Nuevo Paso 2. Se ingresan los datos en los campos solicitados y luego se da click en el botón Grabar. Click aquí para guardar expediente 13

14 Paso 3. Se muestra el siguiente mensaje de conformidad. Se da click en el botón Aceptar. BANDEJA DE EXPEDIENTES - EXPEDIENTES POR DERIVAR. La bandeja de Expedientes por Derivar, nos servirá para buscar a nuestro expediente registrado como parcial. BÚSQUEDA DE EXPEDIENTE PARCIAL Paso1. Se ingresa el número de expediente y/o el nombre de la Oficina-Destino, se selecciona si es Parcial o Total. Paso 2. Se da click en el botón Buscar. 14

15 Paso3. Se muestra el resultado de la búsqueda. Se selecciona el expediente que deseamos agregar una Ruta Destino. Seleccionar número de Expediente para registrar ruta destino. Resultado de búsqueda Se muestra el formulario principal de Registro de Expediente Externo. 15

16 Paso 4. Se ingresan los datos a los campos que se encuentren vacíos. Luego seda click en Grabar. Paso 5. Se selecciona la pestaña de Programación Ruta y se le asigna un Destino. Paso 6. Luego que se ha asignado, pulsar el botón grabar. 16

17 1.3 REGISTRO DE PROGRAMACION DE RUTA Registro de Programación Ruta Registro de Destinos Para poder registrar las rutas, primero se deberá registrar el expediente. Paso 1: El usuario selecciona la pestaña del menú Programación Ruta, se muestra el formulario de registro de programación de ruta. Paso 2: El usuario ingresa los datos en los campos solicitados para el registro de rutas para expediente interno. Especificar Tipo de destino: Seleccionar el destino, en este caso se debe seleccionar el tipo de destino Externo. Se da check en Por Courier. Especificar prioridad y acción a tomar. - Seleccionar la prioridad: Urgente o Normal. - Seleccionar el Tipo de Acción. - Ingresar observaciones. Detallar Oficina. Seleccionar el destino que tendrá nuestro expediente, se mostrara en una lista desplegable los destinos que se pueden seleccionar. Para este caso se tomará como ejemplo el destino de Oficina: Oficina de Informática (USEROFIN). 17

18 Seleccionar la Oficina. Destinos asignados. Aquí se muestra en una grilla las rutas asignadas para ese expediente registrado. Seleccionar Por Courier si es necesario cuando el destino es Externo Paso 3: Luego de haber ingresado los datos en los campos respectivos, se da click en el botón Grabar. Se muestra el siguiente mensaje de conformidad, se da click ene l botón Aceptar. Observación: En caso se ingrese en el Destino la misma oficina que lo está registrado, se mostrará el siguiente mensaje de advertencia. 18

19 1.3.2 Actualización de Programación Ruta Actualizar Destinos Asignados Paso 1: En la grilla de Destinos asignados, se podrá actualizar la información registrada dándole click en el ícono de Modificar. Modificar Paso 2: Para guardar los cambios realizados, se da click en el botón continuación se muestra el siguiente mensaje:. A 19

20 1.3.3 Eliminación de Programación Ruta Dar de Baja Destino Asignado. Paso1: Primero deberá elegir el destino que desea eliminar, luego se dará click en el ícono Dar de Baja. Dar de Baja Paso2: Se muestra el siguiente mensaje, se da click en el botón Aceptar. 20

21 Se muestra el formulario sin ningún destino asignado. 21

22 1.3.4 Registro de Programación Ruta Registrar Múltiples Rutas Paso 1: Se da click en el botón Múltiples Rutas. Múltiples Rutas Paso 2: Se muestra el formulario con las rutas múltiples que debe seleccionar. Se selecciona las rutas que se desea añadir y se da click en Grabar Rutas seleccionadas. 22

23 Paso 3: Luego que se ha dado click en el botón Grabar rutas seleccionadas, se muestra el siguiente mensaje. Se da click en Aceptar. Aquí se muestra el formulario de Programación de Ruta con las nuevas registradas. Lista de Rutas Seleccionadas 23

24 1.3.5 Eliminación de Programación Ruta Eliminar Múltiples Rutas Lista de Rutas Seleccionadas Paso 1: Si se desea eliminar las rutas que no han sido procesadas aun, se da click en el botón Eliminar Rutas. 24

25 Paso 2: Se muestra la siguiente ventana de conformidad, se da click en Aceptar. 25

26 1.4 DOCUMENTOS ANEXOS, ADJUNTOS Y/O ADJUNTOS Paso1: Se selecciona la pestaña Documentos Anexos y se da click en el botón Nuevo. Paso 2: Se ingresa los datos en los campos solicitados. - Ingresar Asunto - Seleccionar el tipo de documento de la lista desplegable. - Ingresar el número de documento. - Ingresar el número de folio. 26

27 Paso 3: Se da click en el botón. Paso 4: Se da click en el botón Aceptar. 27

28 Se puede visualizar en la grilla el nuevo documento añadido. 28

29 1.4.1 DOCUMENTOS ANEXOS, ADJUNTOS Y/O ADJUNOS - Subir Documento Paso 1: Debe seleccionar el expediente al que se desee adjuntarle un documento, se da click en el ícono de Modificar. Se muestra en el formulario los datos del documento seleccionado. 29

30 Paso 2: Se da click en el botón Subir Documento. Paso 3: Se muestra la siguiente ventana de Archivo Adjunto. Se da click en el botón Examinar. 30

31 Paso 4: Se muestra una ventana donde se podrá seleccionar el archivo que deseamos adjuntar. Paso 5: Luego de haber seleccionado el documento a adjuntar, se da click en el botón Grabar. 31

32 Paso 6: Se muestra en la grilla el documento adjuntado. 32

33 1.5 REGISTRAR REQUISITOS. Paso 1: Se podrá seleccionar los requisitos de acuerdo al tipo de trámite seleccionado y se da click en el botón Grabar. 33

34 REGISTRO DE EXPEDIENTE EXTERNO PARCIAL Registro Parcial de Expediente Externo. Para poder registrar un expediente de manera parcial, se selecciona la pestaña. Paso 1. Cuando se desee registrar un nuevo expediente se da click en el botón Nuevo. Nuevo o 34

35 Paso 2. Se ingresan los datos en los campos solicitados y luego se da click en el botón Grabar. Paso 3. Se muestra el siguiente mensaje de conformidad. Se da click en el botón Aceptar. 35

36 BANDEJA DE EXPEDIENTES - EXPEDIENTES POR DERIVAR. La bandeja de Expedientes por Derivar, nos servirá para buscar a nuestro expediente registrado como parcial. Búsqueda de Expediente Parcial Paso 1. Se ingresa el número de expediente y/o el nombre de la Oficina-Destino, se selecciona si es Parcial o Total. Paso 2. Se da click en el botón Buscar. Expediente s por derivar Paso3. Se muestra el resultado de la búsqueda. Se selecciona el expediente que deseamos agregar una Ruta Destino. Resultado de búsqueda Hacer click sobre el número del expediente para registrar ruta destino 36

37 Se muestra el formulario principal de Registro de Expediente Externo. Paso 4. Se ingresan los datos a los campos que se encuentren vacíos. Luego seda click en Grabar. 37

38 Paso 5. Se selecciona la pestaña de Programación Ruta y se le asigna un Destino. Paso 6. Luego que se ha asignado pulsar el botón grabar. 38

39 BANDEJA DE EXPEDIENTES A) EXPEDIENTES POR DERIVAR. En la bandeja de expedientes se podrá derivar los expedientes registrados de acuerdo al destino al que se haya designado en el formulario de Registro de Expediente Externo. Se debe tener en cuenta que en este registro y derivación de Expediente se ha registrado como un usuario USERMP. Paso 1. Se selecciona la pestaña de Expedientes por Derivar que se encuentra dentro de la Bandeja de expedientes. Se muestra el siguiente formulario: Pantalla principal de expedientes por derivar. Seleccione el tipo de registro de expediente. Luego pulsa el botón Buscar. Paso 2. Se ingresa los datos de acuerdo a los parámetros de búsqueda. Se ingresa el número de Expediente Se ingresa el nombre de Oficina-Destino Seleccionar el tipo de registro: Parcial o Total. 39

40 Paso 3. Se da click en el botón. Se muestra a continuación el resultado de la búsqueda. Seleccionar número de Expediente para registrar ruta destino. Resultado de búsqueda Paso 4. Se selecciona el expediente encontrado y se da click en el botón Derivar. Seleccionar Expediente y hacer clic en el Botón derivar Paso 5. Se muestra el siguiente mensaje y se da click en el botón Aceptar: 40

41 Cuando no se ha subido ningún archivo al Registro de Expediente, se muestra el siguiente mensaje. Paso 5.1. Se selecciona el expediente para poderle asignarle un documento. 41

42 Paso 5.2. Se muestra el siguiente formulario principal de Expediente. Paso 5.3. Se selecciona la pestaña de Documentos, Anexos y/o Adjuntos y se da click en el botón Editar de la grilla. 42

43 Se muestra el siguiente mensaje y se da click en el botón Aceptar: Paso 5.4. Se da click en el botón en el botón Subir Documento. mensaje. Si el expediente no cuenta con ningún documento registrado se muestra el siguiente 43

44 Paso 5.5. Se muestra el siguiente formulario Cargar Archivo Adjunto. Se da click en el botón Browser y se da click en el botón Grabar. Aquí se muestra el formulario principal de Registro de Expediente Externo con el documento adjunto, a continuación se podrá derivar este expediente sin ningún problema. Luego le damos click en la pestaña Bandeja por Derivar. 44

45 Paso 6. Se muestra en la bandeja de Expedientes Expedientes por Derivar el siguiente hacer click en el Botón Derivar Se muestra el siguiente mensaje Click en Aceptar. Click en aceptar si se va a imprimir el cargo en ese momento. 45

46 Paso 7. Se muestra el formulario Derivar Expediente sin el expediente; que fue derivado a la oficina Destino. Paso 8. Se podrá imprimir los últimos expedientes derivados, dándole click en Imprimir Cargos Últimos Expedientes Derivados. Aquí se muestra el reporte con los cargos listos para imprimirlos. 46

47 B) Expedientes En Proceso En la bandeja de expedientes encontraremos los expedientes recibidos y desde aquí podremos procesarlo. Paso 1. Se ingresa a la pestaña de Expedientes en Proceso de la Bandeja de Expedientes. Paso 2. Para realizar la búsqueda ingresar datos a cualquiera de los siguientes campos:[expediente], [Oficina Remitente], [Fecha Desde], [Fecha Hasta], [Filtros], [Prioridad] y/o [Especialista] ; y posteriormente se da click en el botón Buscar o se presiona la tecla [Enter]. Se puede ingresar más de un expediente separados por comas. Por ejemplo: 53334,458,584,665,

48 Paso 3. Procedemos a asignar a uno o más especialistas, para que respondan el expediente. Para eso nos ubicamos en la bandeja de expedientes en proceso y presionamos el botón Asignar Especialista. 48

49 Como vemos llenamos los datos encerrados en círculos. Solo al especialista tendrá el check de especialista principal. Una vez llenado los datos, procedemos a cerrar la ventana. Paso 4. Damos respuesta al expediente, para ello presionamos el botón Respuesta. 49

50 En caso se trate de un trámite de ACCESO A LA INFORMACIÓN, se mostrará la siguiente ventana en cual debe seleccionar lo que desea realizar en el expediente. 50

51 Paso 5. Al dar click en el botón Respuesta, nos llevará a la siguiente ventana. Ahora procedemos a llenar los siguientes campos: Respuesta de Etapa. Tipo de Documento Número de Documento: Existen documentos que se autogenera el número de documento y documentos que se necesita ingresar el número de documento. Asunto Observación 51

52 Posteriormente hacer click en el botón Luego saldrá el siguiente mensaje: Y presionamos el botón OK. Paso 6. Si necesitamos enviar el expediente a otra oficina, le damos una ruta al expediente, una vez llenado los datos, procedemos a grabar la ruta. 52

53 Luego de grabar la ruta nos sale el siguiente mensaje de conformidad: Paso 7. Si necesitamos adjuntar un documento nos vamos a la pestaña de Documentos, Anexos y/o Adjuntos. Este paso es similar al proceso de adjuntar documentos al crear un expediente, luego se presiona el botón Procesar y Derivar. 53

54 Paso 8. También se puede procesar y derivar desde la bandeja En Proceso. Se ingresa a esta bandeja y se marca el expediente y/o expedientes, luego se presiona el botón Procesar y Derivar. 54

55 Luego de presionar el botón sale el siguiente mensaje: Luego de presionar OK sale la siguiente ventana: Seguidamente sale la siguiente ventana, que para visualizar el cargo en formato PDF. Al abrir el archivo muestra la siguiente imagen. 55

56 Documentos Múltiples Esta opción se usa para el envío desde una etapa documentos diferentes (Oficios, Memorándum etc) a diferentes destinos. Esta opción puede ser usada desde la opción Expedientes En Proceso o Ingreso de Expedientes internos. Paso 1. Ingresar a la opción Expedientes En Proceso, marcar el expediente y dar click en el botón Respuesta. Se mostrará la siguiente ventana en la cual se debe marcar la opción Documentos Múltiples y luego dar click en el botón Grabar. 56

57 Paso 2. Dar click en la ficha Programación de Ruta mostrará las siguiente ventana, en la cual debe ingresarse los datos del documento en los campos encerrados en rectángulo y luego dar click en el botón Grabar. 57

58 Se autogeneró el número de documento ingresado Paso 3. Luego de grabar el registro se mostrará en la grilla el registro grabado con el número de documento generado por el sistema. En la siguiente imagen se muestra la creación de dos documentos para diferentes destinos y por último se procede a dar click en el botón Procesar y Derivar. 58

59 Documentos Devueltos Los documentos devueltos los encontramos en la opción Expedientes En Proceso con el icono de un sobre rojo. También se pueden filtrar seleccionando la opción Devueltos. 59

60 Para visualizar el detalle de la devolución se presiona el ícono sobre rojo y mostrará la siguiente ventana: Los documentos devueltos pueden ser reenviados o archivados Para reenviar el expediente devuelto se marca con un check, luego click en el botón Respuesta en la nueva ventana abierta se da click en la ficha Programación de Ruta ; aquí se observará la oficina o dependencia que devolvió el expediente con el ícono de sobre rojo, esto 60

61 es información ya procesada se debe ingresar nuevamente el destino. Al grabar el destino se mostrará con una x, esto nos indica que es un destino al cual enviaremos el documento, finalmente se da click en el botón. Para archivar un documento devuelto se debe colocar en observaciones de la ficha 1 (Registro de la Respuesta) el motivo del porque se está archivando el documento y en la ficha 2 (Programación de Ruta) solo se da Procesar y Derivar no derivando a ningún destino. 61

62 C) ENVÍO DE CORRESPONDENCIA. En esta bandeja se podrá asignar el Tipo de Envío por el que el Courier lo podrá enviar. BANDEJA DE FICHAS COURIER. Paso 1. Se realiza la búsqueda de Expediente, ingresando el número de expediente. Seleccionar la prioridad y dar click en el botón Buscar. 62

63 Paso 2. Se muestra el resultado de la búsqueda, se selecciona el expediente que deseamos asignar un tipo de envío. Paso 3. Se muestra el formulario de Tipo de Envío de Fichas. Se selecciona un tipo de Envío ya sea Paquete o Sobre y se da click en el botón Grabar. Paso 4. Se muestra mensaje de advertencia, se da click en el botón Aceptar. 63

64 Paso 5. Se selecciona el expediente que deseamos y le damos click en Enviar Courier. Paso 6. Se muestra el siguiente formulario y se da click en el botón Aceptar. 64

65 A RECIBIR (DE OFICINAS). Paso 1. Se ingresan los parámetros de búsqueda y se da click en el botón buscar. Paso 2. Se selecciona el expediente externo al cual deseamos recibir de la oficina remitente. 65

66 Paso 3. Se muestra el siguiente mensaje de conformidad, se da click en el botón Aceptar. A ENVIAR (A COURIER). Paso 1. Se ingresa a la pestaña de A Enviar (A Courier) perteneciente al Envío de Correspondencia. 66

67 Paso 2. Se muestra el formulario de A Enviar (A Courier). Se ingresan los valores en los parámetros de búsqueda y se da click en el botón Buscar. 67

68 Paso 3. Se le asigna un Courier (Asignar Courier) o se registra a la persona que va recoger el documento (Recoger Usuario). Paso 3.1 Asignar Courier. Aquí se muestra el formulario principal de Asignar Courier. Paso Se selecciona el nombre de la empresa Courier. Paso Se ingresa la fecha de Envío. Paso Se da click en el botón Asignar Courier. 68

69 Paso Se muestra el siguiente mensaje de advertencia. Se da click en el botón Aceptar. Paso Se muestra el siguiente mensaje de conformidad, se da click en el botón Aceptar. Paso 3.2 Recoger Usuario. Aquí se muestra el formulario principal de Recoger Usuario. Paso Se ingresa los datos a los campos solicitados. - Seleccionar el Tipo de Persona - Ingresar DNI. - Ingresar Nombre y Apellidos. - Ingresar Ubigeo. - Ingresar Dirección. Paso Se da click en el botón Recoger Usuario. 69

70 Paso Se muestra mensaje de advertencia, se da click en el botón Aceptar. Paso Se muestra mensaje de conformidad, se da click en el botón Aceptar. 70

71 A RECIBIR (DE COURIER) Paso 1. Se debe ingresar a la pestaña A Recibir (De Courier), detallar los parámetros de búsqueda y luego dar click en el botón Buscar. Paso 2. Se selecciona el expediente y le damos click en el botón Actualizar. 71

72 Paso 3. Se muestra el formulario de Registro de Cargos Courier. Se debe ingresar los datos y se da click en el botón Grabar. Paso 4. Se visualiza el formulario con los datos ingresados. 72

73 Paso 5. Se registraron los datos correctamente. A DERIVAR (A OFICINAS). Paso 1. Se selecciona la pestaña A Derivar (A Oficinas) perteneciente a Envío de Correspondencia. Se ingresan los datos para realizar la búsqueda y se da click en el botón B u s c a r. Paso 2. Se selecciona el expediente el cual queramos derivar y le damos click en Derivar. Se muestra el siguiente mensaje. Le damos click en Aceptar. 73

74 Paso 3.Se muestra el mensaje de conformidad, le da click en Aceptar. A RECIBIR DE OTD Paso 1. Se realiza la búsqueda del documento ingresando los valores a los campos y dándole click en el botón Buscar. Paso 2. Se muestra el formulario de Recibir Documento. Se selecciona el documento que deseamos derivar y le damos click ene l botón Derivar. 74