SACI: Sistema Administrador de Control de Ingresos. Cierre de Caja: Reporte de facturación diaria por cancelación de servicios.
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- Ernesto Díaz Maldonado
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1 Elaboró: Lic. Alejandro Quirós Ballestero Encargado de Ingresos 1. PROPÓSITO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad Financiera, Área de Ingresos Revisó: Lic. Robert Elizondo O. Encargado de Tesorería Página 1 de 5 Aprobó: Henry Vega Vega Jefe Departamento Administrativo y Financiero Revisar los cierres de caja que ingresan diariamente al área de ingresos de cada uno de los puntos de recaudación. 2. ALCANCE Este procedimiento será aplicado cada vez que se revisen en el área de ingresos los reportes de cierres de caja, que provienen diariamente de los puntos de recaudación. 3. DEFINICIONES SACI: Sistema Administrador de Control de Ingresos. Cierre de Caja: Reporte de facturación diaria por cancelación de servicios. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Cuadro 1. Documentos Relacionados. Código Nombre del Documento GC-Ex-02 Ley de Protección Fitosanitaria N 7664 GC-Ex-10 Ley General de Control Interno N 8292 DAF-IN-PO-02 DAF-IN-PO-04 DAF-IN-PO-05 Anulación de recibos. Envío de facturación diaria. Cierres de caja en puntos de recaudación.
2 Página 2 de 5 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.1. Área de Ingresos: Verificar que todos los cierres de caja por facturación diaria, de cada uno de los puntos de recaudación que ingresan diariamente al área de ingresos cumplan con los lineamientos que establece el procedimiento DAF-IN-PO-05 (Cierres de caja en puntos de recaudación) Jefes de Estación: Verificar que los cajeros y el personal autorizado para la elaboración de recibos (facturas) emita el cierre de caja diario y cumpla con los lineamientos establecidos en el procedimiento DAF-IN-PO-05 (cierre de caja en puntos de recaudación) y lo envíe a las oficinas centrales como establece el procedimiento DAF-IN- PO-04 (Envío de facturación diaria). 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Verificar que todos los cierres de caja que vienen de los puntos de recaudación cumplan con los lineamientos establecidos en el DAF-IN-PO-05 (cierre de caja en puntos de recaudación) Revisar que los números de consecutivo de facturas o recibos de dinero consignados en el cierre de caja coincidan con el número que se encuentra impreso en el margen derecho en la parte superior e inferior del recibo o factura. Los números de recibo o factura consignados en el cierre de caja deben coincidir con los números de recibos que vinieron físicos en el paquete de envío de facturación diaria que contiene los cierres de caja de cada uno de los puntos de recaudación. Esto para comprobar que el consecutivo de facturación de cierre de caja sea correcto, que no falte ningún recibo de dinero y que todos vengan físicamente En caso de que faltara algún número de recibo de dinero en el cierre de caja, se debe verificar si está anulado tanto físicamente como electrónico en el sistema SACI y si
3 Página 3 de 5 cumple con lo establecido en el procedimiento DAF-IN-PO-02 (Anulación de recibos). En caso de que se haya anulado algún recibo o factura, este no aparece en el reporte de cierre de caja, por tanto se debe chequear en el reporte general de facturas nulas establecido en el DAF-IN-PO-02 que debe venir adjunto al reporte de cierre de caja Revisar que el número de recibo, fecha y monto impresos en el cierre de caja coincidan con los indicados en los documentos físicos Revisar que el número de depósito o comprobante de pago, fecha de depósito, monto de depósito y cuenta bancaria del depósito, impresos en el cierre de caja coincidan con cada uno de los datos impresos en los comprobantes de pago físicos que respaldan los recibos de dinero. Esto para comprobar que el número, fecha, monto y cuenta bancaria del depósito haya sido digitado o seleccionado correctamente por el facturador Revisar que los números de cuenta bancaria del cierre de caja coinciden con los de los comprobantes de pago, para verificar que son las debidamente autorizadas para el pago de servicios que presta el SFE En caso de que alguno de los datos mencionados en los puntos 6.4, 6.5 y 6.6, digitados en el cierre de caja no coincida con los de los documentos físicos, los funcionarios del área de ingresos procederán a informar al cajero que emitió el reporte de cierre de caja y a su respectivo jefe para que se cumpla con lo establecido en el DAF-IN-PO-05 Cierres de caja en puntos de recaudación Revisar que el Monto Total Facturas sea igual al Monto Total Depósitos, que las dos sumatorias sean iguales.
4 Página 4 de En caso de que el Monto Total Facturas no sea igual al Monto Total Depósitos, en el área de ingresos se debe proceder a identificar qué es lo que provoca el descuadre o diferencia Revisar que los cierres de caja contengan la firma del funcionario que lo revisó y sello de la estación donde se realizó la facturación Una vez revisado el cierre de caja diario por el área de ingresos se debe poner el nombre del funcionario que lo revisó, fecha de revisión y firma Incluir en archivo correspondiente con toda la documentación de soporte. 7. PUNTOS DE CONTROL Cuadro 2. Puntos de Control. Punto del Procedimiento Acción o Mecanismo de Control Revisar que el Monto Total Facturas sea igual al Monto Total Depósitos, que las dos sumatorias sean iguales. 8. CONTROL DE REGISTROS Cuadro 3. Control de Registros. Código del Registro NA Nombre del Registro Reporte de cierre de caja Cargo Responsable de Encargado área de ingresos Medio (Físico/Digital) Físico Lugar y método de Oficina del encargado de ingresos, almacenamien to por fechas. Tiempo Se almacena 10 años a partir de que el documento es generado. Disposición Final Destruido
5 Página 5 de 5 9. CONTROL DE CAMBIOS Para evidenciar el control de cambios de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del SFE, el Gestor de la Calidad mantiene en su custodia el archivo en pdf de la versión anterior con los cambios incluidos en la nueva versión, y los registros que se constituyen a partir del formulario PCCI-GC-PO-01_F-01 Formulario de aprobación y control de cambios. Las revisiones periódicas no necesariamente implican un cambio de versión si el documento no es modificado. El historial de revisiones se presenta en el cuadro siguiente: Cuadro 4. Historial de Revisiones. Fecha de revisión Versión Responsable 1 Robert Elizondo Oviedo --- Última Línea ---
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