01 GUIA e INICIO al introducir la aplicación 1 GUIA ARCHIVOS 9 GENERACION DE TALLAS-COLORES GRUPOS DE CAJA DEPENDIENTES...

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1 Indice 01 GUIA e INICIO al introducir la aplicación 1 GUIA ARCHIVOS 9 GENERACION DE TALLAS-COLORES GRUPOS DE CAJA DEPENDIENTES CAJA 15 APERTURA CIERRE DE CAJA MOVIMIENTOS CAJA GENERAL 21 GENERAL PERIFERICOS ENLACE CONTABLE CONFIGURACION CONTABLE REGISTRAR APLICACION VENTAS 31 VENTAS TICKETS VALES

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3 01 GUIA e INICIO al introducir la aplicación 3

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5 GUIA En este capítulo se explican los procedimientos a seguir para una fácil y práctica utilización de la aplicación. 1. Deberá crearse una Empresa como mínimo en Geco5 (ARCHIVOS-Empresas), que será con la que trabajaremos. 2. Dentro de la empresa en Geco5, crearemos artículos, almacenes, y clientes. Los artículos pueden generarse también en la aplicación TPV, desde la pantalla de "Generacion de artículos con talla y color" del capítulo ARCHIVOS, en el caso de que el artículo tenga talla y color. Previamente a vender cualquier artículo debe tenerse en cuenta que el artículo esté en existencias, si no fuese asi tiene que efectuarse la compra de dicho articulo y añadirlo al stock. 3. Si el artículo tiene tallas y colores, deberán crearse tallajes y temporadas en Geco5 (TABLAS-Tallajes / Temporadas). 4. Al entrar en la aplicación TPV por primera vez, se debe crear la caja de ese puesto. Esta operación, sólo se efectuará una vez. 5. Una vez creada la caja, cambiar la empresa del supervisor. Por defecto, aparece la empresa Si no lo hace, el programa utilizará dicha empresa. 6. Crear el resto de usuarios (Dependientes) si procede, en TPV- Archivos-Dependientes. 7. Crear los grupos de movimientos de caja si procede, en TPV-Caja- Movimientos de caja. 8. Configurar general y periféricos en TPV-General. Es muy importante informar al programa en la pantalla de configuración, del almacén que queremos por defecto (casilla 16). Dicho almacén será el utilizado al efectuar una venta de artículo. 9. Comenzar trabajo abriendo la caja en TPV-Caja-Apertura. 5

6 Procedimientos al inicio Cuando usted inicie la aplicación TPV, aparecerá la siguiente pantalla que se utiliza para crear la Caja de este puesto. Una vez realizada esta operación, ya no volverá a efectuarse. Código: 2 N Informar el número que queremos dar a la Caja. 11 Descripción: 20 A Dar un nombre a la Caja. Una vez registrada la caja, aparecerá la siguiente pantalla. Elegir en ella el operador (dependiente) que utilizará esta caja. 6

7 Seguidamente aparecerá el Menú Total lanzador, y a partir de este punto, ya podrá operar normalmente. 7

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9 02 ARCHIVOS 9

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11 GENERACION DE TALLAS-COLORES Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación OPCION DISPONIBLE SOLO EN LA VERSION PROFESIONAL. En esta pantalla se puede efectuar la generación masiva de un artículo con tallas y colores sin tener que efectuar el alta individualmente desde la opción 17 (mantenimiento de Artículos del programa MEGAfactura). Cuando se seleccione un artículo (referencia, talla y color) ya existente, la aplicación solamente incrementará el stock y no lo dará de alta nuevamente. Referencia: F4 9 A Indicar el código del artículo a generar. La función F4 servirá en este caso, para seleccionar un artículo previamente generado.). Cuando se seleccione un artículo (referencia, talla y color) ya existente, la aplicación solamente incrementará el stock y no lo dará de alta nuevamente. 31 Tipo código de barras: Señalar el tipo de código de barras que se usa. EAN 13 ó EAN Generación etiquetas: Señalar si queremos generar etiquetas con el código de barras para su posterior impresión. 33 Descripción: 30 A Informar la descripción del artículo. Común a todas las tallas y colores. 11

12 34 Tallaje: F4 2 A Informar el tallaje del artículo. Común a todas las tallas y colores. 35 Temporada: F4 5 A Informar la temporada del artículo. Común a todas las tallas y colores. 36 Almacén: F4 3 A Informar el código del almacén en el que se alojará el artículo. Común a todas las tallas y colores. 37 Tarifa Venta: F4 1 A Informar la tarifa que se usará en el artículo (distribuidor, mayorista o público). Los precios siempre serán sin IVA. Común a todas las tallas y colores. Seguidamente en la media parte inferior de la pantalla (líneas 11 a 21), se procederá a introducir cada uno de los artículos de la referencia con su talla, color, cantidad, unidades, P.Venta, P.Coste y código de barras (este último no obligatorio, pero si se informa, hay que introducir los 8 ó 13 dígitos). Con la tecla Insertar, iremos creando nuevas líneas de artículo. 12

13 GRUPOS DE CAJA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al mantenimiento de grupos de caja. Por ejemplo: Gastos de transportista, gastos atípicos, ingresos atípicos etc., que posteriormente se introducirán en movimientos de caja. Su misión es ordenar los movimientos de caja. Código: F4 2 A Informar el código del grupo de caja. 11 Descripción: 20 A Informar el nombre del grupo de caja. 12 Entrada/Salida: 1 A E/S Indicar si este grupo de caja es de <E>ntrada o <S>alida. 13 Subcuenta: 20 A Indicar la subcuenta de contabilidad a la que asignamos este grupo de caja. 13

14 DEPENDIENTES Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al mantenimiento de los dependientes. Se pueden dar de alta, baja o modificar. NOTA: SOLO al utilizar el programa por primera vez, aparecerá la siguiente la pantalla: Siga sus instrucciones. Código: F4 3 N Informar el código del operador. 12 Nombre: 10 A Nombre del operador. 12 Empresa: F4 4 N Empresa del operador. Siempre saldrá una por defecto. 13 Password: 10 A Informar la password del usuario (palabra clave). 14 Password a verificar: 10 A Verificar la password del usuario. 14

15 03 CAJA 15

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17 APERTURA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede a la apertura de la caja. Las fechas de apertura de Caja y Cierre, deberán ser siempre consecutivas. 11 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Indicar la fecha de apertura. 12 Hora: 5 A HH:MM Indicar la hora de apertura. 13 Saldo inicial: 10 N E(8),DD Indicar el saldo inicial de apertura de la caja. 17

18 CIERRE DE CAJA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al cierre de la caja. Las fechas de apertura de Caja y Cierre, deberán ser siempre consecutivas. Selección 11 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Indicar la fecha del cierre 12 Hora: 5 A HH:MM Indicar la hora del cierre. 13 Saldo inicial: 10 N E(8),DD Indicar el saldo final al cierre. Formas de Pago Se visualizan solo a título informativo el desglose de las diferentes formas de pago. Secuencia de caja En esta parte inferior de la pantalla se van reflejando todos los movimientos que se efectúan en la caja a lo largo de todo el tiempo en que permancece abierta, ordenados por fecha y hora de forma descente y ventas. 18

19 MOVIMIENTOS CAJA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se registran todos los movimientos de caja. 11 Código: En esta casilla indicaremos si es un movimiento nuevo o si se trata de modificar uno ya efectuado. Pulsar este botón para efectuar un movimiento nuevo. Pulsar este botón para poder elegir un movimiento ya existente. 12 Serie: 1 A Indicar si es un movimiento de serie A ó B. 13 Grupo: 3 A Indicar el grupo de caja al que pertenece el movimiento. 14 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Indicar la fecha del movimiento. 15 Hora: 5 A HH:MM Indicar la hora del movimiento. 16 Concepto: 40 A Indicar el concepto del movimiento. 17 Importe: 13 A E(10),DD Indicar el importe del movimiento. 19

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21 04 GENERAL 21

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23 GENERAL Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se introducen todos los datos necesarios para la configuración del TPV. 11 Pedir password al elegir Nuevo usuario: Puntear esta casilla si se desea que pida la password cada vez que cambie de usuario en la pantalla de venta. 12 Proponer cantidad uno al realizar la venta: Puntear esta casilla si se desea que proponga una unidad al iniciar la venta y salte a la siguiente linea. Contadores 13 Venta: Contador automático para las ventas. Se puede modificar. 14 Ticket: Contador automático para los tickets. Se puede modificar. 15 Vale: Contador automático para los vales. Se puede modificar. 16 Almacén por defecto: F4 3 A Indicar el almacén de donde por defecto retraerá el stock en la pantalla de ventas. 23

24 Configuración del ticket 17 Total columnas: 2 N Indicar las columnas máximas que tiene la impresora de tickets. 18 Columnas en Referencia: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga la referencia en el ticket, 0 si no queremos que salga. 19 Mostrar IVA: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el IVA en el ticket, 0 si no queremos que salga. 20 Mostrar Unidades: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga las unidades en el ticket, 0 si no queremos que salga. 21 Mostrar Precio: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el precio en el ticket, 0 si no queremos que salga. 22 Mostrar Dto.: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el descuento en el ticket, 0 si no queremos que salga. 23 Mostrar Neto: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el importe neto en el ticket, 0 si no queremos que salga. 24 Saltos al finalizar ticket: 2 N Indicar el total de saltos que queremos que efectúe la impresora al finalizar el ticket, para ajustar su impresión. Cabecera de Ticket 25 a 29 Líneas 1 a 5: 50 A Informar el texto que queremos que salga en cada una de las líneas 1 a 5 de la cabecera del ticket. Pié de Ticket 30 a 34 Líneas 1 a 5: 50 A Informar el texto que queremos que salga en cada una de las líneas 1 a 5 del pié del ticket. 24

25 Configuración del Vale 35 Línea 1 Cabecera: 50 A Informar el texto de la primera línea de la cabecera del vale. 36 Línea 2 Cabecera: 50 A Informar el texto de la segunda línea de la cabecera del vale. 37 Línea 1 Pié: 50 A Informar el texto de la primera línea del pié del vale. 38 Línea 2 Pié: 50 A Informar el texto de la segunda línea del pié del vale. 39 Saltos al finalizar el vale: 2 N Indicar el total de saltos que queremos que efectúe la impresora al finalizar el vale, para ajustar su impresión. 25

26 PERIFERICOS Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se introducen los datos necesarios para proceder a la activación de un periférico. Cajón 11 Puerto: 4 A Informar el puerto que usa el cajón. Dejar en blanco si no se usa. 12 Secuencia Apertura: 40 A Indicar la secuencia de apertura del cajón. 13 Secuencia Cierre: 40 A Indicar la secuencia de cierre del cajón. Impresora Ticket 14 Puerto: 4 A Informar el puerto de la impresora del ticket. Visor Totales 15 Puerto: 4 A Informar el puerto del visor de totales. Dejar en blanco si no se usa. Pulsar este botón para abrir el periférico. 26

27 ENLACE CONTABLE Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al traspaso de todos los movimientos generados en el TPV, y no traspasados todavía al programa de contabilidad, dentro de unas fechas que debemos informar. Si algún movimiento ya ha sido traspasado por otra vía (Megafactur), no se volverá a traspasar. Proceso actual 11 Fecha Inicial: 10 D DD/MM/AAAA Informar la fecha del inicio del enlace. 11 Fecha Final: 10 D DD/MM/AAAA Informar la fecha del final del enlace. Pulsar este botón para iniciar el proceso de traspaso. Los apartados de Proceso anterior, Destino del enlace contable y Seguimiento de esta pantalla, solo aparecen a título informativo. 27

28 CONFIGURACION CONTABLE Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se informan las cuentas contables a las que traspasaremos el importe de los cobros efectuados, según sea mediante Efectivo, Tarjeta, Aplazado o vale. Cuentas de contabilidad 11 Caja (Efectivo): 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos en efectivo. 12 Tarjeta: 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos con tarjeta. 13 Aplazado: 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos aplazados. 14 Vale: 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos mediante vales. 28

29 REGISTRAR APLICACION Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se introducen los datos necesarios para proceder a la activación del programa TPV que se ha adquirido. Datos del Cliente 11 Programa licenciado a: 40 A Informar el nombre de la empresa con el que se registra la aplicación. Clave de activación 21 Clave: 10 A Informar la clave que le proporcionará el Departamento de Teleasistencia para validar el registro. 29

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31 05 VENTAS 31

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33 VENTAS Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se realiza una venta o devolución. Si se trata de una devolución, solamente debe informar la cantidad de unidades en signo negativo. Si se cambia de Dependiente, y está activado la opción de pedir pasword, la pedirá, y cambiará de empresa, si es que el nuevo Dependiente pertenece a diferente empresa. 31 Dependiente: F4 3 N Indicar el operador que efectúa la venta. 32 Cliente: F4 6 N Indicar el código del cliente. 33 Serie: 1 A A/B Informar si la venta pertenece a la serie A ó B 34 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Informar la fecha de la venta. 35 Hora: 5 A HH:MM Informar la hora de la venta. Secuencia de la venta En primer lugar al entrar a la pantalla tendremos el cursor en la primera columna, primera fila, dispuesta para introducir el articulo, bien por lector de código de barras, tecleando directamente el código o usando la tecla F4. Por defecto, el programa leerá los datos del artículo aplicándole el IVA correspondiente. El usuario podrá en todo momento modificar los datos del mismo, pudiéndose mover arriba y abajo con las teclas del cursor. Si quiere pasar de tener el cursor en la botonera, a editar una determinada línea, sólo pulsara la tecla [Enter], y el cursor pasará a 33

34 la primera columna de la línea seleccionada en color azul. El cursor pasa a la siguiente línea cuando sobrepasa el campo de descuento. Para finalizar la venta pulse [Esc], entonces deberá saldarla usando las formas de pago, para lo cual elegirá [E] si es efectivo, [J] si es tarjeta, [A] si es aplazado, y [V] si, en ventas positivas desea aceptar un vale o en negativas desea generar un vale. Una vez finalizada esta fase de aceptacion de formas de pago, el dependiente puede cobrar la venta pulsando [G] de grabar, en ese momento la venta pasa de "EN CURSO" a "GRABADA", y las opciones de las que dispone el cliente son las abajo reflejadas, [N] Nueva Venta, [T] Imprimir ticket de la venta recien hecha, [B] Buscar venta anterior, [S] Salir.. También antes de grabar, el dependiente tendrá otras funcionalidades como por ejemplo, [B] Buscar Venta anterior, [R] Generar Albarán para que despues pueda ser impreso desde el programa de facturación, etc. Siempre las opciones que puede realizar aparecen en la parte inferior de la pantalla, el resto de opciones no son válidas por carecer de sentido En esta parte inferior de la pantalla se van reflejando todos los artículos vendidos en una misma operación. Tabién se pueden introducir artículos sin referencia (extravío de etiqueta, artículos atípicos etc.). En este caso, no se actualizará ningún stock. Se utilizará esta opción en el caso de crear albaranes a un cliente posponiendo su cobro y no emitir una factura hasta un período determinado (pactado entre cliente/proveedor). Debe tenerse en cuenta que se utilizarán todas las condiciones específicas que el cliente tenga en nuestra base de datos. Pulsar ESC, para finalizar la venta y acceder a la botonera inferior. Pulsar este botón o acceder mediante la botonera para crear un albarán sin pasar previamente por grabar. Para efectuar la impresión, debe acceder al programa de FACTURACION Albaranes, e imprimirlo. 34

35 Pulsar este botón o acceder mediante la botonera si el importe de la venta se cobra en efectivo. Pulsar este botón o acceder mediante la botonera si el importe de la venta se cobra mediante tarjeta de crédito. Pulsar este botón o acceder mediante la botonera, si el importe de la venta se cobra en parte o en su totalidad, con un vale que se genera o bien en el mantenimiento de vales, o bien en una devolución de mercancía. Pulsar este botón o acceder mediante la botonera para indicar el importe que se aplaza. Para ir saldando la deuda, debe acceder al programa de FACTURACION Clientes (acceder al cliente), pestaña 03, Condiciones Casilla 63 Total impagos, y actualizar la cantidad. Con la tecla Insertar, iremos creando nuevas líneas dentro de la misma venta. Pulsaremos este botón para iniciar otra venta. Pulsar este botón para buscar la referencia de una venta dentro del fichero. Pulsaremos este botón para obtener un ticket. 35

36 TICKETS Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se podrá consultar el estado de los tickets, en su totalidad o en parte, y se podrá optar a la impresión del listado. Nº Ticket: F4 8 N Indicar el número de ticket que queremos visualizar. Impresión de tickets 11 Todos/Desde/Entre: La opción DESDE y ENTRE, sólo están disponibles para la versión profesional. Puntear el que proceda. Las casillas 12 a 15 siguientes, solo funcionan con la opción ENTRE de la casilla Desde Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Fecha de inicio de la impresión. 14 Desde Hora: 5 A HH:MM Hora de inicio de la impresión. 13 Hasta Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Fecha final de la impresión. 15 Hasta Hora: 5 A HH:MM Hora final de la impresión. 36

37 VALES Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación OPCION DISPONIBLE SOLO EN LA VERSION PROFESIONAL.En esta pantalla se visualiza el detalle del vale. Puede procederse a dar de alta, eliminarlo o imprimirlo. Nº de vale: F4 8 N Indicar el número del vale que queremos. A continuación, aparecerá el detalle de dicho vale si está en fichero. 11 Importe del vale: 10 N E(8),DD Informar el importe del vale. 37