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Transcripción

1 Versión 7.0 Página 1 de OBJETIVO Tramitar las solicitudes de comisiones al exterior de los servidores públicos y contratistas por medio de la aprobación de la Dirección General para participar en eventos relacionados con la Misión del ICBF. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la invitación a participar en el evento o con la elaboración de la justificación de la comisión de estudios al exterior y termina con el seguimiento a los compromisos adquiridos por el Servidor Público o Contratista. 3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES No Actividad Registro Inicio COMISIÓN DE SERVICIOS EN EL Y/O DESPLAZAMIENTO Y GASTOS DE VIAJE AL 1 Recibe invitación la Dependencia establecida y consultar con la Dirección General sobre la autorización y delegación del participante. Dependencia quién recibe la invitación Documento Soporte Elaborar y autorizar (firmar) la justificación de la comisión de servicios y/o desplazamiento y gastos de viaje al exterior. 2.2 Elaborar el cuadro de autorización de comisiones de servicios al exterior (Servidores Públicos) y/o Gastos de viajes y desplazamiento (Contratistas) Jefe de la Dirección de la persona autorizada para la comisión Justificación para participar en la Comisión Autorización al Exterior 3 Remitir la Justificación, cuadro de autorización y demás documentos soportes a la Dirección de. Jefe de la Dirección de la persona autorizada para la comisión Oficio Remisorio, Autorización al Exterior, justificación para participar en la comisión y/o desplazamientos al exterior del contratita

2 Versión 6.0 Página 2 de 10 4 P.C Recibir los documentos y verificar los soportes (Justificación y Autorización al exterior, con firma del Jefe de la Dirección de la persona autorizada para la comisión y demás documentos. Quién se autoriza es servidor público? Si: continua con la actividad No. 5 No: continua con la actividad No. 10 Documentos Soportes Elaborar formato de autorización de comisión, Resolución y Decreto (según modelo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social). 5.2 Remitir Formato de autorización a la Secretaria General para visto bueno. Formato de solicitud de autorización y Resolución Interna del DPS 6 Remitir Formato de autorización a la Oficina Asesora Jurídica para control de legalidad y visto bueno. Secretaria General 7 Remitir Formato de autorización a la Dirección General para visto bueno del Director General. Oficina Asesora Jurídica 8 Remitir Formato de autorización a la Dirección de Gestión Humana para continuar con el trámite de la comisión al exterior Dirección General Remitir al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social el oficio de la comisión al exterior para la autorización junto con los soportes del trámite. 9.2 Recibir del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social los soportes correspondientes de aprobación. En caso de no ser aprobada la comisión finaliza el procedimiento. Oficio Remisorio junto con los soportes Correo Electrónico

3 Versión 6.0 Página 3 de 10 Elaborar Acto Administrativo teniendo en cuenta los costos que asume el ICBF así: 10 A) Si el ICBF asume los gastos de viáticos y/o tiquetes, se elabora Resolución que autoriza comisión y ordena pago de viáticos y/o tiquetes. B) Si el organismo externo, órgano gubernamental u organismo internacional asume la totalidad de los costos, se elabora Resolución que autoriza el desplazamiento. Resolución de Aprobación al Exterior Remitir resolución para firma del Director General, pasar a Secretaria General para su numeración y remitir a la Dirección Financiera para su asignación del Registro Presupuestal 11.2 Remitir copia de la Resolución al Servidor Público y/o Contratista que autoriza el desplazamiento y ordena pago de gastos de viaje y/o tiquetes. Resolución de Aprobación de servicios al Exterior Correo Electrónico 12 Realizar trámite de tiquetes con la agencia autorizada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF. - Tiquetes Correo Electrónico y copia de la Resolución numerada, firmada y Registro presupuestal Elaborar informe de comisión y/o desplazamiento y gastos de viaje al exterior donde se establezcan los compromisos adquiridos y entregar a la Dirección de y a la Oficina de Cooperación y Convenios Legalizar Comisión de servicios al exterior en la Dirección Financiera Servidor Público y/o Contratista Informe de Comisión al Exterior Oficio Remisorio Reportar resultados de los compromisos adquiridos a la Oficina de Cooperación y Convenios para su información y seguimiento. Realizar seguimiento a los compromisos adquiridos por el Servidor Público. de la Oficina de Cooperación y Convenios Informe de Compromisos

4 Versión 6.0 Página 4 de 10 No Actividad Inicio COMISIÓN DE ESTUDIOS EN EL Registro Elaborar y autorizar (firmar) la justificación de la Comisión de Estudios al Exterior. 1.2 Elaborar el cuadro de autorización de comisiones de estudios al exterior (Servidores Públicos) Jefe de la Dirección de la persona autorizada para la comisión de estudios Justificación para participar en la comisión Autorización al Exterior 2 Elaborar Acta de Compromiso Servidor Público 3 4 Remitir la Justificación, Cuadro de autorización, Acta de compromiso, Invitación, Certificación laboral y demás documentos soportes a la Dirección de. Recibir los documentos y verificar los soportes (Justificación, Acta de Compromiso y Cuadro de autorización, con firma del Jefe de la Dirección de la persona autorizada para la comisión y demás documentos. Jefe de la Dirección de la persona autorizada para la comisión de estudios al exterior Acta de Compromiso Suscrita por el (a) Servidor (a) Público(a) Oficio Remisorio Documentos Soportes Elaborar formato de autorización de comisión, Resolución y Decreto (según modelo del Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social). 5.2 Remitir Formato de autorización a la Secretaria General para visto bueno. Formato de Solicitud y Resolución Interna DPS 6 Remitir Formato de autorización a la Oficina Asesora Jurídica para control de legalidad y visto bueno. Secretaria General

5 Versión 6.0 Página 5 de 10 7 Remitir Formato de autorización a la Dirección General para visto bueno del Director General. Oficina Asesora Jurídica 8 Remitir Formato de autorización a la Dirección de Gestión Humana para continuar con el trámite de la comisión de estudios al exterior Dirección General Entrega de la documentación a la Dirección de Gestión Humana Remitir al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social el oficio de la comisión de estudios al exterior para la autorización junto con los soportes del trámite. 9.2 Recibir del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social los soportes correspondientes de aprobación. En caso de no ser aprobada la solicitud de comisión de estudios finaliza el procedimiento. Oficio Remisorio junto con los soportes Correo Electrónico Elaborar el proyecto de resolución correspondiente para firma del Director General, pasar a Secretaria General para su numeración y remitir a la Dirección Financiera para su asignación del Registro Presupuestal 10.2 Remitir copia de la Resolución que autoriza la comisión de estudios en el exterior al Servidor Público. Resolución de Aprobación de estudios al Exterior Correo Electrónico 11 Realizar trámite de tiquetes con la agencia autorizada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF. (si el ICBF asume tiquetes) - Tiquetes Correo Electrónico y copia de la Resolución numerada, firmada y Registro presupuestal 12 Expedir póliza de cumplimiento por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior. Servidor Público Póliza de Cumplimiento 13 P.C Revisión de la Póliza de Cumplimiento Póliza de Cumplimiento

6 Versión 6.0 Página 6 de Elaborar informe de comisión de estudios donde se establezcan los compromisos adquiridos y entregar a la Dirección de y a la Oficina de Cooperación y Convenios. Informe de Comisión de estudios al Exterior Servidor Público 14.2 Legalizar Comisión en la Dirección Financiera Oficio Remisorio 14.3 Reportar resultados de los compromisos adquiridos a la Oficina de Cooperación y Convenios para su información y seguimiento. Realizar seguimiento a los compromisos adquiridos por el Servidor Público. de la Oficina de Cooperación y Convenios Informe de Compromisos Nota: P.C. Punto de Control 4. CRITERIOS OPERATIVOS Cuando el comisionado es contratista, la Dirección de solicitará copia del contrato de prestación de servicios en donde se especifique que el contratista en cumplimiento del objeto contractual pueda salir del país y que ICBF asumirá los gastos de viaje de ser necesario. En los casos que el ICBF asuma los gastos de viaje de un contratista reconocerá los mismos a través de una Resolución; de lo contrario solo será necesario el trámite de la expedición de Resolución que autorice el desplazamiento. 5. DURACION DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO 30 (DIAS) 6. PRODUCTO Resolución Interna ICBF 7. DEFINICIONES COMISIÓN: Situación administrativa en la que se encuentra un servidor público o contratista, cuando por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular o a las obligaciones estipuladas en su contrato. CLASES DE COMISIÓN AL : COMISIONES DE SERVICIOS:

7 Versión 6.0 Página 7 de 10 Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno Nacional revisten especial interés para el país. Para suscribir convenios o acuerdos con otros gobiernos u organismos internacionales. COMISIÓN DE ESTUDIOS: Las comisiones de estudio en el exterior únicamente podrán conferirse cuando el objeto de las mismas guarde relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña el servidor público. ITINERARIO: Es la dirección y descripción de un camino o recorrido, que incluye menciones a los lugares, paradas y accidentes que pueden encontrarse a lo largo de él. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA DECRETO 1050 de 1997 Por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior. Artículo 1º.- Del ámbito de aplicación. Las normas del presente Decreto se aplican a los servidores públicos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta asimiladas al régimen legal aplicable a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como a los miembros de las Juntas o Consejos Directivos o Superiores de Entidades Descentralizadas del Orden Nacional que tengan la calidad de servicios públicos. Artículo 2º.- Modificado Decreto Nacional 2004 de 1997 Decía así: De las condiciones de las comisiones. En ejercicio de la facultad consagrada por el inciso 2 del artículo 22 del Decreto Ley 2400 de 1968, las comisiones al exterior serán otorgadas en las siguientes condiciones. COMISIÓN DE SERVICIOS a. Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno Nacional revistan especial interés para el país; b. Para suscribir convenios o acuerdos con otros gobiernos u organismos internacionales. COMISIÓN DE ESTUDIOS c. El objeto de la misma, deberá guardar relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña el servidor público;

8 Versión 6.0 Página 8 de 10 d. La capacitación no podrá ser inferior a un mes. Artículo 3º. Derogado por el Decreto Nacional 26 de 1998 Toda comisión de servicios o de estudios al exterior será conferida, previo concepto impartido por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Artículo 7º. De la comisión de estudios. Modificado por el Decreto Nacional 3555 de Se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al servidor público que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad, y para tal efecto, además de las autorizaciones de la Junta, Consejo Directivo o Superior respectivos, cuando a ello haya lugar, deberán cumplirse los siguientes requisitos, sin excepción. REQUISITOS COMISIÓN DE SERVICIOS AL A. SERVIDOR PÚBLICO 1. Justificación de comisión de servicios al exterior debidamente firmada. 2. Cuadro de autorización debidamente firmada. 3. Certificación laboral informando el estado administrativo. Tiempo de Servicio. Salario. Funciones. Código y Grado del cargo. 4. Invitación. 5. Agenda. 6. Itinerario. 7. Y demás documentos que se crean necesarios. AUTORIZACIÓN DE GASTOS Y DESPLAZAMIENTO INTERNACIONAL B. CONTRATISTA 1. Justificación de comisión de servicios al exterior debidamente firmada. 2. Cuadro de Autorización debidamente firmada.

9 Versión 6.0 Página 9 de Invitación. 4. Agenda. 5. Itinerario 6. Copia del contrato de prestación de servicios. 7. Y demás documentos que se crean necesarios. COMISIÓN DE ESTUDIOS AL A. SERVIDOR PÚBLICO 1. Justificación de comisión de estudio al exterior debidamente firmada. 2. Cuadro de Autorización debidamente firmada. 3. Certificación de la Universidad donde soporte el estudio a realizar fuera del país. 4. Programa de la comisión de estudios. (Agenda) 5. Certificación laboral, informando el estado administrativo Tiempo de Servicio. Salario. Funciones. Código y grado del cargo. Evaluación de desempeño informando él % obtenido y el número de factores. 6. Acta de compromiso suscrito por el Servidor Público. 7. Póliza, equivalente al valor del 100% en que incurra el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF durante dicha Comisión de Estudios. 8. Y demás documentos que se crean necesarios 9. Formato autorización comisión de servicios al exterior (DPS) 10. Formato resolución para aceptar una invitación a un Servidor Público (DPS) 9. RELACIÓN DE FORMATO

10 Versión 6.0 Página 10 de 10 Formato Cuadro Autorización al exterior Comisión al Exterior -Justificación Comisión de estudios Acta de Compromiso suscrita por el (a) servidor (a) publico(a) Informe de comisión 10. ANEXOS Anexo 1 NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Registrar los cambios de la versión que se está revisando Ítem Modif. Nombre del ítem Alcance Descripción de actividades Duración del procedimiento Producto Definiciones Descripción del Cambio Se modifico Se modifico Aumento el tiempo El nombre del producto cambio Se incluyeron más definiciones