Fecha: Julio para la prestación del servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Informáticos.

Transcripción

1 1 de OBJETIVO. Establecer los lineamientos para el cumplimiento del servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Informáticos del Hospital, con la finalidad de mantenerlos en óptimas condiciones de operación, y de esta manera prolongar su vida útil. 2.- ALCANCE. A nivel Interno, este procedimiento es aplicable a todas las áreas médicas y administrativas del Hospital..- RESPONSABILIDADES..1 La Subdirección de Administrativos establecerá en el Contrato los lineamientos para la prestación del servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Informáticos Para la prestación de este servicio, únicamente se le proporcionará a aquellos bienes informáticos que correspondan al patrimonio del Hospital. Para el caso de Bienes Informáticos que se encuentren bajo la modalidad de préstamo o comodato, la prestación de este servicio estará condicionada a lo establecido en el documento legal que ampare dicho bien informático. Para el Mantenimiento Preventivo, la Subdirección de Administrativos establecerá un Programa de Trabajo con calendario de actividades. Para el Mantenimiento Correctivo, en el caso de que un bien informático se diagnostique como irreparable, únicamente serán reemplazados aquellos que estén catalogados como consumibles dentro del Catálogo CABMS vigente. El área usuaria será la responsable de tramitar la baja del bien dañado y el alta del reemplazo ante el Departamento de Inventarios. Cualquier entrada o salida de Bienes Informáticos deberá ajustarse al procedimiento establecido por el Departamento de Inventarios del Hospital. En caso de que algún bien informático resulte dañado por causas imputables al prestador del servicio, éste lo reparará o repondrá por uno de iguales o superiores características, sin costo para el Hospital. Sello Elaboró Revisó Aprobó Director de Planeación y Desarrollo Jefe de Departamento Representantes de la Dirección de Administrativos Firma Firma Firma

2 2 de 11.8 En caso de que algún bien informático requiera trasladarse a la Subdirección de Administrativos para su revisión y/o reparación, deberá llenarse F5 PDPDSA- 42 Reporte de Atención a Solicitudes de Usuario con los datos del equipo y motivo de permanencia en la Subdirección, este formato deberá permanecer adherido al equipo durante su permanencia en la Subdirección para su identificación y seguimiento. 4.- FORMATOS REQUERIDOS. 4.1 F1 Reporte de Mantenimiento Preventivo 4.2 F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo 4. F Reporte de Mantenimiento Preventivo Mensual 4.4 F4 Reporte de Mantenimiento Correctivo Mensual 4.5 F5 Reporte de Atención a Solicitudes de Usuario 5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6.- DEFINICIONES. 6.1 Prestador del Servicio: 6.2 Mantenimiento Preventivo 6. Mantenimiento Correctivo 6.4 Bienes Informáticos 6.5 Servicios Informáticos Empresa que resultó adjudicada para la prestación del servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Informáticos. Para el caso de éste procedimiento, es aquel que se realiza a un bien informático con el objeto de evitar su deterioro debido al uso que recibe dicho bien. Para el caso de éste procedimiento, es aquel que se realiza a un bien informático cuando este se encuentra total o parcialmente dañado, e implica una reparación, el reemplazo de un componente o en algunos casos del bien completo. Son todos aquellos elementos que forman el sistema (ordenador) en cuanto al hardware, ya sea la unidad central de proceso o sus periféricos, así como todos los equipos que tienen una relación directa de uso con respecto a ellos y que, en conjunto, conforman el soporte físico del elemento informático. Asimismo, se consideran bienes informáticos los bienes inmateriales que proporcionan las ordenes, datos, procedimientos e instrucciones, en el tratamiento automático de la información y que, en su conjunto, conforman el soporte lógico del elemento informático. Se entiende todos aquellos servicios que sirven de apoyo y complemento a la actividad informática en una relación de afinidad

3 directa con ella. de Catálogo CABMS Catálogo de adquisiciones, bienes muebles y servicios emitido por la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal, dependiente de la Secretaría de la Función Pública. 7.- DESARROLLO. 7.1 Subdirección de 7.2 Departamento de Inventarios. 7. Subdirección de 7.4 Subdirección de 7.5 Subdirección de Conservación y Mantenimiento. Solicita mediante Oficio al Departamento de Inventarios listado de Bienes informáticos que corresponden al Patrimonio del Hospital, para incluirlos en la Prestación de este servicio. Oficio. Genera listado de Bienes informáticos que corresponden al Patrimonio del Hospital y lo entrega mediante oficio a la Subdirección de Oficio / Listado. Recibe Oficio con listado, lo registra en libreta de correspondencia y genera Alcance Técnico con la descripción del servicio solicitado y Programa de Trabajo con Cronograma de Actividades del Mantenimiento Preventivo. Oficio / Alcance Técnico / Programa de Trabajo. Solicita mediante Oficio a la Subdirección de Conservación y Mantenimiento la Contratación del Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Informáticos. Oficio / Alcance Técnico / Programa de Trabajo. Lleva a cabo la Contratación del Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Informáticos y envía Contrato firmado a la Subdirección de Contrato. 7.6 Prestador del Servicio. Presenta físicamente y mediante oficio al personal que proporciona el Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Informáticos y a su enlace administrativo a la Subdirección de Oficio.

4 4 de Prestador del Servicio. Tramita ante el Departamento de Inventarios, a través del formato F- 10, el material y herramientas de su propiedad a emplear durante la vigencia del Contrato, mediante procedimiento establecido por este departamento. Formato F-10 del Departamento de Inventarios. 7.8 Subdirección de 7.9 Subdirección de 7.10 Departamento de Recibe Contrato firmado, lo registra en libreta de correspondencia, elabora y difunde circular a todas las áreas médicas y administrativas del Hospital con el Programa de Trabajo de Mantenimiento Preventivo, vigencia del contrato, prestador del servicio y solicita reporten a esta Subdirección los Bienes Informáticos que se encuentren dañados para su reparación por medio del mantenimiento correctivo. Contrato / Circular/ Programa de Trabajo. Instruye mediante Oficio al Departamento de Redes para llevar a cabo la supervisión de la prestación del Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Informáticos. Oficio Recibe Oficio con instrucción de supervisión y determina si se requiere el servicio de mantenimiento preventivo. Procede: No: Es mantenimiento correctivo, continúa el procedimiento en la actividad 7.1. Si: Supervisa la prestación del servicio. Oficio / Circular / Programa de Trabajo Departamento de Acude a las áreas médicas y administrativas del Hospital y supervisa que el prestador del servicio realice el Mantenimiento Preventivo conforme al Programa de Trabajo: Programa de Trabajo 7.12 Prestador del Servicio (Técnico de Preventivo). Requisita F1 Reporte de Mantenimiento Preventivo, firmado por el área médica o administrativa usuaria, el supervisor del Departamento de Redes y el técnico del prestador del servicio y lo entrega al Departamento de Continúa el procedimiento en la Actividad 7.2 F1 Reporte de Mantenimiento Preventivo.

5 5 de Área Médica o Administrativa. Reporta mediante Oficio a la Subdirección de Administrativos la falla de un Bien Informático dañado para su reparación. Oficio Subdirección de Recibe Oficio, lo registra en libreta de correspondencia, lo revisa y turna al Departamento de Oficio Departamento de Recibe Oficio, firma en libreta de correspondencia y requisita datos generales del reporte mediante F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo. Oficio F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo Departamento de 7.17 Departamento de Revisa físicamente el Bien Informático en el área médica o administrativa. Entrega reporte mediante F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo y bien informático al Técnico de mantenimiento correctivo. F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo Prestador del Servicio (Técnico de Correctivo) Prestador del Servicio (Técnico de Correctivo) Departamento de Recibe F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo y bien Informático, lo revisa, diagnóstica y repara o reemplaza en su caso. F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo. Entrega F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo y equipo reparado al Departamento de F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo. Recibe F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo y bien informático, lo revisa y verifica que se encuentre en optimas condiciones de operación. Procede: No: Solicita correctivo y regresa a la actividad Si: Firma F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo.

6 6 de 11 F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo Departamento de Elabora F5 Reporte de Atención a Solicitudes de Usuario, entrega bien informático al área médica o administrativa usuaria y solicita firma del reporte. F5 Reporte de Atención a Solicitudes de Usuario Área Médica o Administrativa. Recibe bien Informático y firma F5 Reporte de Atención a Solicitudes de Usuario. F5 Reporte de Atención a Solicitudes de Usuario. 7.2 Departamento de Recibe Reportes F1 Reporte de Mantenimiento Preventivo y F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo. F1 Reporte de Mantenimiento Preventivo F2 Reporte de Mantenimiento Correctivo Departamento de Elabora reportes mensuales de Mantenimiento Preventivo y Correctivo mediante Formatos F Reporte de Mantenimiento Preventivo Mensual y F4 Reporte de Mantenimiento Correctivo Mensual, los concilia con el Prestador del Servicio y los firman. F Reporte de Mantenimiento Preventivo Mensual F4 Reporte de Mantenimiento Correctivo Mensual Departamento de 7.26 Departamento de Solicita al prestador de servicio elaborar Factura para su revisión y validación. Recibe factura, la revisa, valida y determina. Procede? No: Solicita corrección y regresa a la actividad Si: Elabora Oficio y Rubrica Oficio y factura con Vo. Bo. Oficio / Factura.

7 7 de Subdirección de Firma y envía Oficio con documentación soporte a la Subdirección de Conservación y Mantenimiento solicitando trámite de Pago de Factura por la Prestación del Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Oficio Factura F Reporte de Mantenimiento Preventivo Mensual. F4 Reporte de Mantenimiento Correctivo Mensual Subdirección de Conservación y Mantenimiento. Recibe Oficio con factura original y documentación soporte y sella acuse de recibo. Oficio Factura F Reporte de Mantenimiento Preventivo Mensual F4 Reporte de Mantenimiento Correctivo Mensual Subdirección de Archiva Oficio sellado con documentación soporte. Oficio Factura F Reporte de Mantenimiento Preventivo Mensual. F4 Reporte de Mantenimiento Correctivo Mensual.

8 8.- DIAGRAMA DE FLUJO 8 de 11 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS. SUBDIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN Y. PRESTADOR DEL SERVICIO. DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES. INICIO 1 SOLICITUD DE LISTADO DE BIENES INFORMÁTICOS 2 GENERACIÓN Y ENVÍO DE LISTADO DE BIENES INFORMÁTICOS RECEPCIÓN DE Y GENERACIÓN DE ALCANCE TÉCNICO CON PROGRAMA DE TRABAJO LISTADO ALCANCE TÉCNICO PROGRAMA DE TRABAJO 4 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO. 5 ALCANCE TÉCNICO PROGRAMA DE TRABAJO CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE PREVENTIVO Y CORRECTIVO. CONTRATO PRESENTACIÓN DEL PERSONAL DEL SERVICIO TRÁMITE DEL MATERIAL Y HERRAMIENTAS. RECEPCIÓN DEL CONTRATO Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA DE PREVENTIVO. FORMATO F-10 CONTRATO CIRCULAR PROGRAMA DE TRABAJO 9 INSTRUCCIÓN PARA LA SUPERVISIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 10 DETERMINACIÓN DEL REQUERIMIENTO DEL SERVICIO DE MANTENIENTO PREVENTIVO. SI PROCEDE? NO CORRECTIVO 1 SUPERVISA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO CIRCULAR PROGRAMA DE TRABAJO A

9 9 de 11 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES. PRESTADOR DEL SERVICIO ÁREA MÉDICA O ADMINISTRATIVA. A 11 SUPERVISIÓN DEL SERVICIO DE PREVENTIVO. PROGRAMA DE TRABAJO. 12 ELABORACIÓN DEL REPORTE DEL SERVICIO DE PREVENTIVO. F1 REPORTE DEL BIEN INFORMÁTICO DAÑADO RECEPCIÓN Y TURNO DE REPORTE. 15 REQUISICIÓN DE DATOS GENERALES DEL REPORTE. F2 16 REVISIÓN DEL BIEN INFORMÁTICO. 17 ENTREGA DE REPORTE Y BIEN INFORMÁTICO. F2 18 RECEPCIÓN DE REPORTE Y BIEN INFORMÁTICO, REVISIÓN, DIAGNOSTICO Y REPARACIÓN. F RECEPCIÓN Y REVISIÓN DEL BIEN INFORMÁTICO Y REPORTE. ENTREGA DEL BIEN INFORMÁTICO Y REPORTE. F2 F2 SI PROCEDE? NO SOLICITA CORRECTIVO 18 FIRMA REPORTE DE CORRECTIVO. F2 B

10 10 de 11 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES. ÁREA MÉDICA O ADMINISTRATIVA. SUBDIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN Y B 21 ELABORACIÓN DE REPORTE Y ENTREGA DEL BIEN INFORMÁTICO. 22 F5 RECEPCIÓN DE BIEN INFORMÁTICO Y FIRMA DE REPORTE. 2 F5 RECEPCIÓN DE REPORTES. F1 F2 24 ELABORACIÓN Y FIRMA DE REPORTES MENSUALES. F F4 25 SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE FACTURA 26 RECEPCIÓN DE FACTURA, REVISIÓN Y VALIDACIÓN. FACTURA SI PROCEDE? NO SOLICITUD CORRECCIÓN FIRMA Y ENVIO DE CON FACTURA Y DOCUMENTACION SOPORTE A LA SUBD. DE CONSERVACIÓN Y MTTO. ELABORACIÓN DE Y RUBRICA DE Y FACTURA CON VO. BO. FACTURA FACTURA F F4 C

11 11 de 11 SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES. ÁREA MÉDICA O ADMINISTRATIVA. SUBDIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN Y C 28 RECEPCIÓN DE CON FACTURA Y DOCUMENTACION SOPORTE Y SELLO DE ACUSE DE RECIBO. 29 ARCHIVO DE CON DOCUMENTACION SOPORTE. FACTURA F F4 FACTURA F F4 TERMINO 9.- CONTROL DE CAMBIOS. REVISION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA Derivado de la séptima Auditoria Interna de Calidad y de la Solicitud de Acción Correctiva Nº 105, se revisa y actualiza este procedimiento, modificando el Punto 4 Formatos Requeridos y el Punto 7 Desarrollo, en los que estaba mal empleado el nombre de los formatos utilizados en este procedimiento, también se modifica la simbología del Diagrama de flujo, ya que el símbolo de documento o registro no era el correcto. 2 Derivado de la Solicitud de Acción Correctiva Nº 22, se revisa y actualiza este procedimiento. Julio Derivado de la Solicitud de Acción Preventiva Nº 8, se agrega la Política.1.8 para identificación de bienes informáticos que Junio 2006 requieren trasladarse a la Subdirección 0 Creación del Sistema de gestión de la Calidad Marzo 2006