PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

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1 Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Coordinador de Registro Académico Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la expedición de certificados Aplica a estudiantes activos, egresados o retirados que soliciten certificados. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Acuerdo No 072 de Octubre 8 de 1982 del Consejo Superior. Acuerdo 005 de febrero 10 del 2003 del Consejo Superior. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS N/A CONSIDERACIONES La Dirección de Admisiones y Registro Académico es responsable de verificar antes de su entrega, que la información contenida en los certificados coincida con la registrada en la hoja de vida del solicitante El certificado sólo se entrega a la persona que figura en él, previa presentación del documento de identidad; si la persona interesada no puede reclamarlo podrá delegar a alguien, quien debe presentar una autorización por escrito y copia del documento de identidad del interesado. Los certificados que no sean reclamados después de un año de su expedición se destruyen.

2 Página 2 de 8 CONSIDERACIONES Todos los certificados se expiden en la Dirección de Admisiones y Registro Académico, a excepción de los siguientes, los cuales se expiden en la Secretaría General: original del diploma de grado, copia del acta de grado, duplicado del diploma de grado. La Universidad solo expide certificados en idioma Español. Las anotaciones relacionadas con sanciones disciplinarias vigentes registradas en la hoja de vida del estudiante, serán transcritas en los certificados e inhabilitan la expedición del certificado de buena conducta. Los certificados de calificaciones por períodos académicos se expedirán sobre la totalidad de las asignaturas aprobadas por el estudiante, con la fecha de realización de los estudios. No se expedirán certificados por períodos académicos aislados del total de períodos cursados, excepto sobre el último período académico cursado por el estudiante, en cuyo caso se hará constar que el certificado es parcial y no incluye la totalidad de las asignaturas cursadas en la Universidad. Cuando un estudiante obtiene el grado, los certificados se expedirán con la totalidad de las asignaturas aprobadas por períodos académicos. Se podrá adicionar el certificado del puesto ocupado por el estudiante en su programa académico, con respecto a la promoción correspondiente a su fecha de grado. La Universidad sólo expedirá certificados a los estudiantes que estén a paz y salvo con la Institución. Para el caso de los estudiantes retirados que no hayan realizado el procedimiento para la cancelación de la matrícula, deberán presentar el paz y salvo correspondiente al momento de reclamar el certificado. La Dirección de Admisiones y Registro Académico se encarga de expedir certificados con formatos especiales cuando estos son enviados por entidades externas o por unidades académicas de la institución donde se diligencia información correspondiente solicitada por el certificado. NOTA: en las Sedes regionales el estudiante realiza la solicitud de certificados de notas ante la Coordinación Académica y ésta se encarga de enviarla a la Dirección de Admisiones y Registro Académico para el tramite correspondiente. Solo se podrá expedir en las Sedes Regionales Constancia del cumplimiento de requisitos de aprobación del nivel introductorio.

3 Página 3 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Cancela el valor del certificado 1. El estudiante cancela el valor del certificado en los lugares establecidos por la División Financiera. Estudiante Egresado Retirado Registra pago de certificado y generar recibo de pago 2. Se registra el tipo de certificado solicitado y los datos del estudiante, y se genera el recibo de pago. División Financiera Recibo de pago 3. Se entrega recibo al interesado, ya sea un estudiante activo, un egresado o un retirado. División Financiera Entrega recibo a interesado 4. Realiza la solicitud del certificado, adjuntando el recibo de pago, en el lugar establecido por la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Estudiante Egresado Retirado Solicitud de Certificado FAR.07 Realiza solicitud de certificado y anexa recibo de pago Nota: en las Sedes Regionales, la secretaria de la Coordinación de Programa es la encargada de recibir la solicitud y enviarla a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Recibe información 1 5. Un o la Secretaria de la Coordinación de Programa recibe la información del certificado solicitado para proceder a elaborarlo. Secretaria de Coordinación de Programa

4 DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Realiza certificado 6. Un elabora el certificado. Certificado Solicitar Hoja de Vida y notas 7. El auxiliar administrativo pasa al auxiliar de archivo las solicitudes de certificado realizadas por los interesados, para que este le acerque del archivo físico la hoja de vida y las notas respectivas. Busca Hoja de vida y Notas 8. El auxiliar de archivo busca en la carpeta respectiva la hoja de vida y las notas. Auxiliar Archivo Registra Hoja de vida y Notas que salen del Archivo 9. El auxiliar de archivo registra las hojas de vida que saldrán del archivo y las entrega al auxiliar administrativo. Auxiliar Archivo Registra Hoja de vida y Notas que salen del Archivo El auxiliar administrativo revisa que la hoja de vida sea la solicitada y que las notas estén completas. Compara el certificado generado en el Sistema con la información que reposa en el archivo físico, si hay alguna modificación realiza los cambios pertinentes o incluye las consideraciones generales.

5 DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Genera certificado firmado Certificado Coloca Sello de Seguridad y pasa a otro auxiliar administrativo. 11. Genera el certificado firmado 12. Un coloca sello de seguridad y pasa este certificado a otro auxiliar administrativo, adjuntando la hoja de vida y los documentos que haya utilizado para su elaboración Un revisa el certificado generado y entrega la hoja de vida y los documentos respectivos al auxiliar de archivo. Funcionario de Admisiones y Registro Académico Revisa y entrega Presenta documento de identidad Entrega certificado firmado y documento de identidad FIN 14. Para reclamar el certificado, después del tiempo establecido por la Dirección de Admisiones y Registro Académico para la elaboración del mismo, el estudiante activo, egresado o retirado, presenta el documento de identidad (carné para el caso de estudiantes y cédula para egresados). Nota: los certificados correspondiente a las Sedes Regionales serán enviados a la respectiva sede que lo solicito. 15. Un o Secretaria de la Coordinación de Programa entrega el certificado solicitado y devuelve el documento de identidad Estudiante ó Egresado ó Retirado Secretaria de Coordinación de Programa

6 Página 6 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 2004 Creación del documento 02 Diciembre 3 de 2007 El Procedimiento para la Expedición de Certificados código PAR.24, modifica y sustituye al Procedimiento Expedición de Certificados, código A08.01, establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de Actualización en las clases Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. 03 Abril 16 de 2008 Actualización en las actividades. Se especifican las tareas que realiza el auxiliar de archivo en relación a este procedimiento. 04 Octubre 30 de 2008 Actualización de considerandos Se Incluye las solicitudes de información académica en formatos enviados por entidades externas los cuales son diligenciados por esta dependencia. 05 Abril 17 de 2009 Actualización de los anexos 06 Febrero 04 de 2011 Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia con sus Responsables.

7 Página 7 de 8 ANEXOS Clases de Certificados que se expiden Certificado de matrícula con nivel para estudiante activo. Certificado de matrícula sin nivel para estudiante activo. Certificado de nivel con intensidad horaria. Certificados de notas por semestre cursado. Certificado de admisión. Certificados especiales. Curso para ascenso en el escalafón. Constancia de diplomados. Programas de diplomados. Certificado de pensum. Firma de pensum. Certificado de semestres cursados para estudiantes activos y retirados. Certificado de buena conducta para estudiante activo. Certificado de alumno distinguido por período académico. Certificado de notas del último período académico para estudiante activo. Certificado de notas totales para estudiante activo. Certificado de duración de programa académico para estudiantes activos Certificado de alumno por fuera de programa académico (PFU) Certificado para visa de estudiante. Certificado de readmisión. Certificado de buena conducta para estudiante graduado. Certificado de notas totales para estudiante graduado. Certificado de título sin promedio. Certificado de título con promedio.

8 Página 8 de 8 ANEXOS Certificado de título del proyecto de grado y nota. Certificado de puesto en la promoción. Certificado de notas totales para estudiante retirado. Certificado de no haber perdido ni habilitado asignaturas por períodos académicos. Certificado de notas del internado de medicina. Certificado de finalización de estudios para graduados. Certificado de programa acreditado. Certificado de plan de estudios del programa académico. Certificado de contenido de las asignaturas aprobadas contempladas dentro del programa académico.