SIIGO Pyme. Elaboración Documentos Ventas de Inventarios. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Elaboración Documentos Ventas de Inventarios Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Factura de Venta? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Venta? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Venta? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta? 6. Qué es un Anticipo de Clientes? 7. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en la Factura de Venta? 8. Cómo Contabilizar un Anticipo de Clientes en la Factura de Venta?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de elaboración de la Factura de Venta, el cual es un documento contable, donde quedan registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás.

4 ELABORACIÓN DOCUMENTOS VENTAS DE INVENTARIOS Qué es una Factura de Venta? Una Factura de Venta es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá entregar o remitir al comprador o beneficiario del bien y/o servicio; este documento debe reflejar toda la información de la operación comercial. La Factura sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria; adicional a esto el documento debe cumplir con algunos requisitos legales los cuales se encuentran contemplados por normatividad en el Código de Comercio y el Estatuto Tributario. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Venta? Para elaborar una Factura de Venta ya sea de Producto o Servicio, se debe siempre conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de Factura a utilizar de las definidas en el programa (Ejemplo. F 001 / F 002). Conocer la fecha correspondiente a la elaboración de la factura de venta. Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a facturar. Saber que centro y subcentro de costo afectara la transacción. Determinar el vendedor que realiza la transacción. Identificar el producto, servicio o cuenta a afectar. Confirmar con el tercero (cliente) la forma de pago. Si la forma de pago es crédito, determinar la fecha o fechas de vencimiento de la Factura y el valor a pagar en cada vencimiento. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo F como Factura de Venta, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Venta? La ruta para elaborar Facturas de Venta es: Documentos Factura de Venta

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta? Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar: 1. FACTURA DE VENTA CRUZA CON COTIZACIÓN

6 Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con cotización. En esta pantalla se debe digitar la cotización que cruzara con la Factura de Venta; en caso de no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo V (Cotizaciones) que no han sido cruzadas. Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro la opción para realizar la búsqueda a nivel de terceros (clientes).

7 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema traerá en la Factura de Venta todos los datos digitados en la cotización, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la cotización. 2. FACTURA DE VENTA CRUZA CON ORDEN DE PEDIDO Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con pedido.

8 En esta pantalla se debe digitar la orden de pedido que cruzara con la Factura de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo Z (Ordenes de Pedido) que no han sido cruzados. Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro la opción para realizar la búsqueda a nivel de terceros (clientes).

9 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema traerá en la Factura de Venta todos los datos digitados en la orden de pedido, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la orden de pedido. 3. FACTURA DE VENTA CRUZA CON NOTA DE REMISION Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con remisión.

10 En esta pantalla se debe digitar la nota de remisión que cruzara con la Factura de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo S (nota de remisión) que no han sido cruzados. Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro la opción para realizar la búsqueda a nivel de terceros (clientes).

11 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema traerá en la Factura de Venta todos los datos digitados en la nota de remisión, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la nota de remisión. 4. FACTURA DE VENTA SIN CRUCE DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresó al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la

12 Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Centro de Costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos datos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono centro y subcentro de costos el cual permite realizar la creación del Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asoció en la apertura de terceros, de igual forma este dato puede ser modificado digitando, realizando la búsqueda o creando el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite

13 crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación Luego se habilita la siguiente ventana: Datos Adicionales del Cliente: (Dirección Ciudad - Teléfono), el sistema trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del catálogo del tercero. Cupo: Corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catálogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera. Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas vencidas y por vencer).

14 Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catálogo de terceros. DATOS DE TRANSACCIONES a. Facturación por Producto o Servicio: El proceso de facturación para productos o servicios cuando se tiene el módulo de Inventarios es el mismo; el sistema lee esta marcación de la creación de Líneas y Grupos (Tablas de Inventarios).

15 Se deben asignar cuentas contables diferentes para las líneas de Producto, Servicio y Consumo. Cuando se marca una Línea como Servicio esta no controla saldos de inventario. Cuando se marca una Línea como Consumo este producto como su nombre lo indica es para consumo propio de la compañía y no permite su comercialización. Facturación por Servicio: Teniendo el Modulo de Inventarios, pero el servicio NO está creado en una Línea de Inventarios (Tabla de Inventarios), por esta razón la facturación se debe hacer por cuenta contable. El sistema permite crear la cuenta contable directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación de la cuenta.

16 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda. Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras. Centro y Subcentro de costo: El sistema inicialmente trae el digitado en el encabezado del documento, pero pueden ser modificados o crear un nuevo centro de costos, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación

17 Se recomienda siempre dejar el mismo centro de costos del encabezado. Bodega - Ubicación: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, pero pueden ser modificados o crear una nueva bodega, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación Las ubicaciones se crean de acuerdo a las necesidades de la empresa.

18 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso y permite modificarlo para la impresión. Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra. Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe digitar el número de unidades a facturar. En caso que en el registro de control se haya seleccionado el campo Maneja segunda cantidad (Para Empresas Avícolas) Después de haber incluido la cantidad1, se habilitara la ventana en la elaboración de la factura de compra para incluir la cantidad2.

19 Cantidad 2: Se debe digitar el número de unidades a facturar. Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad dos. Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el catálogo de terceros. En caso que en el campo Lista de Precio se asigne la lista de precio 13; al momento de elaborar el documento el sistema trae el cuadro con todas las listas de precios definidas para el producto y así el usuario seleccionara la deseada.

20 Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente.. % Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla Desc. por producto Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Cantidad * Valor Unitario = Valor Total Q * $ = $ 10 * = DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención.

21 Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.

22 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA siguiente ventana:. El programa presentara la Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos y los cargos, calculados producto por producto los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. En los cargos totales el porcentaje de IVA siempre estará en cero y la razón es que si se incluyeron productos y/o servicios a varias tarifas de IVA, el sistema no hace promedios de porcentajes de IVA, pero el valor del IVA si es la sumatorio de los valores de cada ítem del documento.

23 FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito de la forma de pago asociada en al catálogo del tercero, pero esta información puede ser modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta o habilitar la creación de una nueva.

24 Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando Ejemplo. F 001 / F Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado. Los campos Tipo y Numero el sistema trae la información de manera automática y son editables, pero NO debe ser modificada porque esto altera las cifras en los Informes del Módulo de Cartera y cruces de información. Vencimiento: Se debe digitar el número de vencimiento(s) o cuota(s) en caso de ser cancelada a crédito. Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catálogo de terceros en el campo periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha. Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la venta. En caso que la factura sea cancelada en cuotas, en este campo se debe digitar el valor a pagar en el primer vencimiento.

25 Por último el sistema pregunta sí el documento está correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro para ingresar un mensaje fijo de este documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en este campo

26 De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa permite imprimir el documento en original y el número de copias que se parametrizaron en la definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este último siempre y cuando se diseñe el template para la correspondiente factura de venta

27 Cuando al elaborar una Factura de Venta de Producto o Servicio el programa cruza con algún otro documento como Cotización (Tipo - V ) u Orden de Pedido (Tipo - Z), se debe tener en cuenta que en su definición todos deben tener creados los mismos CARGOS Y DESCUENTOS. Qué es un Anticipo de Clientes? Un anticipo de Clientes es un valor que se recibe antes de haber hecho entrega de un producto o prestación de un servicio, se entiende que este valor se debe registrar inicialmente en un documento Recibo de Caja (Tipo - R) y luego el programa permite realizar su cruce o descargo en la elaboración de la Factura de Venta. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en la Factura de Venta? Para causar un anticipo en la factura de venta se debe tener en cuenta: Crear la cuenta contable , detallarla por Cobrar y Si Tercero. Asociar esta cuenta contable a una forma de pago llamada Anticipo Clientes. Al momento de recibir el anticipo causar este ingreso en un Documento Tipo R Recibo de Caja con una contabilización Tipo O.

28 Cómo Contabilizar un Anticipo de Clientes en la Factura de Venta para Productos o Servicios? Para cruzar el anticipo de clientes en la factura de venta se debe: a. Elaborar la factura de venta como se explicó anteriormente. ingresando los Datos Generales o de Encabezado, Campos Transaccionales, Descuentos, Cargos, Cargos y/o Descuentos. b. Al momento de llegar al cuadro de vencimientos o Formas de Pago, Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar amarrada a la cuenta c. Luego al llegar a la opción de Tipo, se debe digitar la tecla de función F9 o el icono, con ello el sistema mostrara el o los recibos de caja en los cuales se han contabilizado los anticipos en la cuenta y asociados al tercero del encabezado del documento

29 d. Se debe seleccionar el recibo de caja con el cual se contabilizo el anticipo recibido de ese cliente. e. En fecha de vencimiento y valor el sistema trae la fecha y el valor por el cual se contabilizo el anticipo en el recibo de caja. Cambiar el valor del anticipo se realizara cuando el valor de la factura es inferior al valor del anticipo

30 f. En caso que el valor del anticipo sea inferior al valor de la factura de venta, se debe continuar con enter para que el sistema habilite nuevamente la ventana de vencimientos y poder indicar al programa la forma de pago para cancelar el total de la factura. g. En la impresión de la factura de venta se discriminan todas las formas de pago utilizadas para la cancelación de la misma. Ejemplos 1. Factura donde su cancelación se realiza solo con el anticipo

31 2. Factura en la cual se utiliza más de una forma de pago