MANUAL COMISIONISTA 2 Tabla de contenido

Transcripción

1 MANUAL COMISIONISTA

2 MANUAL COMISIONISTA 2 Tabla de contenido 1. Introducción Implementación del sistema Requerimientos de hardware Requerimientos de software Descripción general del menú principal Iniciar sesión Módulos que integran el sistema Página principal del portal Opción Ajustes Pestaña Información General Pestaña Cambiar Contraseña Pestaña Ajustes de Factura Pestaña Usuarios Opción Sucursales Buscar Sucursal Editar Información de la sucursal Opción Clientes Buscar Cliente Editar Información del Cliente Opción Productos Buscar Producto Editar Información del Producto Opción Documentos Buscar Documento Editar Información del Documento Opción Descarga Factura Opción Gestionar Pagos Opción Timbrar Factura Opción Reporte de facturas... 25

3 MANUAL COMISIONISTA 3 5. Acceso al Portal y demo Anexos Recuperar contraseña Funcionalidad de botones Introducción

4 MANUAL COMISIONISTA 4 El propósito de este manual es facilitar al usuario la operación de las diferentes pantallas de captura y consulta de la información que se administran en el portal de Arrendamientos, en la Figura 1.1 se muestra el diseño general del Sistema. Figura Implementación del sistema

5 MANUAL COMISIONISTA Requerimientos de hardware Dispositivo con acceso a internet (Computadora de escritorio, computadora portátil, Ipad, Smartphone) 1.2 Requerimientos de software Navegador Web (Recomendable Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera) 1.3 Descripción general del menú principal

6 MANUAL COMISIONISTA 6 Ajustes La opción Ajustes, permite agregar datos de la empresa, tales como información fiscal y logotipo, también realizar cambio de contraseña personal, ajustar el formato de factura y dar de alta usuarios para tener acceso al portal. Sucursales La opción Sucursales, permite agregar los datos de una nueva sucursal así como también consultar información de las sucursales actuales, administrar folios internos y descargar una lista de las sucursales en los formatos Excel y.pdf. Clientes La opción Clientes permite agregar información general y fiscal de un cliente nuevo, también consultar y gestionar los clientes actuales y descargar una lista de los clientes en los formatos Excel y.pdf. Productos La opción Productos permite agregar un producto nuevo, buscar información de productos anteriormente agregados, administrarlos y descargar una lista de los productos en los formatos Excel y.pdf. Documentos La opción Documentos permite generar un documento fiscal, timbrarlo y cancelarlo de ser necesario. Se visualiza el documento antes de timbrarlo, para editarlo si se requiere una modificación y evitar una futura cancelación, también es posible descargar una lista de los documentos en los formatos Excel y.pdf Reportes La opción Reportes permite visualizar gráficas y tablas sobre las ganancias mensuales por sucursal o por producto, facturas canceladas, vigentes y pendientes, las tablas podrán descargarse en los formatos Excel y.pdf. 3. Iniciar sesión

7 MANUAL COMISIONISTA 7 Para comenzar, abrimos una ventana nueva en el navegador web y tecleamos la siguiente dirección: A continuación se visualiza una pantalla como la que se muestra en la figura Los datos con * son obligatorios. Figura Para iniciar sesión escribimos el RFC en el campo RFC *, seguido de la contraseña en el campo Contraseña *, colocamos el código que nos muestre en el campo VerifyCode* y pulsamos en botón Entrar. Hay que considerar que el código es distinto cada vez que se inicia sesión. NOTA: Es probable que después de unos minutos de inactividad en el portal, expire la sesión por lo que es necesario realizar el procedimiento una vez más. Si es la primera vez que accede al portal, la contraseña es con la que se dio de alta. 4. Módulos que integran el sistema 4.1 Página principal del portal

8 MANUAL COMISIONISTA 8 Una vez iniciada la sesión el sistema nos muestra una imagen semejante a la figura que corresponde a la página principal del portal. 4.2 Opción Ajustes Figura Pestaña Información General Para comenzar a usar el portal requiere de la siguiente información y proceso: Contiene la razón social que designó al realizar su pedido. Contiene el RFC con el que se registró. Es un campo obligatorio de lo contrario no se podrá timbrar ningún documento. Es el domicilio registrado ante el SAT a efectos de impuestos y notificaciones Logotipo de la empresa, es la opción para personalizar su portal usando el logo de su empresa. En el botón seleccionar archivo (figura ) lo direcciona a las carpetas de su equipo para buscar el archivo correspondiente. Los formatos aceptados son.jpg y.png

9 MANUAL COMISIONISTA 9 Figura Es muy importante ya que se envía una copia de todas las facturas timbradas también sirve para recuperar la contraseña en caso de extravío. Después de proporcionar los datos antes mencionados vamos a pulsar el botón de guardar, si requiere alguna modificación podrá realizarse más adelante, excepto la razón social y el RFC Pestaña Cambiar Contraseña La confidencialidad de los datos es uno de nuestros objetivos, en esta sección podrá modificar la contraseña en el momento que se requiera, primero debe introducir la contraseña actual y 2 veces la nueva contraseña en el campo indicado. La contraseña se debe de componer de mínimo 8 caracteres, que deben incluir números y letras Para continuar debe pulsar el botón guardar, una vez que salga del portal podrá iniciar sesión usando la nueva contraseña Pestaña Ajustes de Factura En esta opción se selecciona el formato general del documento fiscal: Seleccione la opción para el título del documento que aparecerá en el archivo.pdf (figura ): Figura

10 MANUAL COMISIONISTA 10 Aquí se declara el tipo de cambio del día si los productos se encuentren en dólares y las facturas se emitirán en pesos (figura ). Figura Seleccione el tipo de plantilla para la factura o documento fiscal (figura ), esto dependerá del tipo de comprobante a imprimir. Figura Al pulsar el botón guardar, los cambios se visualizarán en la sección documentos, que revisaremos más adelante.

11 MANUAL COMISIONISTA Pestaña Usuarios Esta opción contiene las siguientes opciones sobre el usuario: Permite dar de alta un usuario, se requiere de la siguiente información: Nombre completo del nuevo usuario Dirección de correo electrónico El rol que desempeñará el usuario en el sistema,(figura ) de esta manera obtendrá permisos diferentes. Administrador: Permite al usuario nuevo desempeñar todas las actividades en el portal, como dar de alta sucursales, clientes, productos, facturación, consultar y descargar información, generar reportes. Figura Facturación y clientes: Permite al usuario nuevo desempeñar únicamente las actividades de facturación, Timbrado y dar de alta clientes, consultar sucursales, y productos. Consulta: Permite al usuario nuevo desempeñar únicamente las actividades de Consulta de información así como su descarga. Solo Facturación: Permite al usuario nuevo desempeñar únicamente actividad de facturación, timbrado de documentos, consulta de sucursales, clientes, productos y documento.

12 MANUAL COMISIONISTA 12 La contraseña que designará para que el usuario acceda al sistema. Para guardar los datos pulsamos el botón que nos regresará nuevamente a la pestaña de usuarios, donde continuaremos el proceso de Agregar Nuevo Usuario: Despliega las siguientes Opciones 4.3 Opción Sucursales Contiene los datos antes ingresados. En caso de que requiera un cambio de contraseña únicamente el usuario. Para que un usuario logre acceder al sistema, es necesario que se le asigne una sucursal, razón por la que debe haber al menos una sucursal agregada (vea la sección 4.3 para asignar una sucursal) después seleccione el signo correspondiente Usando el + para permitir el acceso usando el RFC de la empresa y la contraseña asignada en el portal de administración o el - para restringir el acceso al usuario. Permite agregar, visualizar y buscar sucursales. De inicio se visualiza una sucursal que es la matriz, podemos agregar más si es necesario. El sistema muestra una pantalla de la opción sucursales semejante a la figura 4.3.1: Figura 4.3.1

13 MANUAL COMISIONISTA 13 En la parte superior derecha se muestra un menú que se revisará con más detalle a continuación: Para agregar una nueva sucursal se requiere la siguiente información y proceso: o El nombre de la sucursal y el correo de la persona que administra (figura 4.3.2). Figura o o Opcionalmente puede agregar el domicilio de la sucursal, se recomienda que si cuenta con esta información la proporcione completa. Se seleccionará el IVA que se aplicará en la factura dependiendo de la zona en la que se localiza la sucursal (11% región fronteriza de lo contrario 16%). Al concluir el llenado de los datos anteriormente mencionados pulsamos el botón. Permite visualizar la lista de sucursales que han sido agregadas, desde la pantalla de inicio de la opción sucursal. Permite regresar a la pantalla principal del sistema.

14 MANUAL COMISIONISTA Buscar Sucursal Para buscar una sucursal ya asignada, introduzca en los cuadros de texto como los que aparecen en la figura , una palabra clave dependiendo del campo que desea localizar Editar Información de la sucursal Figura Figura En la pantalla de inicio de sucursales se puede observar junto al campo Nombre el icono editar (Figura ) es un el lápiz de color azul, que se encarga de la edición, aparecerán dos pestañas: Para realizar modificaciones si es requerido. Para administrar folios, el número de pestañas dependerá del número de documentos fiscales que tenga activado para emitir, requiere de: En caso de que maneje una serie de folio. Si utiliza un prefijo antes del número de folio. El número de folio asignado a sus facturas.

15 MANUAL COMISIONISTA Opción Clientes Permite agregar, visualizar y buscar clientes. De inicio se visualiza un cliente que es público en general, con RFC asignado, podemos agregar más si es necesario. El sistema muestra una pantalla de la opción Clientes semejante a la figura 4.4.1: Figura En la parte superior derecha se muestra un menú que se revisará con más detalle a continuación: Para agregar un nuevo cliente se requieren los siguientes datos: cliente. Selecciona la sucursal a la que pertenece el nuestro cliente. Selecciona el tipo de persona que es Clave de cliente, números o letras diferente a RFC. Nombre completo del cliente.

16 MANUAL COMISIONISTA 16 RFC del cliente. Teléfono del cliente (opcional). , en este campo puede proporcionar más de un correo electrónico de su cliente donde se enviarán los documentos emitidos dando click en agregar (Figura 4.4.2), aparecerá una lista donde podrá editar o eliminar el correo si así lo desea. Figura Al terminar de llenar los campos es importante que pulse el botón contrario se perderán sus datos. de lo La siguiente pestaña solicita la Dirección Fiscal del cliente (figura 4.4.3), en caso de contar con más de una dirección, pulsar el botón Nueva dirección. Figura Ingrese los datos del domicilio fiscal como se pide, si cuenta con sucursales coloque el nombre en el alias de la sucursal, el campo país es obligatorio y el código postal debe ser de 5 dígitos. Permite visualizar la lista de clientes que han sido agregados, desde la pantalla de inicio de la opción Clientes. Permite regresar a la pantalla principal del sistema.

17 MANUAL COMISIONISTA Buscar Cliente Para buscar a un cliente introduzca en los cuadros de texto como los que aparecen en la figura , una palabra clave dependiendo del campo que desea localizar Editar Información del Cliente Figura Figura En la lista de clientes se puede observar junto al campo RFC el icono editar (Figura ), al seleccionarlo el sistema se redirige al formulario, el cual permite modificar la información del cliente, así como sus direcciones y cambiar su estatus. 4.5 Opción Productos En esta sección permite agregar, visualizar y buscar productos. El sistema muestra una pantalla de inicio de la opción Productos semejante a la figura 4.5.1: Figura 4.5.1

18 MANUAL COMISIONISTA 18 En la parte superior derecha se muestra un menú que se revisará con más detalle a continuación: Para agregar un nuevo Producto se requieren los siguientes datos: En caso de manejar clave de producto. Es la descripción de su producto. En caso de que en la lista no se despliegue la unidad del producto o abreviatura que necesitamos, hay que pulsar en la liga Agregar unidad que se encuentra a la derecha del listado (Figura 4.5.1), escribimos el nombre de la unidad tal cual aparecerá en el documento y pulsamos guardar. Figura Al asignar valor unitario los campos IVA y total se actualizan automáticamente, en caso de que no se requiera calcular el IVA únicamente debemos desactivar la casilla de abajo (figura 4.5.2). Figura Al terminar de llenar los campos es importante que pulse el botón contrario se perderán sus datos. de lo Permite visualizar la lista de sucursales que han sido agregadas, desde la pantalla de inicio de la opción sucursal. Permite regresar a la pantalla principal del sistema.

19 MANUAL COMISIONISTA Buscar Producto Para buscar a un producto introduzca en los cuadros de texto como los que aparecen en la figura , una palabra clave dependiendo del campo que desea localizar. Figura Editar Información del Producto Figura En la lista de productos se puede observar junto al campo Clave del producto el icono editar (Figura ), al seleccionarlo el sistema se redirige al formulario, el cual permite modificar la información del producto, clave, unidad, costo. 4.6 Opción Documentos En esta sección podrá realizar el documento fiscal requerido. El sistema muestra una pantalla de inicio de la opción Documentos semejante a la figura 4.6.1: Figura 4.6.1

20 MANUAL COMISIONISTA 20 En la parte superior derecha se muestra un menú que se revisará con más detalle a continuación: Para generar un documento (factura) se requieren los siguientes datos: o Tipo de comprobante, aquí selecciona el tipo de documento a emitir (Figura 4.6.2) Figura Fecha, el sistema coloca la fecha actual, aunque es manipulable a otros días, Recordando las especificaciones del SAT no se puede timbrar un documento con un lapso mayor a 72 horas. o (figura 4.6.3) Figura 4.6.3

21 MANUAL COMISIONISTA 21 o Expedido, seleccionar la sucursal en donde ha sido expedido el documento, es un campo obligatorio (figura 4.6.4). Figura o Cliente, selecciona el cliente a quien se realizará la factura (figura 4.6.5). Figura o Método de Pago, Selecciona el método de pago de la factura, dependiendo de la opción del cliente (Figura 4.6.7). Figura o Conceptos, Selecciona el producto que ha sido dado de alta anteriormente (figura 4.6.8).

22 MANUAL COMISIONISTA 22 Figura o Seleccionar la retención, adicionalmente el sistema cuenta con la opción de poder aplicar distintas retenciones a diferentes conceptos esto con el fin de generar una sola factura, y automáticamente le aplica la retención correspondiente a ese único concepto (figura 4.6.9). Figura o Nota, información extra sobre la factura. o Selección de tipo de moneda y tipo de cambio. o El subtotal, el IVA y el total se generan automáticamente al seleccionar el producto. Al terminar de llenar los campos es importante que pulse el botón contrario se perderán sus datos. de lo Permite visualizar la lista de sucursales que han sido agregadas, desde la pantalla de inicio de la opción sucursal. Permite regresar a la pantalla principal del sistema Buscar Documento Para buscar a un documento introduzca en los cuadros de texto como los que aparecen en la figura , una palabra clave dependiendo del campo que desea localizar.

23 MANUAL COMISIONISTA 23 Figura Editar Información del Documento Figura En la lista de documentos se puede observar en el campo opciones el icono editar (Figura ), al seleccionarlo el sistema se redirige al formulario, el cual permite modificar la información del documento fiscal Opción Descarga Factura Antes de timbrar la factura podrá visualizarla en archivo pdf, seleccionando la opción que se muestra en la figura : Figura Después de timbrar la factura podrá visualizar el archivo.pdf y.xml en caso de que necesite comprobante, pero ya no podrá realizar ningun cambio.

24 MANUAL COMISIONISTA Opción Gestionar Pagos Para designar una fecha de pago podrá visualizarla en el icono que se muestra en la figura Figura Opción Timbrar Factura Para timbrar una factura, asegúrese de que tiene los datos correctos, a continuación podrá timbrarla seleccionando el icono de la figura Figura

25 MANUAL COMISIONISTA Opción Reporte de facturas Permite visualizar reportes y analizar la información desde documentos timbrados y no timbrados, por semana, mes y año, cuenta con la generación de reportes generales como son los siguientes: o Al seleccionar un periodo se visualiza la actividad de timbrado por sucursal. o Al elegir el mes y el año muestra la actividad de timbrado, en esta sección se pueden descargar todos los archivos.pdf y.xml generados mensualmente. o Al de elegir la fecha y el producto se visualiza el timbrado por sucursal. o o o Muestra estadísticas generales, seleccionando la fecha y la sucursal. Realiza una revisión de todos los documentos fiscales timbrados. Al elegir un periodo se visualiza las facturas pendientes o canceladas.

26 MANUAL COMISIONISTA Acceso al Portal y demo Para ingresar al portal o ver la demostración introduzca los siguientes datos (figura 5.1.1): Link: R.F.C. : demo Password: comisionista Figura 5.1.1

27 MANUAL COMISIONISTA Anexos 6.1 Recuperar contraseña Para restablecer la contraseña si es que se ha olvidado pulsamos la liga Olvidaste tu password? (Figura 6.1.1) Figura Posteriormente se mostrará una imagen semejante a la figura Figura 6.1.2

28 MANUAL COMISIONISTA 28 Una vez llenado los datos indicados (usuario RFC, y VerifyCode), llegará un correo a su cuenta de con una leyenda similar a la que abajo se presenta. Click.portal Hemos recibido una solicitud de cambio de contraseña de usuario de click.portal, por favor haga click En este link para completar el proceso de restablecimiento de contraseña. Al pulsar la liga En este link enlazará a la siguiente ventana, y podrá escribir la nueva contraseña (Figura 6.1.3), y a partir de este momento podrá acceder con su nueva contraseña. Figura 6.1.3

29 MANUAL COMISIONISTA Funcionalidad de botones Guardar el registro que actualmente se editó Crear un nuevo registro en el sistema Ver los registros que han sido guardados con anterioridad Regresar al inicio Eliminar dirección fiscal del cliente Agregar nueva dirección fiscal del cliente Descargar los registros actuales en un archivo de Excel Descargar los registros actuales en archivo PDF Editar el registro Eliminar el registro Enviar correo electrónico Descargar documento en PDF Descargar documento en XML Timbrar documento Cancelar documento