PROCEDIMIENTO DE BODEGA Y DESPACHO P-COM-D-02

Transcripción

1 Página: 1 de OBJETIVO El objetivo del presente documento es establecer las actividades necesarias para almacenamiento, liberación y despacho de los productos existentes en las bodegas de Diaterm Ltda. 2.- ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los productos solicitados a bodega, mediante una Nota de Venta y a la liberación y despacho de productos comercializados por Diaterm. 3.- RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Comercio Exterior (cuando sea aplicable). 3.2 Gerente de ventas (información cuando sea aplicable). 3.3 Asistentes de ventas 3.4 despacho 4.- DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Procedimiento de Importaciones P-IMP-D Procedimiento de Necesidades del cliente, presupuestos y comercialización P-COM-D Procedimiento para Control de Producto No Conforme P-GCA-D Procedimiento de Reclamos de Clientes P-GCA-D Procedimiento de Acciones Preventivas y correctivas P-GCA-D Instructivo para la mantención de productos de propiedad del cliente I-COM-D Instructivo para la manipulación y preservación de productos en bodega I-COM-D Instructivo para la reparación de filtros I-COM-D TERMINOLOGIA No Aplicable 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplicable

2 Página: 2 de 14 Actividades del procedimiento Documentos Descripción Responsables 1) 2) Inicio Verificar productos comprados. Ingreso de productos a inventario. Ingreso de productos para stock a bodega. Fin Emitir Nota de Venta Enviar Nota de Venta Recepción de Nota de Venta P-GCA-D-03 No Registro de verificación de productos comprados Sistema computacional. Orden de compra del cliente u otro registro que acredite la solicitud de productos Nota de Venta 1. Ingreso de productos a Bodega: Previo al ingreso de los productos a bodega, estos son revisados para verificar que están de acuerdo a lo especificado en procedimiento de importaciones, P- IMP-D-01. En caso que los productos comprados no cumplan los requisitos especificados deben tratarse de acuerdo al procedimiento de Producto No conforme P-GCA-D- 03. Luego de la verificación, los productos son ingresados al Sistema computacional de control de inventario, con lo cual pasan a formar parte del stock. Encargado de comercio exterior, Asistentes de Ventas y/o Encargado de Bodega y Gerente de Ventas y/o Asistentes de Ventas. Asistente de Venta. Asistente de venta. Ó Nota de venta 2.- Salida de productos de bodega: 1) Recepción de orden de compra, correo u otro registro de solicitud de productos enviada por el cliente. Asistente de Ventas y/o Retira Cliente en oficina. Factura dentro de Santiago Guía de y /o factura a Regiones Guía de Nota de Venta. Guía de electrónica, Factura 2) Completar la Nota de Venta con la información necesaria según sea el caso. 3) El tipo de entrega se detalla en la Nota de Venta indicando Retiro o según corresponda. Asistentes de ventas y/o encargado de bodega Factura 4) Se envía Nota de Venta a Encargado de Bodega y previamente verificada, de acuerdo a lo solicitado por el cliente.

3 Página: 3 de 14 Verificar stock antes de emitir la Nota de Venta. Productos disponibles? Retira Cliente en Oficina No Informar fecha de llegada y/o alternativas de producto al cliente. Documentos Descripción 5) Con la información contenida en la Nota de Venta, se procede a emitir la Guía de y/o factura según corresponda de acuerdo al tipo de entrega requerido: - Retira Cliente en Oficina. Responsables Se envía Nota de Venta al Encargado de bodega. El encargado de bodega y despacho o asistente de ventas, solicita preparación de la mercadería a los asistentes del área. En forma paralela, el encargado de bodega y despacho (y/o asistente de ventas) emite la factura, aprobando y validando el despacho para la entrega al cliente. Entrega de mercadería al cliente junto a Factura Electrónica. Si Si Se emite Nota de Venta. Si Recepción de la Factura. No No Si P-GCA-D-06 Cliente acepta? FIN P-GCA-D-03 Nota de venta - dentro de Santiago - a Regiones. Descripción: - Retiro Cliente en Oficina: Todos los productos son despachados con Factura Electrónica. 1.- El cliente solicita productos que requiere retirar directamente. En algunos casos, envia previamente orden de compra u otro registro de solicitud de productos o lo hace en forma verbal. 2.- Verificar stock disponible en bodega. (Cuando el producto no se encuentra disponible se informa al cliente, ofreciendo un producto alternativo y/o indicando fecha en la que se encontrará disponible en stock. El cliente puede aceptar o rechazar la propuesta). 3.- Se emite Nota de Venta. 4.- Se envía Nota de Venta al Encargado de Bodega y Asistentes de Ventas. Asistentes de ventas. Archivar Factura Electrónica. FIN 5.- El o los asistentes de Bodega y, separan y embalan los productos. Asistentes de ventas y/o 5.1 El o los asistentes encargados de preparar el despacho deben timbrar la nota de venta con el sello:

4 Página: 4 de 14 Nota de venta. PREPARADO POR (Nombre de el o los asistentes que preparan el despacho) 6.- En caso de disconformidad, esta deberá tratarse según lo establecido en el procedimiento Control de Producto No Conforme P-GCA-D Separados y embalados los productos conformes, se emite Factura Electrónica detallando los productos según Nota de Venta. Instancia en la cual, el encargado de bodega y despacho y/o asistente de ventas, debe autorizar el despacho imprimiendo timbre en la factura: AUTORIZADO PARA (Nombre de quien autoriza) 8.- Emitida la Factura Electrónica, el Encargado de Bodega y y/o Asistente de venta, valida la liberación de los productos preparados por los asistentes de Bodega mediante timbre VALIDADO POR (Nombre de quien valida), previa verificación de y conformidad del producto. Responsables Asistentes de ventas y/o Asistentes de ventas y/o Asistentes de ventas y/o Asistentes de ventas y/o 9.- Se entrega producto al cliente, adjuntando Factura Electrónica En caso de disconformidad, esta deberá tratarse según lo establecido en el Procedimiento de Reclamos de Clientes P-GCA-D Conforme, el cliente recepciona la guía de despacho o Factura Electrónica. encargado de bodega y despacho

5 Página: 5 de 14 Se recepciona orden de compra del cliente. Se envía Nota de Venta al Encargado de bodega. Se prepara la mercadería. Emitir Guía de y/o Factura Electrónica. Validar liberación de los productos de Bodega mediante timbre. dentro de Santiago NO Entrega de mercadería al cliente junto a Guía de y/o Factura Electrónica. Si No Cliente recepciona Guía de y/o Factura Electrónica. Devolver Guía de y/o Factura Electrónica recepcionada a oficina Bodega y Guía de despacho Tipo documento? Emitir Factura Electrónica. Verificar stock antes de emitir la Nota de Venta. Se emite Nota de Venta. P-GCA-D-03 Validar despacho de los productos mediante timbre. Factura P-GCA-D-06 Archivar Factura Electrónica. Enviar Factura Electrónica a Cliente. Productos disponibles? NO Informar fecha de llegada y/o alternativas de producto al cliente. Acepta? FIN Fin NO Recepción de la Factura por el cliente Fin - dentro de Santiago: Todos los productos son despachados con Guía de y factura. 1.- Se Recepciona Orden de Compra del cliente 2.- Verificar stock disponible en bodega. 3.- Se emite Nota de Venta acorde a lo señalado en el orden de compra. 4.- Se envía Nota de Venta al Encargado de Bodega y El encargado de bodega y despacho designa a los asistentes de bodega encargados de preparar la mercadería, quienes luego de separar y preparar el pedido, deben timbrar la nota de venta con el sello: PREPARADO POR (Nombre del encargado de preparar despacho). 5.- En caso de disconformidad, esta deberá tratarse según lo establecido en el procedimiento Control de Producto No Conforme P-GCA-D Separados y embalados los productos conformes, se emite Guía de y/o Factura Electrónica detallando los productos según Nota de Venta. Luego, el encargado de bodega y despacho timbra ambos documentos con el sello: APROBADO PARA (Nombre de quien aprueba) 8.- Emitida la Guía de y/o Factura Electrónica, el Encargado de Bodega y y/o, Gerencia., Gerencia.

6 Página: 6 de 14 asistente de ventas valida la liberación de los productos de Bodega mediante timbre VALIDADO POR (Nombre de quien valida la liberación de los productos), previa verificación de y conformidad del producto.

7 Página: 7 de 14 a Regiones Se recepciona orden de compra del cliente. Emitir Nota de Venta Se envía Nota de Venta al Encargado de bodega. Se prepara la mercadería Entrega de Mercadería al transportista informado por el cliente y/o designado por DIATERM cuando corresponda. Verificar recepción de productos con cliente. No NO Emitir Guía de y cartel de despacho. Validar liberación de los productos de Bodega mediante timbre. Validar para el despacho de los productos mediante timbre. Si Emitir Factura Electrónica. Verificar stock antes de emitir la Nota de Venta. Disponible? Informar al cliente nueva fecha de entrega y/o alternativa de producto Acepta? NO Fin P-GCA-D-03 P-GCA-D-06 Enviar Factura al cliente FIN NO Orden de compra del cliente Nota de venta Guía de despacho Cartel de despacho Descripción a regiones: Sólo se envía el producto con Guía de despacho y la factura se envía por correo en forma posterior al envío. 1.- Se recepciona orden de compra del cliente. 2.- Verificar stock en bodega. 3.- Se emite Nota de Venta acorde a lo señalado en la orden de compra. 4.- Se envía nota de venta al encargado de bodega y despacho y/o asistente de ventas. 5.-El asistente de Venta o encargado de bodega y despacho, designa a los asistentes de bodega y despacho entregándoles una copia de la nota de venta en base a la cual prepararan el pedido, una vez finalizada la preparación de los productos, deben timbrar la nota de venta con el sello: PREPARADO POR (nombre de quien prepara los productos) y devolverla al encargado de bodega y despacho. 5.1 En forma paralela al paso anterior, el encargado de bodega y despacho y/o asistente de ventas, emite la guía de despacho que acompañará los productos al ser despachados. 5.2 El asistente de ventas y/o encargado de bodega y despacho, debe timbrar la guía de despacho con el sello: AUTORIZADO PARA (Nombre de quien autoriza) y una vez revisados los productos que serán despachados de tal forma de validar que correspondan a lo señalado en la guía de despacho y nota de venta respectiva, se timbra la Guía de despacho por, Gerencia (en caso aplicable).

8 Página: 8 de 14 parte de quien efectuó la revisión con el sello: VALIDADO POR (Nombre de quien valida) En la misma instancia, emite cartel de despacho que acompañará los productos para la identificación del cliente y destino de los mismos. 5.3 Se verifica recepción de productos contactando al cliente y posteriormente se procede a la emisión y envío de la factura al cliente.

9 Página: 9 de REGISTROS 8.1 Nota de Venta 8.2 Guía de 8.3 Factura de Venta 8.4 Orden de compra del cliente (En caso que exista). 9.- ANEXOS 9.1 Ejemplo Nota de Venta. 9.2 Ejemplo Guía de 9.3 Ejemplo Factura de Venta 9.4 Ejemplo de Cartel de despacho

10 Página: 10 de 14 ANEXO 1: Ejemplo Nota de Venta

11 Página: 11 de 14 ANEXO 2: Ejemplo Guía de electrónica EJEMPLO DE REGISTRO NO VÁLIDA COMO OFICIAL

12 Página: 12 de 14 ANEXO 3: Ejemplo Factura de Venta electrónica

13 Página: 13 de 14 ANEXO 4: Ejemplo de Cartel de despacho

14 Página: 14 de MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO VERON FECHA REVION CAMBIOS REALIZADOS Se modifican cargos, incorporando Asistentes de ventas y encargado de bodega Se cambia el término nota de pedido por Nota de venta Se desglosan actividades por tipo de despacho incorporando acciones a seguir en caso que el producto no cumpla lo especificado Se cambia orden de compra por orden de compra del cliente Se incorpora procedimiento P-GCA-D-05 en documentos aplicables. Se revisa secuencia y redacción de etapas del procedimiento Revisión general de procedimientos Se uniforma la redacción y diagrama de flujo de los 3 tipos de despachos existentes Revisión general de procedimiento, se separan los tipos de despacho especificando detalladamente los pasos a seguir para cada caso Se detalla que sucede en el caso que al verificar los productos en stock se determine que no existe disponibilidad de estos, para cada uno de los tipos de entrega de productos existentes. Se desglosa mediante cuadro de decisión los tipos de documentos que intervienen en el despacho dentro de santiago. Para despachos en regiones, se agrega posibilidad que el cliente requiera flete incluido en el precio, caso en el cual, Diaterm designa la empresa transportista que llevará los productos a destino Se incorporan los puntos 4.6, 4.7 y 4.8 correspondientes a documentos aplicables, haciendo referencia a los instructivos para la preservación de productos en bodega, mantención de productos de propiedad del cliente y reparación de filtros Se modifican las autorizaciones y validaciones de los tres tipos de despachos, incorporando nuevas formas de validar, debido a que el timbre contiene el nombre de la persona que prepara aprueba y valida el despacho en el caso de venta en oficina, venta con despacho y venta a regiones. REALIZADO POR: Asistentes de Ventas Asistentes de Ventas Asistentes de Ventas Asistente de Ventas Asistentes de Ventas Asistente de Ventas Asistente de Ventas Asistente de ventas Encargado de bodega y despacho, Asistente de Ventas. APROBADO POR: Gerente de ventas Gerente de ventas. Representante de Gerencia Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General