Solmicro - expertis ERP El Albarán de Ventas.

Transcripción

1 Solmicro-eXpertis ERP Gestión de Ventas Llamada a otras Unidades: Expediciones Pedido de Ventas Gestión de Tarifas Contabilidad Analítica Gestión de Ficheros EDI Título: Solmicro-eXpertis: Indice :: 1. Introducción :: 2. Nuevo Albarán :: 3. Datos del Albarán :: 3.1 Líneas :: 3.2 Datos Financieros :: 3.3 Anotaciones :: 3.4 Varios :: 3.5 Seguimiento :: 4. Procesos :: Informes Textos *1* Solmicro-eXpertis: Gestión de Ventas :: El Albarán de Venta :: *2* Introducción El sistema permite generar albaranes: De forma masiva, a partir de la consulta interactiva 'Expediciones'. De forma individual, a partir del pedido de venta o del registro de albaranes. Para más información acuda a la Unidad Formativa: Expediciones y Pedido de Ventas En esta unidad detallaremos cómo registrar un albarán de ventas así como los datos y procesos asociados a el. *4* Ejemplo: Después de realizarse un pedido por 5 unidades del producto BL-001 Bieleta montada, se notifica que el producto está listo para ser servido por lo que se procede a generar el albarán que acompañará el producto hasta el momento de su entrega al cliente CLI00120 Ferrenor. *5* Crear un Nuevo Albarán de Venta. 1. Generamos un nuevo registro pulsando sobre el botón Nuevo Registro o la tecla F8. 2. Registramos el Código del Cliente al que realizaremos el pedido. Ejemplo: CLI Nota: En caso de no conocer el código del cliente, utilice la Búsqueda Avanzada. 3. Al registrar el cliente el sistema vuelca automáticamente sus datos financieros y de direccionado. 4. Validamos el registro pulsando sobre el botón Aceptar Cambios o la tecla F9. *6* Datos del albarán La ficha de albarán cuenta con una serie de solapas que contienen información de líneas de artículo, datos financieros de la compra, anotaciones u observaciones, seguimiento de los procesos efectuados para cada albarán y anexos. Veamos qué información debemos completar en cada una de ellas. El Albarán de Ventas 1

2 *7* :: Líneas Código y Descripción de Artículo Código identificador y descripción asociada al artículo. Al insertar el código el sistema nos devuelve automáticamente la descripción asociada. Ejemplo: Registramos el código BL Bieleta montada. *8* Cantidad Servida Número de unidades que se entrega al cliente junto con el albarán. Ejemplo: 5 unidades. *9* Unidad de Medida Unidad de Medida asociada al artículo. Solmicro expertis recoge por defecto la unidad de venta que utiliza nuestro cliente en sus ventas en la ficha del cliente (solapa artículo), o bien la unidad de venta asociada al artículo, es decir la unidad asociada en la ficha de artículo (solapa Unidades). Ejemplo: El sistema recoge automáticamente la unidad de medida: Unidades (UDS). *10* Precio Precio asociado al artículo. El sistema recoge automáticamente el precio asociado al artículo ya sea desde el Cliente o de la Tarifa. También es posible registrar directamente en el albarán el precio del artículo para trasladarlo a la factura. Ejemplo: Precio: 14,56. Para más información acuda a la Unidad Formativa: Gestión de Tarifas. *11* Descuentos 1, 2 y 3 Descuentos de línea aplicados correlativamente sobre el importe de la línea. Al igual que el precio, los descuentos se recogen automáticamente desde el cliente o de la tarifa. También es posible registrar el valor de cada uno directamente en el albarán de venta. Para más información acuda a la Unidad Formativa: Gestión de Tarifas. *12* Descuento Albarán y Descuento Pronto Pago Albarán: Recoge el valor del Descuento Comercial. Se aplica sobre el importe de total de líneas de artículo. Pronto Pago: Solmicro-eXpertis muestra el descuento por pronto pago asociado a la condición de pago por defecto, o bien indicado específicamente en el albarán de venta. *13* Importe Sumatorio de los importes de las líneas del albarán de venta menos los descuentos correspondientes. Ejemplo: 14,56 x 5=72,80 *14* Tipo IVA Tipo IVA: Tipo de IVA asociado al artículo. Solmicro-eXpertis por defecto, asocia el tipo de IVA de la ficha del artículo o bien el tipo de IVA asociado al cliente. En cualquier caso, el valor se puede modificar en la línea de albarán. *15* Finalmente validamos los datos introducidos pulsando sobre Aceptar los Cambios (F9). Una vez validada la información podemos acceder a las pantallas auxiliares mediante los siguientes accesos: *16* Datos de Pie de Albarán Al Validar las líneas, Solmicro-eXpertis nos muestra un resumen en el pié del albarán con los datos: Importe Líneas: Σ (Precio*Artículo). Ejemplo: 14,56*5=72,8 Importe IVA: Σ (Importe Líneas * TIpo IVA) Ejemplo= 72,8*0.16= 11,65 Importe Total: Importe Líneas + Importe IVA = 72,8* 11,65=84,45 *17* Acceso a la Pantalla de Observaciones Mediante esta pantalla, el usuario podrá introducir determinadas notas asociadas a cada línea del albarán. *18* Acceso a la Pantalla de Representantes El usuario podrá acceder al listado de representantes asociados a cada línea del albarán. El Albarán de Ventas 2

3 *19* Acceso la pantalla Pedidos Venta Línea-Analítica El usuario podrá acceder al desglose analítico asociado a cada línea del pedido, pudiendo modificar las condiciones de éste. Para más información acuda a la Unidad Formativa: Contabilidad Analítica. *20* :: Datos Financieros En esta solapa se recogen las condiciones financieras del cliente para la venta activa. Estas condiciones se recogen por defecto de la ficha del cliente, en un albarán nuevo o del pedido de venta previo, si es que existe. Estas condiciones, además de otros valores generarán automáticamente los cobros originados por la venta. *21* Condiciones Financieras: Banco Propio, Moneda, Forma de Pago y condición de pago. Para más información acuda a la Unidad Formativa: Gestión de Cobros. *22* Valoración del Albarán Informa del cambio resultante de operar con dos modedas. *23* Resumen Financiero Solmicro-eXpertis proporciona un resumen del total del importe, con los recargos y descuentos aplicados en cada concepto. *24* :: Anotaciones Es esta solapa Solmicro-eXpertis permite al usuario registrar observaciones internas que crea pertinentes sobre el Albarán. *25* :: Varios Información relacionada con la generación del anexo DAA o Modelo 500 utilizado en la gestión de Bodegas de SolmicroeXpertis. *27* Dirección de Factura Datos por defecto, correspondientes a la dirección de factura de la ficha de cliente, asociada a la dirección de envío recogida en la cabecera del albarán de venta *28* :: Seguimiento En esta solapa Solmicro-eXpertis nos muestra, de forma global, información relativa al transcurso de las operaciones vinculadas con el Albarán de Venta activo: Centro de Gestión, þ Certificado de Calidad, Centro de Coste, Vendedor y þ Enviado Entidad Aseguradora. *29* Envío Datos referentes al número de Bultos, contenedores y remolque en los que se efectuará el envío. *30* Pesos Peso Bruto: Sumatorio de la información asociada en cada ficha de los artículos recogidos en las líneas del Pedido, donde para cada uno se evaluará: Σ (Cantidad Pedida* Peso Bruto). Peso Neto: Sumatorio de la información asociada en cada ficha de los artículos recogidos en las líneas del Pedido, donde para cada uno se evaluará: Σ (Cantidad Pedida* Peso Neto). Peso Manual: Permite modificar el peso neto o el peso bruto total de la mercancía incluida en el albarán de venta en caso de ser necesario realizar un ajuste. *31* Copias Copias: Indica el número de copias de albarán a imprimir por defecto. Valorado: Marca que informa si el albarán se imprimirá con importes totales þ o parciales. Este valor es importado directamente de la ficha del cliente. El Albarán de Ventas 3

4 *32* EDI Muelle y Punto de Descarga EDI Generado Fichero Para más información acuda a la Unidad Formativa: Gestión de Ficheros EDI. *33* Condiciones de Envío Informa de las condiciones de envío asociadas al cliente. *34* Procesos Finalmente existen una serie de procesos asociados a la ficha de Albaranes de Venta. Para acceder a ellos, pulsamos sobre la flecha q del botón procesos, estos procesos nos permitirán: *35* Actualizar Stock Mediante este proceso se registra la salida del producto de nuestro almacén de manera individual para los productos registrados en este albarán. Efectos: Al ejecutar este proceso Solmicro-eXpertis actualiza automáticamente el stock e informa el detalle de esta acción mostrando la pantalla Detalle de Actualización de Stock. *36* Dirección de Envío y Dirección de Facturación Solmicro-eXpertis muestra en los procesos Dirección de facturación y Dirección de envío, la búsqueda avanzada con origen en las direcciones de envío asociadas en la ficha del cliente, de forma que el usuario pueda registrar fácilmente en el albarán de venta cualquiera de ellas, como alternativa a la predeterminada que muestra por defecto. Efectos dirección de Envío: La dirección asociada al albarán de venta en los datos de cabecera cambiará por la nueva dirección seleccionada para envíos. Efectos dirección de Facturación: La dirección asociada al albarán de venta en los datos de dirección de factura (Solapa Varios) cambiarán por la dirección seleccionada para facturas. *37* Ejemplo: Nuestro cliente nos indica que este producto en especial debe ser entregado en una dirección alternativa ya registrada en nuestro sistema: Av. Colón 56. Y la factura enviada a la dirección: Avda. Zugazarte, 286. Proceso: 1.Nos dirigimos al proceso 'Dirección de Envío', y seleccionamos de la busqueda avanzada la dirección Av. Colón. 2.Observe que los datos de dirección de la cabecera del cliente han cambiado por el dato seleccionado. 3.Realizamos la misma acción con el proceso Dirección de Factura, pero esta vez seleccionamos la dirección Avda. Zugazarte, Observe que los datos de dirección de factura contenidos en la solapa varios, han cambiado por el dato seleccionado. *38* Nueva Dirección de Envío Genera una nueva dirección de Envío para el Cliente. Efectos: La nueva dirección se almacenará si desea dentro de las direcciones del cliente tal y cómo la hayamos marcado (marcas predeterminada envío, envío). *39* Nueva Dirección de Factura Genera una nueva dirección de Factura para el Cliente. Efectos: La nueva dirección se almacenará si desea dentro de las direcciones del cliente tal y cómo la hayamos marcado (marcas predeterminada factura y factura.) *40* Añadir Datos de Transporte Solmicro-eXpertis permite insertar algunos datos relacionados con el transporte, algunos de estos datos serán recogidos automáticamente de la información registrada en la solapa de seguimiento. *40* Imprimir Etiquetas Solmicro-eXpertis muestra la pantalla de generación del Packing List la cual nos permite generar etiquetas para el producto que será enviado. Para Generar el Packing List (Lista de Productos a entregar): 1. Pulse sobre el botón 'Packing List'. 2. El sistema mostrará la pantalla Generación Packing List (1/2). Edite esta a sus necesidades y pulse el botón 'Siguiente'. El Albarán de Ventas 4

5 3. Pulse Aceptar. Para Generar Etiquetas de Contenedor (Etiquetas que se pondrán en los contenedores que llevarán los artículos) 1. Active la Marca 'Etiquetas de Contenedor e indique una posición'. 2. Si no desea generar estas etiquetas mantenga la marca inactiva. Para Generar Etiquetas de Caja (Etiquetas que se pondrán en las Cajas que llevarán los artículos) 1. Active la Marca 'Etiquetas de Caja indique una posición'. 2. Si no desea generar estas etiquetas mantenga la marca inactiva. *41* Imprimir Documentación Solmicro-eXpertis contempla la posibilidad de configurar la documentación asociada a los albaranes de venta adecuando ésta a las especificaciones de cada uno de los clientes. De esta forma se asocia a cada cliente el tipo de etiqueta configurado para sus contenedores y / o cajas. Documentación para imprimir: Albarán Valorado: Informa si se desea imprimir el Albarán con importes parciales y totales. Dato, por defecto, importado de la ficha del cliente. Ejemplo: Valorado Certificado de Calidad: Indica si se ha de adjuntar en la impresión del albarán de venta el correspondiente informe de Certificado de calidad. Documentación Adicional: Nota del Transportista: Informa si se desea imprimir un informe de Nota de envío para el Transportista. Etiquetas: Si se activa se mostrará la pantalla de generación de Packing List. Una vez realizado el Packing List se indicará si se desea imprimir etiquetas de contenedor y / o caja y la posición de inicio de la impresión de la etiqueta. Una vez seleccionadas todas las opciones, se pulsará en el botón Aceptar pasando Solmicro-eXpertis a mostrar la vista previa de todos los documentos seleccionados (Albarán, Certificado de Calidad, Nota de Transportista y Etiquetas). *42* Generar Factura Mediante esta opción, Solmicro-eXpertis genera automáticamente la factura correspondiente al conjunto de líneas del pedido activo. El Estado de las líneas de albarán pasará de No Facturado a Facturado. Para acceder a la lista de procesos, pulse sobre el botón 'Procesos' u y seleccione el deseado de la lista desplegable. *42* Informes Asociados al Albarán de Venta Existen una serie de informes asociados al albarán de Venta que usted podrá imprimir cuando así lo requiera. Para acceder a los informes, únicamente pulse sobre el botón impresora y elija de la lista desplegable el informe que requiera: Impresión de Albaranes de de Servicios Valorados. Impresión de Albaranes de Venta. Informe de las líneas del albarán de venta, incluyendo la valoración económica de las mismas. Certificado de Calidad. Nota Transportista. Informe Albarán Venta (Sin Valorar) Impresión de Albaranes de Venta en Moneda A. Impresión de Albaranes de Venta en Moneda B. El Albarán de Ventas 5