Versión Vigente No. 00 Secretaría de Administración

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 03/11/10 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros) 8.1 Reglamento para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT-UAEM) 8.2 Reglamento para usuarios exentos de pago 8.3 Oficio solicitud del listado de Servidores s 8.4 Tarjetón de Servidor 8.5 Oficio de autorización para Servidores s 9. Revisión histórica 1/9

2 1. Propósito Regular los trámites e información necesaria para la emisión del tarjetón de Servidor, para la exención del pago por el uso de los estacionamientos universitarios de cuota administrados por el FONDICT- UAEM. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todo el personal de la Unidad de Cafeterías, Centros de copiado y Estacionamientos s del FONDICT-UAEM, así como Dependencias Administrativas de la Administración Central y Organismos Académicos que hacen uso de los estacionamientos universitarios de cuota administrados por el FONDICT-UAEM. 3. Responsabilidad y autoridad Responsable Responsabilidad Autoridad Emitir oficio de respuesta con listado de Servidores s autorizados. Recibir y entregar a los Servidores s autorizados el tarjetón que los acredita como tal. Dar cumplimiento al Reglamento interno de uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT- UAEM). Dar cumplimiento al Reglamento para Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Gerente Emitir oficio de solicitud de listado de Servidores s. Comparar la información del oficio de respuesta de listado de Servidores s, con los tarjetones de Servidores s. Dar cumplimiento al Reglamento de uso de estacionamientos universitarios Dar cumplimiento al Reglamento para 2/9 Designar al personal administrativo y/o académico con derecho de uso de estacionamiento, exento de pago. Solicitar al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, la designación del personal administrativo y/o académico con derecho de uso de estacionamiento, exento de pago. Validar con su firma los tarjetones de Servidores s. Aprobar el oficio de autorización de Servidores s. Emitir los apercibimientos verbales que contempla la normatividad para los estacionamientos universitarios

3 Asistente administrativo Contador Supervisor de estacionamientos Operador Elaborar tarjetones de Servidores s. Redactar oficio de autorización de Servidores s. Remitir al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, el oficio de autorización de Servidores s y los tarjetones de Servidores s que los acreditan como tal. Recibir, registrar y aplicar el importe contable del oficio de autorización de Servidores s a los ingresos mensuales por concepto de pago de uso de estacionamiento. Entregar al operador de estacionamientos el oficio de autorización de Servidores s. Dar cumplimiento al Reglamento de uso de estacionamientos universitarios Dar cumplimiento al Reglamento para Recibir y mantener a la mano el oficio de autorización de Servidores s para su consulta. Dar cumplimiento al Reglamento de uso de estacionamientos universitarios Dar cumplimiento al Reglamento para Determinar si el oficio de respuesta con listado de Servidores s contiene la totalidad de la información requerida. N/A Emitir los apercibimientos verbales que contempla la normatividad para los estacionamientos universitarios Si aplica la política, emitir boleto de uso de estacionamiento, cuando el Servidor no porte el tarjetón que lo acredita como tal. Emitir los apercibimientos verbales que contempla la normatividad para los estacionamientos universitarios 3/9

4 4. Normatividad aplicable Reglamento para el uso de estacionamientos universitarios Reglamento para 5. Políticas 1. El FONDICT-UAEM, a través de la Unidad de Cafeterías, Centros de copiado y Estacionamientos s será el responsable del registro, control y supervisión de la expedición y uso que se haga de los tarjetones de Servidor autorizados para el uso exento de pago de los estacionamientos universitarios de cuota, mismos que son administrados por el FONDICT-UAEM. 2. La vigencia del tarjetón de Servidor será conforme a los Ciclos Escolares establecidos por la Secretaría de Docencia de la UAEM. 3. La será la responsable de solicitar al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central, el listado del personal designado como Servidor, dentro de la primera semana de cada ciclo escolar. 4. Se deberá solicitar al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central, el listado del personal designado como Servidor, de acuerdo a la pertenencia y/o cercanía física del estacionamiento con respecto al espacio. 5. Para el caso específico de la Facultad de Contaduría y Administración se deberá solicitar el listado del personal designado como Servidor tanto para el estacionamiento ubicado en Ciudad Universitaria como para el ubicado en la Unidad Los Uribe. 6. La emisión y autorización de tarjetones de Servidores s, se basará única y exclusivamente en el listado del personal informado a través del oficio de respuesta, emitido por el Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central. 7. Sin excepción alguna, ningún miembro de la plantilla administrativa o académica de un Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central, podrá solicitar la emisión de un tarjetón de Servidor, directamente a la Unidad de Cafeterías, Centros de copiado y Estacionamientos s. 8. Cuando se requiera asignar por primera ocasión, y/o adicionalmente y/o por sustitución un tarjetón de Servidor, la solicitud para su expedición deberá realizarla el Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM y se deberá esperar a hacer uso de este beneficio hasta contar con el tarjetón de Servidor emitido por la Gerencia de Unidad de Cafeterías, Centros de copiado y Estacionamiento s. 9. Tratándose de la sustitución de un tarjetón de Servidor, será necesario contar con el tarjetón de Servidor que dejará de estar en uso, antes de emitir el nuevo tarjetón de Servidor. 10. En el caso de que el oficio de respuesta no contenga la totalidad de los datos requeridos (Nombre del Servidor, modelo, placas y color del vehículo) para el registro y elaboración del tarjetón de Servidor, se contactará al Espacio y se solicitará la corrección del oficio de respuesta. 4/9

5 11. El tarjetón de Servidor será válido únicamente si se encuentra rubricado por la Gerencia de la, además de estar enlistado en el oficio de autorización de Servidores s. 12. Cualquier cambio en el personal designado como Servidor deberá ser notificado a la brevedad a la, quien a su vez emitirá el oficio de autorización de Servidores s actualizado. 13. Es responsabilidad y obligación del personal designado como Servidor respetar y dar cumplimiento al reglamento para el uso de estacionamientos universitarios de cuota y al reglamento para 14. La responsabilidad de la se cumple con la emisión y control de los tarjetones de Servidores s, no siendo en ningún momento responsable de la omisión en la distribución de los mismos. 15. Para autorizar el acceso al estacionamiento universitario de cuota de un usuario que porta el tarjetón de Servidor, el operador deberá referirse al oficio de autorización de Servidores s. 16. Al personal designado como Servidor, se le asignará un número de identificación por medio del tarjetón, el cual deberá colgar de la base del espejo retrovisor interior del vehículo, debiendo permanecer dicho tarjetón a la vista en todo momento en el que el vehículo permanezca dentro del estacionamiento. 17. En caso de no portar el tarjetón de Servidor y hacer uso del estacionamiento, el operador emitirá un boleto y el usuario deberá pagar la tarifa vigente. El operador no tiene autoridad alguna para condonar el pago del uso de estacionamiento, por la causa antes mencionada. 18. En caso de portar el tarjetón de Servidor pero no encontrarse listado en el oficio de autorización de Servidores s y hacer uso del estacionamiento, el operador emitirá un boleto y el usuario deberá pagar la tarifa vigente. El operador no tiene autoridad alguna para condonar el pago del uso de estacionamiento, por la causa antes mencionada 19. Los Servidores s únicamente tendrán acceso al estacionamiento para el que se entregó el tarjetón correspondiente. 5/9

6 6. Diagrama de bloque del procedimiento Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Gerente Asistente administrativo INICIO 1 2 Recibe el oficio de solicitud (O), se entera y archiva para su control. Emite oficio de respuesta (O-1) al Gerente. Solicita al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, mediante oficio (O-1), el listado de Servidores s, exentos de pago en los estacionamientos universitarios de cuota administrados por el FONDICT-UAEM. Archiva el oficio de solicitud (1) una vez que obtiene firma de recibido. 3 Recibe el oficio de respuesta (O-1), sella de recibido (1) y lo regresa al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. Canaliza al Asistente administrativo oficio de solicitud (1) y oficio de respuesta (O). 5 Revisa y firma de visto bueno los tarjetones de Servidores s (O) así como al oficio de autorización para Servidores s (O-4) y canaliza al Asistente administrativo. 4 Con base en el oficio de respuesta (O), elabora tarjetones de Servidores s (O), emite oficio de autorización para Servidores s (O-4), y canaliza al Gerente. Archiva para su control oficio de solicitud (1) junto con el oficio de respuesta (O). 6 Remite al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, los tarjetones de Servidores s (O), oficio de autorización para Servidores s (O-4), junto con (NE s) de los Reglamentos para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT-UAEM) y para Archiva para su control el oficio de autorización (1) una vez que obtiene firma de recibido. Canaliza al contador oficio de autorización (4) y al Supervisor oficio (2 y 3) junto con (NE s) de los Reglamentos para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT- UAEM) y A B C 6/9

7 Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Asistente administrativo Contador Supervisor de estacionamientos Operador A B C 7 Recibe el oficio de autorización para Servidores s (O) y tarjetones de Servidores s (O), Reglamento para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT- UAEM) (NE s) y Reglamento para usuarios exentos de pago (NE s). 8 Recibe el oficio de autorización para Servidores s (4) y lo archiva para su control. Conecta con el procedimiento Control de cobro por uso de estacionamiento Recibe el oficio de autorización para Servidores s (2,3), Reglamento para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT-UAEM) (NE s) y Reglamento para usuarios exentos de pago (NE s) y reparte al operador (2); Archiva para su control oficio de autorización de Servidores s (3) Recibe y archiva para su control oficio de autorización de Servidores s (2) y (NE s) de Reglamento para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT-UAEM) (NE s) y Reglamento para usuarios exentos de pago (NE s). FIN 7/9

8 7. Glosario Apercibimiento: Es la sanción disciplinaria que prevé el ordenamiento jurídico aplicable sin sumario previo, por autoridad competente, consistiendo en una advertencia verbal o escrita que la misma autoridad le hace llamándole la atención en forma personal y privada, y así si fuera del caso advirtiéndole también de las consecuencias de dicha reiteración en dicha conducta, en el sentido que podría acarrearle una sanción mayor o más severa. Dependencias Administrativas de la Administración Central: Son unidades congruentes y coherentes de apoyo administrativo para ejecutar las decisiones, dictámenes, acuerdos y ordenes de autoridad de quién depende, despachando los asuntos de su competencia (Art. 136 del Estatuto de la Universidad Autónoma del Estado de México). Espacio Académico: Se considera como tal a los Organismos Académicos, Centros s, planteles de la Escuela Preparatoria y Unidades Académicas Profesionales. Estacionamientos universitarios de cuota: Espacio físico dentro de las instalaciones universitarias, destinado para el servicio de estacionamiento y resguardo de vehículos, cuyo derecho de uso se obtiene mediante el pago de una cuota vigente. FONDICT-UAEM: Científica y Tecnológica de la Universidad Autónoma del Estado de México. Información: Datos que poseen un significado. Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio. Sanción: Es una consecuencia jurídica desfavorable que el incumplimiento de un deber produce en relación al obligado. Servidor : Personal administrativo y/o académico designado por escrito por el Titular de un Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM donde se encuentra ubicado el estacionamiento, para hacer uso del mismo sin el pago de las cuotas establecidas. Tarjetón de Servidor : Documento e información que acredita al portador como Servidor y que deberá encontrarse enlistado en el oficio de autorización de Servidores s. UAEM: Universidad Autónoma del Estado de México. : Unidad de servicios creada por el FONDICT-UAEM, para la administración y control de espacios comerciales concesionados a particulares dentro de las instalaciones universitarias, además de la administración y operación de diversos estacionamientos universitarios de cuota. Usuario(a): Dicho de una persona: Que tiene derecho de usar una cosa ajena con cierta limitación. 8/9

9 8. Anexos (formatos y registros) 8.1 Reglamento para el uso de estacionamientos universitarios de cuota (FONDICT-UAEM) 8.2 Reglamento para usuarios exentos de pago 8.3 Oficio solicitud del listado de Servidores s 8.4 Tarjetón de Servidor 8.5 Oficio de autorización para Servidores s 9. Revisión histórica Número de versión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 22/09/10 RD del SGC Director General 01 27/10/10 RD del SGC Director General Generación del documento Se modificó el nombre del puesto de asistente administrativo y operador, en general. Puntos 3, 5 y 6. 9/9