ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN DE 1. Propósito y Alcance PROPÓSITO Conservar y mantener el histórico de los de la empresa. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la clasificación de los en cada área (archivo de gestión), hasta la custodia de los mismos en el Archivo Central e Histórico de la Empresa. Aplica para todas las áreas de la Empresa y la Coordinación de Archivo y Centro de Información. 2. Definiciones CENTRAL Unidad administrativa en la que se agrupan los transferidos por los distintos archivos de gestión de la empresa, cuya consulta no es tan frecuente, pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias s y particulares en general. DE GESTIÓN Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las s productoras u otras que lo soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. HISTÓRICO Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los desde su producción o recepción en la y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. DOCUMENTO Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 1 de 7

2 EXPEDIENTE DE MERCURIO Conjunto de correspondientes a un asunto específico (hojas de vida, contratos, solicitudes de un usuario). FOLIAR Es la marcación consecutiva de los en la parte superior derecha, de manera legible y sin enmendaduras. FONDO DOCUMENTAL Son todos los existentes en una. FORMATO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Es el formato en el cual la Oficina de Archivo, relaciona los que se están entregando en calidad de préstamo a la solicitante. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID) Es el formato con el cual se relacionan los que se están entregando en custodia al Archivo Central. OFICINA PRODUCTORA Es la que genera el original. Por ejemplo, la productora de las directivas de la empresa es Secretaría General. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales con estructura y contenido homogéneos y generado por la misma productora como consecuencia del ejercicio de su labor. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Listado de las series documentales y sus correspondientes tipos documentales (si los tienen), a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los. TIPO DOCUMENTAL Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para se considerada, ejemplo: actas, oficios, informes. UNIDAD DOCUMENTAL Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. 3. Procedimiento 3.1 Diagrama de Flujo Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 2 de 7

3 PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE TODAS LAS ÁREAS SUBGERENCIA EMPRESAS SUBGERENCIA HOGARES SUBGERENCIA SAC EQUIPO ADMINISTRATIVOS INICIO 1. ASISTENTE/ AUXILIAR/ASESOR Preparar CLASE DE ÁREA Sac-Hogares-Empresas 2. TÉCNICO/ASESOR/ AUXILIAR ADMON Relacionar a entregar Otras áreas 10. ASISTENTE/ AUXILIAR/ASESOR Clasificar documetnos 3. AUXILIAR Recibir 11. ASISTENTE/ AUXILIAR/ASESOR Seleccionar 12. ASISTENTE/ Digitalizar Reclamos 4. AUXILIAR Radicar CLASE DE DOCUMENTO 5. AUXILIAR Preparar Otro Ordenes de trabajo S 8. AUXILIAR Verificar datos en OSF Datos OK? 13. ASISTENTE/ Indexar imágenes 14. ASISTENTE/ Organizar Legajos 15. ASISTENTE/ Diligenciar FUID y enviar Archivo Central 6. AUXILIAR Digitalizar 7. AUXILIAR Indexar imagen a expedientes A N 9. AUXILIAR Devolver archivos B Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 3 de 7

4 PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE EQUIPO ADMINISTRATIVOS B 16. COORDINADOR./AUXILIAR Recibir y revisar Archivo de Gestión Documentos Ok.? S N 17. COORDINADOR./AUXILIAR Anotar inconsistencia en FUID y devolver 30 minutos 18. COORDINADOR./AUXILIAR Firmar FUID 0.5 minutos A 19. COORDINADOR./AUXILIAR Organizar Archivo (físicamente) 20. COORDINADOR./AUXILIAR DE SERVICIOS Mantener, actualizar y conservar TRD FIN Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 4 de 7

5 3.2 Descripción de Diagrama de Flujo No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ANS Preparar la documentación que debe ser archivada Relacionar los recibidos o generados el día anterior en el formato de remisión a archivo, en el caso de Centros de atención y en el listado de entrega, para Operaciones comerciales Recibir los y revisar remisiones Radicar los que sean reclamos Organizar las hojas, quitar los ganchos, verificar que se encuentren firmados junto con las cédulas, en el caso de los contratos de ventas, separarlos por servicios y entregar a encargados de digitalizar Digitalizar los que no se encuentran en Mercurio Indexar las imágenes a los expedientes de cada usuario en el Software Mercurio Revisar y verificar en el sistema que los datos de las ordenes de trabajo, nombre y cédula, sean correctos Devolver las ordenes de trabajo a Asignaciones e instalaciones en caso de encontrar inconsistencias en la información de las ordenes de trabajo enviadas Identificar las series de los fondos documentales que existen en la productora. Seleccionar las series documentales que tienen retención en la productora. Digitalizar que no se encuentren en Mercurio. Indexar las imágenes al respectivo expediente de Mercurio. Organizar Legajos (limpiar, foliar y legajar). Diligenciar Formato Único de Inventario Documental y enviar al archivo central. Asistente/auxiliar admon/asesor Técnicos/asesores/aux iliares admon 4 hora por bloque 2 horas bloque 1 minuto 5 hora por bloque No Aplica 3 minuto 1 día 1 hora 1 horas por bloque de minutos por hoja Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 5 de 7

6 Recibir y revisar si los enviados están conformes con lo establecido en la Tablas de Retención Documental (TRD), de la productora. Realizar anotaciones en el Formato Único de Inventario Documental (FUID). Firmar Formato Único de Inventario Documental (FUID). Organizar físicamente el archivo en el sitio correspondiente. Mantener, actualizar y conservar los de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD). 30 minutos 0.5 minutos 4. Documentos 4.1 Procedimientos relacionados. 4.2 Registros generados Formato de remisión entrega archivo y listado de entrega. Actividad 2. Formato Único de Inventario Documental. Actividad Documentos de referencia Instructivo para la Organización de Archivo. 5. Consideraciones Los asesores de Centros de atención deben relacionar y enviar a diario los recibidos o generados el día anterior. En el archivo de gestión, no se conservan copias de generados por otras s. Los legajos deben quedar en tamaño carta a excepción de los contratos de compra de servicios que se legajan en carpetas de tamaño oficio. Ambos tipos de legajos deben organizarse con ganchos plásticos y ser guardados en Cajas para Archivo No. 12. El Formato Único de Inventario Documental, debe ser diligenciado en computador o a máquina. Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 6 de 7

7 Se requiere que en los que impliquen un diligenciamiento manual o tengan firma manuscrita, se utilice exclusivamente lapicero de tinta negra; si se requiere resaltar una parte del debe hacerse únicamente con resaltador amarillo. La solicitud de un se debe hacer a través de correo electrónico dirigido al Auxiliar de la Oficina de Archivo, con los datos completos como: tipo de, fecha del, ubicación de la caja, fecha de envío al archivo central, motivo de la orden, cédula y nombre. La de archivo hace el préstamo del diligenciando el Formato Préstamo de Documentos, en el cual se indica la fecha de devolución. Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 2 Página 7 de 7