PAGO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 8 REVISÓ GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y CARRERA ADMINISTRATIVA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE 8 1. OBJETIVO Describir las actividades para la realización de los pagos por concepto de cuotas partes es, a la entidades recurrentes nacionales, departamentales y municipales que tienen a cargo el reconocimiento y pago de la pensión. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia Recibiendo la solicitud de consulta de cuota parte y enviar a Secretaría Jurídica y termina remitiendo a la Gerencia de Contaduría, el valor de las cuotas partes por pagar discriminado por entidad y valor. Aplica al proceso de talento humano de la Gobernación del Meta 3. DEFINICIONES CUOTA PARTE: es el reconocimiento proporcional que efectúa el Departamento del Meta, por el tiempo de servicio prestado por los exfuncionarios. y de los cuales le corresponde al Departamento, concurrir al pago equivalente a las respectivas entidades que le otorgaron la pensión de jubilación. FONDOS DE PENSIONES: Fondos de Inversión formados por el patrimonio generado por los aportes obligatorios de los funcionarios de una entidad. Estas entidades están encargada de administrar los aportes destinados a cubrir los pagos de pensiones. Las pensiones han sido, tradicionalmente, un pago a un empleado jubilado o inválido o al cónyuge y descendiente de un empleado fallecido (hijo menor de edad o discapacitado). PENSIÓN: es un derecho que adquirido persona, que prestó sus servicios ingresos fijos de por vida; El término se suele utilizar para describir las mesadas que una persona recibe tras cumplir un tiempo establecido por ley o por casos especiales igualmente establecidos en la legislación colombiana 4. RESPONSABLE Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales (Jurídica)

3 PÁGINA: 3 DE 8 5. DESARROLLO 5.1. Aceptación u Objeción de Cuotas Partes Pensionales INICIO 1 Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales Recibir solicitud de consulta de cuota parte y enviar a Secretaría Jurídica. Recibir solicitud de consulta cuota parte 2 3 (jurídica) (jurídica) Realizar la revisión jurídica de los documentos que soportan la solicitud, para la aceptación u objeción de la cuota parte. Elaborar oficio de aceptación u objeción de la cuota parte. Revisar documentos soportes Aceptar u objetar cuota parte Revisión de los documentos Oficio de aceptación u objeción 4 (jurídica) Obtener firma del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales y enviar oficio de respuesta a la Entidad. Firmar oficio de aceptación u objeción Firma del Director de Pasivos Prestacionales 5 Abrir el expediente, archivando oficio de aceptación con la documentación soporte. Abrir expediente y archivar oficio Expediente

4 PÁGINA: 4 DE Ingresar a base de datos de Excel la siguiente información: Entidad, número de cédula, nombre del pensionado, fecha de respuesta, estado de la cuota parte (aceptada u objetada), número de días, porcentaje cuota parte, valor de la cuota parte y fecha efectiva. Recibir oficio y resolución de reconocimiento de pensión, ingresar a base de datos y archivar en el expediente. Ingresar a base de datos información Recibir resolución de reconocimiento y archivar Base de datos de Excel Resolución de reconocimiento de pensión FIN

5 PÁGINA: 5 DE CUOTAS PARTES POR PAGAR INICIO (Jurídica) Recibir la cuenta de cobro y verificar que se anexen los documentos como la (Liquidación individual de cada persona, certificación de la cuenta bancaria, copia de RUT de la entidad y certificación de la entidad de que actualmente se está realizando el pago, aceptación de la cuota parte); en caso que se reciba la cuenta de cobro sin la documentación que soporte la obligación la Gobernación del Meta, debe remitir oficio objetando la cuenta de cobro por carecer de los documentos.en caso de no recibir la cuenta de cobro y teniendo certeza que la obligación del pago de la cuota parte es clara y expresa, se procede a solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal Realizar la revisión jurídica del expediente. Estudiar el expediente y solicitar la prescripción de la deuda de acuerdo a la normatividad vigente Liquidar cada una de las cuotas partes es, teniendo en cuenta las observaciones realizadas por la y la normatividad vigente. Recibir documentos Revisión jurídica Solicitar prescripción Revisar liquidaciones Revisión de cuenta de cobro y soportes Formato de Requisitos de Pago de Cuotas Partes Pensionales Expediente Expediente Normatividad vigente

6 PÁGINA: 6 DE 8 SI N.A. La liquidación es correcta? 6 NO 5 Devolver cuenta de cobro explicando claramente el motivo de la devolución. Devolver cuenta de cobro 6 Realizar proyecto de resolución para cancelación de la deuda, éste se utiliza como soporte de la deuda de los Acuerdos de Pagos firmados por la Gobernación. Hacer resolución Proyecto de resolución 7 Elaborar solicitud de disponibilidad presupuestal y hacer firmar por el Secretario Administrativo; y radicar en la Gerencia de Presupuesto. Elaborar CDP Solicitud CDP 8 Obtener Certificado de Disponibilidad Presupuestal e incluir en Resolución el número de la misma y hacer firmar dicha resolución por el Secretario Administrativo Incluir el N. de CDP Resolución con N. de CDP 9 Auxiliar Administrativo Recurso Humano Asignar fecha y número a la Resolución. Asignar Datos Numero de resolución 10 Enviar oficio a la entidad solicitando que se notifique del acto administrativo dentro de los quince (15) días siguientes a recibir la comunicación; si no procede a notificarse se notificará por edicto. Enviar oficio de notificación Oficio de solicitud

7 PÁGINA: 7 DE 8 Enviar a la Gerencia de Presupuesto el Acto Administrativo con los respectivos soportes (Cuenta Enviar Acto 11 Administrativo administrativo de Cobro, Certificación del con soportes pago de la mesada, Certificación Bancaria y RUT de la entidad). 12 Solicitar a la Gerencia de Tesorería el soporte de pago de la cuota parte. Solicitar soporte de pago Soporte de pago de cuota parte 13 Elaborar comunicado para enviar a la entidad respectiva la copia de la consignación. Elaborar comunicado Comunicado 14 Archivar los soportes de pago en carpeta de cada pensionado de la entidad, que hace el recobro de la cuota parte. Archivar documentos 15 Remitir a la Gerencia de Contaduría, el valor de las cuotas partes por pagar discriminado por entidad y valor. Hacer relación de valor (es) Relación de cuotas partes FIN

8 PÁGINA: 8 DE 8 6. REGISTROS Registro Resolución de reconocimiento de pensión Soportes de pago de cuota parte F-TH-16 Requisitos Pago de Cuotas Partes Pensionales Responsable Como conservarlo Medio Físico en expediente Medio Físico en expediente Medio Físico en expediente Donde conservarlo Tiempo de conservación de Retención de Retención de Retención Disposición Final 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 15/04/2010 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No del 15 de febrero de /11/2012 Se realiza revisión y ajuste de los procedimientos 5.1 y 5.2, en cuanto a los responsables de las actividades de estos procedimientos /08/2013 Se realiza revisión y ajuste en la parte de los responsables de acuerdo al decreto 0460 de 2012 Estructura Organizacional. NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.