Solicitud, uso y control de la tarjeta para combustible. Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública

Transcripción

1 Enero, 2014 Elaborado por: Encargado Control de Servicios Internos Juan Pablo Picado Segura Fecha: Diciembre, Objetivo: Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Servicios Generales Aprobado por: Jefatura Unidad de Servicios Generales Mba. Azarias Ruiz Villalobos Fecha: Diciembre, Página 1 de 4 Versión: 02 Revisión: 01 Aprobado por: Dirección del SFE Ing. Magda González Arroyo Fecha: Diciembre, Coordinar, controlar y evaluar el uso de la tarjeta para, y así brindar a los funcionarios la posibilidad de abastecer los vehículos oficiales para sus labores diarias. 2. Alcance del procedimiento: Se aplica a todos los Funcionarios del SFE que utilizan la tarjeta de compras institucionales, la cual es solamente para compra de. 3. Productos: Entrega de tarjeta de compras institucionales, facturas de, boucher, liquidación de de cada departamento por funcionario. Liquidaciones de, con la respectiva factura de y boucher 4. Indicadores: Cantidad de tarjetas asignadas. Total de gasto de mensual. Costo del / funcionario. 5. Clientes Funcionarios del SFE. 6. Definiciones técnicas SG: Unidad Servicios Generales. MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería.

2 Página 2 de 4 SFE: Servicio Fitosanitario del Estado. 7. Documentos de referencia Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-EX-02 Ley de Protección Fitosanitaria. N GC-EX-10 Ley de Control Interno. N 8292 GC-EX-03 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública 8. Autoridades y Responsables: Jefe de Departamento interesado: Solicita la tarjeta de al encargado de la Unidad de Servicios Generales. Debe llenar el o los formularios según corresponda, que envía el banco emisor con parámetros a utilizar por el funcionario, los cuales son definidos por el jefe del departamento solicitante. Debe entregar con el formulario, copia legible de la cédula del funcionario. Jefatura de Unidad de Servicios Generales: Aprueba la solicitud de tarjeta, y envía una nota adjunta a los documentos, dados por el jefe del departamento solicitante, al banco emisor. 9. Descripción del procedimiento: 9.1 Solicitud de Tarjeta para Combustible El jefe de Departamento, al notar la necesidad de asignar una tarjeta para a uno de sus colaboradores, por medio del Formulario para solicitud Tarjetas BCR Combustible versión vigente a la fecha, establecido por el banco, tramita en la Unidad de Servicios Generales la solicitud de dicha tarjeta. El formulario lo envía junto con una copia de la cédula, a la Unidad de Servicios Generales, donde debe indicar el horario de uso por día, monto a comprar por día y los cuántos tractos por día y además el total utilizable por mes.

3 Página 3 de El jefe de la Unidad de Servicios Generales valora la necesidad de asignar el servicio. Si lo aprueba, éste se encarga de hacer la solicitud al Banco emisor Si se rechaza la solicitud, se le justifica a la jefatura interesada los motivos de negación. 9.2 Entrega de tarjeta para Se hace entrega de la tarjeta con un recibido conforme del funcionario que retira la tarjeta, en la Unidad de Servicios Generales, mediante el control establecido (anexo 1). 9.3 Uso y control de la tarjeta para Combustible A partir del momento de la entrega de la tarjeta al funcionario, éste debe hacer uso responsable del servicio, respetando el procedimiento establecido en este documento, el cual estará disponible en la página web del SFE Las facturas (firmadas al reverso) y comprobante de pago con la tarjeta de del SFE (Boucher) se deben entregar como Liquidaciones de (anexo 2), a más tardar el día 5 hábiles de cada mes, en la Unidad de Servicios Generales, para así proceder a realizar el trámite de pago al banco emisor. De lo contrario, se procederá a deshabilitar el servicio al funcionario que atrase el proceso Dicha información se revisa con el documento enviado por el banco emisor. Esto para verificar que las facturas presentadas son de un vehículo oficial, y exista boleta de ruedo ligada a éstas La tarjeta será utilizada únicamente para facilitar el cumplimiento de las labores de los funcionarios del SFE, a través de la posibilidad de abastecer de los vehículos oficiales El uso de la tarjeta de será dentro del marco de la ética, responsabilidad y raciocinio del funcionario. Por lo tanto, por ningún motivo, debe usarse para causas personales.

4 Página 4 de La Unidad de Servicios Generales será la responsable de llevar un control continuo del uso de la tarjeta, y por lo tanto entregará reportes al jefe de departamento correspondiente, en caso de detectar un uso no permitido En caso de extravío de la tarjeta el funcionario debe reportar inmediatamente el extravío de la misma, para que la Unidad de Servicios Generales, se comunique con el Banco emisor para inhabilitar el servicio En caso de deterioro de la tarjeta, se debe solicitar a la Unidad de Servicios Generales el reemplazo de la misma, a fin que dicha Unidad realice el trámite.

5 Página 5 de 4 Anexo 1: Plantilla Control de Entrega de Tarjetas de Combustible F01-DAF-SG-PO-10 Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad de Servicios Generales Entrega de tarjetas de Página 5 de 1 Recibido conforme de la tarjeta de : N Nombre del funcionario 1 Firma Número de tarjeta Fecha

6 Página 6 de 4 Anexo 2: Plantilla Liquidación de FO2-DAF-SG-PO-10 de: Setiembre 2013 Fecha: Departamento: Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad de Servicios Generales LIQUIDACIÓN DE COMBUSTIBLE Periodo de liquidación: Unidad: Versión 2 Revisión 1 Fecha de comprobante de pago Placa Número de Factura Número de autorización del voucher Monto de Factura Cantidad de litros Kilometraje Estación de Servicio (Gasolinera) Nombre del funcionario Elaborado por: Firma Sello de la Oficina