Nombre del Procedimiento: Dotación de Combustible y Lubricantes

Transcripción

1 PAG. 1 OBJETIVO GENERAL: Dotar de combustible a los vehículos activos que conforman el Parque Vehicular, propiedad de este Órgano Político Administrativo, implantando un estricto control mediante la asignación de de personalizadas a las unidades consumidoras de gasolina y diesel de todas las áreas, en el caso de maquinaria, equipo pesado y ligero se le asignará el combustible a través del Vale de, a efecto de optimizar y sistematizar el consumo del mismo. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: La a través de la Coordinación de Almacenes, Mantenimiento y Control Vehicular, deberá contar con el debidamente validado con la finalidad de impedir el mal uso de combustible. Mediante el control interno de dotación que maneja la, tomará en cuenta los siguientes antecedentes: Vehículos en servicio Vehículos con propuesta de baja Vehículos en reparación Vehículos en trámite de baja Vehículos siniestrados. Los Vehículos oficiales de la Delegación recibirán de 4 a 8 cargas de gasolina al mes y deberán solicitar el comprobante de consumo a la Empresa de asignada, asimismo elaborará mensualmente la Bitácora correspondiente, la cual debe contener: Nombre del chofer, tipo de unidad, placas, litros autorizados, litros de carga y recorridos realizados. La dotación de combustible se proporcionará automáticamente a las tarjetas personalizadas los días 1º de cada mes, con base en el padrón vehicular oficial activo de la Delegación y a través de los controles preestablecidos para tal efecto.

2 PAG. 2 Las áreas de la Delegación que requieran de dotación extraordinaria de combustible, deberán realizar su petición de apoyo mediante oficio, argumentando las razones de dicha solicitud, la cantidad y tipo de producto e identificación de la unidad. Las áreas de la Delegación que reciban el apoyo con dotación extraordinaria, deberán justificar posteriormente con las bitácoras de recorrido, el excedente de combustible otorgado. TIEMPO DE ATENCIÓN: 2 semanas días 6 horas

3 PAG. 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Dirección General de Recursos Materiales y Servicios de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal 1 Elabora Convenio con la Empresa de. Solicita mediante Oficio original y copia a la Materiales y Servicios de la Delegación el debidamente validado. 1 día 2 Recibe Oficio en original y copia firma acuse y regresa. Elabora, solicita validación y envía a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal impreso y en disquete, mediante Oficio original y copia. 1 día Dirección General de Recursos Materiales y Servicios de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal 3 Recibe impreso y en disquete, firma copia del Oficio y regresa. 3 días Empresa de 4 Recibe y elabora de y entrega a la Materiales y Servicios. 2 días Recibe de y valida conforme al, firma de recibido y regresa. 1 Empresa de 6 Recibe con firma de conformidad de que se recibieron las de. 1

4 PAG. 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 7 Informa telefónicamente a las Áreas de la Delegación para que se presenten con la Acreditación Personal, a recoger las de Recibe notificación vía telefónica, prepara Relación de Vehículos que reciben combustible, señalando: área, tipo de vehículo, placas, en original y copia y entrega junto con la acreditación en la Dirección de Recursos Recibe Relación de Vehículos y Acreditación en Original y copia. Solicita firma de recibido en el Original del, revisa y entrega de. Archiva Acreditación, Relación y el. 3 días 10 Recibe copia de la Relación de Vehículos y de. Revisa, valida y firma de recibido en el original del. Se presenta en la Gasolinera carga el combustible y solicita el Comprobante de Consumo. 10 Empresa de 11 Recibe tarjeta, presta el servicio, registra la tarjeta y regresa y entrega Consumo de. 12 Recibe la carga de combustible, tarjeta y Consumo de.

5 PAG. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 13 Elabora la Bitácora correspondiente del vehículo Recibe Bitácora en original y copia, con los Comprobantes de Consumo de del mes, revisa y coteja contra la Relación de Consumo de que le entrega la Empresa de. 2 días Es correcto el consumo de gasolina? 1 NO Revisa en el momento la diferencia y es aclarada y continua en la actividad No hora 16 SI Entrega copia de la Bitácora al personal del área y archiva el original de ésta y Consumo de. 1 Requiere de Extra? NO Termina el procedimiento. 17 SI Elabora Oficio de Solicitud de Extra, original y copia y turna a la Recibe Oficio de Solicitud de s Extra en original y copia. Verifica que el vehículo se encuentre en servicio (que no esté en trámite de baja, baja, reparación o siniestrado), firma en la copia y entrega. 30

6 PAG. 6 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 19 Acude con el vehículo a la gasolinera en la fecha establecida y solicita la autorización de la carga de combustible. (Personal administrativo) 20 Verifica que el vehículo sea el que se señaló para carga de combustible extra y autoriza que se le proporcione el combustible. (Personal administrativo) Recibe el combustible extra. Elabora el Corte al término del horario establecido para surtir combustible extra y realiza el pago mediante la Tarjeta Correspondiente Elabora Bitácora de Apoyo Extraordinario de en original y copia y entrega a la Coordinación de Almacenes, Mantenimiento y Control Vehicular. 30 Empresa de 24 Envía a la la Relación Total de, presentada en litros y pesos, utilizados por semana, distribuidos en diesel y magna. 7 días 2 Recibe la Relación Total de, revisa cantidad en litros y monto de dinero, elabora Cedula de Validación de y envía a la Materiales y Servicios de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, para trámite de pago. 1 hora Termina procedimiento

7 PAG. 7 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios de la Oficialía Mayor Empresa de INICIO 1 2 Elabora Convenio con la Empresa de, solicita validado. Recibe oficio firma de acuse y regresa, elabora Padrón Vehicular y envía. Convenio O 0-1 O Recibe Padrón Vehicular, firma copia del oficio y regresa. Recibe, elabora de y entrega a la. 6 Recibe de, valida con el, firma de recibido y regresa. Recibe Padrón Vehicular con firma de conformidad de recepción de de. 7 8 Informa a las Áreas para que se presenten con la Acreditación Personal a recoger las de. Recibe notificación prepara Relación de Vehículos y entrega con acreditación a la. Relación de Vehículos 0-1 Acreditación 0-1 A

8 PAG. 8 Materiales y Servicios Empresa de A Recibe Relación y Acreditación, solicita firma de recibido y entrega y archiva documentos. 9 Relación de Vehículos 0-1 Recibe copia de la Relación de Vehículos y de, revisa, valida y firma de recibido. Carga combustible y solicita comprobante de consumo. 10 Relación de Vehículos 1 Recibe de, presta el servicio, registra Tarjeta y regresa, entrega comprobante de consumo de combustible. 11 Acreditación 0-1 RV, A, PV Recibe la carga de, Tarjeta y Consumo de Recibe Bitácora del vehículo y Comprobantes de Consumo, revisa y coteja contra Relación. Bitácora Vehículo 0-1 Elabora la Bitácora correspondiente del Vehículo. Bitácora Vehículo 0-1 SI Es correcto el consumo de gasolina? NO 1 Revisa en el momento la diferencia y es aclarada y continua en la actividad No. 16. C B

9 PAG. 9 Áreas de la Delegación (Personal Administrativo) Empresa de B C 16 Entrega copia Bitácora, archiva original y Consumo Bitácora Vehículo 0-1 B 0 CC 17 Requiere combustible extra? NO D SI Elabora Oficio de solicitud de combustible extra y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Oficio 0-1 Recibe Oficio de solicitud de combustible extra, verifica que el vehículo se encuentre en servicio, firma y entrega. 18 Acude con el vehículo a la gasolinera en la fecha establecida y solicita la autorización de la carga. 19 Verifica que el vehículo sea el que señaló para carga de combustible extra y autoriza que se le proporcione el combustible. 20 Oficio 0-1 Recibe el combustible extra Elabora el corte al término del horario establecido para surtir combustible extra y realiza el pago mediante la Tarjeta correspondiente. Elabora Bitácora de Apoyo Extraordinario de y entrega a la Coordinación de Almacenes, Mantenimiento y Control Vehicular. Bitácora de Apoyo Extraordinario Envía Relación Total de en litros y pesos, utilizados por semana en diesel y magna. Relación Total de 24 E

10 PAG. 10 E 2 Recibe la Relación Total de, revisa, elabora Cédula de Validación de y envía a la DRM y SG para trámite de pago Relación Total de Cédula de Validación de D TERMINO Héctor Manuel Ávalos Martínez Director General de Administración