Información general. Gestión de proyectos. Facturación. Interfaces

Transcripción

1 ESP

2 Información general El sistema de logística avanzada (ALS) es un innovador sistema de información logística para la gestión, planificación y el seguimiento de los procesos empresariales en terminales portuarias (en puertos marítimos y fluviales). El sistema está compuesto por módulos que cubren campos de actividad específicos. Gestión de proyectos Buques Trenes Vehículos de mercancías Almacena- Otros miento Gestión de medios de transporte (registro, ruta, atraque/estacionamiento) Control y seguimiento de pedidos Gestión de procesos de almacenamiento Contabilidad específica del projecto ALS ofrece funciones consecutivas, desde el cálculo de servicios y el procesamiento de pedidos, hasta la facturación. Además, ALS contiene módulos específicos para la planificación de tareas y la administración de recursos; la gestión de medios de transporte y mercancías así como para el registro de actividades. Los datos empresariales de todos los módulos se pueden analizar mediante un completo sistema de informes y representar mediante tablas o gráficos. Las interfaces de libre configuración son la base para la integración de servicios externos y para el intercambio automatizado de documentación con socios. De este modo se evitan la duplicación de datos, incompatibilidades de formatos, retrasos y pérdidas de información. Los módulos se pueden combinar en función de los requisitos del cliente, por lo que podemos ofrecerle soluciones que se ajusten de la mejor manera a sus necesidades específias. Facturación Informes y documentación de procesos - Ventas - Compras - Transbordos Generación automática de documentos Interfaces Sistemas IT (FAS, registro de tiempos, gestión de equipos) Clientes/proveedores Trámites administrativos (aduanas, ) Bases de datos externas Sistemas técnicos de recogida de datos (escáneres de códigos de barras o RFID,...) Registro contabil Movimie Tiempos Recurso Tiempos

3 Planificación Planificación de tareas y recursos Planificación general del número de servicios y los recursos necesarios Planificación específica de personal y materiales Gestión de turnos Contratos Especificaciones del cliente Precios según cantidad Adición automática de cantidad solicitada e ingresos Acuerdos económicos de operaciones y idad ntos de mercancías de trabajo s necesarios (humanos y materiales) de espera Almacenamiento Gestión de almacenamiento Estructura de almacenamiento Gestión de inventarios Movimientos de mercancías Normas de almacenamiento Inventario Informes Informes de transbordo Informes de almacenamiento Análisis a porteriori Gastos fijos Estadísticas Esquemas, expedientes, registros Administración de usuarios y operaciones Funciones Permisos Personal Materiales

4 Gestión de proyectos Este módulo posee funciones para el control y seguimiento de los pedidos, además de para la planificación y gestión de medios de transporte entrantes en la terminal. Todo lo cual se gestiona mediante proyectos, encuadrados en las siguientes categorías: Proyectos de medios de transporte (buques, trenes, vehículos de mercanías) Proyectos de almacenamiento Otros proyectos Funciones (todo tipo de proyectos) Registro de los tiempos de los procesos Identificación del cliente Asignación de contratos Listado de documentos Generación de documentos Proyectos de medios de transporte Registro de los datos de los medios de transporte Registro de las horas previstas y reales de llegada y entrega Elaboración de la ruta del medio de transporte Planificación del atraque/estacionamiento Registro de transbordo Proyectos de almacenamiento Elaboración de fichas de inventario Análisis de los movimientos de mercancías de cada ficha Información sobre el inventario de mercancías de cada ficha Contabilidad (gastos de almacenamiento) Los distintos proyectos proporcionan información continuamente actualizada sobre el desarrollo de los procesos, el estado del proyecto y las tareas programadas, todo lo cual simplifica la colaboración entre todos los implicados. Información general del proyecto Filtros por estado, tipo de proyecto Crear nuevos proyectos, eliminar y guardar proyectos existentes Registro de la información relevante del proyecto, duración del proyecto, tiempo de espera del transporte, hora de entrega Vista general de los documentos generados durante un proyecto

5 Facturación El módulo básico regula el proceso de tramitación de los pedidos, desde la proposición de la oferta hasta la facturación. Todos los procesos incluidos en la gestión de pedidos aparecen en documentos separados. Dichos documentos contienen los datos necesarios para evitar dificultades durante el proceso de tramitación. Dentro de los documentos, se puede distinguir entre los documentos de facturación (ventas/compras) y documentos de proceso (transbordos). Ventas Oferta Pedido Albarán o justificante de entrega Factura u orden de pago Compras Solicitud Pedido u orden de compra Albarán o justificante de pedido Factura u orden de pago Transbordos Manifiesto o lista de carga Por otra parte, este módulo permite crear, automática y manualmente, facturas por los servicios o envíos realizados, partiendo de la base de los servicios facturados; a partir de justificantes de entrega, albaranes o pedidos de clientes. Además, la interfaz del sistema de contabilidad (FAS), permite exportar los datos de los registros a otros programas de contabilidad. Encabezado Vista general de los documentos Descripción del servicio

6 Planificación de tareas y recursos El módulo de planificación de tareas y recursos comprende la planificación de los servicios a realizar y del personal y el equipamiento necesarios para llevarlos a cabo. Este módulo posibilita una mejora en todos los pasos comprendidos desde la planificación general a la específica. Funciones Organización temporal de las tareas a realizar, dentro de los turnos definidos y cálculo del rendimiento dentro de cada turno, a partir del rendimiento previsto Definición automática de los recursos necesarios Creación de documentos de órdenes de trabajo Representación gráfica de la distribución temporal de las órdenes de trabajo dentro de un diagrama de Gantt Representación gráfica del aprovechamiento de los turnos y los grupos de recursos Asignación sencilla de personal y materiales mediante la función arrastrar y soltar Gestión de turnos Planificación general Planificación específica

7 Registro de operaciones y contabilidad Este módulo permite un registro comprensible, tanto de todas las actividades realizadas como de los recursos (materiales y humanos) relacionados con ellas. Funciones Registro de las operaciones realizadas, programadas y no programadas Registro de los tiempos de trabajo y recursos necesarios Registro de los tiempos de espera Resumen de movimientos de mercancías Comparación entre las actividades planificadas y realizadas Generación de albaranes de pedido o de entrega Los informes de evaluación y seguimiento de las tareas realizadas se pueden representar mediante diversos tablas o gráficos. Configuración de los turnos y las áreas Registro de las operaciones realizadas Vista general de las especificaciones del proyecto Registro de los tiempos de trabajo y recursos Información sobre el pedido o la orden de trabajo

8 Almacenamiento El módulo de almacenamiento se encarga de proporcionar información continuamente actualizada sobre las existencias. Funciones Administración de almacenes y posiciones de almacenamiento Gestión de las fichas de inventario Inventariado automático desde el registro de operaciones Resumen de movimientos de mercancías (entrada, salida y transbordo) Asignación automática de posiciones (normas de almacenamiento) Cálculo de los gastos de almacenamiento mediante algoritmos configurables Uso de escáneres de códigos de barras y tecnología RFID para automatizar de la recogida de datos Impresión de etiquetas de códigos de barras propias Informes Mediante los informes de almacenamiento el usuario recibe una completa información acerca tanto de la situación como de los anteriores movimientos de mercancías. Resumen de los inventarios de mercancías (para la fecha actual u otra fecha determinada) Resumen de los movimientos de mercancías (para los periodos de tiempo seleccionados) Filtros por proyecto, tipo de mercancía, ficha de inventario, almacén etc. Vista general del nivel ocupación del almacén Filtros por cliente, proyecto, ficha de inventario, tipo de mercancía Vista general de los movimientos de mercancías

9 Contratos El módulo de gestión de contratos permite reproducir contratos de una forma sencilla y clara, incluyendo todas las condiciones que se hayan acordado con el cliente. Dentro de este módulo se recogen todos los datos relevantes para los contratos: Duración Plazo de preaviso Precios y descuentos específicos por cliente Precios según cantidad Información para la creación automática de documentos (expedición de facturas, plazo de vencimiento, centro de costos, cuentas, ) Tipos de cantidades estipuladas (cantidad garantizada, cantidades clasificatorias, ) Este módulo permite también: Evaluar un servicio contratado en función de las cantidades solicitadas y facturadas Evaluar un contrato en función de los beneficios totales estipulados y facturados Controlar de forma automática los plazos gracias a la función de agenda Vista general del contrato Filtros por estado Encabezado del contrato Contratante Duración Plazo de preaviso Estado del contrato Vista general de los servicios contratados Condiciones del servicio Precio Información sobre la factura Precios según cantidad Cantidades contratadas

10 Informes Para poder tomar las decisiones óptimas dentro de una empresa es necesario tener una base sólida de información. Los responsables de la toma de decisiones deben poder confiar en la corrección y la validez de los informes. El sistema de informes de ALS pone a su disposición los informes necesarios para su trabajo diario. Las cifras y los datos exactos de los informes, junto con un atractivo diseño, permiten obtener las conclusiones y justificaciones adecuadas. El usuario puede acceder a toda la información importante y contínuamente actualizada sobre transbordos de mercancías, inventarios, actividades planificadas, ingresos y gastos. Los informes se pueden imprimir tal y como aparecen en la pantalla o exportar en otros formatos (PDF, Excel, etc.).

11 Interfaces Para poder representar los complejos procesos empresariales que tienen lugar entre varios sistemas y empresas, es necesario contar con interfaces eficaces. ALS ofrece tanto interfaces para comparar conjuntos de datos (importados y exportados) como para conectar con sistemas externos e integrarlos en los procesos desarrollados. Ya sea para automatizar el intercambio de datos entre los sistemas de su empresa o con sus socios, por ejemplo las autoridades, ALS le ofrece la solución adecuada. Administración de usuarios y sistemas La seguridad es una prioridad dentro de ALS. La pieza básica para garantizar dicha seguridad es un sistema integrado, regulable a distintos niveles, para controlar el acceso. En función del tipo permiso, configurable a distintos niveles, se puede establecer lo que un determinado usuario puede ver y utilizar. De esta forma se pueden clasificar tanto usuarios como autorizaciones por grupos o funciones. Estas funciones se pueden organizar de forma jerárquizada. La conexión con otros sistemas anteriores (ADS, LDAP) también es posible. De este modo, resulta mucho más sencillo para el administrador controlar y supervisar el acceso. Sujeto a modificationes técnicas. Todos los nombre.als.broschuere.esp.001.issue pdf

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