ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES AL EXTERIOR

Transcripción

1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2014

2 PÁGINA: 2 de 9 VERSIÓN: 01 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS ASOCIADOS REFERENCIAS NORMATIVAS COMISIONES DE SERVICIOS AL Solicitud de la comisión Elaboración de documentos INFORME DE COMISIÓN

3 PÁGINA: 3 de 9 VERSIÓN: OBJETIVO Describir detalladamente el trámite para la realización de Comisiones al Exterior. 2. ALCANCE Aplica al subproceso de comisiones al exterior del Departamento Nacional de Planeación y entidades adscritas o vinculadas 3. DOCUMENTOS ASOCIADOS Subproceso comisiones al exterior del país RH-CO-CE 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Decreto anual por el cual se establece la escala de viáticos Ley 734 de 2002 Decreto 310 de 2012 Decreto 2004 de 1997 Decreto 26 de 1998 Decreto 1950 de 1973 (modificado por el Decreto 2197 de 1996) Decreto 1050 de 1997 (modificado por el Decreto 2004 de 1997 y 2140 de 2008) Directiva presidencial 11 de 2002 y Formato Planilla adjunta Circular conjunta de de la República de marzo 8 de 2006 y Formato Planilla adjunta Circular Externa 02 de 2010 de la de la Republica Circular Externa 01 de 2010 de la de la Republica 5. COMISIONES DE SERVICIOS AL A continuación, se relaciona el procedimiento de trámite de las comisiones al exterior. 5.1 Solicitud de la comisión La solicitud presentada debe justificar plenamente la importancia de la comisión, resaltando el beneficio que obtendrá el DNP, la entidad adscrita o vinculada para ello es importante verificar la siguiente lista de documentos: - Formato F-SRH-02 Autorización de Comisión al Exterior diligenciado y firmado por el Jefe Inmediato, el encargado de autorizar la comisión y el Director del DNP. - Plantilla adjunta a la circular de marzo 8 de 2006 de la de la Republica (Si la comisión no genera erogación). - Plantilla adjunta a la directiva presidencial 11 de 2006 y Certificado de disponibilidad presupuestal, contrato o convenio (Si la comisión genera erogación). - Invitación y/o demás documentos soporte de la necesidad del traslado del funcionario. Si es invitación, se debe definir cuáles son los que están cubiertos y quien asume los. - Si la invitación es en otro idioma diferente al español, se debe anexar la traducción correspondiente. 3

4 PÁGINA: 4 de 9 VERSIÓN: 01 Recibidos los documentos por la secretaria asignada de la Subdirección de Recursos Humanos verificará que los formatos estén debidamente diligenciados y que la documentación este completa. En caso contrario, tanto la solicitud como la documentación se devolverán al funcionario sujeto de la comisión. Nota: El trámite de comisión por parte de la SRH no garantiza que la misma sea autorizada por la de la 5.2 Elaboración de documentos A continuación se relacionan los documentos que se deben elaborar en la SRH según sea el caso: Director DNP del Invitación Proyecto de Decreto en el que se solicita autorización para aceptar la invitación, se confiere la comisión y se encargan las funciones del despacho del Director a quien éste determine. Oficio dirigido al Secretario Jurídico de la, remitiendo el proyecto de Decreto. Lo firma la Secretaria General del DNP. Oficio dirigido al Secretaría Jurídica Pago con la plantilla que existe para tal fin (sin erogación) para firma de la Secretaria General del DNP y para aprobación de la de la Republica. erogación) lo firma la Secretaria General del DNP y para aprobación de la de la Republica Proyecto de Decreto mediante el cual se confiere la comisión y se encargan las funciones del despacho del Director a quien éste determine. Solicitud de autorización (sin erogación) dirigida a la Secretaría General de la. -Convenio o contrato de la, remitiendo el proyecto de Decreto. Lo firma la Secretaria General 4

5 Director entidad adscrita vinculada de o Pago mixto, algunos son financiados por invitación y algunos con Invitación del DNP. erogación) indicando los que cubre la otra entidad, para firma de la Secretaria General del DNP y para aprobación de la Secretaría General de la de la Republica Proyecto del Decreto solicitando autorización para aceptar la invitación, conferir la comisión y encargar de las funciones del despacho del Director a quien éste determine. de la, remitiendo el proyecto de Decreto. Lo firma la Secretaria General del DNP. Proyecto de Decreto en el que se solicita autorización para aceptar invitación y se encargan las funciones del despacho del Director a quien éste determine con la firma del Director del DNP. de la remitiendo el proyecto de Decreto y justificando la comisión. Lo firma el Director del DNP. Proyecto de Resolución que firma el Director del DNP confiriendo la comisión. la plantilla que existe para tal fin (sin erogación) para firma del Director del General de la de la PÁGINA: 5 de 9 VERSIÓN: 01 -Convenio o contrato en la que expresamente diga que -Convenio o contrato -Proyecto de Decreto -Invitación a participar en el evento -Invitación a participar en el evento 5

6 Funcionario diferente a Director, de entidad adscrita o vinculada Pago con cargo a recursos del Pago mixto, algunos son financiados por invitación y algunos con Invitación la plantilla que existe para tal fin ( Con erogación) para firma del Director del General de la de la Proyecto de Decreto mediante el cual se hace un encargo con la firma del Director del DNP. Oficio dirigido al Secretario Jurídico de la remitiendo el proyecto de Decreto. Lo firma el Director del DNP. Proyecto de Resolución que firma el director del DNP confiriendo la comisión. erogación) ajustando los que cubre la otra entidad, para firma del Director del DNP y para aprobación de la de la Proyecto de Decreto en el que se solicita autorización para aceptar la invitación, y se hace un encargo con la firma el Director del DNP. de la, remitiendo el proyecto de Decreto. Lo firma el Director del DNP. Proyecto de Resolución que firma el Director DNP confiriendo la comisión. Proyecto de Resolución por la cual se autoriza aceptar una invitación, lo firma el Director del DNP. la plantilla que existe para tal fin (sin erogación), para firma del Director del General de la de la PÁGINA: 6 de 9 VERSIÓN: 01 -Invitación a participar en el evento. presupuestal - Convenio o Contrato -Convenio o Contrato asume en la qué expresamente diga que 6

7 PÁGINA: 7 de 9 VERSIÓN: 01 Funcionarios del DNP Pago con cargo a recursos del Pago mixto, algunos son financiados por invitación y algunos con Invitación Pago con cargo a recursos del erogación) para firma del Director del General de la de la Proyecto de Resolución por la cual se autoriza aceptar una invitación, la firma el Director del DNP. el formato que existe para tal fin (con erogación) ajustando los que cubre la otra entidad, para firma del Director del DNP. plantilla que existe para tal fin (sin erogación), para firma del Director del General de la de la Proyecto de Resolución por la cual se autoriza aceptar una invitación, se confiere una comisión y se asignan funciones en caso de que así lo solicite la entidad, la firma el Director del DNP. erogación) para firma del Director del DNP. Proyecto de Resolución confiriendo la comisión y se asignan funciones en caso de que así lo solicite la entidad. la firma el Director del DNP. presupuestal -Convenio o Contrato -Invitación a participar en el evento -Convenio o Contrato -Invitación a participar en el evento. presupuestal -Convenio o Contrato 7

8 Pago mixto, algunos son financiados por invitación y algunos con erogación) ajustando los que cubre la otra entidad, la firma el Director del DNP. Proyecto de Resolución por la cual se autoriza aceptar una invitación, se confiriere una comisión y se asignan funciones en caso de que así lo solicite la entidad. PÁGINA: 8 de 9 VERSIÓN: 01 - Convenio o Contrato Una vez proyectados los documentos por la secretaria asignada de la Subdirección de Recursos Humanos se envían para firma a Secretaría General del DNP con visto bueno de la Subdirectora de Recursos Humanos. Una vez firmados los documentos se hace el respectivo envió a de la Republica. Es importante tener en cuenta: Que tanto la autorización como el Decreto estén debidamente tramitados, es decir, la autorización emitida y el decreto expedido, firmados y autorizados por la de la República, para que el funcionario pueda salir en comisión. Notificar inmediatamente (enviando por correo electrónico la aprobación o negación de la comisión) a la entidad adscrita o vinculada para que realicen los trámites pertinentes. Para los funcionarios del DNP, notificar inmediatamente la aprobación o negación de una comisión a la Secretaría General o al Grupo Central de Cuentas para realizar los trámites pertinentes. Las comisiones con costo, dependen de la disponibilidad presupuestal de la entidad para que inicie el trámite de aprobación por parte de la de la Nota: Cualquier cambio que se presente bien sea en cuanto a valores o fechas de la comisión debe ser informada a la Subdirección de Recursos Humanos con el fin hacer los ajustes correspondientes ante de la República para solicitar nuevamente aprobación. La Secretaría General del DNP no numerará una Resolución sin tener copia u original del Decreto o autorización según sea el caso. Igualmente, el Grupo central de cuentas necesita para autorizar tiquetes y viáticos, copia de la autorización aprobada por y copia de la respectiva Resolución. 6 INFORME DE COMISIÓN De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1050 de 1997, modificado por el artículo 1 del Decreto 2140 de 2008: De los informes. Todo servidor público deberá presentar ante su superior inmediato y dentro tres días siguientes a la finalización de la comisión que la haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la misma. Este informe puede ser enviado a la Subdirección de Recursos Humano a través de oficio o correo electrónico. Vencido el término para presentar el informe y previos requerimientos realizados por la Subdirección de Recursos Humanos, se informara a la Secretaria General para el respectivo requerimiento. 8

9 PÁGINA: 9 de 9 VERSIÓN: 01 Fecha de aprobación: 18 de Julio de 2014 Revisó: Tania Margarita López Llamas Subdirectora de Recursos Humanos Aprobó: Tania Margarita López Llamas Subdirectora de Recursos Humanos 9