Sistema de Gestión Académica TESEO. Revisión 1.0. Servicio de Informática Área de Gestión (GESTIÓN DE RESÚMENES DE TESIS DOCTORALES)

Transcripción

1 Sistema de Gestión Académica TESEO (GESTIÓN DE RESÚMENES DE TESIS DOCTORALES) Revisión 1.0 Servicio de Informática Área de Gestión Mayo de 2004

2 INDICE INDICE Introducción Procedimiento Introducción Registro de resumen de tesis Impresión de ficha Generar fichero Estados de una ficha. 3 3 Gestión de resúmenes de tesis doctorales Inicio Añadir, Consultar y Modificar Imprimir Generar fichero Confección del libro de resúmenes de tesis...14 Gestión de resúmenes de tesis doctorales

3 1 Introducción Desde hace años el Consejo de Coordinación Universitaria del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte mantiene un registro de las Tesis Doctorales declaradas aptas en la base de datos TESEO que pueden consultarse por Internet. Ante el aumento de Tesis Doctorales y para mantener actualizado de manera ágil el registro de estas tesis, el Consejo de Coordinación Universitaria del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte decidió establecer un nuevo procedimiento de gestión de tesis doctorales y ello dio lugar al desarrollo de una herramienta informática. El Servicio de Informática ha desarrollado un nuevo modulo de grabación de resúmenes de tesis, con las siguientes ventajas respecto a la herramienta proporcionada por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte: - Agilización de la carga, ya que muchos datos se recuperan del SIGA. - Permite la modificación de datos de una ficha registrada con anterioridad. - Generación de un fichero para la confección del libro de resúmenes de tesis. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 1

4 2 Procedimiento. 2.1 Introducción. La grabación de las tesis mediante este procedimiento tiene como fin reducir el tiempo entre la declaración de apta de una tesis y su publicación en la Base de Datos TESEO que mantiene el Ministerio. El resultado de la grabación con el nuevo modulo es: un fichero de texto que se envía por correo electrónico y que es procesado por el Consejo de Universidades para incorporar los datos a una base de datos temporal, y una ficha impresa que se envía por correo. El Consejo tras cotejar los datos de la ficha con los del fichero, los pasa de la base de datos temporal a la base de datos definitiva (TESEO), momento en que estarán disponibles para su consulta. 2.2 Registro de resumen de tesis. El alumno, antes de la lectura de la tesis doctoral, deberá aportar en la secretaría del departamento correspondiente, los datos necesarios para el registro del resumen de tesis. En dicho departamento, la información a registrar por el nuevo modulo es mínima ya que la mayoría de los datos ya están disponibles en la base de datos de la aplicación SIGA. La información se divide en datos de autor, datos de tribunal y datos de tesis. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 2

5 2.3 Impresión de ficha. Una vez registrado el resumen de tesis, se imprime una ficha que es entregada al alumno. En la cabecera de dicha ficha, va impresa la referencia que usa el Consejo de Coordinación Universitaria para la gestión de los resúmenes de tesis. En el lateral izquierdo se imprime una referencia interna de seguridad que el SIGA usa para el control de cambios de la ficha. El alumno, tras comprobar los datos contenidos en ella, la entregará a su tribunal. Después de la lectura de la tesis, el tribunal pondrá una calificación que será anotada en la ficha, y ésta, será firmada por el secretario del tribunal. 2.4 Generar fichero. La secretaría del Tercer Ciclo recibirá el impreso firmado y procederá a generar el fichero previa calificación de éste. Una vez generado el fichero solo se podrá acceder a la ficha en modo consulta. 2.5 Estados de una ficha. En TESEO los resúmenes de tesis doctorales pasan por varios estados desde que se añade o da de alta una ficha de resumen, hasta que el fichero que se envía al Consejo es generado. Los distintos estados son: Estado Significado 1 Pendiente de generación 2 Fichero generado Gestión de resúmenes de tesis doctorales 3

6 El estado de Pendiente de Generación del fichero se asigna a la ficha cuando se completan todos los datos. Los usuarios que tengan acceso al programa pueden modificar e imprimir la ficha. Además se permite generar el fichero pero únicamente a los usuarios de doctorado. El estado de Fichero Generado se asigna tras generar el fichero. En este estado no se permite modificar ni imprimir la ficha. Si permite consultar sus datos o volver a generar el fichero a los usuarios de doctorado. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 4

7 3 Gestión de resúmenes de tesis doctorales. 3.1 Inicio A la aplicación se accede a través del menú principal de la aplicación del SIGA Para ello hay que entrar en Expedientes Doctorado Gestión de tesis Teseo. Se muestra la pantalla principal de la aplicación : Gestión de resúmenes de tesis doctorales 5

8 Desde la pantalla principal se accede a todas las funcionalidades de la herramienta: - Por un lado, un botón de búsqueda mediante el que se obtiene la relación de alumnos de TESEO dependiendo del tipo de acceso que el usuario tenga a programas de doctorado (la opción de acceso a todos los programas está reservada a los usuarios de doctorado). También se pueden hacer búsquedas dentro de programas en un rango de fechas de lectura y por estados en los que esté la ficha de resumen. La relación de alumnos muestra el Dni/Pasaporte, el nombre completo, la fecha de lectura de la tesis y la situación o estado en el que se encuentra la ficha de resumen de tesis. - Por otro lado los botones de aplicación para fichas de resumen de tesis: Añadir Ficha, Consultar Ficha, Modificar Ficha, Imprimir Ficha y Generar Fichero. El único de ellos que siempre está activo es el de Añadir Ficha. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 6

9 3.2 Añadir, Consultar y Modificar. El botón de Añadir ficha siempre está visible y activo, el de Consultar sólo está visible y activo cuando el fichero ha sido generado para un resumen de tesis, y el de Modificar se visualiza y activa para una ficha de resumen para la que aún no se ha generado el fichero. Al elegir cualquiera de estos tres botones cuando una ficha está seleccionada se nos muestra las mismas pantallas de recogida de información, permitiendo su modificación o no dependiendo de la opción escogida. La información se agrupa en 3 categorías: datos de autor, datos de tribunal y datos de tesis. Podemos pasar de una a otra pulsando en la pestaña correspondiente. Solo en el caso de Añadir una nueva ficha de resumen se mostrará la siguiente pantalla en la que se debe introducir el DNI del alumno cuyo resumen de tesis queremos registrar: Gestión de resúmenes de tesis doctorales 7

10 Una vez la aplicación valida el DNI introducido como correspondiente a alumno de doctorado la aplicación muestra las pantallas de recogida de información. Pestaña de información del Autor: Gestión de resúmenes de tesis doctorales 8

11 Todos los datos de autor son obligatorios. La aplicación recuperará toda la información de la que disponga en la base de datos del SIGA, teniendo el usuario que introducir únicamente aquellos que por algún motivo no estén disponibles. Cuando en las listas desplegables no encontremos el valor adecuado deberemos introducir manualmente el valor en la descripción. Para ello hay que escoger el siguiente valor: - Para la nacionalidad: 999 Otras. - En la titulación de acceso: Otros. - En la universidad donde obtiene el título: 00 Otras. Pestaña de información del Tribunal: Todos los datos del tribunal son obligatorios excepto los relativos a Otros Directores. En cuanto a la Clasificación UNESCO, pulsando el botón se puede navegar a través de un árbol jerárquico que representa todos los estudios aprobados por la UNESCO. Cuando se está situado sobre el estudio correspondiente se puede seleccionar su código haciendo doble clic sobre el. Sólo es obligatorio introducir el primero de los códigos de estudio. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 9

12 Para borrar el código UNESCO hay que pulsar el botón asociado. Los estudios UNESCO se muestran de la siguiente forma: Pestaña de información de la Tesis: Toda la información de tesis es obligatoria para el registro del resumen excepto la calificación, ya que ésta sólo puede ser registrada por los usuarios de doctorado. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 10

13 Los usuarios de doctorado pueden modificar el código de programa de doctorado mediante una lista de valores pulsando F11. Estos usuarios también pueden cambiar descripción del programa. 3.3 Imprimir. Para la impresión de la ficha pulsaremos el botón Imprimir. En el impreso aparecen dos tipos de referencias o códigos de control que genera la aplicación: -Una referencia única que va impresa en la cabecera del documento y que es necesaria para la gestión de tesis que realiza el Consejo de Coordinación Universitaria. -Una referencia interna de seguridad utilizada por el SIGA para la protección y control de cambios. Se calcula en función de los datos contenidos en la ella y va impresa en el lateral. Cada vez que se hace alguna modificación en la ficha, la referencia interna cambia por lo que es imprescindible volver a imprimirla. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 11

14 3.4 Generar fichero. Para generar el fichero de un resumen de tesis pulsaremos sobre el botón Generar Fichero. Este botón solo está disponible para los usuarios de doctorado. La opción generar fichero nos muestra esta pantalla: Deberemos introducir la referencia interna de control que va impresa en el lateral de la ficha de resumen. La aplicación se encargará de validarla, mostrando un mensaje de error cuando el valor de la referencia calculada para los datos almacenados sea distinto del que va impreso en la ficha. Asimismo, el nombre del fichero es obligatorio. Pulsando muestra la siguiente pantalla: se Gestión de resúmenes de tesis doctorales 12

15 Por defecto siempre aparecerá un nombre de fichero formado por la concatenación de los caracteres correspondientes a la fecha y hora actual del sistema, aunque el usuario puede cambiarlo. Una vez completado el nombre hay que pulsar el botón Abrir. La aplicación siempre grabará los ficheros de resumen en el servidor. La calificación de la tesis es obligatoria. Si se ha introducido previamente se permite modifica, excepto cuando el fichero haya sido generado. Para generar el fichero se pulsará el botón Aceptar. Si la generación del fichero fue satisfactoria muestra el mensaje: En otro caso la aplicación mostrará un mensaje de error. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 13

16 4 Confección del libro de resúmenes de tesis. La grabación de resúmenes de tesis doctorales ayuda a la confección del libro de resúmenes de tesis que anualmente elabora la Universidad de Córdoba. Se hace mediante la generación de un fichero que contendrá, para un determinado curso académico, la siguiente información: - Actividades en el Tercer Ciclo de los Departamentos. - Resúmenes de las Tesis Doctorales defendidas. Para generar el fichero hay que acceder a través del menú principal de la aplicación del SIGA y entrar en Parámetros Planes Doctor Libro Resumen de Tesis. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 14

17 Aparecerá la pantalla: Debemos introducir el curso académico para el que deseamos generar el fichero. La aplicación lo valida y muestra el rango de fechas de lectura correspondiente a ese curso académico, y que va desde el 1 de octubre al 30 de septiembre del año siguiente. A continuación pulsando sobre el botón aparece la pantalla: Gestión de resúmenes de tesis doctorales 15

18 Debemos elegir la ubicación y el nombre del fichero que contendrá los datos. Por defecto el nombre del fichero será fichero_resumen_tesis aunque puede cambiarse. Para finalizar pulsaremos el botón Abrir. Por último pulsaremos el botón de Generar Fichero. Si la generación es correcta se muestra en mensaje: En caso contrario se da un mensaje de error. Gestión de resúmenes de tesis doctorales 16