MANUAL DE PROCEDIMIENTO BECA MUNICIPAL
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- Nieves Páez Molina
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1 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 1 de 13 MANUAL DE PROCEDIMIENTO BECA MUNICIPAL Ilustre Municipalidad de Valdivia Independencia 455, Valdivia Teléfono: Fax: Revisión Nº 1
2 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 2 de 13 Tabla de contenido 1.- Objetivo Alcance Normativa Definiciones Descripción del Proceso Detalle del Proceso: Gestión de la Entrega de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar Diagrama del Procesos Actores del Proceso Etapas del Proceso Subproceso: Aprobación del Detalle del subproceso Actores del Subproceso Encargada del Servicio de Becas Diagramas del Subproceso Etapas del Subproceso Indicadores de Gestión Formularios y Documentos Revisiones... 13
3 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 3 de Objetivo El Servicio Becas forma parte de uno de los programas del Departamento Social que tiene dependencia de la Dirección de Desarrollo Comunitario de la Municipalidad de Valdivia. Su objetivo es gestionar un beneficio consistente en un aporte monetario dirigido a 60 alumnos de 2º a 5º de educación media de establecimientos educacionales municipalizados de la comuna de Valdivia. 2.- Alcance El Servicio de Becas incluye la gestión y entrega de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar que se traduce en la entrega de un monto en dinero (60 mil pesos el año 2010) por una única vez en el año, siendo incompatible con otra beca de estudio. Quienes tienen la opción de ser beneficiados, deben cumplir con los siguientes requisitos: - Cumplir con los requerimientos académicos y socioeconómicos para postulantes a la Beca Presidente de la República. - Ser alumno de 2º a 5º años de educación media de establecimiento educacional municipalizado. - No ser beneficiario de otras becas de estudio, cualquiera sea su origen o naturaleza. - Quedar en lista de espera del beneficio Beca Presidente de la República. 3.- Normativa Decreto Nº 832: Normativa del Ministerio del Interior de la Subsecretaría del Interior, promulgado con fecha 16 de octubre de 2003 que establece normas que regulan el Programa de Becas Presidente de la República. Decreto Exento Nº 2.296: promulgado con fecha 7 de Mayo de 2004 que aprueba el acuerdo Nº 94 de fecha 4 de Mayo de 2004 del que establece las Bases Administrativas y otorga una Beca Municipal de Implementación Escolar para alumnos que cursan de 2º a 5º año de enseñanza media en establecimientos educacionales municipalizados de la comuna de Valdivia.
4 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 4 de Definiciones BECA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA: Aporte monetario equivalente a 0,62 Unidades Tributarias Mensuales para el caso de los estudiantes de educación media; y a 1,24 Unidades Tributarias Mensuales para los estudiantes de educación superior, cuyo objetivo es apoyar económicamente a estudiantes de escasos recursos y de rendimiento académico sobresaliente. BECA MUNICIPAL DE EQUIPAMIENTO ESCOLAR: Beneficio que entrega la Municipalidad de Valdivia consistente en la entrega de de 60 mil pesos por una vez a 60 alumnos de enseñanza media de establecimientos municipales que postularon a la Beca Presidente de la República, pero no obtuvieron el beneficio.
5 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 5 de Descripción del Proceso Detalle del Proceso: Gestión de la Entrega de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar El proceso Gestión de la Entrega de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar tiene por objetivo entregar una ayuda económica por una sola vez en el año a los 60 mejores Alumnos que postularon a la Beca Presidente de la República y no obtuvieron el beneficio. El proceso se inicia en julio de cada año, luego de que se dan a conocer los resultados de la postulación a la Beca Presidente de la República. La Encargada del Servicio de Becas, dependiente del Departamento Social de la Municipalidad de Valdivia, solicita vía memo a la Asistente Social de la Dirección de Administración de Educación Municipal (DAEM) que realizó el proceso de postulación a becas JUNAEB de los Alumnos de enseñanza media municipal, la nómina de los Alumnos de enseñanza media de los establecimientos municipales que quedaron sin el beneficio Beca Presidente de la República. La Asistente Social del DAEM envía el listado solicitado con los Alumnos no beneficiados de acuerdo con el puntaje arrojado por el Formulario Único de Postulación y Renovación de Becas JUNAEB que permite realizar la evaluación del proceso, dando respuesta al requerimiento en un plazo de 15 días vía memo y adjuntando el listado de los no beneficiados y formulario JUNAEB que se aplicó a cada alumno. Una vez recepcionada la lista y luego de un análisis de la información, la Encargada del Servicio Becas selecciona a los 60 mejores Alumnos que no obtuvieron la Beca Presidente de la República de acuerdo al puntaje de la evaluación aplicada por JUNAEB. Con el listado de los Alumnos postulantes al beneficio de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar, la Encargada del Servicio Becas presenta la nómina para la aprobación del en una sesión ordinaria iniciándose el subproceso Aprobación del, cuyo objetivo es generar la aprobación del listado presentado por la Encargada de Becas ante el. Posteriormente, y una vez aprobado el listado de Alumnos beneficiados, la Encargada del Servicio de Becas envía un oficio a cada uno de los Establecimientos Educacionales para informar de los Alumnos beneficiados con la Beca Municipal de Implementación Escolar, indicando el nombre del alumno, el curso y su RUT. Luego, la Encargada del Servicio de Becas realiza una visita al Establecimiento Educacional, solicita una entrevista con el Alumno en el Establecimiento Educacional. Una vez coordinada la reunión, la Encargada del Servicio de Becas acude a la entrevista para informar a los Alumnos de la obtención del beneficio y las condiciones del mismo, después de lo cual les muestra una Carta Compromiso donde se identifica al alumno y su establecimiento educacional y declara haber sido informado sobre los usos del dinero de la beca, comprometiéndose a invertirla en los fines para la cual fue creada: compra de útiles escolares, ropa deportiva y de otros usos, materiales de trabajo para prácticas, compra de lentes ópticos y accesorios computacionales. Luego, la Encargada del Servicio de Becas fija la fecha de entrega de las becas en un acto que desarrolla en la Sala Provincia Valdivia, dando aviso a los directores de los establecimientos. En el acto, encabezado por el Alcalde, los Concejales, los Directores de establecimientos beneficiados, los Alumnos becados y sus padres, se hace entrega de un diploma a cada uno de los jóvenes y del cheque.
6 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 6 de 13 El proceso termina cuando los Alumnos beneficiados con la Beca Municipal de Implementación Escolar reciben su cheque Diagrama del Procesos Actores del Proceso Alumnos (Rol): estudiantes de enseñanza media provenientes de familias vulnerables que presentan excelencia académica y postulan al beneficio de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar. Encargada del Servicio de Becas (Rol): Funcionaria municipal, de profesión asistente social, que ejerce la función de estar encargada del Servicio de Becas. Departamento de Asistencia Social (Entidad): Unidad municipal cuyo objetivo es contribuir a la solución de los problemas socioeconómicos que afectan a los habitantes de la comuna, procurando otorgar las condiciones necesarias básicas que permitan mejorar la calidad de vida de los sectores sociales más vulnerables.
7 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 7 de 13 JUNAEB (Entidad): La Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas tiene la misión de facilitar la incorporación, permanencia y éxito en el sistema educacional de niñas, niños y jóvenes en condición de desventaja social, económica, psicológica o biológica, entregando para ello productos y servicios integrales de calidad, que contribuyen a la igualdad de oportunidades frente al proceso educacional. Alcalde (Rol): Máxima autoridad de la comuna y, en tal calidad, le corresponde la dirección y administración superior del municipio y la supervigilancia de su funcionamiento. Para ello deberá presentar, oportunamente y en forma fundada a la aprobación del concejo, el plan comunal de desarrollo, el presupuesto municipal, el plan regulador, las políticas de la unidad de servicios de salud y educación y demás incorporados a su gestión, y las políticas y normas generales sobre licitaciones, adquisiciones, concesiones y permisos. (Entidad): El Concejo es un organismo municipal, cuyo máximo representante es el alcalde. Tiene carácter normativo, resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participación de la comunidad local y de ejercer las atribuciones que señala la Ley Nº Secretaria Municipal (Rol): Funcionario municipal encargado de la Secretaría Municipal, cuyas funciones incluyen la dirección de las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo, el desempeño como ministro de fe en todas las actuaciones municipales y la recepción, mantención y tramitación, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la ley Nº Dirección de Administración de Educación Municipal DAEM (Entidad): El DAEM de la comuna de Valdivia tiene como objetivo ofrecer un servicio educativo en forma continua y racional de acuerdo a las normas vigentes, procurando permanentemente establecer las condiciones para mejorar la calidad de la educación que se imparte en las unidades educativas que están bajo su jurisdicción y administrar los recursos humanos, materiales y financieros de tales servicios, enmarcado en el Plan de Desarrollo Comunal, Misión Municipal y Planificación Estratégica. Asistente Social del DAEM (Rol): Funcionaria municipal de la Dirección de Administración de Educación Municipal que ejerce la función de asistente social y cuyo objetivo es apoyar el proceso de gestión de la Beca Municipal de Equipamiento Escolar. Director de Dideco (Rol): Funcionario municipal que desempeña la función de director de Dideco y cuya misión es asesorar al alcalde y al Concejo en la promoción del desarrollo comunitario, dando satisfacción a las necesidades de la comunidad en las materias de asistencia social y cultural, salud pública, educación y fomento productivo y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la Comuna. Dirección de Desarrollo Comunitario (Entidad): Unidad municipal cuyo objetivo es realizar la gestión necesaria para asesorar al Alcalde y al Concejo en la promoción del desarrollo comunitario. Directores de Establecimientos Municipales (Rol): Funcionario municipal dependiente del DAEM que ejerce la función de director de alguno de los establecimientos de enseñanza media de la comuna de Valdivia. Establecimientos Municipales de la Comuna (Entidad): Establecimientos de enseñanza media humanista- científica o técnica que tienen dependencia municipal pertenecientes a la comuna de Valdivia.
8 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 8 de Etapas del Proceso N NOMBRE DESCRIPCIÓN TIPO ACTOR 1 Inicia El proceso se inicia en julio de cada año, luego de que se dan a conocer los resultados de la postulación a la Beca Presidente de la República 2 Se publica resultado Beca Presidente de la República 3 Encargada solicita listado postulantes sin beneficio 4 Asistente Social del DAEM envía el listado 5 Selección de beneficiarios 6 Encargada presenta nómina a Concejo Municipal 7 Aprobación del 8 Entrega de Beneficios Se publica en Portal de JUNAEB listado de beneficiarios de la Beca Presidente de la República Encargada de Becas solicita a Asistente social de DAEM vía memo la nómina de los alumnos que quedaron sin el beneficio Beca Presidente de la República Se elabora listado con alumnos no beneficiados de acuerdo con el puntaje arrojado por el Formulario Único de Postulación y Renovación de Becas JUNAEB, adjuntando el listado de los no beneficiados Luego de un análisis de la información, la Encargada del Servicio Becas selecciona a los 60 mejores alumnos que no obtuvieron la Beca Presidente de la República de acuerdo al puntaje de la evaluación aplicada por JUNAEB Encargada del Servicio Becas presenta la nómina para la aprobación del en una sesión ordinaria Subproceso cuyo objetivo es generar la aprobación del listado presentado por la Encargada de Becas ante el En el acto encabezado por el Alcalde, los concejales, los directores de establecimientos beneficiados, los becados y sus padres, se hace entrega de un diploma a cada uno de los jóvenes y se entrega el cheque 9 Fin El proceso termina cuando los alumnos beneficiados con la Beca Municipal de Implementación Escolar reciben su cheque Subproceso: Aprobación del Detalle del subproceso Inicio Tarea de servicio Tarea de servicio Tarea de envío Tarea de servicio Tarea de servicio Subproceso Tarea manual Termina JUNAEB JUNAEB Encargada de Becas Asistente Social DAEM DAEM Asistente social del DAEM JUNAEB Encargada del Becas JUNAEB Encargada de Becas Alcalde Departamento Social Encargada de Becas Alumnos Alcalde Directores de Establecimiento Alumnos El subproceso Aprobación del tiene por objetivo generar la aprobación del listado de Alumnos seleccionados para obtener la Beca Municipal de Equipamiento Escolar presentado por la Encargada de Becas ante el. El subproceso se inicia cuando la Encargada de Becas presenta el listado ante el en sesión ordinaria. En la sesión se expone el listado y el proceso de selección para conocimiento. Luego, el aprueba la moción. La Secretaria Municipal emite un certificado indicando el acuerdo tomado por el en relación a la entrega de 60 Becas de Implementación Escolar destinada a los alumnos que habiendo postulado a la Beca Presidente de la República no fueron beneficiados por ella y que se encuentran entre los 60 siguientes de la nómina que la beca aludida establece. Luego, se redacta un Decreto Exento donde se indica la aprobación del beneficio de
9 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 9 de 13 acuerdo a las Bases que otorgan la Beca de Implementación Escolar para alumnos de 2º a 5º año medio de establecimientos municipalizados de la comuna de Valdivia, remitiéndose una copia a la Dirección de Administración y Finanzas, Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Desarrollo Comunitario, Dirección de Control y Departamento Social Actores del Subproceso Los actores, definidos, de este subproceso son: 1. Encargada del Servicio de Becas 2. Departamento de Asistencia Social 3. Alcalde Diagramas del Subproceso Etapas del Subproceso N NOMBRE DESCRIPCIÓN TIPO ACTOR 1 Inicia El subproceso se inicia cuando la Encargada de Becas presenta el listado ante el Concejo en sesión ordinaria Inicio Encargada de Becas 2 Exposición en En la sesión se expone el listado y el proceso de Tarea de servicio Departamento
10 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 10 de 13 Concejo selección para conocimiento Social Alcalde 3 aprueba 4 Secretaria Municipal emite un certificado 5 Se redacta Decreto Exento Luego de exposición del los antecedentes de los seleccionados para Beca Municipal, Concejo aprueba El certificado indica acuerdo tomado por el Documento donde se indica la aprobación del beneficio de acuerdo a las Bases que otorgan la Beca de Implementación Escolar 6 Fin El subproceso termina con la distribución del Decreto Exento a unidades pertinentes Tarea de servicio Tarea de servicio Tarea manual Termina Secretaria Municipal Alcalde Secretaria Municipal
11 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 11 de Indicadores de Gestión N INDICADOR FORMULA MEDICIÓN ESTANDAR ACTOR 1
12 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 12 de Formularios y Documentos N TIPO NOMBRE DIRECCIÓN FÍSICA/URL VERSIÓN PROPIETARIO 1
13 Dirección de Desarrollo Comunitario Departamento Social 1.0 Página 13 de Revisiones N FECHA ORIGEN GENERADO REVISADO TIPO VERSIÓN 1 Externo Modelamiento Inicial V1.0 MOTIVO DE LA REVISIÓN No Aplica RESULTADO DE LA REVISIÓN No Aplica
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