La digitalización certificada otorgará una mayor agilidad y seguridad legal a las organizaciones

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1 La digitalización certificada otorgará una mayor agilidad y seguridad legal a las organizaciones Hace un año la Agencia Tributaria estableció el procedimiento para la homologación de software de digitalización, con lo que se dio uno de los primeros pasos para la eliminación del papel en las compañías y la posibilidad de convertir una imagen digital en un documento válido y legal Por Carlos López Aguirre, redactor de ECM-Spain.com Dentro del mundo de las Tecnologías de la Información también existen las utopías. Una de las más arraigadas es aquella que se ha dado en llamar oficina sin papel. Esta idea intenta revolucionar por completo el mundo empresarial, pues propone convertir todos los documentos en archivos digitales. No obstante, como toda utopía, su objetivo está muy lejos de poderse realizar en estos momentos, porque aunque pudiera ser materialmente posible digitalizar todos los documentos de una compañía, existen requerimientos legales que impiden que estos papeles puedan ser destruidos. Por este motivo, la posibilidad de que la administración pública acepte un archivo digital como un documento válido es fundamental para acercarse a esta utopía. El primer paso fue dado por la Agencia Tributaria (AEAT) al homologar software de digitalización. De esta manera todo documento que sea convertido en una imagen digitalizada a través de este software podrá ser tan válido como el papel. Los homologados Actualmente la AEAT en cumplimiento del artículo 7 apartado e) Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización ha homologado los software de siete compañías: Legal Snap Scan de ANF-AC (distribuido por Kernel Doc); Edas Facturas de Zerocoma; Ediwin Digicert de Edicom; invesdoc DC de Informática El Corte

2 Inglés (IECI); ATRIL de IPSA; DigitalDOCU de Ofimática Digital y DF- SERVER de Sotronic. Seis de estas compañías, Kernel Doc, Zerocoma, Edicom, IECI, IPSA y Ofimática Digital, aseguran que la digitalización certificada será utilizada por todas las empresas que lo requieran, sin importar su tamaño y su sector, pues todos deben presentar su declaración a la AEAT. No obstante, puntualizan, serán las grandes organizaciones o aquellas que generen importantes cantidades de facturas los que más utilizarán este software. Igualmente coinciden en los beneficios que las empresas obtendrán con la digitalización certificada, los principales son la reducción de costes y de tiempo en la captura y el acceso de la información. También señalan la automatización en el proceso documental, eliminación de almacenes y, por supuesto, de los originales. Incluso en algunos casos se recalca el respeto al medio ambiente. Requisitos de homologación A partir de que la AEAT abrió las puertas a la digitalización certificada, puso algunas condiciones para homologar el software. Alejandro Allende de Zerocoma comenta que para conseguirla se debe presentar un informe técnico en el que se describe cómo se cumplen las exigencias y una auditoría informática de una empresa de probada solvencia que certifique que la solución hace lo que dice el fabricante. El director de proyectos de Kernel Doc, Roberto Quiroga, comenta que algunos de los requisitos técnicos son que el software debe aportar la garantía de que se obtiene la imagen fiel e íntegra con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software; es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización; por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registro; la digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de ECM-Spain.com envió cuestionarios a las siete compañías que cuentan con software homologado por la AEAT, sólo se recibieron en la redacción las respuestas de seis de ellos.

3 imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos, la firma implica el proceso de cierre electrónico de cada periodo de liquidación al que esté sometido el obligado tributario; el software deberá permitir un acceso completo y sin demoras a la base de datos. Por su parte, desde IPSA destacan que será obligatoria la facturación telemática para todos los proveedores de la Administración Pública a partir de enero de 2010, incluyendo la justificación de subvenciones. La aplicación de esta orden será posible, siempre y cuando, se utilice un software de digitalización homologado. Los productos de software homologados Aunque la digitalización certificada está perfectamente definida, seis de las siete compañías que cuentan con un software homologado describieron a ECM-Spain.com las características paraticulares de sus productos. Ofimática Digital asegura que la principal característica de DigitalDOCU es que su interface de trabajo es a través de Web 2.0. Afirman que se puede acceder al sistema desde cualquier ubicación, los documentos pueden estar en los servidores de la compañía o en los de los clientes, es decir, los documentos, aun trabajando desde Internet, no viajan al exterior si el cliente no quiere. Añaden que no es necesario que el cliente invierta en servidores, copias de seguridad, disponibilidad, pues Ofimática Digital instala toda la estructura técnica. IPSA aparte de destacar el procesamiento masivo y automatizado de facturas y la escalabilidad de Atril, señala la posibilidad de la Digitalización Certificada Distribuida, que permite digitalizar los documentos en origen y transmitirlos a través de Internet con el servicio Atril DC, por lo que no es necesario que el cliente tenga instalado el software en todos los centros para poder digitalizar sus facturas, mientras que el módulo Workflow El orden en que aparecen las compañías es el mismo según fueron recibidas en la redacción de ECM- Spain.com las respuestas del cuestionario enviado a cada una de ellas.

4 permite que los documentos sigan el flujo definido en el sistema siguiendo un orden lógico. Kernel Doc ofrece la solución Legal Snap Scan de ANF AC & Tradise tanto en la modalidad de activación de producto como en la de prestación de servicio mediante la fórmula de digitalización delegada. Kernel Doc destaca que la solución fue la primera en ser homologada por la AEAT. Añade que Legal Snap Scan contempla los procesos de digitalización, clasificación, certificación y custodia de documentos durante un mínimo de seis años. Por su parte, Informática El Corte Inglés asegura que su software invesdoc DC, la cual parte de su suite de gestión documental global invesdoc Corporate, cuenta entre sus principales ventajas su escalabilidad para acometer desde la digitalización de un número reducido de facturas hasta digitalizaciones masiva. Desde Edicom afirman que Ediwin Digicert es una solución al problema de almacenamiento, integridad y disponibilidad de las facturas digitalizadas, y su principal característica es una infraestructura tecnológica de almacenamiento donde ya hay almacenadas más de 20 millones de facturas electrónicas. Zerocoma resalta que EdasFacturas es una aplicación específicamente diseñada para realizar la Digitalización Certificada y no adaptada a ella. Añaden que permite realizar de forma automática la contabilidad de facturas que se hayan digitalizado certificadamente en la aplicación. Además destacan que la aplicación que está homologada simultáneamente por la AEAT para realizar la digitalización certificada de las facturas recibidas en papel y también para emitir y recibir facturas en formato electrónico FACTURAE. Los beneficios de la digitalización Al ser cuestionadas sobre cuál es la característica que las compañías más solicitan entre agilidad y seguridad, todas afirman que desean un equilibrio

5 entre las dos, pues por un lado solicitan que el producto les permita realizar con mayor rapidez la digitalización, pero al mismo tiempo no descuide la conservación íntegra del documento, sin olvidar los requisitos legales con los que debe contar. Una cosa sin la otra acabaría con la eficacia de la solución y, por lo tanto, estaría condenada al fracaso comercialmente hablando, comenta Luís López de Ofimática Digital. Por su parte, desde Edicom afirman que las organizaciones buscan principalmente una optimización de proecesos, reducción de costes y agilidad a la hora de recuperar un documento. Igualmente desde las seis compañías entrevistadas aseguran que la implantación de sus soluciones es rápida y sencilla, además de fácil manejo, por lo que la curva de formación es mínima. En cuanto al uso de las soluciones, Javier Gómez Goñi, director I+D Tecnología Documental de IECI, comenta que uno de los requisitos para la homologación de estas herramientas es que la mismas garanticen un procedimiento ininterrumpido y sin intermediación alguna, con el fin de garantizar que no peligra la integridad de las facturas. En cuanto a los costes de las soluciones, en resumen se puede decir que cada compañía tiene diferentes formas de ofrecer su producto dependiendo de las necesidades de cada cliente, tanto desde el punto de vista de volumen de facturas como por el tamaño de la empresa. El futuro La Digitalización Certificada es una actividad nueva. Algunas de las compañías entrevistadas aseguran que incluso es un tanto desconocida, por lo que el mercado será bastante amplio en el futuro, por lo que la competencia no será un problema en un principio. En algunos casos también se toma en cuenta el factor de la factura electrónica, pues con su implementación masiva en el futuro ya no será necesario digitalizar documentos en papel, convirtiéndose, de esta manera, en la principal competencia de futuro.

6 No obstante, no parece lejos el momento en que la administración pública considere a casi todos los documentos digitalizados como originales y continuar así el camino a la eliminación casi total del papel.