PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN
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- Pedro Arroyo Jiménez
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1 PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Fecha de emisión: 17 de Septiembre de 2008 Versión 4.0 Objetivo Propender por el desarrollo del Talento Humano de la Universidad, facilitando los mecanismos adecuados para la formación, adiestramiento y perfeccionamiento de las competencias individuales, para el mejoramiento de su desempeño laboral. Normatividad Decreto 1567 de 1998, por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Acuerdo No. 006 de 2006, por el cual se adopta el Estatuto de Administrativo de la UPN. Resolución 0013 de 2002, por la cual se reglamenta la capacitación para los servidores públicos de planta de la Universidad Pedagógica Nacional. Acuerdo 016 de 2005, por el cual se crea y se reglamentan los estímulos académicos para los profesores ocasionales y los de cátedra de la Universidad Pedagógica Nacional. Distribución Rectoría Vicerrectoría Administrativa y Financiera Capacitación. Secretaría del capacitación Funcionarios Responsable Secretaría del capacitación Aplicaciones APL001GTH - Talento Humano Procedimiento Proveedor No Aplica PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 1 de 7
2 Tareas Capacitación El Capacitación está conformado por: el Vicerrector Administrativo y Financiero o quien haga sus veces (quien lo presidirá), el Vicerrector Académico o quien haga sus veces, el Rector del Instituto Pedagógico Nacional o quien haga sus veces, dos representantes de los empleados ante la Comisión de (principales), el Jefe de la o quien haga sus veces (quien actuará con voz pero sin voto). 1. Identifica necesidades de capacitación de las diferentes dependencias y elabora diagnóstico institucional con la colaboración de la secretaria del comité - división de personal. 2. Consolida la información de las diferentes fuentes, elabora y/o corrige el Plan Institucional de Capacitación, incluyendo el presupuesto requerido. 3. Presenta presupuesto para amparar el Plan Institucional de Capacitación a la Vicerrectoría Administrativa y oficina de Planeación y Desarrollo, con el fin de que se estudie su inclusión dentro del proyecto de presupuesto para la siguiente vigencia. Vicerrectoría Administrativa/ Oficina de Desarrollo y Planeación 4. Recibe, revisa, ajusta de ser necesario, e incluye valor para anteproyecto de presupuesto. Consulte anteproyecto presupuesto de funcionamiento PRO004PFN 5. Informa a la, y ésta a su vez informa al Capacitación el valor presupuestal asignado para la vigencia siguiente. Capacitación 6. Ajusta el Plan Institucional de Capacitación, de acuerdo con la asignación presupuestal informada por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 7. Envía para consideración del señor Rector el Plan Institucional de Capacitación y fija prioridades para su ejecución. Rectoría 8. Recibe, revisa y analiza el Plan Institucional de Capacitación y presenta observaciones si es del caso. Si no presenta observaciones, ir a paso #12. Si no ir a paso # 9 PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 2 de 7
3 9. Envía a la secretaria del Comité, en cabeza de la para ajuste por parte del Comité al Plan Institucional de Capacitación frente a las observaciones presentadas por Rectoría. Secretaría del Comité Recibe el Plan Institucional de Capacitación con las observaciones presentadas por Rectoría para ajuste por parte del Capitación. Capacitación 11. Ajusta el Plan Institucional de Capacitación frente a las observaciones presentadas por Rectoría y a través de la secretaria del comité enviar copia a la Rectoría para su información. Secretaría del Comité Ejecuta el Plan Institucional de Capacitación para dar cumplimiento a la programación, para lo cual deberá: a. Solicita la cotización respectiva del evento. b. Solicita el CDP. Consulte PRO002GFN Certificado de Disponibilidad Presupuestal. c. Solicita la elaboración del Contrato o la Orden de Servicio según cuantía Consulte Invitación pública PRO008GCT Convenios PRO011GCT Contratación de Servicios es PRO009GCT 13. Una vez legalizado, gestiona la logística del evento, informa a cada dependencia lo correspondiente; las personas que serán capacitadas; lugar y fecha donde se llevarán a cabo; entrega folletos o plegables donde contiene la información requerida para la inscripción etc. 14. Convoca a los asistentes, controla asistencia y evalúa resultados y una vez realizado el evento si opera certificación del evento, se recibe por parte de la entidad capacitadora los certificados de asistencia de los funcionarios participantes. 15. Elabora cumplido o recibido a satisfacción sobre la capacitación realizada para efectos de pago a la entidad capacitadora por parte del Interventor del mismo o del Jefe de la. 16. Tramita y envía documentos para el pago respectivo a la División Financiera. PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 3 de 7
4 Consulte Ordenes de Pago PRO004GFN 17. Remite copia de la certificación a la historia laboral de los servidores que asistieron al evento programado. 18. Registra y actualiza información sobre ejecución del evento (s) y actualiza información sobre ejecución del Plan de Capacitación. Fin del Procedimiento Procedimiento Receptor No Aplica Flujograma N.A. Tiempos Máximos Actividades Gestión de las necesidades de capacitación y elaboración diagnóstico institucional, consolidación información, elaboración y/o corrección del Plan Institucional de Capacitación y presentación presupuesto para amparar el Plan Institucional de la siguiente vigencia. (1-3) Recibo, revisión, ajuste e inclusión del valor para anteproyecto de presupuesto del Plan Institucional de Capacitación, e información a la del valor asignado. (4-5) Recibo, ajusta el Plan Institucional de Capacitación y presenta de acuerdo al presupuesto de la siguiente vigencia. (6) Responsable capacitación Secretaría del Capitación. Vicerrectoría Administrativa y Financiera capacitación Secretaría del Estándar de tiempo 3 meses 8 días 8 días Observaciones PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 4 de 7
5 Actividades Responsable Capitación Estándar de tiempo Observaciones Envío del Plan de Institución de Capacitación, aprobación (7) Secretaría del Capitación 2 días Análisis y estudio del Plan de Institución de Capacitación (8/9) Recibo del Plan de Capacitación aprobado y ejecución del Programa de capacitación para la vigencia. Información a las dependencias sobre las capacitaciones correspondientes (10). Solicita la elaboración del Contrato o la Orden de Servicio y una vez legalizado. Elabora oficios de inscripción para firma y los envía, organiza logística de la capacitación, Convoca a los asistentes, (12 a 16) elabora certificaciones, constancia de cumplimiento del contrato y tramita de pago (16) Envío de certificados a la historia laboral y actualización de la información sobre ejecución del plan (17 a 18) Rectoría 8 días Tiempo de ejecución durante toda la vigencia 20 días 4 días A la realización de cada evento CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO Fecha Versión Descripción del cambio Se modificó el objetivo resumiendo que leal acceso a mecanismos adecuados para la formación se hará para el desarrollo del Talento Humano de la Universidad. Se adiciona en la normatividad el acuerdo 006 de 2006, por el cual se adopta el Estatuto de PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 5 de 7
6 Administrativo de la UPN, y acuerdo 016 de 2005, por el cual se crea y se reglamenta los estímulos académicos para los profesores ocasionales y los de cátedra de la UPN. La responsabilidad de identificar necesidades de las diferentes dependencias y elaboración de diagnostico y elabora y presenta presupuesto para amparar el Plan Institucional de capacitación es del Capacitación. Pasos (1 al 3). Se adiciona la responsabilidad de revisar y ajustar de ser necesario e incluir para anteproyecto de presupuesto e informar a la el valor presupuestal asignado para la siguiente vigencia. Paso (4 y 5) La responsabilidad de ajustar el Plan de capacitación Institucional de acuerdo con la asignación presupuestal informada por la VAD y envía al Sr. Rector para su revisión y análisis, es del Capacitación quedando los pasos 6 y 7. La responsabilidad de ajustar el Plan Institucional de Capacitación frente a las observaciones presentadas por Rectoría y que seguidamente envía una copia a Rectoría para su información, es del Capacitación. Paso 11. Se aclara que la para dar cumplimiento de lo programado solicita cotización respectiva del evento, solicita CDP y solicita la elaboración del contrato o la Orden de servicio según el caso. Paso 12. Se aclara la parte de logística para la realización de los eventos, tanto si es una capacitación adicionada al plan de capacitación y/o es organizada por la UPN o fuera de ella. Pasos del 14 al 35 Se modifica todo el proceso, solamente incorporando las capacitaciones incluidas en el Plan Institucional de capacitación aprobado para la vigencia respectiva, reorientando la calidad bajo la cual actúa la personal, es decir como secretaria del comité de capacitación. Se reorganizan las tareas y los responsables de acuerdo a la normatividad existente. Reorganiza el flujo grama y la tabla de tiempos y la normatividad aplicable Se suprimen el paso 14 y los pasos del 20 al 35, por no corresponder al procedimiento de capacitaciones incluidas dentro del plan de capacitación. PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 6 de 7
7 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Grupo de trabajo María Estela Corrales Jefe Oscar Armando Ibarra Russi Rector PRO007GTH CAPACITACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Página 7 de 7
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