PLAN DE CAPACITACIÓN PARA ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 Página 1 de 12 PLAN DE CAPACITACIÓN PARA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Dirección de Recursos Humanos Dirección de Calidad y Sistemas Firma Revisado por: Caroline Bravo Barrera Cargo: Jefa de Capacitación y Evaluación Firma Aprobado por: Paola Reyes Reyes Cargo: Directora de Recursos Humanos

2 Página 2 de INTRODUCCIÓN En el marco del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de Santiago de Chile, se ha realizado la evaluación de las competencias del personal administrativo, perteneciente a las unidades que se encuentran dentro del alcance del mismo, vale decir Departamento de Adquisiciones(DAdq.), Departamento de Ciencia y Tecnología de los Alimentos (DECYTAL), Departamento de Contabilidad y Auditoria (DCYA), Dirección de Calidad y Sistemas(DCS). El objetivo del presente Plan de Capacitación es, mediante la implementación de las distintas actividades de capacitación, desarrollar las competencias requeridas por las personas que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, de manera que éstas puedan entregar un servicio a los usuarios de acuerdo a los requisitos establecidos. 2.- PROCESO DE CAPACITACIÓN La capacitación es considerada un proceso de carácter continuo, que involucra a lo menos las siguientes etapas: Planificar: Detección de Necesidades de Capacitación aplicada a las unidades que se encuentran dentro del alcance del SGC, análisis de los resultados, clasificación y jerarquización de los mismos, para posteriormente generar el Plan de Capacitación. Hacer: Ejecutar el Plan de Capacitación según los plazos definidos en él. Verificar: Monitorear dicha implementación y evaluar su ejecución. Actuar: Por último la documentación y la retroalimentación de éste, que nos permita observar los resultados alcanzados en el proceso e incorporar las mejoras que sean necesarias. 2

3 Página 3 de 12 Detección de necesidades y confección del Plan de Capacitación. Ejecutar el Plan de Capacitación Documentar. Incorporar mejoras. Retroalimentación Monitorear la implementación y evaluar la ejecución. 2.1 Detección de Necesidades de Capacitación Como Detección de Necesidades de Capacitación nos referimos al diagnóstico que se realiza inicialmente, el cual permite conocer las brechas existentes en cuanto a habilidades, conocimientos y actitudes requeridas para desempeñar efectivamente cada función. Para ello, se observó el perfil establecido versus el perfil de cada ocupante, de esta manera identificamos la brecha entre el nivel deseado y el nivel actual, definiendo de esta forma las necesidades de capacitación que debemos ejecutar. Al ser ésta la primera fase del proceso de capacitación, es importante que el análisis se lleve a cabo de manera adecuada, pues sus resultados serán la base para la generación del plan, impactando directamente en todas las otras etapas del proceso Medición de competencias Para este proyecto, la medición de competencias fue realizada por cada jefe directo, asesorado por un analista de la Dirección de Calidad y Sistemas. En dicha oportunidad, se observó el perfil de cargo que desempeña cada una de las personas, contrastando el nivel requerido de la competencia con el nivel actual, identificando de este modo las brechas de capacitación. 3

4 Página 4 de Brechas Detectadas La información levantada en las unidades se analizó identificando las brechas declaradas, tanto en competencias conductuales (habilidades) como en competencias técnicas (formación). Así, en los siguientes cuadros, se presentan las brechas distribuidas por competencia, por función y por unidad: UNIDAD Nº Competencia DAdq. DECYTAL DCYA DCS TOTAL 1 COMUNICACIÓN EFECTIVA CONFIDENCIALIDAD ORDEN Y PLANIFICACION ORIENTACION A RESULTADOS ORIENTACIÓN AL CLIENTE PROACTIVIDAD TRABAJO BAJO PRESION LIDERAZGO TRABAJO EN EQUIPO Tabla Nº 1.- Administrativos a capacitar en competencias conductuales. 4

5 Página 5 de 12 En cuanto a las competencias técnicas (formación), detectadas con brecha en la evaluación, se puede apreciar que 5 funcionarios se encuentran bajo lo requerido en Excel Nivel Intermedio, siendo la principal competencia con brecha detectada entre las evaluaciones del Estamento Administrativo Capacitación DAdq. DCS Aplicaciones con Windows. Word y Excel 0 1 Bodega y Almacenaje 1 0 Compras públicas, Ley Excel nivel básico 4 0 Excel nivel intermedio 6 0 Operación del Portal Mercado Público 1 0 Tabla Nº 2.- Administrativos a capacitar por temática 5

6 Página 6 de COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN Y NIVELES En función de los perfiles elaborados, se consideraron las siguientes competencias: Formación De acuerdo a cada perfil, la brecha se identificó observando dentro de sus antecedentes curriculares la ausencia de formación o cursos orientados a cada temática. Habilidades: A continuación se señalan las competencias que fueron evaluadas, indicando su definición y los niveles correspondientes a cada una de ellas. Competencia Definición Niveles SUPERIOR: Integra nuevas funciones y adapta tareas o actividades propias del cargo a exigencias o cambios complejos impuestos a nivel interno o externo, de manera oportuna y efectiva. 1.- Adaptabilidad al cambio Mantiene la eficacia en diferentes entornos, afrontando diferentes tareas, responsabilidades y personas, predisponiéndose positivamente al cambio. EN DESARROLLO 2: Acepta modificaciones diversas exigidas rápida y efectivamente, llevando a cabo las acciones necesarias para el desempeño de sus funciones. EN DESARROLLO 1: Reconoce cambios en el ambiente organizacional y adapta sus funciones de manera mínima, de acuerdo a solicitudes de la jefatura directa MINIMO: Identifica cambios en el ambiente organizacional, pero no altera la rutina de sus funciones. SUPERIOR: Genera y promueve canales de comunicación al interior de la Institución, comunicándose de forma directa y respetuosa hacia todas las personas que componen la organización, compartiendo claramente sentimientos y emociones sobre algún asunto determinado 2.- Comunicación efectiva Escucha, hace peticiones y pregunta de forma oportuna en el momento oportuno, expresando conceptos e ideas claramente y satisfaciendo sus requerimientos a partir de éstos EN DESARROLLO 2: Utiliza canales de comunicación al interior de la Institución, comunicándose de forma directa y respetuosa hacia las personas que componen su equipo de trabajo, compartiendo claramente sentimientos y emociones sobre algún asunto determinado EN DESARROLLO 1: Utiliza algunos canales de comunicación al interior de la Institución, comunicándose de forma directa y respetuosa hacia las personas que componen su equipo de trabajo. MÍNIMO: Conoce de forma mínima algunos canales de comunicación al interior de la Institución, utilizando de forma mínima el respeto y la comunicación directa al interior del equipo de trabajo. 6

7 Página 7 de 12 3.Confidencialidad Vela por la reserva de los datos, información sensible o personal que pueda comprometer el adecuado funcionamiento de la organización y de las funciones propias y del equipo de trabajo SUPERIOR: Se destaca por un alto nivel de reserva respecto de los datos organizacionales, información sensible o personal que pueda comprometer el adecuado funcionamiento de la organización, su equipo de trabajo y las funciones propias EN DESARROLLO 2: Se destaca por un adecuado nivel de reserva respecto de los datos organizacionales, información sensible o personal que pueda comprometer el adecuado funcionamiento de su equipo de trabajo y las funciones propias EN DESARROLLO 1: Posee un regular nivel de reserva respecto de los datos organizacionales, información sensible o personal que pueda comprometer el adecuado funcionamiento de su equipo de trabajo y las funciones propias 4.- Expresión oral y escrita Se comunica produciendo mensajes en forma oral y escrita de forma eficiente, utilizando la gramática española de acuerdo a los propósitos de las tareas encomendadas MÍNIMO: Logra un deficiente nivel de reserva respecto de los datos organizacionales, información sensible o personal que pueda comprometer el adecuado funcionamiento de su equipo de trabajo y las funciones propias SUPERIOR: Promueve y comunica mensajes de forma eficiente utilizando la gramática española, aplicando en todas sus tareas una clara transmisión de ideas y conceptos orientados al cumplimiento de sus funciones EN DESARROLLO 2: Comunica mensajes de forma eficiente utilizando la gramática española, aplicando en algunas tareas de sus funciones una clara transmisión de conceptos EN DESARROLLO 1: Comunica mensajes utilizando la gramática española parcialmente de forma adecuada, relacionándola de forma parcial al cumplimiento de sus funciones MÍNIMO: Utiliza de forma parcial el uso correcto de la gramática española en la comunicación de mensajes, no pudiendo relacionarla de forma adecuada al cumplimiento de sus funciones SUPERIOR: Estimula la participación de las personas, entregando espacios de acción y decisión para el equipo de trabajo, integrando necesidades personales y organizacionales. Valora el aporte de ideas y la actitud proactiva en los equipos de trabajo para 5.- Liderazgo Participa en acciones orientadas a consensuar criterios dentro del equipo de trabajo para el logro de objetivos comunes EN DESARROLLO 2: Promueve la participación activa, logrando reconocer tanto la diversidad de intereses, como el potencial creativo de las personas. EN DESARROLLO 1: Supervisa las funciones del equipo de trabajo solamente cuando se producen ciertas desviaciones en el proceso de ejecución de las labores. MINIMO: Declara intención de influir positivamente en los miembros del equipo, pero no realiza acciones concretas. SUPERIOR: Muestra un establecimiento de metas y prioridades claro en la planificación de sus tareas, utilizando eficientemente los recursos en los plazos establecidos, implementando claros mecanismos de control, seguimiento y verificación de información 6.- Orden y planificación Establece metas y prioridades en sus tareas, actuando en base a los recursos y plazos disponibles, implementando mecanismos de control, seguimiento y verificación de información EN DESARROLLO 2: Muestra un establecimiento de metas y prioridades adecuado en la planificación de sus tareas, utilizando los recursos en los plazos establecidos, implementando mecanismos de control, seguimiento y verificación de información EN DESARROLLO 1: Muestra un regular establecimiento de metas y prioridades en la planificación de sus tareas, priorizando parcialmente la utilización de recursos y cumplimiento de plazos MÍNIMO: Muestra un comportamiento sin priorizar claramente sus tareas, sin planificar adecuadamente la utilización de recursos y el cumplimiento de plazos 7

8 Página 8 de 12 SUPERIOR: Realiza las funciones de su cargo de forma constante y prolija, cumpliendo con los resultados comprometidos de forma proactiva y en los plazos adecuados 7.- Orientación a resultados 8.- Orientación al cliente 9.- Proactividad 10.- Resolución de conflictos Aplica una metodología de trabajo que permita alcanzar los resultados comprometidos. Responde a las condiciones de satisfacción planteadas por los clientes internos y/o externos Actúa buscando continuamente nuevas oportunidades, anticipando y previniendo problemas que puedan afectar el desempeño organizacional, el trabajo en equipo y/o sus tareas propias, perseverando a pesar de la incertidumbre en concretar resultados Facilita el logro de acuerdos en situaciones de negociación y /o resolución de conflictos, proponiendo alternativas de solución, entre miembros del equipo o con actores externos EN DESARROLLO 2: Realiza las funciones de su cargo de forma constante, cumpliendo con los resultados comprometidos en los plazos adecuados EN DESARROLLO 1: Realiza algunas funciones de su cargo de forma constante, cumpliendo con los resultados comprometidos en tareas específicas MINIMO: Reconoce las funciones de su cargo en forma mínima, cumpliendo vagamente con los resultados comprometidos SUPERIOR: Escucha los requerimientos y/o necesidades de los clientes internos como externos. Negocia posibilidades de acción y solución a sus demandas. Responde con efectividad a las solicitudes que se le plantean. EN DESARROLLO 2: Mantiene total disponibilidad y escucha con el cliente. Ofrece mecanismos de acceso más expeditos para el contacto, la resolución de problemas y la satisfacción de sus demandas. EN DESARROLLO 1: Mantiene una comunicación permanente con el cliente o usuario interno y/o externo para conocer sus necesidades. Ofrece información útil cuando se le solicita y un trato cordial de manera permanente. MINIMO: Identifica los requerimientos de los clientes, pero no responde a las solicitudes que se le plantean. SUPERIOR: Actúa constantemente buscando nuevas oportunidades para anticipar o prevenir problemas que puedan afectar el desempeño organizacional, el trabajo en equipo y/o sus tareas propias, perseverando a pesar de la incertidumbre en concretar resultados EN DESARROLLO 2: Posee un comportamiento adecuado en la búsqueda de nuevas oportunidades para anticipar o prevenir problemas que puedan afectar el trabajo en equipo y/o sus tareas propias, perseverando a pesar de la incertidumbre en concretar resultados EN DESARROLLO 1: Posee un comportamiento regular en la búsqueda de nuevas oportunidades para anticipar o prevenir problemas, siendo generalmente reactivo en el enfrentamiento de situaciones que afecten el cumplimiento de sus tareas MÍNIMO: Posee un comportamiento reactivo en el enfrentamiento de situaciones que afecten el cumplimiento de sus tareas SUPERIOR: Promueve una comunicación abierta entre todos los equipos de trabajo donde participa, identifica los distintos intereses y necesidades de las partes integrándolas para la consecución de objetivos tanto institucionales como interinstitucionales. EN DESARROLLO 2: Identifica activamente las distintas perspectivas o posibles situaciones conflictivas dentro del equipo de trabajo interno y/o externo a la institución, negociando acuerdos. EN DESARROLLO 1: Identifica situaciones conflictivas dentro del equipo de trabajo y busca alternativas de solución. MINIMO: Reconoce la importancia de lograr acuerdos entre los miembros del equipo de trabajo al interior de la institución. 8

9 Página 9 de Trabajo bajo presión 12.- Trabajo en equipo Actúa eficazmente aún en situaciones de estrés y alta exigencia, cumpliendo sus tareas con alto desempeño en situaciones diversas y demandantes Aporta a un estilo de trabajo cooperativo con los miembros del equipo, a través del cumplimiento de las funciones de su cargo SUPERIOR: Alcanza y supera los objetivos propuestos de forma eficiente a pesar de situaciones de estrés y alta exigencia, actuando con alto desempeño a pesar de condiciones diversas y demandantes EN DESARROLLO 2: Alcanza los objetivos propuestos de forma usual a pesar de situaciones de estrés y alta exigencia, logrando un rendimiento adecuado a pesar de condiciones diversas y demandantes EN DESARROLLO 1: Alcanza de forma relativa los objetivos propuestos en situaciones de estrés y alta exigencia, logrando un rendimiento regular en condiciones diversas y demandantes MÍNIMO: Alcanza un mínimo rendimiento en el cumplimiento de sus objetivos al enfrentarse a situaciones de estrés y alta exigencia SUPERIOR: Promueve, coordina y articula el trabajo en equipo entre los miembros y áreas de la institución, delegando tareas en las personas adecuadas acorde a sus capacidades y talentos para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. EN DESARROLLO 2: Participa activamente y establece coordinación constante con el equipo de trabajo para mejorar el cumplimiento de los objetivos. EN DESARROLLO 1: Apoya labores conjuntas para el cumplimiento de objetivos comunes. MINIMO: Reconoce la importancia de colaborar en equipos de trabajo al interior de la institución. 9

10 Página 10 de PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Luego del levantamiento de información, se procedió al análisis de ésta, su clasificación y jerarquización, para posteriormente realizar la planificación de actividades de capacitación y perfeccionamiento en el ámbito de competencias definidas. Identificadas las competencias y el nivel de dominio por puesto, se definieron las grandes líneas de capacitación. Con base en ello, se planificaron las acciones de capacitación, que a continuación se indican, para el desarrollo talleres, seminarios, cursos de capacitación, etc. Cabe señalar que la inscripción de participantes, estará sujeta a la dotación del momento en que se realice la capacitación. En el caso de existir personal nuevo, la jefatura deberá realizar la medición de brechas para incorporarlos posteriormente a los cursos que procedan Cronograma de Actividades Objetivo del curso Uso del Portal Comprador (Uso 610) El objetivo de esta actividad es que el(la) participante posea la información básica sobre el uso del portal dirigido a usuarios nuevos. Aplicaciones con Windows. Word y Excel Al finalizar la actividad el(la) participante estará en condiciones de: Aplicar comandos, menús y herramientas dispuestas por Windows, Word y Excel para el manejo y ordenamiento de información, utilizando el correo electrónico como medio de difusión de los mismos. Administración de Bodegas El objetivo de esta actividad es que el(la) participante sea capaz de identificar de manera inequívoca los costos originados por mantener materiales almacenados- capital inmovilizado- y determinar su influencia en el resultado económico de la empresa.- Aplicar los conceptos técnicos y herramientas específicas para lograr una adecuada administración de los almacenes (bodegas), tanto en las empresas productivas como de servicio.- Fecha estimada de inicio 4to Trimestre to Trimestre er Trimestre

11 Página 11 de 12 Excel Básico (nivelación para posterior inscripción en Excel intermedio) El objetivo de esta capacitación es que el(la) participante pueda crear y utilizar fórmulas y funciones para realizar cálculos y - Utilizar referencias, trabajar con libros y plantillas, utilizar gráficos. Excel Intermedio El(la) participante después de la capacitación será capaz de crear planilla de cálculo, pudiendo, a través de los resultados obtenidos y organizados en la planilla, tomar decisiones. Podrá además ser capaz de anticiparse a situaciones en las cuales deberá tomar decisiones frente a posibles escenarios También podrá cambiar y mejorar la forma de presentar los datos ingresados a la planilla, adaptando el formato o forma grafica a distintas situaciones, dependiendo de los resultados obtenidos. Además podrá crear formularios de consultas avanzados y cuadros de diálogos dirigidos a otros usuarios. Curso de herramientas de gestión y administración Esta actividad será implementada mediante modalidad de curso cerrado, el cual tendrá por finalidad abordar competencias conductuales, según las brechas de capacitación detectadas en cada grupo objetivo. 4to Trimestre 2011 y 2do Trimestre do y 4to Trimestre er y 4to Trimestre

12 Página 12 de EVALUACIÓN A continuación, se señalan las evaluaciones que se estima pertinente realizar una vez finalizadas las actividades de capacitación, con el objetivo de obtener información que permita realizar el seguimiento respectivo e incorporar los ajustes y mejoras necesarias. Reacción Objetivo Este nivel tiene por finalidad medir la satisfacción de los participantes respecto a cada actividad y específicamente considera aspectos tales como: material, metodología de la actividad, relator, entre otros. Acciones La forma de realizar esta medición será a través de una encuesta aplicada a los participantes una vez que concluya la actividad de capacitación. Aprendizaje y Transferencia al puesto de trabajo Objetivo El propósito de este punto es medir si el participante incorporó los conocimientos, habilidades y/o actitudes entregadas en la capacitación y adicionalmente, se requiere observar si éstos han sido utilizados en el desarrollo del trabajo de los(as) funcionarios(as). Acciones Éste punto se medirá de dos formas. Primero se observará el resultado de la evaluación final, si el o la participante aprobó o reprobó la respectiva actividad, esto se realizará una vez que el curso esté finalizado. En segundo lugar, se solicitará a la jefatura que efectúe una evaluación en la cual indique si los contenidos proporcionados en la capacitación han sido incorporados en la función del participante. Dicho análisis se realizará 8 a 12 meses posteriores a la finalización de la capacitación, mediante instrumento le será proporcionado por la Sección Capacitación y Evaluación. Resultados Objetivo Este punto tiene por objetivo documentar el proceso y realizar los ajustes que se estimen necesarios a fin de implementar las mejoras en las desviaciones detectadas. Acciones La Sección Capacitación y Evaluación analizará los resultados de las evaluaciones indicadas en los puntos anteriores y adicionalmente observará el cumplimiento del plan y el desarrollo del proceso general, emitiendo informes parciales, 1 mes después de realizada la evaluación señalada en el punto anterior, respecto al aprendizaje y transferencia al puesto de trabajo. 12