MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

Transcripción

1 Página: 3 / 15 IV. NORMATIVA LEGAL Y/O REGLAMENTARIA APLICADA Circular 200, Inspección General de Hacienda. V. SISTEMAS QUE INTERACTÚAN Sistema de Sistema de Gestión -SIGES- VI. IDENTIFICACIÓN DE OTROS PROCEDIMIENTOS QUE INTERACTÚAN Código DIR-PRO-01 ALM-NORM-01 ALM-PRO-02 ADQ-PRO-02 ADQ-PRO-03 ADQ-PRO-04 ADQ-PRO-05 ADQ-PRO-06 Procedimiento Control de Documentos y Registros Normas para la Administración de Egreso de Compra Directa Compra por Contrato Abierto Compra por Cotización Compra por Licitación Evaluación y Re-evaluación de Proveedores VII. RIESGOS IDENTIFICADOS Punto de Control Verificación de información registrada en el Sistema de versus lo solicitado y recibido. Riesgo para el Procedimiento Registro de información incorrecta respecto a cantidades y/o datos de los insumos ingresados al almacén. VIII. DESCRIPCIÓN VIII.1. INGRESO A ALMACÉN POR COMPRA Informa al sobre la próxima recepción del insumo, coordina la recepción, traslada copia de la solicitud de compra y orden de compra entregada al proveedor cuando aplique. Recibe el insumo y expediente con documentación de respaldo de la adquisición. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el procedimiento Recepción y Almacenamiento de Compras l l

2 Página: 4 / Insumos. Concluida la recepción del insumo, realiza evaluación al proveedor según procedimiento Evaluación y Re-evaluación de Proveedores. Registra ingreso a almacén en el Sistema de, llenando los campos que correspondan. Verifica información y confirma operación. Genera e imprime la Constancia de Ingreso a y a Inventario, Forma 1-H, firma y sella; en el reverso de la factura firma, sella y anota número de constancia de ingreso (Forma 1- H); traslada expediente al Compras. Si el insumo requiere registro de inventario, traslada expediente al Inventario para su registro según procedimiento Ingreso y Registro de Bienes Fungibles y/o Ingreso y Registro de Activos Fijos. Gestiona las firmas de factura y forma 1-H según proceso de Adquisiciones correspondiente y traslada copia de Forma 1-H con firmas respectivas y copia de factura al y al Inventario cuando corresponda. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al procedimiento al documento Normas para la Administración de. Archiva copia de Forma 1-H y copia de factura en orden correlativo. Compras VIII.2. INGRESO A ALMACÉN POR TRASLADO INTERNO Recibe notificación o identifica insumos sujetos a traslado e instruye al. Solicita al para que verifique los insumos. En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación del insumo y/o Inventario según procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado. Autoridad Superior de la de

3 Página: 5 / Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al. Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos. Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e instruye el envío del oficio. Si no está conforme, regresa oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Remite respuesta a la solicitud. Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento. Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento. Recibe respuesta y traslada al para que coordine con el la recepción de los insumos. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el documento de Normas para la Administración de. Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos según procedimiento Egreso por Traslado, en la cual deben comparecer el, y Autoridad Superior de las s que trasladan y reciban el insumo. de de Autoridad Superior de la Autoridad Superior de la que traslada Autoridad Superior de la l de la que traslada 10. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la dependencia que recibe. Verifica registro de ingreso por traslado a almacén en el Sistema de ; si los insumos físicos están conforme a registros confirma recepción, si no está conforme notifica al l que traslada, para que realice la corrección indicada. Nota: Si el almacén que traslada no tiene implementado el sistema informático de almacén, el almacén que recibe debe de

4 Página: 6 / ingresar la información de los insumos manualmente. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa. Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos: Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si aplica) Copia de oficio de solicitud de traslado Copia de listado de insumos solicitados Certificación de acta de traslado o copia certificada Informe técnico (si aplica) de Traslada expediente al para su archivo. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas para la Administración de. Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden cronológico. de de VIII.3. INGRESO A ALMACÉN POR DONACIÓN O TRASLADO EXTERNO Recibe notificación o identifica insumos sujetos a donación e instruye al. Identifica los insumos de interés para la dependencia y traslada listado al. Si considera conveniente instruye al para que verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación del insumo y/o Inventario según procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado. Si es requerido, realiza verificación física de los insumos. Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe Autoridad Superior de la de la de la

5 Página: 7 / de la USAI o. Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos. Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de donación de insumos e instruye el envío del oficio. Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Remite respuesta a la solicitud. Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento. Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento. Recibe respuesta y traslada al para que coordine con el la recepción de los insumos y Inventarios si aplica. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el documento Normas para la Administración de. Si no pudo realizar verificación previa de los insumos y en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos. Entrega insumos acompañados de documento donde se describan los mismos, el cual debe contener lo siguiente: Descripción de las características de los insumos Unidad de medida Cantidad Valor Unitario y Total por insumo Monto Total Y otra información que se considere necesaria Si los insumos cumplen con las especificaciones formaliza mediante acta administrativa detallando información necesaria, en la cual deben comparecer el, Jefe de la USAI o, Autoridad Superior de la que recibe y representante de la entidad donante. En caso contrario notifica a la entidad donante mediante oficio de la Autoridad Superior de la Entidad donante o que realiza traslado externo Autoridad Superior de la l de la Entidad donante o que realiza traslado externo de la

6 Página: 8 / 15 suscrito por la Autoridad Superior de la, para que proceda con lo notificado Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la entidad donante. Conforma expediente de donación, el cual debe incluir: Copia de notificación de insumos disponibles para donación (si aplica) Copia de oficio de solicitud de donación Copia de listado de insumos solicitados Documento de entrega emitido por la entidad donante Certificación de acta o copia certifica de recepción de insumo Informe técnico (si aplica) Traslada expediente al para su archivo. Registra ingreso en el Sistema de llenando los campos que correspondan; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa. Verifica información y confirma operación. Nota: Cuando se trate de activos fijos que tengan registro previo en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- se procede a realizar ingreso directo a inventario según procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por Donación o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Donación. Genera e imprime la Constancia de Ingreso a y a Inventario, Forma 1-H, firma y sella; traslada al. Cuando se trate de activos fijos que no tengan registro previo en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, debe trasladar la constancia de ingreso (Forma 1-H) al Inventarios para realizar ingreso según procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por Donación o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Donación. Firma y sella Constancia de Ingreso a y a Inventario, Forma 1-H ; traslada al. de la de la de la de la

7 Página: 9 / Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas para la Administración de. Archiva Constancia de Ingreso a y a Inventario Forma 1-H en forma correlativo y expediente de donación. de la de la VIII.4. REINGRESO DE INSUMOS Realiza verificación preliminar con el de los insumos sujetos a reingreso. Si los insumos se encuentran en buen estado, informa al solicitante para que realice solicitud de reingreso a almacén a través del Sistema de ; si los insumos se encuentran en mal estado informa al solicitante que no puede realizarse reingreso a almacén y finaliza el procedimiento. Solicita a través del Sistema de el reingreso del insumo. Escribe el número de requisición con la cual fueron despachados los insumos, selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso y justificación Verifica y guarda información, y traslada para aprobación. Verifica(n) en el sistema, si está(n) acorde con la solicitud de reingreso, aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. Si no está(n) acorde con la solicitud de reingreso, indica las correcciones a realizar o bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso. Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime Solicitud de Reingreso a y gestiona las firmas y sellos correspondientes. Presenta al original y copia de la Solicitud de Reingreso a en Estatus Aprobada firmada y sellada, así como los insumos físicos. Ingresa al Sistema de y selecciona el número de reingreso a verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las características de los mismos registrada originalmente en Jefe Inmediato y (según aplique) /

8 Página: 10 / 15 el sistema. Si está conforme, confirma reingreso en el sistema y continúa con el paso No Si existe inconformidad en alguno de los insumos, selecciona e indica el motivo de rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos: Especificaciones Estado del suministro(s) Cantidades Detalle del motivo del rechazo Genera e imprime Constancia de Reingreso al, firma y sella; entrega copia de constancia de reingreso al solicitante. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas para la Administración de. Archiva Solicitud de Reingreso a en estatus aprobado y en caso de rechazos Constancia de Reingreso a.

9 Página: 11 / 15 IX. FLUJOGRAMAS

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13 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE ALMACÉN Página: 4 / 13 Código: ALM- PRO-02 VIII. DESCRIPCIÓN VIII.1. Procedimiento de Egreso de por Requisición 1. Ingresa al Sistema de y realiza requerimiento del bien y/o insumo indicando los siguientes datos: Código del insumo Nombre del insumo Presentación Características Cantidad solicitada Justificación del uso Si hay existencias en almacén para atender el requerimiento, el sistema permite continuar con la requisición; si no hay existencias en almacén, el sistema indicará que no puede atenderse la solicitud y finaliza procedimiento Nota: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la persona a quien debe asignarse los mismos y continuar con el procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles. Verifica(n) en el sistema, si está(n) de acuerdo con la requisición aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. Si no está(n) de acuerdo con la requisición, indica las correcciones a realizar o bien rechaza la misma. Una vez aprobada la requisición, genera e imprime la forma Requisición de Insumos de, gestiona las firmas correspondientes y presenta requisición al. Selecciona requisición en el Sistema de y anota la siguiente información: Nombre y puesto de la persona que recibe Registra datos específicos del bien y/o insumo si lo requiere Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar Jefe Inmediato o (según aplica) y Jefe de la USAI o Depto. Verifica y guarda información; confirma egreso. 5. Genera e imprime Constancia de entrega de insumos de

14 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE ALMACÉN Página: 5 / 13 Código: ALM- PRO Firma de recibido de conformidad en la Constancia de entrega de Insumos de y entrega al la Requisición de Insumos de con las firma(s) de aprobación correspondientes. Traslada copia de Constancia de Entrega de Insumos de a la persona que recibe el bien y/o suministro. Cuando se trate de bienes fungibles o activos fijos, traslada copia de la constancia de entrega al Inventario para realizar asignación correspondiente según procedimiento. Realiza asignación del bien según el procedimiento Ingreso y Registro de Bienes Fungibles o Ingreso y Registro de Activos Fijos. Archiva Requisición de Insumos de y Constancia de entrega de Insumos de. o Persona que recibe Inventario VIII.2. Procedimiento de Egreso de por Traslado Interno o Externo 1. Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que están en buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia y/o que haya sobreabastecimiento; notifica al Encargado para someter a consideración el traslado. 2. Evalúa y verifica la información, remite a la Autoridad Superior de la listado de insumos sujetos a traslado para su autorización. Jefe USAI o Si no autoriza el egreso de los insumos finaliza el procedimiento. Informa al para lo procedente. Si autoriza el egreso de los insumos, continúa con el procedimiento. Notifica a dependencias del MINFIN de los insumos disponibles indicando la fecha límite para presentar solicitud. Si las dependencias internas manifiestan interés por los insumos Autoridad Superior de la Depto.

15 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE ALMACÉN Página: 6 / 13 Código: ALM- PRO-02 continúa en el paso No Si las dependencias del MINFIN no manifiestan interés por los insumos, notifica a instituciones externas que puedan estar interesadas en los mismos, indicando la fecha límite para presentar solicitud. Autoridad Superior de la o Institución solicita los insumos a través de oficio. Recibe requerimientos e instruye al para la distribución de los insumos sujetos a traslado. Si ninguna dependencia del MINFIN o institución externa manifiesta interés en los insumos, determina lo procedente. Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha, lugar y hora en que se entregarán los insumos. Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la cual debe incluir la siguiente información: Descripción de las características de los insumos Unidad de medida Cantidad Valor unitario y total por insumo Monto Total del traslado Y otra información que se considere necesaria. En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta el, y Autoridad Superior de la que traslada y recibe insumo(s). En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el representante(s) para la recepción del insumo(s). Entrega certificación de acta o copia certificada a la dependencia(s) o institución(es) que recibe(n) y al. Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir: Notificación del de insumos sujetos a Depto. o Institución Autoridad Superior de la que traslada Depto. Depto. o persona asignada

16 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE ALMACÉN Página: 7 / 13 Código: ALM- PRO-02 traslado Notificación a dependencias internas o externas sobre el insumo(s) sujeto(s) a traslado (si aplica) Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institución(es) Certificación de acta o copia certificada de traslado Traslada al Revisa el expediente(s) y traslada al para su archivo. Opera en el Sistema de el egreso correspondiente llenando los campos que correspondan. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa. Depto. 13. Verifica y guarda información en el sistema. Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institución(es) solicitante(s) en base al acta debidamente firmada por todos los comparecientes. 14. Finaliza operación de egreso en el Sistema de. 15. Archiva documentación de respaldo de traslado interno o traslado externo. VIII.3. Egreso de por Baja definitiva de Insumos Identifica el insumos catalogados como Producto No Conforme a los cuales se considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos: 1. Caducidad Obsolescencia Deterioro Merma Otro

17 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE ALMACÉN Página: 8 / 13 Código: ALM- PRO-02 Notifica al los insumos identificados que se requiere dar de baja, incluyendo como mínimo la siguiente información: Motivo de la baja Código de insumo 2. Nombre del insumo Presentación Características Cantidad de egreso Precio Unitario y total por insumo Monto total del egreso Datos de identificación específica del insumo (si aplica) Otra información que considere necesaria Analiza y verifica información, de ser necesario requiere informe técnico. Si no amerita informe técnico, continúa en el paso No. 7. Si amerita informe técnico, solicita al departamento o unidad correspondiente el apoyo técnico para la emisión de informe que establezca el estado del insumo. Verifica el insumo en almacén, evalúa y emite informe técnico correspondiente y traslada al. Analiza informe técnico. Si el informe establece que el insumo tiene utilidad, define la manera de proceder (egreso por requisición o traslado) y finaliza el procedimiento. Si el informe establece que el insumo no tiene utilidad continúa con el procedimiento. Informa a Autoridad Superior de la dependencia sobre la baja de los insumos. Analiza información y convoca al, Jefe de la USAI o. Procede con la destrucción del insumo(s), suscribe acta administrativa justificando las razones de baja, en la cual deben comparecer las personas involucradas. Traslada certificación de acta administrativa o copia certificada al. Depto. Depto. Técnico Depto. Depto. Autoridad Superior de la Depto.

18 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE ALMACÉN Página: 9 / 13 Código: ALM- PRO-02 Conforma expediente, el cual debe incluir: Oficio de notificación con listado adjunto de insumos 11. sujetos a baja Informe técnico (si aplica) o persona Certificación de acta administrativa o copia certificada designada Traslada expediente al. Revisa el expediente y traslada al para su archivo. Con base en la certificación del acta administrativa o copia certificada, procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de, llenando los campos correspondientes. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa. Verifica y guarda información, y concluye operación de baja. 14. Archiva documentación de respaldo de baja de insumos.